Chi phí tiếp khách thực tế là một khoản chi phí thường xuyên gặp tại các doanh nghiệp. Không phải kế toán viên nào cũng có kinh nghiệm giải trình và hạch toán chi phí tiếp khách. Vậy chi phí tiếp khách hạch toán vào tài khoản nào?
1. Hạch toán chi phí tiếp khách
Theo quy định tại cả thông tư 200 và thông tư 133, “chi phí tiếp khách” được hạch toán vào tài khoản 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp.
Kế toán viên hạch toán chi phí tiếp khách như sau:
Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
Có TK 111/ 112 /131: Tổng số tiền thanh toán
Chi phí tiếp khách của doanh nghiệp được coi là một khoản chi phí quản lý doanh nghiệp nên khi hạch toán kế toán viên chỉ cần ghi tăng chi phí quản lý doanh nghiệp và ghi đối ứng vào các tài khoản tiền, nợ phải trả.
Tuy nhiên, vấn đề vướng mắc với nhiều kế toán viên là làm thế nào để các khoản chi phí tiếp khách này đủ điều kiện làm chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.
2. Các quy định liên quan đến chi phí tiếp khách
Để được ghi nhận là một khoản chi phí quản lý doanh nghiệp và để được ghi lên sổ sách giấy tờ kế toán thì chi phí phí tiếp khách phải đáp ứng được một số điều kiện:
- Chi phí tiếp khách phải gắn liền và phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Phải có hóa đơn tiếp khách hợp lệ:
- Nếu là hóa đơn giấy thì phải đáp ứng đầy đủ các quy định về hóa đơn giấy quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC.
- Phải có hóa đơn điện tử hợp lệ theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, bao gồm các mặt hàng chi tiết và hóa đơn tính tiền đầy đủ. Trên hóa đơn phải có đầy đủ các nội dung cơ bản và nội dung liên quan đến chi phí tiếp khách như ghi rõ Mặt hàng: Dịch vụ ăn uống kèm theo bảng kê… liệt kê đầy đủ danh mục đồ ăn, đồ uống, dịch vụ đã sử dụng hoặc phải có bảng kê chi tiết các nội dung này đính kèm hóa đơn.
- Đối với các khoản chi phí tiếp khách từ 20 triệu đồng trở lên (bao gồm thuế VAT), phải có chứng từ thanh toán qua ngân hàng, không được thanh toán bằng tiền mặt.
- Phải có bill thanh toán và đơn hàng đi kèm.
- Phải có phiếu xác nhận dịch vụ hoặc hợp đồng đặt trước giữa doanh nghiệp và nhà hàng.
- Phải có biên bản thanh lý hợp đồng.
- Nếu thanh toán bằng tiền mặt thì phải có phiếu thu tiền hoặc Chi phí tiếp khác thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Lưu ý: Rất nhiều kế toán viên nhầm lẫn giữa hai khái niệm là “Hóa đơn” và “Bill thanh toán”. Thực tế nhiều nhà hàng chỉ phát hành bill thanh toán và không có giá trị sử dụng như một hóa đơn hợp lệ nên nếu chỉ lấy bill thanh toán thì không đủ điều kiện để ghi nhận chi phí tiếp khách vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
Theo công văn số 15176/CTHN-TTHT của Cục Thuế thành phố Hà Nội thì doanh nghiệp được phép kê khai và khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với hóa đơn dịch vụ ăn uống tiếp khách nếu đảm bảo đáp ứng các điều kiện quy định tại Khoản 10 Điều 1 Thông tư 26/2015/TT-BTC.
Cũng theo công văn này thì để chi phí tiếp khách được tính là chi phí hợp lý (chi phí được trừ khi tính thuế TNDN) thì khoản chi phải đáp ứng được các quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC.
Có thể bạn quan tâm: Hạch toán thu hộ chi hộ như thế nào mới đúng quy định?
Phần mềm kế toán online MISA AMIS là giải pháp đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ kế toán, giúp kế toán đảm bảo hoạt động kiểm soát chứng từ, sổ sách kế toán và kê khai thuế chính xác
- Tự động nhập liệu, cho phép nhập khẩu dữ liệu từ excel, lập chứng từ thu, chi…hàng loạt từ hóa đơn điện tử…
- Xử lý hóa đơn đầu vào, kiếm tra tính hợp lệ của hóa đơn và cảnh báo nhà cung cấp có rủi ro nhằm loại bỏ rủi ro hóa đơn không hợp lệ
- Tự động khấu trừ thuế GTGT đầu vào, đầu ra, tự động quyết toán thuế TNDN hàng năm, hạch toán điều chỉnh thuế GTGT
- Kê khai, nộp thuế ngay trên phần mềm, quản lý hồ sơ thuế tập trung và nhận thông báo từ CQT
- …
3. Một số sai sót về hóa đơn dịch vụ ăn uống, tiếp khách cần tránh
+ Tên hàng hóa, dịch vụ: “Tiếp khách”. Theo quy định tại Quyết định về mã ngành nghề đăng ký kinh doanh thì không có ngành nghề “Tiếp khách” mà chỉ có “Dịch vụ ăn uống” nên khi lập hóa đơn Doanh nghiệp chú ý ghi tên hóa đơn là “Dịch vụ ăn uống” thay vì “Tiếp khách”.
+ Các hóa đơn có ghi Tên hàng hóa, dịch vụ là: Dịch vụ ăn uống hoặc Ăn uống tiếp khách, Cơm tiếp khách…thì chỉ ghi chung chung, không đính kèm Bảng kê chi tiết các món ăn, đồ uống. Theo quy định tại các công văn hướng dẫn của chi cục thuế, cục thuế thì hóa đơn tiếp khách của doanh nghiệp phải ghi rõ Mặt hàng: Dịch vụ ăn uống kèm theo bảng kê và đính kèm bảng kê chi tiết liệt kê đầy đủ danh mục món ăn, đồ uống đã sử dụng.
Khoản 4 Điều 1 Luật số 71/2014/QH13 đã bãi bỏ Điểm m Khoản 2 Điều 9 Luật số: 14/2008/QH12 sửa đổi bổ sung bởi Khoản 5 Điều 1 Luật số: 32/2013/QH13 nên kể từ năm 2015, chi phí tiếp khách không còn bị khống chế, giới hạn nữa. Doanh nghiệp được phép tính chi phí tiếp khách vào chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế TNDN theo mức thực tế phát sinh trên hóa đơn và chứng từ thanh toán nếu đáp ứng được điều kiện.
Thực tế cho thấy chi phí cho hoạt động tiếp khách của các doanh nghiệp không hề nhỏ, việc hợp thức hóa khoản chi này là điều cần thiết và kế toán viên nên nắm được cách xử lý khoản chi này.
4. Tình huống đặc biệt
4.1 Doanh nghiệp chi tiền cho nhân viên để tiếp khách thì có được tính vào chi phí không?
Một tình huống đặc biệt liên quan đến chi phí tiếp khách gặp rất nhiều tại các doanh nghiệp hiện nay là các doanh nghiệp thường giao khoán một khoản tiền nhất định để nhân viên chi tiếp khách. Tuy nhiên, khoản tiền này không được hạch toán như một khoản chi phí quản lý doanh nghiệp bởi vì doanh nghiệp sẽ cộng trực tiếp vào lương tháng của nhân viên, coi đó là một khoản hỗ trợ. Lúc này, chi phí tiếp khách hạch toán vào tài khoản nào?
Ở trường hợp này, khi vì chi phí tiếp khách được cộng vào lương tháng của nhân viên nên kế toán viên chỉ cần thực hiện tính lại chính xác con số hạch toán khi thực hiện bút toán ghi nhận phải trả người lao động.
Thêm vào đó, ở trường hợp này, chi phí tiếp khách được xem là khoản thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động. Về phía doanh nghiệp, khoản thực chi tiếp khách dưới dạng khoán vào tiền lương cho NLĐ được tính là chi phí hợp lý nếu đã thực trả cho người lao động và cung cấp được các chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
Có thể bạn quan tâm: Chi phí vận chuyển hạch toán vào tài khoản nào và cách phân bổ chi phí vận chuyển
4.2 Chi phí tiếp khách có bị giới hạn không?
Trước đây, theo Khoản 2.21 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC, chi phí tiếp khách, cùng với các chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mãi, hoa hồng môi giới và chi phí biếu tặng hàng hóa cho khách hàng, bị giới hạn và không được vượt quá 15% tổng số chi phí được trừ.
Tuy nhiên, kể từ ngày 01/01/2015, sau khi Quốc hội thông qua Luật số 71/2014/QH13 vào ngày 24/11/2014, quy định về mức trần 15% đối với các khoản chi phí này đã bị bãi bỏ. Điều này đồng nghĩa với việc chi phí tiếp khách không còn bị giới hạn mức trần và có thể được coi là chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) nếu đáp ứng hai điều kiện sau:
- Phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh: Chi phí tiếp khách phải phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Hồ sơ và chứng từ hợp lệ: Doanh nghiệp cần có đầy đủ hồ sơ, chứng từ để chứng minh tính hợp lệ và mục đích sử dụng của các khoản chi tiếp khách.
Về mức chi phí tiếp khách hợp lý, dựa trên Khoản 4 Điều 1 của Luật số 71/2014/QH13, quy định về chi phí tiếp khách đã được nới lỏng kể từ năm 2015. Hiện nay, doanh nghiệp có thể đưa chi phí tiếp khách vào danh mục chi phí hợp lý và được phép khấu trừ khi tính thuế TNDN, dựa trên mức chi thực tế được chứng minh bằng hóa đơn và chứng từ thanh toán hợp lệ, nếu đáp ứng đầy đủ các yêu cầu.
Bên cạnh tổng hợp các kiến thức hữu ích về kế toán để giúp kế toán doanh nghiệp dễ dàng tìm hiểu trong quá trình công tác, MISA đồng thời phát triển phần mềm kế toán mang đến giải pháp quản trị tài chính kế toán tổng thể vừa đơn giản, thông minh vừa an toàn chính xác. Anh/Chị kế toán doanh nghiệp hãy đăng ký phần mềm kế toán MISA AMIS để thực tế trải nghiệm một giải pháp với nhiều tính năng, tiện ích
- Hệ sinh thái kết nối:
- Hoá đơn điện tử – cho phép xuất hoá đơn ngay trên phần mềm
- Ngân hàng điện tử – cho phép lấy sổ phụ, đối chiếu và chuyển tiền ngay trên phần mềm
- Cổng mTax cho phép nộp tờ khai, nộp thuế ngay trên phần mềm
- Hệ thống quản trị bán hàng, nhân sự…
- Đầy đủ các nghiệp vụ kế toán: Đầy đủ 20 nghiệp vụ kế toán theo TT133 & TT200, từ Quỹ, Ngân hàng, Mua hàng, Bán hàng, Kho, Hóa đơn, Thuế, Giá thành,…
- Tự động nhập liệu: Tự động nhập liệu từ hóa đơn điện tử, nhập khẩu dữ liệu từ Excel giúp rút ngắn thời gian nhập chứng từ, tránh sai sót.
- Tự động tổng hợp số liệu và kết xuất báo cáo tài chính với hàng trăm biểu mẫu có sẵn giúp kế toán đáp ứng kịp thời yêu cầu của lãnh đạo ….
- …
Đăng ký dùng thử bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS ngay để trực tiếp trải nghiệm
0904 885 833
https://www.misa.vn/
