Quy trình, công việc kế toán công nợ phải thu trong doanh nghiệp

Kế toán công nợ phải thu là một vị trí kế toán quan trọng trong doanh nghiệp. Việc thu hồi các khoản phải thu đúng hạn giúp dòng tiền của doanh nghiệp đúng kế hoạch, tránh rủi ro về công nợ quá hạn gây mất an toàn tài chính của doanh nghiệp.

Bài viết sau đây tổng hợp và cung cấp cái nhìn từ tổng quan tới chi tiết quy trình kế toán công nợ phải thu trong doanh nghiệp, giúp bạn đọc hiểu rõ hơn vị trí mà mình làm việc hoặc quản lý.

1. Khái niệm nợ phải thu

Đối với một kế toán công nợ phải thu, việc nắm chắc những nguyên lý, cơ sở của kế toán, đặc biệt nội dung kế toán các khoản phải thu là điều kiện đầu tiên và tiên quyết để thực hiện tốt công việc.

1.1 Nợ phải thu là gì?

Trong quá trình sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp thực hiện các hoạt động: cho vay; bán hàng hóa, dịch vụ, công cụ tài chính… chưa nhận thanh toán ngay, chưa nhận thanh toán đủ; cấp vốn cho đơn vị cấp dưới phụ thuộc; tạm ứng cho CBCNV; ký quỹ, ký cược,… từ đó phát sinh các quyền đòi nợ, đòi thanh toán gọi chung là những khoản nợ phải thu (tiếng Anh là Receivables hoặc Accounts receivable)

Nợ phải thu xác định quyền lợi của doanh nghiệp về một khoản tiền, hàng hóa, dịch vụ,… mà doanh nghiệp sẽ thu về trong tương lai. Nợ phải thu là một tài sản của doanh nghiệp đang để/đang bị các đơn vị, tổ chức kinh tế, cá nhân khác sử dụng/chiếm dụng mà doanh nghiệp có trách nhiệm phải thu hồi.

Tại thời điểm lập Báo cáo tài chính, các khoản nợ phải thu được thể hiện ở phần Tài sản của Bảng CĐKT.

1.2 Phân loại nợ phải thu

Phân theo nội dung kinh tế, các khoản nợ phải thu bao gồm:

– Phải thu khách hàng

– Thuế GTGT được khấu trừ

– Khoản phải thu nội bộ

– Khoản phải thu khác

– Khoản tạm ứng

– Khoản cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược

– Dự phòng phải thu khó đòi

Theo thời hạn thanh toán, các khoản phải thu chia thành hai loại: nợ phải thu ngắn hạn và nợ phải thu dài hạn. Cũng vì thời hạn khác nhau mà Nợ phải thu ngắn hạn thuộc phần Tài sản ngắn hạn, còn Nợ phải thu dài hạn thuộc phần Tài sản dài hạn trên Bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp.

1.3 Nguyên tắc kế toán công nợ phải thu

Trong phạm vi hướng dẫn, bài viết dựa trên cơ sở Doanh nghiệp áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.

Nguyên tắc kế toán các khoản nợ phải thu quy định chi tiết tại: Điều 17 Thông tư 200/2014/TT-BTC.

– Các khoản phải thu được theo dõi chi tiết theo kỳ hạn, đối tượng, loại nguyên tệ phải thu và các yếu tố khác theo nhu cầu quản lý của doanh nghiệp;

– Phải phân loại phải thu của khách hàng, phải thu nội bộ, phải thu khác;

– Khi lập Báo cáo tài chính, kế toán căn cứ kỳ hạn còn lại của các khoản phải thu để phân loại là dài hạn hoặc ngắn hạn;

– Đánh giá lại cuối kỳ khi lập Báo cáo tài chính các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ;

– Trích lập dự phòng phải thu khó đòi theo quy định.

