[Tải miễn phí] Biểu mẫu quản lý kho hàng trong logistics chi tiết

Biểu mẫu quản lý kho hàng trong logistics là công cụ đơn giản nhưng mang lại hiệu quả vượt trội, giúp các doanh nghiệp vận hành kho bãi, trung tâm phân phối, đơn vị giao nhận – vận chuyển theo dõi chính xác tình hình nhập, xuất và tồn kho mà không cần đầu tư ngay vào các phần mềm quản lý phức tạp hay tốn kém.

Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ giúp bạn khám phá đầy đủ các nội dung cần biết như: biểu mẫu quản lý kho hàng logistics gồm những phần nào, lợi ích thực tế khi áp dụng, các lưu ý quan trọng để hạn chế sai lệch dữ liệu trong quá trình sử dụng và thời điểm phù hợp để nâng cấp lên giải pháp quản lý kho chuyên nghiệp. Từ đó giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu quả vận hành, hạn chế thất thoát, tăng tốc luân chuyển hàng hóa và kiểm soát kho bãi một cách khoa học, chính xác.

Mục lục Hiện

1. Có gì trong biểu mẫu quản lý kho hàng trong logistics

Một biểu mẫu quản lý kho hàng trong logistics chất lượng không chỉ là một bảng Excel đơn giản, mà là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi – kiểm soát toàn bộ luồng hàng hóa trong kho bãi và trung tâm phân phối một cách khoa học, hiệu quả. Khi mở biểu mẫu, bạn sẽ thấy các phần được phân chia rõ ràng theo quy trình logistics, giúp nhân viên kho, điều phối và quản lý dễ dàng nắm bắt tình trạng hàng hóa chỉ trong vài phút.

1.1. Thông tin cơ bản về hàng hóa

Trong logistics, mỗi mặt hàng hoặc kiện hàng đều cần được định danh chính xác để đảm bảo quá trình vận chuyển, đóng gói và lưu kho diễn ra trơn tru. Phần này thường bao gồm mã SKU, mã kiện, tên hàng, đặc tính lưu trữ (kích thước, trọng lượng), nhóm hàng và nhà cung cấp/đơn vị gửi hàng.

Nhờ hệ thống thông tin cơ bản này, nhân viên kho có thể nhanh chóng xác định loại hàng, hạn chế nhầm lẫn khi nhập – xuất – điều chuyển, đồng thời giúp bộ phận vận hành và điều phối kiểm soát tồn kho theo từng nhóm hàng hoặc từng mã kiện. Đây là nền tảng quan trọng để mọi dữ liệu tiếp theo trong biểu mẫu từ inbound, outbound đến kiểm kê đều chính xác và minh bạch, giảm tối đa rủi ro trong vận hành logistics.

1.2. Thông tin nhập – xuất kho

Biểu mẫu quản lý kho hàng trong logistics còn ghi nhận chi tiết toàn bộ hoạt động nhập hàng và xuất hàng theo từng mã kiện và từng lô hàng. Các thông tin quan trọng như thời điểm nhận hàng, số lượng thực tế, tình trạng kiện, đơn vị vận chuyển, lệnh nhập – xuất, số vận đơn… đều được thể hiện rõ ràng.

Việc ghi chép đầy đủ giúp doanh nghiệp kiểm soát chính xác dòng chảy hàng hóa từ khi hàng vào kho, lưu trữ, đến lúc được xuất sang các điểm phân phối hoặc giao cho đơn vị vận tải. Nhờ đó, mọi sai lệch về số lượng, thời gian hay tình trạng hàng đều dễ dàng được phát hiện và xử lý kịp thời.

Dữ liệu nhập – xuất chính xác cũng hỗ trợ bộ phận điều phối, vận hành và kế toán logistics lập báo cáo, tính chi phí lưu kho, đánh giá hiệu suất xử lý hàng hóa và tối ưu năng lực kho bãi hiệu quả hơn.

1.3. Tổng hợp tồn kho

Một phần quan trọng khác của biểu mẫu quản lý kho logistics là theo dõi tồn kho đầu kỳ, tồn kho cuối kỳ, số lượng khả dụng và cảnh báo các mặt hàng sắp chạm ngưỡng an toàn. Nhờ đó, doanh nghiệp luôn nắm được tình trạng hàng hóa thực tế trong kho, tránh việc thiếu hàng cho vận chuyển hoặc để hàng tồn quá lâu gây chiếm diện tích và phát sinh chi phí lưu kho.

