Trải qua nhiều giai đoạn, từ những ngày đầu hình thành, sổ sách kế toán chỉ đơn thuần là ghi chép lại các sự kiện liên quan đến hoạt động trao đổi, mua bán. Cùng với sự phát triển của ngành kế toán thì hệ thống sổ sách kế toán cũng dần được hoàn thiện và đầy đủ đem lại nhiều lợi ích cho Doanh nghiệp cũng như các đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin kế toán.
Sau đây, MISA AMIS Kế toán sẽ cùng các bạn điểm lại những vấn đề cơ bản nhất của sổ sách kế toán trong doanh nghiệp.
1. Sổ sách kế toán và phân loại sổ sách kế toán
1.1 Sổ sách kế toán là gì
Sổ sách kế toán là các loại sổ dùng để ghi chép, hệ thống và lưu trữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán.
Theo Điều 24 Luật Kế toán số 88/2015/QH13:
Sổ kế toán phải ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khóa sổ; chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; số trang; đóng dấu giáp lai.
Sổ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây:
- Ngày, tháng, năm ghi sổ;
- Số hiệu và ngày, tháng, năm của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;
- Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
- Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào các tài khoản kế toán;
- Số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ.
Sổ kế toán gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết
Hầu hết các Doanh nghiệp sử dụng một trong hai hệ thống sổ sách kế toán là Hệ thống sổ sách kế toán theo thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26 tháng 8 năm 2016 và hệ thống sổ sách kế toán theo thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 hướng dẫn về việc ghi sổ, lập và trình bày Báo cáo tài chính.
Trong đó, Thông tư 133/2016/TT-BTC dùng cho DN vừa và nhỏ; Thông tư 200/2014/TT-BTC áp dụng cho các loại hình doanh nghiệp (không phân biệt), tùy theo doanh nghiệp lựa chọn.
Một số Doanh nghiệp có hệ thống sổ sách khá phức tạp và “đồ sộ”, ngoài các sổ sách kế toán cơ bản theo quy định doanh nghiệp còn xây dựng các loại sổ, thẻ riêng để theo dõi hoạt động của đơn vị mình.
Quy mô Doanh nghiệp càng lớn thì số lượng sổ sách kế toán càng nhiều, hệ thống sổ sách kế toán vì thế càng cần phải rõ ràng, khoa học.
Xem thêm: Tổ chức bộ máy kế toán – Mô hình nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn?
1.2 Phân loại sổ sách kế toán theo hình thức Nhật ký chung
Theo Phụ lục 4, hình thức kế toán được chia làm 04 loại: Nhật ký chung, Nhật ký sổ cái, Chứng từ ghi sổ và Nhật ký chứng từ. Sổ sách kế toán cũng vì thế mà được chia thành nhiều loại theo từng hình thức kế toán khác nhau nhưng nhìn chung hệ thống sổ sách kế toán theo hình thức Nhật ký chung được các Doanh nghiệp sử dụng rộng rãi hơn cả.
Hệ thống sổ sách kế toán theo hình thức Nhật ký chung được mô tả theo trình tự như sau:
1.2.1 Sổ kế toán tổng hợp
Bao gồm sổ Nhật ký chung và Sổ cái. Sổ kế toán tổng hợp phản ánh toàn cảnh hoạt động sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp từ đó giúp Doanh nghiệp đề ra những kế hoạch tài chính cũng như kế hoạch kinh doanh ngắn hạn và dài hạn.
+ Sổ Nhật ký chung dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian đồng thời phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản (định khoản kế toán) để phục vụ việc ghi Sổ Cái.
Số liệu ghi trên sổ Nhật ký chung được dùng làm căn cứ để ghi vào Sổ Cái” – Trích Phụ lục 4, thông tư 200/2014/TT-BTC. Kết cấu của sổ Nhật ký chung như sau:
- Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.
- Cột B, C: Ghi số hiệu và ngày, tháng lập của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ.
- Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh của chứng từ kế toán.
- Cột E: Đánh dấu các nghiệp vụ ghi sổ Nhật ký chung đã được ghi vào Sổ Cái.
- Cột G: Ghi số thứ tự dòng của Nhật ký chung
- Cột H: Ghi số hiệu các tài khoản ghi Nợ, ghi Có theo định khoản kế toán các nghiệp vụ phát sinh. Tài khoản ghi Nợ được ghi trước, Tài khoản ghi Có được ghi sau, mỗi tài khoản được ghi một dòng riêng.
Cột 1: Ghi số tiền phát sinh các Tài khoản ghi Nợ.
Cột 2: Ghi số tiền phát sinh các Tài khoản ghi Có.
Cuối trang sổ, cộng số phát sinh lũy kế để chuyển sang trang sau. Đầu trang sổ, ghi số cộng trang trước chuyển sang.
+ Sổ cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản kế toán được quy định trong hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp.
Mỗi tài khoản được mở một hoặc một số trang liên tiếp trên Sổ Cái đủ để ghi chép trong một niên độ kế toán” – Trích Phụ lục 4, thông tư 200/2014/TT-BTC. Kết cấu của sổ cái bao gồm:
- Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.
- Cột B, C: Ghi số hiệu và ngày, tháng lập của chứng từ kế toán được dùng làm căn cứ ghi sổ.
- Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ phát sinh.
- Cột E: Ghi số trang của sổ Nhật ký chung đã ghi nghiệp vụ này.
- Cột G: Ghi số dòng của sổ Nhật ký chung đã ghi nghiệp vụ này.
- Cột H: Ghi số hiệu của các tài khoản đối ứng liên quan đến nghiệp vụ phát sinh với tài khoản trang Sổ Cái này (Tài khoản ghi Nợ trước, tài khoản ghi Có sau).
Cột 1, 2: Ghi số tiền phát sinh bên Nợ hoặc bên Có của Tài khoản theo từng nghiệp vụ kinh tế.
1.2.2 Số kế toán chi tiết
Đi chi tiết vào từng tài khoản, phản ánh nội dung của từng nghiệp vụ phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Sổ kế toán chi tiết có kết cấu gồm 04 phần chính: Ngày tháng ghi sổ, nội dung nghiệp vụ, tài khoản đối ứng và số tiền.
Đối với các Doanh nghiệp vừa và nhỏ, Sổ kế toán chi tiết phần lớn để theo dõi các nghiệp vụ mua bán, công nợ, tiền và các khoản tương đương tiền.
Sổ chi tiết có sổ chi tiết công nợ phản ánh công nợ phải thu của từng khách hàng cũng như phải trả của từng nhà cung cấp. Nhìn vào đây, Doanh nghiệp có thể thấy được thời gian các khoản phải thu và phải trả của mình là dài hay ngắn, từ đó lên phương án đôn đốc khách hàng trả nợ và lập kế hoạch trả nợ cho nhà cung cấp.
Ngoài ra, còn các loại thẻ kho, thẻ Tài sản cố định, các loại sổ theo dõi khấu hao và chi tiết các chi phí trả trước cũng được Doanh nghiệp sử dụng phổ biến, đặc biệt là các Doanh nghiệp sản xuất, các Doanh nghiệp trong lĩnh vực xây dựng, y tế, lắp đặt…
Không phải tất cả các Doanh nghiệp đều có chung một hệ thống sổ sách giống nhau. Tuỳ thuộc vào nhiều yếu tố như lĩnh vực kinh doanh, đặc thù sản phẩm, các tác động khác ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất, kinh doanh… mà Doanh nghiệp lựa chọn cho mình một hệ thống sổ sách kế toán phù hợp.
Xem thêm: Hướng dẫn từng bước lập Báo cáo kết quả kinh doanh
2. Các loại sổ sách kế toán cần in cuối năm, thời hạn lưu trữ và kinh nghiệm lưu trữ sổ sách kế toán
2.1 Các loại sổ cần in cuối năm
Doanh nghiệp có thể chốt số liệu theo tháng, quý hoặc năm nhưng việc in ấn sổ sách kế toán thường được thực hiện vào cuối năm/kỳ tài chính, nhằm giảm thiểu những sai sót trong quá trình in ấn khi rà soát số liệu và lập Báo cáo tài chính cuối năm.
Mỗi loại sổ có thể in thành một hoặc nhiều cuốn nhằm mục đích lưu trữ và tra cứu. Khi có nghiệp vụ phát sinh cần ghi sổ kế toán nào thì Doanh nghiệp bắt buộc phải in sổ kế toán đó.
Những loại sổ sách kế toán Doanh nghiệp cần in cuối năm gồm:
- Sổ kế toán tổng hợp: Sổ Nhật ký chung, Sổ cái, Sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có)
- Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các sổ chi tiết công nợ phải thu, phải trả, sổ kho, sổ tài sản cố định…
Kèm theo là các chứng từ gốc liên quan đến từng nghiệp vụ phát sinh như hoá đơn giá trị gia tăng, phiếu thu, phiếu chi, chứng từ ngân hàng, sổ phụ, hợp đồng kinh tế …
- Bộ báo cáo tài chính: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (theo phương pháp trực tiếp hoặc gián tiếp), Bảng cân đối phát sinh tài khoản, Thuyết minh báo cáo tài chính.
Xem thêm: Cách kiểm tra sổ sách kế toán và hướng dẫn xử lý một số sai lệch cơ bản
Sửa sai trong sổ sách kế toán:
Nếu phát hiện sai sót, Điều 27 Luật Kế toán số 88/2015/QH13 cũng nêu rõ: “không được tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong ba phương pháp sau đây:
- Phương pháp 1: Ghi cải chính bằng cách gạch một đường thẳng vào chỗ sai và ghi số hoặc chữ đúng ở phía trên và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh;
- Phương pháp 2: Ghi số âm bằng cách ghi lại số sai bằng mực đỏ hoặc ghi lại số sai trong dấu ngoặc đơn, sau đó ghi lại số đúng và phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh;
- Phương pháp 3: Ghi điều chỉnh bằng cách lập “chứng từ điều chỉnh” và ghi thêm số chênh lệch cho đúng.
Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót trước khi báo cáo tài chính năm của doanh nghiệp được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm đó.
Trường hợp phát hiện sổ kế toán có sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trên sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót và thuyết minh về việc sửa chữa này.
Sửa chữa sổ kế toán trong trường hợp ghi sổ bằng phương tiện điện tử được thực hiện theo phương pháp 3”
Xem thêm: Hướng dẫn điều chỉnh sai sót kế toán, lập và nộp lại báo cáo tài chính
2.2 Thời hạn lưu trữ sổ sách
Doanh nghiệp cần phải lưu trữ sổ sách kế toán một cách đầy đủ và đúng thời hạn. Theo Nghị định số 174/2016/NĐ-CP của Chính phủ, Sổ sách kế toán bao gồm:
- Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập BCTC,
- Các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết,
- Các sổ kế toán chi tiết,
- Các sổ kế toán tổng hợp,
- BCTC tháng, quý, năm của đơn vị kế toán,
- Báo cáo quyết toán,
- Báo cáo tự kiểm tra kế toán,
- Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ
- Tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập BCTC phải được lưu trữ tối thiểu là 10 năm tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.
2.3 Kinh nghiệm lưu trữ sổ sách khoa học
Việc lưu trữ sổ sách kế toán không chỉ nhằm mục đích tra cứu dữ liệu mà còn phục vụ công tác làm biên bản bàn giao công việc khi kế toán nghỉ, công tác thanh tra, kiểm tra, quyết toán của các cơ quan quản lý Nhà nước. Vì thế, Doanh nghiệp cần phải lưu trữ sổ sách kế toán một cách khoa học và đầy đủ:
- Sổ tổng hợp: In theo tháng, đóng bìa và ghi rõ tháng đó có mấy tập, tập đó là tập thứ mấy trên bao nhiêu tập. Ví dụ: SỔ NHẬT KÝ CHUNG tháng 1/2021. Tập 1/5
- Sổ cái các tài khoản: In theo quý. Đóng theo thứ tự số tài khoản. Có đóng bìa ghi rõ quý/năm.
- Sổ chi tiết các tài khoản: In theo tháng hoặc quý tùy theo lượng phát sinh nhiều hay ít. Đóng theo thứ tự tài khoản, đóng bìa ghi rõ tháng/quý/năm.
- Các sổ chi tiết khác như bảng kê thuế, sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng: in theo tháng, đóng kèm theo chứng từ in bìa ghi rõ tháng/quý/tập/số tập.
