Trong bối cảnh chi phí xây dựng liên tục tăng cao, quản lý chi phí đầu tư xây dựng hiệu quả là chìa khóa quyết định thành công của mọi dự án. Việc kiểm soát tốt chi phí không chỉ giúp tiết kiệm ngân sách mà còn đảm bảo chất lượng và tiến độ công trình. Bài viết này sẽ chia sẻ những phương pháp quản lý chi phí thiết thực, từ lập dự toán đến kiểm soát chi phí phát sinh, giúp nhà đầu tư tối ưu hóa hiệu quả đầu tư.
| MISA THÂN TẶNG BẠN: 50+ template quản lý đơn vị thiết kế, thi công |
Quản lý chi phí đầu tư xây dựng là gì?
Quản lý chi phí đầu tư xây dựng là quá trình tổ chức, điều hành và kiểm soát toàn bộ các khoản chi phí phát sinh trong suốt quá trình thực hiện dự án xây dựng, nhằm đảm bảo dự án được thực hiện đúng ngân sách, tiết kiệm chi phí và hiệu quả kinh tế.
Cụ thể, quản lý chi phí đầu tư xây dựng bao gồm các công việc chính như:
-
Lập dự toán chi phí: Ước tính, phân tích và xác định tổng chi phí cần thiết cho dự án, bao gồm chi phí vật liệu, nhân công, thiết bị, chi phí quản lý, chi phí dự phòng, thuế, …
-
Theo dõi và kiểm soát chi phí: Giám sát các khoản chi tiêu thực tế trong quá trình thi công để đảm bảo không vượt quá kế hoạch.
-
Phân tích và đánh giá chi phí: So sánh chi phí thực tế với dự toán, phân tích nguyên nhân chênh lệch và đưa ra các biện pháp điều chỉnh.
-
Báo cáo chi phí: Tổng hợp, lập báo cáo định kỳ về tình hình chi phí đầu tư xây dựng cho các bên liên quan.
TÌM HIỂU NGAY: Giải pháp quản lý toàn diện cho Doanh nghiệp ngành Xây dựng
Nội dung quản lý chi phí đầu tư xây dựng gồm những gì?
Theo quy định tại Điều 133 Luật Xây dựng 2014, nội dung quản lý chi phí đầu tư xây dựng bao gồm:
– Tổng mức đầu tư, dự toán xây dựng, giá gói thầu xây dựng, giá hợp đồng xây dựng, định mức và giá xây dựng, chi phí quản lý dự án và tư vấn đầu tư xây dựng;
– Thanh toán và quyết toán hợp đồng xây dựng, thanh toán và quyết toán vốn đầu tư xây dựng công trình;
– Quyền và nghĩa vụ của người quyết định đầu tư, chủ đầu tư, nhà thầu xây dựng trong quản lý chi phí đầu tư xây dựng.
Lưu ý: Theo quy định tại Điều 132 Luật Xây dựng 2014 (được sửa đổi bởi khoản 50 và điểm c khoản 64 Điều 1 Luật Xây dựng sửa đổi 2020), nguyên tắc quản lý chi phí đầu tư xây dựng như sau:
(1) Quản lý chi phí đầu tư xây dựng phải bảo đảm mục tiêu đầu tư, hiệu quả dự án, phù hợp với trình tự đầu tư xây dựng, nguồn vốn sử dụng.
Chi phí đầu tư xây dựng phải được tính đúng, tính đủ theo từng dự án, công trình, gói thầu xây dựng phù hợp với yêu cầu thiết kế, điều kiện xây dựng và mặt bằng giá thị trường.
(2) Nhà nước thực hiện quản lý chi phí đầu tư xây dựng bằng việc ban hành, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định pháp luật; quy định việc áp dụng các công cụ cần thiết trong công tác quản lý chi phí đầu tư xây dựng.
(3) Chủ đầu tư chịu trách nhiệm quản lý chi phí đầu tư xây dựng từ giai đoạn chuẩn bị dự án đến khi kết thúc xây dựng đưa dự án vào vận hành, khai thác sử dụng trong phạm vi tổng mức đầu tư của dự án được phê duyệt.
Chủ đầu tư được thuê tổ chức, cá nhân tư vấn quản lý chi phí đủ điều kiện năng lực để lập, thẩm tra và kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng.
(4) Việc thanh tra, kiểm tra, kiểm toán chi phí đầu tư xây dựng phải được thực hiện trên cơ sở điều kiện, cách thức xác định chi phí đầu tư xây dựng đã được người quyết định đầu tư, chủ đầu tư chấp thuận phù hợp với các quy định, hướng dẫn về lập, quản lý chi phí đầu tư xây dựng và trình tự đầu tư xây dựng.
(5) Chi phí đầu tư xây dựng của các dự án sử dụng vốn đầu tư công, vốn nhà nước ngoài đầu tư công phải được xác định theo quy định về lập và quản lý chi phí đầu tư xây dựng.
Xem ngay: Top 10 phần mềm quản lý dự án xây dựng hàng đầu hiện nay
Tầm quan trọng của quản lý chi phí đầu tư xây dựng
Tầm quan trọng của quản lý chi phí đầu tư xây dựng rất lớn đối với thành công và hiệu quả của bất kỳ dự án xây dựng nào, cụ thể như sau:
- Kiểm soát ngân sách hiệu quả: Quản lý chi phí giúp đảm bảo dự án không vượt quá ngân sách đã được phê duyệt, tránh tình trạng thiếu vốn hoặc phát sinh chi phí ngoài dự kiến, gây áp lực tài chính cho chủ đầu tư và các bên liên quan.
- Tối ưu hóa sử dụng nguồn lực: Việc quản lý chi phí chặt chẽ giúp phân bổ và sử dụng nguồn lực (vật liệu, nhân công, thiết bị) hợp lý, tránh lãng phí và nâng cao hiệu quả đầu tư.
- Đảm bảo tiến độ và chất lượng dự án: Khi chi phí được kiểm soát tốt, các hoạt động xây dựng sẽ diễn ra thuận lợi, giảm thiểu rủi ro gián đoạn do thiếu vốn hoặc điều chỉnh ngân sách giữa chừng, từ đó góp phần đảm bảo tiến độ và chất lượng công trình.
- Giảm thiểu rủi ro tài chính và pháp lý: Quản lý chi phí minh bạch, rõ ràng giúp tránh các tranh chấp, kiện tụng liên quan đến chi phí giữa các bên trong dự án, đồng thời tuân thủ đúng các quy định pháp luật về đầu tư và xây dựng.
- Tăng khả năng dự báo và ra quyết định: Dữ liệu chi phí được theo dõi và phân tích liên tục hỗ trợ nhà quản lý đưa ra các quyết định kịp thời, chính xác về điều chỉnh kế hoạch, vốn đầu tư, hoặc các biện pháp cải tiến nhằm nâng cao hiệu quả dự án.
- Nâng cao uy tín và lợi ích kinh tế cho chủ đầu tư: Dự án được quản lý chi phí tốt sẽ góp phần tăng giá trị tài sản, tiết kiệm chi phí và tạo lợi nhuận tối đa cho chủ đầu tư, đồng thời xây dựng uy tín với các đối tác, nhà thầu và thị trường.
Các bước cơ bản trong quản lý chi phí đầu tư xây dựng
Quản lý chi phí đầu tư xây dựng là một quy trình phức tạp, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa nhiều bộ phận và các giai đoạn khác nhau. Để đảm bảo kiểm soát hiệu quả chi phí, các bước quản lý chi phí cơ bản thường bao gồm:
Bước 1: Lập kế hoạch chi phí
Bước đầu tiên và cũng là nền tảng quan trọng nhất trong quản lý chi phí đầu tư xây dựng là lập kế hoạch chi phí. Ở giai đoạn này, chủ đầu tư và đội ngũ quản lý dự án cần xác định ngân sách ban đầu dựa trên quy mô, yêu cầu kỹ thuật, tiến độ và nguồn lực sẵn có.
-
Xác định ngân sách ban đầu: Đánh giá tổng mức đầu tư dự kiến cho toàn bộ dự án hoặc từng hạng mục công trình.
-
Phân bổ nguồn lực: Dựa trên ngân sách, phân bổ hợp lý chi phí cho các hạng mục như vật liệu, nhân công, máy móc, chi phí quản lý, dự phòng, và các chi phí khác.
-
Xây dựng kế hoạch tài chính chi tiết: Bao gồm dự kiến nguồn vốn, lịch trình giải ngân, các chỉ tiêu kiểm soát chi phí.
Kế hoạch chi phí được lập kỹ lưỡng sẽ làm cơ sở quan trọng cho các bước quản lý tiếp theo và giúp tránh rủi ro thâm hụt ngân sách.
Bước 2: Dự toán chi phí
Dự toán chi phí là bước xác định chi tiết các khoản chi tiêu dự kiến trong suốt quá trình xây dựng dựa trên kế hoạch đã được phê duyệt. Có nhiều phương pháp dự toán được áp dụng phổ biến như:
-
Dự toán theo đơn giá: Tính toán chi phí dựa trên đơn giá vật liệu, nhân công, thiết bị được chuẩn hóa và cập nhật.
-
Dự toán theo khối lượng: Ước tính chi phí dựa trên khối lượng công việc thực tế của từng hạng mục, công trình.
-
Phân tích chi phí trực tiếp và gián tiếp: Bao gồm chi phí nguyên vật liệu, nhân công trực tiếp, chi phí chung như quản lý, bảo hiểm, thuế,…
Kết quả dự toán chi phí phải được kiểm tra, rà soát kỹ càng nhằm đảm bảo tính chính xác và tính khả thi, giúp dự án vận hành trong phạm vi ngân sách đã định.
Bước 3: Giám sát và kiểm soát chi phí
Trong quá trình thi công, việc giám sát và kiểm soát chi phí thực tế so với dự toán là rất quan trọng để kịp thời phát hiện và xử lý các sai lệch, tránh phát sinh chi phí không kiểm soát.
-
Theo dõi chi phí thực tế: Thu thập dữ liệu chi phí hàng ngày, hàng tuần từ các bộ phận thi công, mua sắm, quản lý.
-
So sánh với ngân sách: Đối chiếu chi phí thực tế với kế hoạch và dự toán để xác định mức độ vượt hoặc thiếu.
-
Sử dụng công cụ, phần mềm quản lý: Áp dụng phần mềm chuyên dụng giúp cập nhật thông tin chi phí liên tục, phân tích dữ liệu và báo cáo nhanh chóng.
-
Kiểm soát chặt chẽ các khoản chi lớn: Tập trung giám sát những hạng mục có chi phí cao hoặc dễ phát sinh vượt dự toán.
Giám sát chặt chẽ giúp duy trì chi phí trong phạm vi cho phép và đảm bảo hiệu quả sử dụng nguồn vốn.
Bước 4: Điều chỉnh và báo cáo chi phí
Quản lý chi phí đầu tư xây dựng là quá trình liên tục và cần sự điều chỉnh linh hoạt dựa trên tình hình thực tế của dự án.
-
Đánh giá định kỳ: Thực hiện các cuộc họp, kiểm tra định kỳ để đánh giá tiến độ và chi phí, phát hiện sớm các vấn đề.
-
Điều chỉnh kế hoạch chi phí: Khi phát sinh các biến động (thay đổi thiết kế, giá vật liệu, nhân công,…), cần điều chỉnh kế hoạch và dự toán để phù hợp.
-
Báo cáo chi phí: Lập báo cáo chi tiết gửi đến chủ đầu tư, các bên liên quan để minh bạch và hỗ trợ quyết định.
-
Rút kinh nghiệm và cải tiến: Tổng hợp bài học, đánh giá hiệu quả quản lý chi phí để hoàn thiện quy trình cho các dự án tiếp theo.
6 nguyên tắc quản lý chi phí đầu tư xây dựng
Nghị định 68/2019/NĐ-CP nêu rõ 6 nguyên tắc quản lý chi phí đầu tư xây dựng bao gồm:
1- Quản lý chi phí đầu tư xây dựng phải bảo đảm mục tiêu đầu tư, hiệu quả dự án đã được phê duyệt, phù hợp với trình tự đầu tư xây dựng theo quy định tại khoản 1 Điều 50 Luật xây dựng, nguồn vốn sử dụng và hình thức đầu tư của dự án, phương thức thực hiện của dự án. Chi phí đầu tư xây dựng phải được tính đúng, tính đủ cho từng dự án, công trình, gói thầu xây dựng, phù hợp với yêu cầu thiết kế, chỉ dẫn kỹ thuật, điều kiện xây dựng, kế hoạch thực hiện dự án, mặt bằng giá thị trường tại khu vực xây dựng công trình và các biến động giá dự kiến trong quá trình đầu tư xây dựng.
2- Nhà nước thực hiện quản lý chi phí đầu tư xây dựng thông qua việc ban hành, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định pháp luật; hướng dẫn phương pháp lập và quản lý chi phí đầu tư xây dựng.
3- Chủ đầu tư chịu trách nhiệm quản lý chi phí đầu tư xây dựng từ giai đoạn chuẩn bị dự án đến khi kết thúc xây dựng đưa công trình của dự án vào khai thác sử dụng và quyết toán vốn đầu tư xây dựng trong phạm vi tổng mức đầu tư của dự án được phê duyệt gồm cả trường hợp tổng mức đầu tư được điều chỉnh theo quy định tại Điều 7 Nghị định này. Chủ đầu tư được thuê tổ chức, cá nhân tư vấn quản lý chi phí đủ điều kiện năng lực theo quy định tại Nghị định về quản lý dự án đầu tư xây dựng để lập, thẩm tra, kiểm soát và quản lý chi phí đầu tư xây dựng.