>>Đọc thêm: [Tải miễn phí] File Google Sheet nhập xuất tồn kho cho doanh nghiệp

1.4. Báo cáo kiểm kê hàng hóa

Đây là khu vực giúp doanh nghiệp logistics đối chiếu chính xác số lượng hàng hóa thực tế trong kho với số liệu đang được ghi nhận trên biểu mẫu hoặc hệ thống quản lý. Tại sheet kiểm kê, nhân viên kho chỉ cần nhập số lượng thực tế sau mỗi kỳ kiểm kê (theo tuần, tháng hoặc quý). Ngay lập tức, file Excel hoặc Google Sheet sẽ tự động tính toán chênh lệch và hiển thị cảnh báo nếu có sự khác biệt giữa số liệu thực tế và dữ liệu lưu trữ.

Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng phát hiện các vấn đề như thất thoát, sai lệch trong quá trình nhập – xuất – điều chuyển, hàng hư hỏng hoặc lưu kho quá hạn. Đây cũng là công cụ quan trọng giúp chuẩn hóa quy trình kiểm kê, đảm bảo tính minh bạch, hạn chế sai sót và duy trì độ chính xác cao trong vận hành kho logistics.

Khi doanh nghiệp muốn chuẩn hóa toàn bộ quy trình kho trong một hệ thống thống nhất, giảm thao tác thủ công và theo dõi dữ liệu theo thời gian thực, việc sử dụng phần mềm quản lý kho sẽ là lựa chọn tối ưu. Anh/chị có thể tham khảo AMIS Kho hàng của MISA – Giải pháp giúp tự động hóa quy trình nhập – xuất – tồn, hỗ trợ thủ kho quản lý chính xác và hiệu quả mà không cần phụ thuộc vào sổ sách hay file rời rạc.

2. [Tải miễn phí] Biểu mẫu quản lý kho hàng trong logistics

Để giúp các doanh nghiệp logistics, kho bãi, trung tâm phân phối và đơn vị vận chuyển vận hành kho hiệu quả hơn, MISA AMIS gửi tặng bộ biểu mẫu quản lý kho hàng trong logistics được thiết kế theo đúng chuẩn nghiệp vụ và tối ưu cho thực tế vận hành. Bộ biểu mẫu bao gồm đầy đủ các file theo dõi danh mục hàng hóa, nhập kho, xuất kho, tồn kho và báo cáo kiểm kê, giúp doanh nghiệp dễ dàng chuẩn hóa dữ liệu và giảm tối đa thời gian thao tác thủ công.

Tất cả biểu mẫu đều được xây dựng trên Excel/Google Sheet với cấu trúc trực quan, dễ tùy chỉnh theo từng mô hình kho: Kho hàng thương mại, kho cross-docking, kho phân phối, kho lưu trữ tạm thời… Chỉ cần tải về và điền thông tin theo hướng dẫn, doanh nghiệp đã có ngay một hệ thống quản lý nhập – xuất – tồn khoa học, hỗ trợ kiểm soát dòng chảy hàng hóa chặt chẽ, hạn chế sai lệch và đưa ra quyết định điều phối, bổ sung hàng hóa chính xác hơn.

3. Lợi ích khi sử dụng biểu mẫu quản lý kho hàng trong logistics

Sử dụng một biểu mẫu quản lý kho hàng trong logistics chuẩn không chỉ giúp doanh nghiệp tổ chức kho bãi gọn gàng, mà còn tối ưu hóa toàn bộ quá trình vận hành – từ tiếp nhận hàng, lưu kho, điều chuyển đến xuất hàng. Thực tế, nhiều doanh nghiệp logistics gặp khó khăn khi kiểm soát luồng hàng, dẫn đến sai lệch số liệu, tồn kho không chính xác hoặc chậm trễ trong quá trình xử lý đơn hàng.

3.1. Giảm sai sót trong quản lý kho

Một trong những lợi ích lớn nhất của biểu mẫu chuẩn là giảm thiểu sai sót dữ liệu. Khi các thông tin như mã SKU, mã kiện, số lượng, vị trí lưu kho, tình trạng hàng hóa và thời điểm nhập – xuất được ghi nhận đầy đủ, nguy cơ nhầm lẫn, bỏ sót hoặc ghi sai thông tin gần như bị loại bỏ.

Điều này giúp doanh nghiệp logistics duy trì tính minh bạch dữ liệu, hạn chế thất thoát hàng hóa và đảm bảo bộ phận điều phối, kế toán hay vận hành có thông tin chính xác để xử lý công việc.