1.4 Dự phòng nợ phải thu khó đòi

Dự phòng nợ phải thu khó đòi là dự phòng phần giá trị tổn thất của các khoản nợ phải thu đã quá hạn thanh toán và khoản nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng có khả năng không thu hồi được đúng hạn.

Kế toán công nợ có trách nhiệm trích lập dự phòng phải thu khó đòi theo đúng hướng dẫn chi tiết tại Điều 45. tài khoản 229 – dự phòng tổn thất tài sản, Thông tư 200 và quy định tại Thông tư 48/2019/TT-BTC.

Từ cơ sở lý thuyết, người làm kế toán công nợ phải thu dựa trên thực tế, bản chất các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp để áp dụng đúng.

2. Các tài khoản kế toán công nợ phải thu

Khoản phải thu của khách hàng TK 131

Nội dung: Phải thu của khách hàng là khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, bất động sản đầu tư, tài sản cố định, các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ; khoản phải thu của người nhận thầu XDCB với người giao thầu về khối lượng công tác XDCB đã hoàn thành; các khoản phải thu về tiền bán hàng xuất khẩu của bên giao ủy thác thông qua bên nhận ủy thác;

Lưu ý:

Tại một thời điểm, tài khoản cấp 1 Phải thu của khách hàng chỉ có số dư bên Nợ hoặc số dư bên Có chứ không có số dư cả hai bên.

Khi lập BCTC: Số liệu kế toán tài khoản 131 lấy lên báo cáo tài chính là số liệu tài khoản kế toán chi tiết.

Chi tiết tại bài viết: Hạch toán chuyên sâu tài khoản 131 – Phải thu khách hàng

Thuế GTGT được khấu trừ TK 133

TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ

TK 1332: Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ

Nội dung: Thuế GTGT được khấu trừ là số tiền doanh nghiệp nộp cho nhà nước khi mua vật tư, hàng hóa, TSCĐ thông qua người bán (bên bán áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) để khi bán sản phẩm. hàng hóa của mình sẽ được khấu trừ hoặc được nhà nước hoàn lại theo quy định của Luật thuế.

Bản chất thuế GTGT là thuế đánh vào người tiêu dùng nhưng được các nhà sản xuất kinh doanh nộp hộ người tiêu dùng thông qua việc tính thuế này và giá bán mà người tiêu dùng phải thanh toán.

Hướng dẫn chi tiết: Hạch toán chuyên sâu tài khoản 133 theo thông tư 200

Khoản phải thu nội bộ TK 136

Nội dung: Phải thu nội bộ gồm các khoản phải thu giữa đơn vị cấp trên và đơn vị cấp dưới trực thuộc không có tư cách pháp nhân và hạch toán phụ thuộc, có tổ chức kế toán riêng (như các chi nhánh, xí nghiệp, Ban quản lý dự án…) hoặc giữa các đơn vị cấp dưới với nhau.

Hướng dẫn chi tiết: Điều 20. Tài khoản 136 – Phải thu nội bộ Thông tư 200

Khoản phải thu khác TK 138

Nội dung: Khoản phải thu khác là các khoản thu ngoài những khoản đã được phản ánh từ TK 131, 136 bao gồm:

• Trị giá tài sản thiếu chưa rõ nguyên nhân đang chờ xử lý;
• Các khoản phải thu về tiền bồi thường vật chất do các cá nhân, đơn vị trong và ngoài doanh nghiệp gây ra;
• Các khoản phải thu do cho các đơn vị, cá nhân vay mượn bằng tài sản phi tiền tệ;
• Các khoản chi sinh nhật, chi ĐTXDCB, CPSXKD nhưng không được phê duyệt phải thu hồi…;
• Các khoản đơn vị nhận ủy thác chi hộ đơn vị ủy thác xuất khẩu về phí ngân hàng, giám định hải quan, vận chuyển, bốc dỡ;
• Cổ tức, lợi nhuận… phải thu từ Hợp đồng đầu tư tài chính.
• Các khoản phải thu phát sinh khi cổ phần hóa DNNN như chi phí cổ phần hóa, trợ cấp cho người lao động thôi việc, mất việc, hỗ trợ đào tạo lại lao động,…

Hướng dẫn chi tiết: Điều 21. Tài khoản 138 – Phải thu khác, Thông tư 200

Khoản tạm ứng TK 141

Nội dung: Phải thu của người nhận tạm ứng là một khoản tiền hoặc vật tư do doanh nghiệp giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh hoặc giải quyết một số công việc nào đó được phê duyệt.