3. Chuyển đổi số: giải pháp hữu ích cho việc mở và theo dõi, lưu trữ sổ sách kế toán hiện nay
Trong thời đại số hiện nay, hầu hết các Công ty đều sử dụng công cụ kế toán máy, đây được coi là “con robot” hữu hiệu bởi nó đáp ứng tất cả yêu cầu mà doanh nghiệp mong muốn để có cái nhìn tổng quan về toàn bộ tình hình tài chính cũng như giúp thực hiện các phần hành kế toán nhanh gọn, tự động. Các phần mềm kế toán có tích hợp các mẫu sổ sách kế toán, phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó.
Trên thực tế, hiện nay hầu hết các doanh nghiệp đã sử dụng các phần mềm kế toán để mở sổ cũng như theo dõi, lưu trữ các số liệu kế toán vì nó thuận tiện, hiệu quả, vừa giúp bớt chi phí in ấn, chi phí kho bảo quản vừa đem lại năng suất lao động cao hơn cho phòng kế toán, tiết kiệm thời gian cho công tác thông tin, báo cáo.
Hình thức lưu trữ có ứng dụng công nghệ thông tin như kiểu “bản mềm” được cài đặt trên máy vi tính có một số rủi ro như mất dữ liệu hoặc bị đánh cắp dữ liệu, bên cạnh đó, định kỳ đòi hỏi việc nâng cấp phần mềm gây khá tốn kém thời gian và công sức, nên xu hướng hiện nay nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn các phần mềm kế toán online – và phần mềm MISA AMIS Kế toán là một ví dụ điển hình.
Với các tiện ích như vậy, cùng với quá trình kinh tế số, cùng với việc xây dựng một hệ thống sổ sách kế toán phù hợp cho mình, doanh nghiệp cũng cần ý thức được tầm quan trọng của việc chuyển đổi số trong công tác kế toán để thực hiện hiệu quả nhất công tác kế toán nói chung, công tác mở sổ, lưu trữ, in ấn sổ sách nói riêng của doanh nghiệp mình.
Đi cùng với sự cạnh tranh khắc nghiệt của thị trường, các doanh nghiệp ngày càng phải nỗ lực hoàn thiện bộ máy hoạt động của mình, xây dựng một nền tảng kế toán vững chắc bắt đầu từ xây dựng hệ thống sổ sách kế toán khoa học. Việc nắm bắt các nội dung cơ bản về sổ sách kế toán trên đây sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện tốt hơn công tác lưu trữ, đảm bảo thống kê, hạch toán, theo dõi được đầy đủ các thông tin kinh tế, có thể kiểm tra, đối chiếu xuất trình đầy đủ hồ sơ, chứng cứ khi có yêu cầu.
Bên cạnh đó, hệ thống sổ sách kế toán khoa học còn giúp doanh nghiệp có được các thông tin đáng tin cậy để nhận biết rõ những vấn đề còn tồn đọng cũng như cơ hội cần nắm bắt để mở rộng kinh doanh góp phần phát triển bền vững doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể áp dụng các phần mềm kế toán đã được trang bị hệ thống sổ sách, chứng từ theo đúng quy định. Ngoài ra, phần mềm còn nhiều tính năng tiện ích khác như:
- Hệ sinh thái kết nối:
- Ngân hàng điện tử – cho phép lấy sổ phụ, đối chiếu và chuyển tiền ngay trên phần mềm
- Cổng mTax cho phép nộp tờ khai, nộp thuế ngay trên phần mềm
- Hệ thống quản trị bán hàng, nhân sự…
- Đầy đủ các nghiệp vụ kế toán: Đầy đủ 20 nghiệp vụ kế toán theo TT133 & TT200, từ Quỹ, Ngân hàng, Mua hàng, Bán hàng, Kho, Hóa đơn, Thuế, Giá thành,…
- Tự động nhập liệu: Tự động nhập liệu từ hóa đơn điện tử, nhập khẩu dữ liệu từ Excel giúp rút ngắn thời gian nhập chứng từ, tránh sai sót.
- Tự động tổng hợp số liệu và kết xuất báo cáo tài chính với hàng trăm biểu mẫu có sẵn giúp kế toán đáp ứng kịp thời yêu cầu của lãnh đạo ….
0904 885 833
https://www.misa.vn/