3.2. Dễ dàng theo dõi nhập – xuất – tồn

Biểu mẫu giúp doanh nghiệp theo dõi trọn vẹn dòng chảy hàng hóa trong toàn bộ quá trình vận hành: Hàng vào kho, lưu kho, điều chuyển và xuất đi. Tồn kho được cập nhật theo thời gian, kèm theo cảnh báo khi một số mã kiện sắp hết hoặc tồn quá lâu.

Nhờ đó, nhân viên kho và bộ phận điều phối chủ động hơn trong việc sắp xếp, bổ sung, tối ưu vị trí lưu trữ và giảm đáng kể thời gian kiểm kê thủ công vốn là thách thức lớn trong ngành logistics.

3.3. Hỗ trợ đưa ra quyết định vận hành chính xác

Dữ liệu từ biểu mẫu không chỉ dùng để kiểm soát tồn kho mà còn là nền tảng quan trọng để ra quyết định vận hành. Các báo cáo tổng hợp giúp quản lý:

Đánh giá tốc độ luân chuyển hàng hóa,
Dự báo nhu cầu lưu trữ và điều phối,
Tối ưu chi phí kho bãi,
Lập kế hoạch nhập – xuất – phân phối hợp lý hơn.

Khi số liệu chuẩn xác, doanh nghiệp dễ dàng cải thiện hiệu suất vận hành, giảm thời gian xử lý hàng và tăng tính linh hoạt của chuỗi cung ứng.

3.4. Tiết kiệm thời gian và nguồn lực

Việc sử dụng biểu mẫu logistics chuẩn giúp doanh nghiệp giảm đáng kể thời gian xử lý dữ liệu và hạn chế sự phụ thuộc vào ghi chép thủ công. Nhân viên kho không cần tốn hàng giờ để kiểm kê, đối chiếu hay rà soát giấy tờ.

Điều này đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp có:

Số lượng hàng hóa lớn,
Nhiều mã kiện phức tạp,
Nhiều kho hoặc trung tâm phân phối hoạt động cùng lúc.

Biểu mẫu giúp chuẩn hóa thao tác, giảm gánh nặng nhân sự và đảm bảo quy trình vận hành luôn trơn tru.

4. Khi nào nên dùng phần mềm quản lý kho tự động trong logistics

Mặc dù biểu mẫu quản lý kho hàng trong logistics là công cụ hữu ích, dễ triển khai và phù hợp với doanh nghiệp quy mô nhỏ, nhưng khi lượng hàng hóa lớn, số lượng điểm kho tăng hoặc yêu cầu vận hành phức tạp hơn, chuyển sang phần mềm quản lý kho tự động sẽ mang lại hiệu quả vượt trội. Đây là bước nâng cấp quan trọng để doanh nghiệp tối ưu chuỗi cung ứng, giảm sai sót và nâng cao hiệu suất xử lý hàng hóa.

4.1. Khối lượng hàng hóa lớn hoặc nhiều kho/ trung tâm phân phối

Khi doanh nghiệp logistics quản lý hàng nghìn mã SKU, nhiều lô hàng hoặc vận hành ở nhiều kho, file Excel hoặc Google Sheet sẽ nhanh chóng bộc lộ hạn chế. Việc đồng bộ dữ liệu giữa các điểm kho thường chậm, dễ phát sinh sai lệch số lượng hoặc chậm trễ trong báo cáo.

4.2. Cần báo cáo tồn kho theo thời gian thực

Trong logistics, độ chính xác theo thời gian thực là yếu tố sống còn. Biểu mẫu thủ công chỉ cập nhật khi có người nhập liệu, rất khó nắm bắt biến động hàng hóa tức thời.

Phần mềm tự động cho phép:

Hiển thị tồn kho real-time,
Cảnh báo mã hàng sắp hết hoặc tồn quá thời hạn lưu kho,
Cập nhật trạng thái xử lý đơn hàng ngay khi nhân viên thao tác,
Tạo báo cáo tổng hợp nhanh chóng, không cần đối chiếu thủ công.

Điều này giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định điều phối, bổ sung hoặc tối ưu lưu kho nhanh và hiệu quả hơn.

4.3. Nhu cầu tích hợp với hệ thống vận hành logistics

Trong hoạt động logistics và thương mại, nhiều doanh nghiệp cần dữ liệu kho được đồng bộ với các hệ thống như ERP, POS hoặc phần mềm kế toán để đảm bảo toàn bộ quy trình vận hành diễn ra thông suốt.

