Rút tiền từ tài khoản ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt là một trong những nghiệp vụ kế toán quan trọng giúp doanh nghiệp có đủ tiền mặt để chi trả các khoản cần thiết. Tuy nhiên, nếu không thực hiện đúng quy trình và hạch toán chính xác, doanh nghiệp có thể gặp sai sót trong sổ sách kế toán, ảnh hưởng đến báo cáo tài chính.
Vậy định khoản nghiệp vụ rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt như thế nào? Cần chuẩn bị những chứng từ gì? Và làm sao để thực hiện nghiệp vụ này nhanh chóng trên phần mềm kế toán online MISA AMIS? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây!
1. Định khoản nghiệp vụ rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt
Trong kế toán, khi rút tiền từ tài khoản ngân hàng về quỹ tiền mặt, doanh nghiệp cần ghi nhận khoản tiền này để phản ánh chính xác tình hình tài chính.
Bút toán định khoản như sau:
Nợ TK 111 – Tiền mặt (tăng quỹ tiền mặt)
Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng (giảm số dư tài khoản ngân hàng)
Ví dụ : Công ty A rút 50 triệu đồng từ tài khoản ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt, bút toán hạch toán như sau:
Nợ TK 111: 50.000.000 đồng
Có TK 112: 50.000.000 đồng
2. Mô tả nghiệp vụ
Mặc dù xu hướng thanh toán không dùng tiền mặt ngày càng phổ biến, nhưng trong một số trường hợp, doanh nghiệp vẫn cần rút tiền từ tài khoản ngân hàng để sử dụng tiền mặt, bao gồm:
- Chi trả lương, thưởng cho nhân viên bằng tiền mặt: Một số doanh nghiệp nhỏ hoặc các công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, sản xuất thường trả lương cho công nhân bằng tiền mặt.
- Thanh toán các chi phí nhỏ lẻ: Các khoản như tiếp khách, công tác phí, chi phí văn phòng phẩm, sửa chữa nhỏ thường được thanh toán bằng tiền mặt.
- Mua hàng hóa, nguyên vật liệu không có hóa đơn VAT: Một số nhà cung cấp nhỏ hoặc tiểu thương không xuất hóa đơn giá trị gia tăng (VAT), nên doanh nghiệp phải thanh toán bằng tiền mặt.
- Chi trả các khoản phí, thuế bằng tiền mặt: Một số khoản thuế, phí vẫn được chấp nhận nộp trực tiếp bằng tiền mặt tại ngân hàng hoặc kho bạc nhà nước.
Quy trình thực hiện nghiệp vụ rút tiền ngân hàng về quỹ tiền mặt như sau:
Bước 1: Lập giấy đề nghị rút tiền gửi ngân hàng
- Kế toán lập Giấy đề nghị rút tiền gửi ngân hàng, ghi rõ số tiền rút, mục đích sử dụng và trình lên Giám đốc/Tổng Giám đốc hoặc người có thẩm quyền duyệt.
- Nếu doanh nghiệp rút tiền bằng séc rút tiền mặt, kế toán sẽ điền đầy đủ thông tin vào séc và gửi cho ngân hàng.
Bước 2: Rút tiền tại ngân hàng
- Sau khi giấy đề nghị được duyệt, kế toán hoặc thủ quỹ sẽ mang séc hoặc ủy nhiệm chi đến ngân hàng để rút tiền.
- Ngân hàng sẽ xác nhận giao dịch và cung cấp Giấy báo nợ hoặc Biên lai rút tiền.
Bước 3: Nhập quỹ tiền mặt
- Sau khi nhận tiền từ ngân hàng, kế toán lập Phiếu thu để ghi nhận số tiền nhập quỹ.
- Thủ quỹ ký xác nhận đã nhận đủ số tiền và ghi vào Sổ quỹ tiền mặt.
Bước 4: Hạch toán vào phần mềm kế toán
- Kế toán ghi nhận giao dịch vào sổ sách kế toán, cập nhật số dư trên hệ thống kế toán.
3. Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt cần chứng từ gì?
Khi thực hiện nghiệp vụ này, kế toán cần chuẩn bị và lưu trữ các chứng từ sau để đảm bảo tính hợp lệ và dễ dàng kiểm soát:
- Giấy đề nghị rút tiền gửi ngân hàng – Do kế toán lập và gửi lên lãnh đạo duyệt.
- Ủy nhiệm chi (UNC) hoặc Séc rút tiền – Chứng từ rút tiền tại ngân hàng.
- Giấy báo nợ hoặc Biên lai rút tiền từ ngân hàng – Do ngân hàng cấp khi hoàn tất giao dịch.
- Phiếu thu – Kế toán lập để ghi nhận tiền mặt nhập quỹ.
- Sổ quỹ tiền mặt & Sổ tiền gửi ngân hàng – Để theo dõi biến động tài khoản.
Lưu ý:
- Chứng từ rút tiền phải có đủ chữ ký của các bên liên quan (kế toán, thủ quỹ, giám đốc)
- Số tiền ghi trên phiếu thu phải trùng khớp với số tiền rút từ ngân hàng.
Ghi rõ nội dung giao dịch trên các chứng từ kế toán để tránh sai sót.
4. Hướng dẫn rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt trên phần mềm kế toán online MISA AMIS
Để giúp doanh nghiệp thực hiện nghiệp vụ rút tiền ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt nhanh chóng, chính xác, phần mềm kế toán online MISA AMIS cung cấp tính năng hạch toán tự động. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:
Bước 1: Truy cập phần mềm kế toán online MISA AMIS
- Đăng nhập vào phần mềm kế toán online MISA AMIS
- Chọn Phân hệ Tiền mặt.
Bước 2: Thêm mới chứng từ rút tiền
- Chọn chọn chức năng “Thu tiền”
- Chọn loại chứng từ “Rút tiền gửi về nhập quỹ”.
Bước 3: Nhập thông tin giao dịch
- Ngày hạch toán: Chọn ngày rút tiền thực tế.
- Số chứng từ: Nhập số phiếu thu tương ứng.
- TK Nợ: 1111 – Tiền mặt (ghi nhận số tiền nhập quỹ).
- TK Có: 1121 – Tiền gửi ngân hàng (ghi nhận số tiền rút từ tài khoản ngân hàng).
- Số tiền: Nhập đúng số tiền thực tế rút.
- Diễn giải: Ghi rõ nội dung giao dịch, ví dụ: “Rút tiền từ ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt để thanh toán lương tháng 2/2025.”
Bước 4: Kiểm tra và lưu chứng từ
- Kiểm tra lại thông tin sau đó nhấn Cất để lưu
Bước 5: In chứng từ & đối chiếu sổ sách
- Chọn chức năng In trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu phiếu thu cần in.
Lưu ý:
- Trường hợp Thủ quỹ có tham gia sử dụng phần mềm, sau khi phiếu thu rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt được lập, chương trình sẽ tự động sinh ra phiếu thu
trên tab Đề nghị thu, chi của Thủ quỹ. Thủ quỹ sẽ thực hiện ghi sổ phiếu thu vào sổ quỹ. - Nghiệp vụ trên có thể thực hiện trên phân hệ Tiền mặt hoặc Tiền gửi. Tuy nhiên, kế toán nên thực hiện trên phân hệ tiền mặt để phục vụ cho việc lấy chứng từ lên sổ quỹ của Thủ quỹ
Xem video hướng dẫn nhập quỹ tiền mặt trên phần mềm kế toán online MISA AMIS
Kết luận
Nghiệp vụ rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt là một quy trình quan trọng giúp doanh nghiệp có đủ tiền mặt để thanh toán các khoản chi cần thiết. Tuy nhiên, để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong kế toán, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các bước từ chuẩn bị chứng từ, hạch toán đến cập nhật số liệu trên hệ thống.
Để tối ưu quy trình kế toán, doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm kế toán online MISA AMIS – giải pháp hiện đại giúp tự động hóa các nghiệp vụ tài chính kế toán, giảm sai sót và tiết kiệm thời gian. Phần mềm kế toán online MISA AMIS mang đến nhiều tính năng vượt trội như:
- Hạch toán tự động: Giúp kế toán ghi nhận nghiệp vụ nhanh chóng, chính xác.
- Kết nối trực tiếp với ngân hàng: Theo dõi số dư tài khoản và thực hiện giao dịch ngay trên phần mềm.
- Quản lý quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng: Tự động cập nhật số liệu, hỗ trợ đối chiếu sổ sách dễ dàng.
- Lưu trữ chứng từ điện tử: Giúp kế toán truy xuất và kiểm tra dữ liệu mọi lúc, mọi nơi.
- Báo cáo tài chính tự động: Hỗ trợ xuất báo cáo theo đúng chuẩn mực kế toán Việt Nam.
Với phần mềm kế toán online MISA AMIS, doanh nghiệp có thể quản lý tài chính – kế toán một cách chuyên nghiệp, chính xác và hiệu quả hơn bao giờ hết. Đăng ký dùng thử ngay để trải nghiệm những tính năng vượt trội của phần mềm!
0904 885 833
https://www.misa.vn/
