Biên bản đại hội thành viên hợp tác xã là tài liệu quan trọng ghi nhận kết quả cuộc họp giữa các thành viên trong hợp tác xã. Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ cung cấp mẫu biên bản đại hội thành viên hợp tác xã, các nội dung cơ bản của biên bản và các câu hỏi thường gặp liên quan đến đại hội thành viên hợp tác xã.
1. Biên bản đại hội thành viên hợp tác xã là gì?
Biên bản đại hội thành viên hợp tác xã là một văn bản pháp lý quan trọng ghi nhận các nội dung thảo luận, quyết định trong đại hội thành viên của hợp tác xã. Đây là tài liệu minh bạch, chính thức thể hiện các quyết định được đưa ra trong cuộc họp, có giá trị pháp lý và là cơ sở để triển khai các hoạt động tiếp theo của hợp tác xã.
Biên bản đại hội thành viên hợp tác xã giúp các thành viên và cơ quan có thẩm quyền xác minh các hoạt động của hợp tác xã, đồng thời là cơ sở để giải quyết các tranh chấp có thể phát sinh sau này.
Có thể bạn quan tâm: Đặc điểm và vai trò của hợp tác xã
2. Mẫu biên bản đại hội thành viên hợp tác xã
Dưới đây là mẫu biên bản đại hội thành viên hợp tác xã thường được sử dụng:
Tải xuống mẫu biên bản đại hội thành viên hợp tác xã tại đây
3. Nội dung biên bản đại hội thành viên hợp tác xã
Trong biên bản đại hội thành viên hợp tác xã, cần ghi rõ các nội dung chính sau:
Địa điểm, thời gian tổ chức đại hội:
- Địa điểm: Cần ghi rõ tên và địa chỉ nơi tổ chức đại hội thành viên.
- Thời gian: Ghi rõ ngày, tháng, năm tổ chức đại hội và giờ bắt đầu, kết thúc.
Thành phần tham dự:
- Tổng số đại biểu tham gia, bao gồm tỷ lệ phần trăm so với tổng số thành viên.
- Danh sách các đại biểu khách mời, chủ tọa, thư ký và các thành viên Hội đồng quản trị có mặt trong đại hội.
Nội dung Hội nghị:
- Báo cáo kết quả hoạt động: Cần ghi rõ báo cáo về tình hình sản xuất, kinh doanh, dịch vụ trong năm hoặc nhiệm kỳ qua.
- Thông qua kế hoạch sản xuất, kinh doanh: Biên bản cần ghi nhận phương hướng và kế hoạch phát triển trong năm hoặc nhiệm kỳ tiếp theo.
- Báo cáo tài chính: Biên bản phải có báo cáo tài chính công khai, nêu rõ các chỉ tiêu tài chính quan trọng.
Báo cáo hoạt động của Ban Kiểm soát/kiểm soát viên: - Cần ghi nhận báo cáo về công tác kiểm tra, giám sát.
Báo cáo hoạt động của Hội đồng quản trị: Ghi nhận các hoạt động quản trị trong năm hoặc nhiệm kỳ qua. - Thông qua dự thảo sửa đổi, bổ sung Điều lệ (nếu có): Nêu rõ việc thông qua các sửa đổi, bổ sung đối với Điều lệ của hợp tác xã.
Các vấn đề thảo luận và biểu quyết:
- Ghi nhận những vấn đề được thảo luận, đóng góp ý kiến của đại biểu thành viên.
- Biểu quyết thông qua các báo cáo, phương án, kế hoạch và các dự thảo khác. Cần ghi rõ kết quả biểu quyết, tỷ lệ phần trăm tán thành đối với từng nội dung.
- Bầu cử: Biên bản cần ghi nhận kết quả bầu cử Hội đồng quản trị, Chủ tịch Hội đồng quản trị, Ban Kiểm soát và các chức danh quan trọng khác, với số phiếu và tỷ lệ trúng cử của từng ứng cử viên.
Kết luận đại hội:
- Nêu rõ kết luận của đại hội, bao gồm thông qua các nghị quyết, giao nhiệm vụ cho Hội đồng quản trị và các bộ phận liên quan. Cần ghi rõ thời gian kết thúc đại hội.
4. Biên bản họp đại hội thành viên hợp tác xã được thể hiện dưới hình thức nào?
Căn cứ theo Khoản 4 Điều 57 Luật Hợp tác xã 2023, quy định như sau:
Cuộc họp Đại hội thành viên phải được ghi biên bản, có thể ghi âm, ghi hình để cung cấp cho các thành viên nếu có yêu cầu. Biên bản họp phải có chữ ký của chủ tọa và thư ký. Trường hợp chủ tọa, thư ký từ chối ký thì biên bản họp có hiệu lực nếu được trên 50% thành viên tham dự đồng ý ký; biên bản ghi rõ việc chủ tọa, thư ký từ chối ký. Người ký tên trong biên bản họp chịu trách nhiệm liên đới về tính chính xác và trung thực của biên bản họp.
Theo đó, biển bản họp đại hội thành viên có thể được thể hiện dưới các hình thức sau:
- Văn bản giấy: Biên bản có thể được ghi lại dưới dạng văn bản giấy, có thể viết tay hoặc đánh máy. Đây là hình thức phổ biến và có giá trị pháp lý quan trọng.
- Ghi âm, ghi hình: Để lưu trữ thông tin minh bạch và chính xác, biên bản có thể được ghi âm hoặc ghi hình. Điều này giúp cung cấp thêm bằng chứng và minh bạch trong trường hợp có yêu cầu từ thành viên hợp tác xã.
Lưu ý: Biên bản họp phải có chữ ký của Chủ tọa và Thư ký để xác nhận tính chính thức và hợp pháp của biên bản. Trong trường hợp Chủ tọa hoặc Thư ký từ chối ký, biên bản vẫn có hiệu lực nếu trên 50% thành viên tham dự đồng ý ký. Biên bản phải ghi rõ việc Chủ tọa và Thư ký từ chối ký.
5. Những câu hỏi liên quan đến đại hội thành viên hợp tác xã?
Đại hội thành viên hợp tác xã là gì?
Đại hội thành viên là cơ quan có quyền quyết định cao nhất của hợp tác xã và liên hiệp hợp tác xã. Đại hội thành viên được tổ chức hàng năm, và có thể họp bất thường nếu cần thiết. Trong trường hợp hợp tác xã tổ chức theo mô hình quản trị rút gọn, Đại hội thành viên sẽ họp định kỳ theo quy định trong Điều lệ, nhưng ít nhất là mỗi quý một lần, và có thể tổ chức họp bất thường nếu cần.
Đại hội thành viên có thể tổ chức dưới hai hình thức: Đại hội toàn thể và Đại hội đại biểu.
- Đại hội toàn thể bao gồm tất cả các thành viên chính thức tham dự và biểu quyết trong cuộc họp.
- Đại hội đại biểu, ngược lại, bao gồm các đại biểu đại diện cho các thành viên chính thức, những người tham dự và thực hiện biểu quyết tại cuộc họp. Các hợp tác xã hoặc liên hiệp hợp tác xã có số lượng thành viên chính thức từ 50 người trở lên có thể lựa chọn tổ chức đại hội theo hình thức đại hội đại biểu.
Thông báo triệu tập Đại hội thành viên hợp tác xã phải gửi trước bao nhiêu ngày?
Căn cứ theo Khoản 1 Điều 60 Luật Hợp tác xã 2023, Thông báo triệu tập Đại hội thành viên hợp tác xã phải được gửi đến từng thành viên ít nhất 03 ngày trước ngày Đại hội thành viên khai mạc.
Thông báo này phải bao gồm các nội dung cơ bản như:
- Thời gian, địa điểm, hình thức và chương trình họp.
- Thông báo có thể được gửi bằng bản giấy, bản điện tử hoặc các phương thức khác theo quy định của Điều lệ hợp tác xã.
Đại hội thành viên hợp tác xã được triệu tập bất thường trong trường hợp nào?
Đại hội thành viên hợp tác xã được triệu tập bất thường trong các trường hợp sau, căn cứ theo Khoản 2 và Khoản 3 Điều 59 Luật Hợp tác xã 2023:
- Đối với tổ chức quản trị đầy đủ (do Hội đồng quản trị phụ trách): Đại hội thành viên bất thường có thể được triệu tập trong các trường hợp sau:
- Giải quyết những vấn đề vượt quá thẩm quyền của Hội đồng quản trị.
- Triệu tập theo đề nghị của Ban Kiểm soát hoặc ít nhất một phần ba tổng số thành viên chính thức.
- Chủ tịch Hội đồng quản trị triệu tập trong trường hợp không tổ chức được cuộc họp định kỳ của Hội đồng quản trị sau hai lần triệu tập không thành công.
- Đối với tổ chức quản trị rút gọn (do Giám đốc phụ trách): Đại hội thành viên bất thường có thể được triệu tập trong các trường hợp:
- Giải quyết những vấn đề vượt quá thẩm quyền của Giám đốc.
- Theo đề nghị của kiểm soát viên hoặc ít nhất một phần ba tổng số thành viên chính thức.
Kết luận
Trong quá trình tổ chức đại hội thành viên hợp tác xã, việc lập biên bản chính xác và đầy đủ là vô cùng quan trọng. Biên bản giúp ghi nhận các quyết định quan trọng của cuộc họp, đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm giữa các thành viên.
Để quản lý tài chính hiệu quả, các hợp tác xã có thể sử dụng phần mềm kế toán online MISA AMIS Hợp tác xã. Phần mềm này cung cấp các tính năng đặc trưng như:
- Quản lý tài chính hiệu quả: Tự động cập nhật và đồng bộ dữ liệu tài chính của hợp tác xã, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.
- Quản lý thu chi và hóa đơn điện tử: Cung cấp công cụ để quản lý thu chi nhanh chóng và phát hành hóa đơn điện tử hợp lệ, đảm bảo tính minh bạch
- Quản lý quỹ và đối tượng thanh toán: Phần mềm giúp quản lý các nguồn quỹ và đối tượng thanh toán hiệu quả, giúp kiểm soát chi phí và thu nhập.ả.
- Tích hợp với các hệ thống khác: Phần mềm MISA AMIS hợp tác xã có khả năng tích hợp với các hệ thống quản lý khác, giúp nâng cao hiệu quả công tác quản lý.
- Tự động tính toán và tạo báo cáo: Phần mềm tự động thu thập và tính toán các số liệu tài chính, đồng thời tạo ra các báo cáo tài chính chuẩn xác như báo cáo thu nhập, chi phí, và báo cáo tài chính tổng hợp theo chuẩn Thông tư 71/2024/TT-BT
Đăng ký tư vấn và Trải nghiệm ngay
0904 885 833
https://amis.misa.vn/