4- Các công trình xây dựng đặc thù thuộc loại công trình bí mật nhà nước, công trình xây dựng theo lệnh khẩn cấp, cấp bách áp dụng nguyên tắc, phương pháp xác định chi phí đầu tư xây dựng và hệ thống công cụ định mức, đơn giá xây dựng, chỉ số giá quy định tại Nghị định này để xác định chi phí đầu tư xây dựng, làm cơ sở xác định giá trị hình thành tài sản công đối với các công trình xây dựng này. Việc thẩm định, phê duyệt chi phí đầu tư xây dựng các công trình này được thực hiện theo quy định về quản lý đầu tư xây dựng công trình xây dựng đặc thù tại Nghị định về quản lý dự án đầu tư xây dựng.
5- Các công trình xây dựng cơ sở hạ tầng thuộc các Chương trình mục tiêu quốc gia giảm nghèo bền vững, Chương trình mục tiêu quốc gia về xây dựng nông thôn mới áp dụng nguyên tắc, phương pháp xác định chi phí đầu tư xây dựng quy định tại Nghị định này và phù hợp với đặc thù, tính chất các công trình thuộc các Chương trình này.
6- Việc thanh tra, kiểm tra, kiểm toán chi phí đầu tư xây dựng phải được thực hiện theo các căn cứ, nội dung, cách thức, thời điểm xác định, phương pháp xác định các khoản mục chi phí trong tổng mức đầu tư xây dựng, dự toán xây dựng, giá gói thầu xây dựng, hệ thống định mức xây dựng, giá xây dựng, chỉ số giá xây dựng của công trình đã được người quyết định đầu tư, chủ đầu tư thống nhất sử dụng phù hợp với các giai đoạn của quá trình hình thành chi phí theo quy định về quản lý chi phí đầu tư xây dựng tại Nghị định này.
Công cụ hỗ trợ quản lý chi phí đầu tư xây dựng
AMIS MISA được biết đến là nền tảng quản trị doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam với gần 300.000 khách hàng tin dùng. Hỗ trợ quản trị 4 trụ cột cốt lõi là Tài chính – kế toán, Marketing – Bán hàng, Nhân sự và Quản lý – Điều hành, MISA AMIS đem đến cho doanh nghiệp chuyển đổi số toàn diện, vận hành tối ưu, gia tăng năng lực cạnh tranh và đạt được sự tăng trưởng vượt bậc.
Là một nền tảng quản trị doanh nghiệp tổng thể, MISA AMIS cung cấp cho doanh nghiệp giải pháp quản lý tài chính – kế toán tiên tiến với khả năng tự động hóa nghiệp vụ, tích hợp dữ liệu liền mạch với hóa đơn điện tử, các hệ thống ngân hàng và cơ quan thuế.
Cụ thể, ở từng nghiệp vụ cốt lõi, doanh nghiệp có thể quản trị mọi hoạt động như thế nào?
– Phân hệ Kế toán – Tài chính: Quản lý kế toán, Hóa đơn điện tử, Dịch vụ chữ ký số, dịch vụ Thuế điện tử, Kết nối ngân hàng điện tử,… Ngoài ra, MISA AMIS cũng kết nối với nền tảng kế toán dịch vụ và kết nối vay vốn doanh nghiệp.
– Phân hệ Marketing – Bán hàng: Automation Marketing, Quản lý bán hàng & quan hệ khách hàng, Quản lý khuyến mại,…
– Phân hệ Quản trị nguồn nhân lực: Quản lý tuyển dụng, Thông tin nhân sự, Chấm công, Tính lương, Bảo hiểm xã hội điện tử, Kê khai Thuế TNCN điện tử.
– Phân hệ Quản lý – Điều hành: Quản lý công việc, Quản lý tài liệu, Mạng xã hội doanh nghiệp, Quản lý và đặt lịch họp, Quản lý quy trình, Quản lý tài sản, Quản lý danh bạ.
Thay vì việc sử dụng các phần mềm rời rạc, thiếu sự kết nối, giờ đây chỉ với MISA AMIS, doanh nghiệp có thể quản trị mọi hoạt động trên 1 nền tảng. Điều này hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu các quy trình, nâng cao hiệu quả hoạt động, tối ưu chi phí, nguồn lực.
Kết luận
Quản lý chi phí đầu tư xây dựng là một quá trình phức tạp đòi hỏi sự chặt chẽ và kinh nghiệm từ giai đoạn lập kế hoạch đến hoàn thành dự án. Thông qua việc áp dụng đồng bộ các phương pháp như lập dự toán chi tiết, theo dõi tiến độ thường xuyên, kiểm soát chi phí phát sinh và sử dụng hiệu quả các công cụ quản lý hiện đại, các nhà đầu tư có thể tối ưu hóa nguồn vốn và đảm bảo dự án đạt được mục tiêu đề ra.
0904 885 833
https://amis.misa.vn/