Khi sử dụng phần mềm quản lý kho tự động, dữ liệu nhập – xuất – tồn được kết nối trực tiếp với các hệ thống này, giúp thông tin luôn chính xác, hạn chế chênh lệch số liệu giữa các bộ phận. Trong khi đó, việc quản lý bằng biểu mẫu thủ công khó hỗ trợ tích hợp và không thể đáp ứng nhu cầu tự động hóa của doanh nghiệp đang mở rộng quy mô.

4.4. Tối ưu hóa quản lý nhân sự

Đối với doanh nghiệp thương mại – logistics, việc tối ưu nguồn lực kho là yếu tố then chốt để tăng hiệu quả vận hành. Khi dùng phần mềm tự động, nhân viên kho không còn phải nhập liệu hoặc đối chiếu thủ công mỗi ngày, giảm đáng kể khối lượng công việc lặp lại. Các thao tác như kiểm kê, theo dõi tồn kho, lập báo cáo đều được hệ thống xử lý nhanh chóng. Ban quản lý cũng dễ dàng giám sát kho từ xa, giảm phụ thuộc vào nhân sự và đảm bảo quy trình vận hành nhất quán giữa các kho hoặc các chi nhánh.

5. AMIS Kho hàng – Giải pháp tự động hóa dữ liệu kho cho doanh nghiệp Việt

AMIS Kho hàng là hệ thống quản lý kho hiện đại do MISA phát triển, ứng dụng mạnh mẽ công nghệ AI để giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa chính xác theo thời gian thực. Toàn bộ quy trình từ nhập – xuất – điều chuyển – kiểm kê đều được tự động hóa và đồng bộ ngay lập tức, giúp giảm sai sót, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả vận hành.

Không chỉ hỗ trợ giám sát tồn kho, AMIS Kho hàng còn có khả năng phân tích và dự báo, giúp doanh nghiệp tối ưu nguồn lực, giảm chi phí và nâng cao chất lượng quản lý kho.

Các tính năng nổi bật của AMIS Kho hàng

1. Quản lý hàng hóa đa tiêu chí

Hệ thống cho phép quản lý linh hoạt theo mã vạch/QR, số lô, hạn sử dụng, đơn vị tính hoặc từng vị trí lưu trữ trong kho. Mọi trạng thái hàng hóa từ hàng đang xuất, đang điều chuyển đến hàng bị trả lại đều được thể hiện rõ ràng, giảm tối đa nhầm lẫn.

2. Kiểm soát tồn kho thời gian thực

Mỗi thay đổi về nhập – xuất – tồn đều được ghi nhận ngay lập tức. AI tự động cảnh báo khi lượng hàng chạm ngưỡng thấp hoặc có dấu hiệu dư thừa, giúp doanh nghiệp tránh tồn kho lớn và ngăn tình trạng thiếu hàng trong mùa cao điểm.

3. Tự động hóa toàn bộ quy trình kho

AMIS Kho hàng hỗ trợ trọn vẹn các nghiệp vụ như nhập kho, xuất kho, điều chuyển nội bộ và kiểm kê định kỳ. Nhiều phương pháp xuất kho như FIFO, LIFO, bình quân gia quyền… đều được hỗ trợ, giúp doanh nghiệp dễ dàng chuẩn hóa và tối ưu quy trình làm việc.

4. Điều phối vận chuyển tối ưu

Hệ thống có khả năng đề xuất lộ trình giao hàng theo vị trí, thời gian và tải trọng phương tiện. Nhờ đó, doanh nghiệp rút ngắn thời gian vận chuyển, tối ưu chi phí logistics và hạn chế giao hàng trễ hẹn.

5. Tối ưu không gian lưu trữ

Kho được mô phỏng trực quan bằng sơ đồ 2D/3D, giúp nhân viên dễ dàng nhận biết vị trí và sắp xếp hàng hóa khoa học. AI còn đưa ra gợi ý vị trí đặt hàng phù hợp dựa vào kích thước, trọng lượng và tần suất xuất kho.

6. Hệ thống báo cáo & phân tích toàn diện

Nhà quản lý có thể xem nhanh số liệu tổng hợp hoặc chi tiết theo ngày, tuần, tháng. Các biểu đồ và dashboard trực quan hỗ trợ phân tích xu hướng tồn kho, tốc độ luân chuyển hàng hóa và các chỉ số quan trọng khác, giúp ra quyết định nhanh và chính xác.

7. Trợ lý AI quản lý kho

Trợ lý AI không chỉ theo dõi biến động tồn kho mà còn: