Top 10++ bí kíp lựa chọn ứng viên phù hợp để tối ưu hiệu quả tuyển dụng

Lựa chọn ứng viên phù hợp chính là cách duy nhất để tối ưu quy trình và chi phí tuyển dụng, với mục tiêu cuối cùng chính là tăng hiệu suất và năng lựa của nhân sự, góp phần vào quá trình tăng trưởng kinh doanh của công ty.

Vui lòng tham khảo ngay bài viết dưới đây của MISA AMIS HRM để nhận được những bí kíp hữu ích nhất!

Mục lục Hiện

1. Lợi ích khi lựa chọn ứng viên phù hợp

Lựa chọn ứng viên phù hợp cực kỳ quan trọng, bởi con người chính là nhân tố vận hành hoạt động tại doanh nghiệp. Qua đó, lựa chọn ứng viên phù hợp còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và tối ưu hiệu suất làm việc, với 5 lợi ích đặc biệt quan trọng như sau:

1.1. Tiết kiệm thời gian

Quản lý nhân sự vốn đã là nghiệp vụ mất nhiều thời gian. Do đó, một nhân viên “có hiệu suất kém” có thể mất tới 70% thời gian so với một nhân sự tốt trong bộ máy lao động.

Khi đã thuê đúng người, anh chị có thể tập trung vào việc điều hành doanh nghiệp, thay vì lo lắng về việc liệu nhân viên có hoàn thành công việc và hoàn thành tốt hay không.

1.2. Đảm bảo dịch vụ khách hàng

Bằng cách thuê đúng người, tôn trọng khách hàng và đồng nghiệp, anh chị đang làm tăng trải nghiệm dịch vụ khách hàng, để có thể tăng chất lượng dịch vụ so với mặt bằng chung trên thị trường.

Những ứng viên sở hữu kỹ năng giao tiếp cá nhân xuất sắc là điều cần thiết để xây dựng thương hiệu doanh nghiệp cũng như đảm bảo doanh số, hiệu suất làm việc của bộ phận Font Office. Bên cạnh chất lượng sản phẩm, trải nghiệm dịch vụ khách hàng khó chịu chính là lý do số 1 khiến khách hàng muốn thay đổi nhà cung cấp, gây thiệt hại tới doanh thu nói chung.

1.3. Tối ưu chi phí khi tăng trưởng kinh doanh

Lựa chọn ứng viên phù hợp từ sớm chính là cách giảm số lượng nhân sự cần thuê sau này khi doanh nghiệp đang trên đà phát triển, hỗ trợ tiết kiệm chi phí.

Các ứng viên quan tâm và đầu tư vào doanh nghiệp sẽ sẵn sàng phát triển vai trò của họ khi doanh nghiệp trưởng thành theo thời gian. Những nhân viên có khả năng làm chủ công việc và vị trí của họ trong công ty không chỉ giúp doanh nghiệp phát triển thịnh vượng mà còn có khả năng làm việc để ổn định và cải thiện hiệu suất lao động ở mọi cấp độ phát triển.

1.4. Xây dựng đội ngũ với tinh thần làm việc tuyệt vời

Doanh nghiệp chính là môi trường văn hóa mà nhân sự phải tiếp xúc hàng ngày mỗi khi đi làm. Do vậy, doanh nghiệp sẽ chỉ có thể phát triển lớn mạnh khi các nhóm làm việc cùng nhau hướng tới một nhiệm vụ hoặc mục tiêu chung.

Do đó, lựa chọn ứng viên phù hợp, về cả mặt kỹ năng chuyên môn cứng và kỹ năng mềm với độ linh hoạt tốt chính là góp phần vào xây dựng văn hóa và năng lực của công ty, thay vì thay người mới liên tục.

Ngoài ra, biến động nhân sự liên tục còn khiến nhân sự đang làm việc cảm thấy bất an, ảnh hưởng trực tiếp tới năng suất công việc.

2. Các yếu tố cần xem xét để lựa chọn ứng viên phù hợp

2.1. Định hướng phát triển công việc của nhân sự

Đây là một trong những yếu tố quan trọng để lựa chọn nhân sự phù hợp, đặc biệt ở nhóm nhân sự trẻ như X,Y,Z. Bộ phận nhân sự cần phân biệt 3 nhóm nhân sự, với định hướng rõ ràng như sau:

Nhân sự mới tinh, chưa tiếp xúc với nghề, sẽ có cái nhìn mới mẻ về cả lĩnh vực ngành nghề và môi trường làm việc. Đây là nhóm nhân sự chưa có kỹ năng làm việc và chưa có tuổi đời đi làm, do vậy sẽ cần sự đào tạo kỹ lưỡng và thuộc cấp nhân viên thấp cần được chỉ dạy từ đầu.
Nhân sự đã có kinh nghiệm làm việc cùng lĩnh vực, ngành nghề: là nhóm nhân viên ‘mong ước’ của mọi doanh nghiệp, bởi họ có thể thực hiện công việc và chủ động thích ứng với môi trường luôn. Tuy nhiên, lương thưởng của nhóm nhân viên này khá ‘chát’, do vậy HR sẽ cần cân đối với quỹ lương hiện có của doanh nghiệp.
Nhân sự đã có kinh nghiệm làm việc, nhưng khác ngành nghề, với mong muốn được thử sức với lĩnh vực: là nhóm nhân viên có tính sáng tạo khá cao, đặc biệt khi đã có trải nghiệm công việc trước đó, tuy có thể không cùng lĩnh vực. Lựa chọn nhân sự khác lĩnh vực cũng là một cách để ‘refresh’ làm tươi mới không khí, phương pháp làm việc, để tối ưu hiệu quả hoạt động, đặc biệt ở các tổ chức lớn, có bộ máy nhân sự rườm rà.

Mỗi nhóm nhân sự sẽ có một ưu nhược điểm khác nhau. Do vậy, bộ phận nhân sự sẽ cần có cái nhìn thật kỹ về việc nên lựa chọn ứng viên phù hợp với nhu cầu tuyển dụng, cũng như thâm niên làm việc, kinh nghiệm yêu cầu cho từng vị trí khác nhau.

2.2. Kỹ năng cứng

Tùy theo từng ngành nghề và lĩnh vực, sẽ có bộ kỹ năng cứng khác nhau để có thể phù hợp với từng vị trí công việc.

Do vậy, để có thể có bộ kỹ năng cứng hợp lý với nhu cầu công việc, bộ phận nhân sự sẽ cần làm việc với các phòng ban chuyên môn để đưa ra:

Mô tả công việc, vị trí
Lương thưởng và phúc lợi
Yêu cầu về mặt tính cách để phù hợp với công việc …

Hợp lý để có thể đưa ra yêu cầu lựa chọn ứng viên phù hợp với vị trí và môi trường làm việc tại doanh nghiệp tốt nhất!

2.3. Kỹ năng mềm

Ngoài các nhóm kỹ năng cứng, chuyên môn quan trọng yêu cầu để nhân sự có thể thực hiện công việc, bộ phận nhân sự cũng cần đến các ứng viên tiềm năng có các kỹ năng mềm để có thể thích ứng với môi trường và phong cách làm việc của tổ chức, cụ thể như sau:

Tự tin, thân thiện và thoải mái khi kết nối, để có thể trao đổi và giao tiếp nhuần nhuyễn, tối ưu hiệu quả khi làm việc
Sẵn sàng lắng nghe và học hỏi, để có thể tìm hiểu thêm về các kỹ năng mới phát sinh khi làm việc
Thích ứng cao với các lĩnh vực, qua đó có thể linh hoạt đáp ứng được với sự thay đổi thường xuyên của công việc
Độc lập, tự lực với khả năng giải quyết công việc một mình khi cần, và có khả năng đưa ra quyết định xử lý khủng hoảng nhanh chóng
Có khả năng hòa hợp và làm việc theo nhóm tốt, để có thể cộng tác và thích ứng nhanh khi làm việc trong tập thể chung
Có độ tin cậy và trung thực cao, đặc biệt ở các vị trí liên quan đến tăng trưởng, quản lý hiệu quả và tài chính

3. Bí kíp lựa chọn ứng viên hiệu quả

Tuyển dụng nhân sự, đặc biệt để lựa chọn ứng viên phù hợp chắc chắn không hề dễ dàng. Tốt nhất, bộ phận nhân sự nên làm đúng cách để có thể tìm thấy những ứng viên tiềm năng tốt nhất, phù hợp với nhu cầu hoạt động của doanh nghiệp. Do đó, chắc chắn rằng, anh chị sẽ không muốn lãng phí thời gian, công sức và tiền bạc bằng cách chọn những người không phù hợp hơn so với miêu tả công việc

Do vậy, hãy tham khảo ngay 7 bí kíp để tối ưu quy trình tuyển dụng nhân sự, qua đó để cân nhắc lựa chọn tuyển dụng đúng người cho nhu cầu của tổ chức, doanh nghiệp nói chung.

3.1. Hiểu rõ nhu cầu của doanh nghiệp và cả ứng viên đăng tuyển

Đầu tiên, anh chị quản lý nhân sự cần phải xác định xem công ty cần gì. Qua đó, anh chị cần hiểu nhu cầu tuyển dụng của mình, biết tính cách ứng viên và xác định rõ ràng ‘Giá trị của ứng viên’ có thể đem lại tới doanh nghiệp.

Qua đó, khi đã biết được tính cách ứng viên, anh chị sẽ xác định rõ những tiêu chuẩn cần thiết cho những đồng đội phù hợp với chặng đường phát triển của doanh nghiệp, có thể kể đến như thái độ, tư duy, và kỹ năng. Biết các giá trị, tầm nhìn và sứ mệnh của công ty bạn. Đây là những gì bạn sẽ cần từ đầu cho đến khi kết thúc quá trình tuyển dụng.

3.2. Đăng tin tuyển dụng

Hãy thông báo với mọi người rằng doanh nghiệp đang tuyển nhân sự! Đây chính là lúc anh chị có thể đăng thông tin tuyển dụng của mình lên website, các trang MXH tuyển dụng và gửi thông tin tới headhunter.

Người tìm việc thường sẽ sử dụng các trang mạng phổ biến này, cũng như để tham khảo cả hồ sơ của nhà tuyển dụng.

Qua đó, anh chị chủ doanh nghiệp sẽ cần sử dụng website thương hiệu, có thiết kế thạt chỉn chu, gọn ghẽ và bắt mắt, để cung cấp các thông tin tốt nhất về cơ hội việc làm, về văn hóa công ty và Thương hiệu nhà tuyển dụng. Đây chính là sức hấp dẫn của nhà tuyển dụng, do vậy, hãy đầu tư thật tốt vào website tuyển dụng nhé!

>> AMIS Tuyển dụng: Tự động hóa quy trình tuyển dụng

>> Cách xây dựng thương hiệu tuyển dụng uy tín

Ngoài ra, anh chị hoàn toàn có thể giới thiệu về chương trình tuyển dụng tại doanh nghiệp thông qua kênh mạng xã hội nội bộ. Nhân viên trong công ty chắc chắn sẽ có những đề xuất tới nhóm nhân viên tiềm năng, đặc biệt khi họ đã biết rất rõ về môi trường làm việc, phúc lợi & đãi ngộ tại doanh nghiệp.

Anh chị chủ doanh nghiệp cung có thể chủ động tham gia hội chợ việc làm hoặc các ngày hội hướng nghiệp tại các trường đại học. Điều này có thể hơi tốn kém về mặt tài chính vì anh chị sẽ phải đến các trường học và các địa điểm khác để đặt gian hàng. Tuy nhiên, đây lại chính là cơ hội để anh chị có thể gặp gỡ và ‘phỏng vấn’ trực tiếp các ứng viên quan tâm tới vị trí đang cần tuyển.

Ngoài ra, anh chị quản lý hoàn toàn có thể tận dụng lượng ứng viên cũ nằm trong hệ thống IT của doanh nghiệp. Hãy thông báo cho các ứng viên từ các tin tuyển dụng trước đây và xem liệu họ có sẵn sàng hoặc quan tâm không qua mail, qua đó họ có thể phản hồi trực tiếp tới HR.

3.3. Hiểu rõ về vị trí tuyển dụng đang cần tuyển

Tham khảo ngay cách xây dựng mô tả công việc tịa đây, và anh chị cần đảm bảo rằng đã cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và cụ thể để ứng viên không cảm thấy bị mơ hồ và khó hiểu khi đọc tin tức tuyển dụng.

Anh chị HR cần có trả lời tất cả các câu hỏi cơ bản cần thiết như:

Bằng cấp giáo dục yêu cầu
Trách nhiệm công việc
Giờ làm việc, phúc lợi và đãi ngộ
Chi tiết về vị trí và mức lương

Hãy cụ thể hóa vì đây chính là cách để loại bỏ những ứng viên không phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp..

3.4. Lập kế hoạch và có lộ trình phỏng vấn ứng viên rõ ràng

Mọi chiến lược tuyển dụng thành công đều có quy trình phỏng vấn được lập kế hoạch và cấu trúc tốt, để có thể lựa chọn ứng viên phù hợp. Có thể, trên hồ sơ cả ứng viên chính là tất cả những gì anh chị cần, ví dụ như các thành tích, kinh nghiệm, kỹ năng, các cuộc hội thảo đã tham dự và những thứ tương tự, nhưng sẽ chắc chắn rằng quý doanh nghiệp sẽ luôn ngạc nhiên khi tìm hiểu thêm về đời sống cá nhân, cũng như phong cách làm việc của ứng viên đang ứng tuyển.

Buổi phỏng vấn chính là lúc anh chị có thể cảm nhận được sự phẩm chất của từng cá nhân, chính điều này có thể ảnh hưởng lớn đến việc doanh nghiệp lựa chọn ứng viên phù hợp hay không.

Do đó, hãy lựa chọn và đưa ra 1 bảng hỏi phù hợp với tất cả các ứng viên. Chuẩn bị các câu hỏi tiêu chuẩn để anh chị có thể thấy cách những người khác nhau trả lời cho cùng một vấn đề, qua đó có sự so sánh dễ dàng giữa các ứng viên.

3.5. Tiến hành kiểm tra và đánh giá

Đây là lúc doanh nghiệp có thể đưa ra các bài test đầu vào để lựa chọn ứng viên phù hợp với vị trí đăng tuyển. Trong bối cảnh dịch bệnh COVID-19 đang diễn ra phức tạp, ứng viên sẽ không thể làm bài kiểm tra tại văn phòng mà bắt buộc phải làm bài test tại nhà, có thể gửi qua email truyền thống với thời hạn nộp bài rõ ràng. Ngoài ra, anh chị có thể sử dụng hệ thống quản lý tuyển dụng online, với tính năng nổi bật chính là thiết lập các bài kiểm tra đầu vào.

AMIS Tuyển dụng, một trong những lựa chọn hoàn hảo để anh chị có thể quản lý nhân sự & quy trình tuyển dụng online, với các tính năng làm bài kiểm tra đầu vào trực tuyến được phát hành trong tháng 9,2021, với đầy đủ các tính năng khác như xây dựng, phát hành, tổng hợp và thiết lập báo cáo nhân sự tổng quan, hỗ trợ nhà quản lý có bức tranh chính xác về chất lượng ứng viên.

Để lại thông tin, nhận tư vấn về AMIS Tuyển dụng ngay!

3.6. Giao tiếp và trao đổi liên tục với ứng viên

Giao tiếp hiệu quả với ứng viên là yếu tố cực kỳ quan trọng để có thể tuyển dụng đúng người. Do vậy, hãy giữ liên hệ và tương tác thường xuyên với các ứng viên trong mọi giai đoạn tuyển dụng, với một số mốc thông tin như sau:

Email mời phỏng vấn
Email xác nhận làm việc/ từ chối đơn ứng tuyển kèm lý do rõ ràng, tránh để ứng viên chờ đợi quá lâu.
Email yêu cầu bổ sung thông tin, cùng với thông báo về thời gian ứng viên cần chờ đợi, để nhân sự có thể sắp xếp thời gian cá nhân hợp lý

Giao tiếp tốt với ứng viên chính là cách tạo ấn tượng tốt về công ty kể cả khi ứng viên bị từ chối hay được chấp nhận. Do vậy, bộ phận nhân sự tốt nhất nên chuẩn bị sẵn email từ chối để gửi tới các ứng viên bị từ chối!

3.7. Tôn trọng thời gian của bạn và thời gian của ứng viên

Lựa chọn ứng viên phù hợp mất khá nhiều thời gian, đặc biệt khi bộ phận tuyển dụng cần lọc, lựa chọn sơ yếu lý lịch phù hợp với nhu cầu công việc. Do vậy, một khi đã lên kế hoạch tuyển dụng, bộ phận nhân sự cần có trách nhiệm kiểm tra email, trang web hoặc tin tuyển dụng hàng ngày để đảm bảo không bỏ sót ứng viên.

Qua đó, bộ phận nhân sự không nên mất bắt ứng viên chờ đợi quá lâu sau khi nhận được CV ứng tuyển, đã qua phỏng vấn cũng như đưa ra lời đề nghị hoặc từ chối ứng viên.

Hãy lưu ý rằng, thị trường tuyển dụng ngày càng cạnh tranh, do vậy để tìm kiếm nhân sự giỏi, những tài năng xuất sắc vốn là trận chiến ‘rất khốc liệt’, bởi tất cả các công ty này đều có chung một mục tiêu: ‘Thuê những người giỏi để có thể cống hiến tốt nhất cho doanh nghiệp’

Lựa chọn ứng viên phù hợp đem đến năng suất tuyệt vời trong công việc

4. Tạm kết

Ngoài phương pháp lựa chọn ứng viên phù hợp, các anh chị chủ doanh nghiệp chắc chắn sẽ cần tới một giải pháp phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả, hỗ trợ tìm kiếm ứng viên chiến lược dựa trên chi phí tối ưu nhất trên mọi ‘mặt trận’ tìm người, có thể kể đến như: Kênh tuyển dụng nội bộ, quảng cáo qua MXH, sàn tuyển dụng hay sử dụng dịch vụ tuyển dụng …

Để lại thông tin để nhận ngay 15 ngày dùng thử miễn phí AMIS Tuyển dụng, tự động hóa quy trình tuyển dụng để lựa chọn ứng viên phù hợp nhất với nhu cầu phát triển của doanh nghiệp!

Dùng ngay miễn phí

Đánh giá bài viết

[Tổng số: 3 Trung bình: 5]