Hướng dẫn chi tiết tại bài viết: Hạch toán chuyên sâu tài khoản 141 – Tạm ứng

Khoản cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược TK 244

Nội dung: Phải thu về các khoản cầm cố, ký quỹ, ký cược để vay vốn hoặc để nhận sự bảo lãnh hoặc tạo ra sự ràng buộc về mặt pháp lý giữa doanh nghiệp với đối tác bên ngoài trong quá trình hoạt động.

3. Mô tả công việc kế toán công nợ phải thu

Ở các doanh nghiệp khác nhau, mô tả chi tiết công việc của vị trí kế toán công nợ phải thu khác nhau. Tuy nhiên, những nhiệm vụ và công việc chính thường phát sinh mà kế toán công nợ cần nắm như sau:

Nhiệm vụ ghi chép: tính toán, ghi chép, phản ánh một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác các khoản nợ phải thu từng đối tượng, từng nghiệp vụ phát sinh trong doanh nghiệp;

Chi tiết các công việc hàng ngày bao gồm:

• Nhận hợp đồng kinh tế của các bộ phận; kiểm tra nội dung, các điều khoản trong hợp đồng có liên quan đến điều khoản thanh toán; có thể phải thống kê, theo dõi các hợp đồng đầu ra phát sinh trong năm, vào mã hợp đồng trong Phần mềm quản lý để theo dõi theo từng hợp đồng của từng khách hàng (với các công ty cung cấp dịch vụ, công ty xây dựng).
• Thêm mã khách hàng lên Phần mềm kế toán đối với các khách hàng mới; quản lý danh mục mã khách hàng; sửa mã trên đối với khách hàng, nhà cung cấp có sự chuyển nhượng hoặc thay đổi…
• Với doanh nghiệp xây dựng, dịch vụ, hàng ngày nhân viên kế toán công nợ phải thu tiếp nhận hồ sơ nghiệm thu, kiểm tra các số liệu trên hồ sơ đã khớp số chi tiết, số tổng hợp, các số liệu lũy kế của các lần nghiệm thu, thanh toán trước chưa,… xuất hóa đơn bán hàng. Với doanh nghiệp thương mại, kế toán viên tiếp nhận đơn đặt hàng, phiếu yêu cầu xuất kho, kiểm tra các số liệu trong đơn hàng với các quy định về giá bán, kiểm tra hạn mức tín dụng của khách hàng, kiểm tra số liệu đề nghị xuất kho với số liệu hàng tồn thực tế trong kho…xuất kho bán hàng, phát hành hóa đơn cho khách hàng.
• Hạch toán hóa đơn bán hàng lên Phần mềm kế toán, ghi nhận công nợ với khách hàng nếu phát sinh.
• Gửi hóa đơn bán hàng kèm Đề nghị thanh toán cho khách hàng nhanh nhất.
• Theo dõi, hạch toán những khoản công nợ phải thu phát sinh khác ngoài các khoản nợ phải thu của khách hàng.

Tải ngay: File excel quản lý công nợ chi tiết, hiệu quả

Nhiệm vụ kiểm soát: tổ chức kiểm tra, giám sát, kiểm soát chặt chẽ việc chấp hành các quy định của pháp luật; các quy định, quy chế của doanh nghiệp về tài chính, bán hàng, hạn mức tín dụng…; chủ động các biện pháp nhắc nợ, thu nợ.

Chi tiết các công việc hàng ngày hoặc định kỳ theo kế hoạch:

• Xem xét, kiểm tra hạn mức tín dụng, thời hạn thanh toán của các khoản nợ phải thu, đối chiếu với các điều khoản hợp đồng, các quy định, quy chế của công ty để có kế hoạch đề nghị thanh toán; nhắc nợ;
• Gửi Đề nghị thanh toán, email, gọi điện cho khách hàng thông báo về tình hình thanh toán công nợ về số tiền còn nợ;
• Đôn đốc thu hồi các khoản nợ phải thu; đưa ra các cảnh báo kịp thời về công nợ quá hạn, công nợ khó đòi,…
• Định kỳ làm Biên bản đối chiếu, xác nhận công nợ.
• Đánh giá lại cuối kỳ khi lập Báo cáo tài chính các khoản phải thu tiền tệ có gốc ngoại tệ;
• Xác minh bằng văn bản đối với các khoản nợ tồn đọng lâu ngày chưa và khó có khả năng thu hồi được để làm căn cứ lập dự phòng phải thu khó đòi; trích lập dự phòng các khoản công nợ quá hạn theo quy định;

Nhiệm vụ báo cáo: báo cáo kịp thời (thường xuyên và định kỳ) những thông tin về tình hình công nợ để ban lãnh đạo làm cơ sở, căn cứ cho việc đề ra các quyết định quản trị.

Các công việc cụ thể định kỳ, đột xuất từng lần như:

• Báo cáo tình hình thực hiện các kế hoạch về công nợ phải thu; báo cáo công nợ phải thu theo tuổi nợ;
• Phân tích, đánh giá các khoản công nợ phải thu về thời hạn, khả năng thanh toán…;
• Tham mưu cho Ban lãnh đạo chính sách thu nợ; hạn mức tín dụng với từng nhóm khách hàng hoặc khách hàng,…
• Lưu giữ chứng từ, sổ sách, báo cáo… liên quan đến kế toán công nợ.

Nhân viên kế toán công nợ phải thu khéo léo vận dụng các kiến thức, kỹ năng để hoàn thành tốt công việc được giao.

4. Quy trình kế toán công nợ phải thu hiệu quả

Thu hồi công nợ đúng kế hoạch, thời hạn là một trong những nhiệm vụ quan trọng của kế toán công nợ. Tại nhiều đơn vị, kế toán công nợ chưa xác định rõ tầm quan trọng của việc quản lý thu hồi công nợ cũng như nhận thức đúng về chức năng vị trí của mình nên chưa thực sự sát sao với công việc. Bước cuối cùng, và cũng là bước quan trọng nhất đánh giá hiệu quả công việc của một nhân viên kế toán công nợ là kết quả thu hồi công nợ. Để quản lý tốt công nợ phải thu, bạn cần:

Thứ nhất, nắm được danh mục khách nợ, phân nhóm đối tượng khách nợ theo các tiêu chí khác nhau thuận tiện cho việc quản lý như: khách hàng, các đơn vị thành viên phụ thuộc phát sinh các khoản phải thu, các đối tượng phải thu khác.

Trong nhóm khách hàng phải thu, kế toán công nợ có thể tiếp tục phân thành các nhóm nhỏ để dễ quản lý như nhóm khách hàng doanh nghiệp, nhóm khách hàng cá nhân; nhóm khách hàng doanh nghiệp tư nhân, nhóm khách hàng là những đơn vị hành chính nhà nước,…

Thứ hai, kế toán công nợ cần tạo một hệ thống theo dõi, báo cáo công nợ phải thu hoàn chỉnh. Nhờ sự phát triển của khoa học công nghệ, chuyển đổi số, hiện nay đã có những phần mềm kế toán thông minh, có thể tích hợp với các phần mềm quản lý khác như phần mềm bán hàng. Được đánh giá cao nhất hiện nay trên thị trường là phần mềm kế toán online MISA AMIS với đầy đủ các tính năng thông minh vượt trội trong quản lý công nợ như: có thể tự động hạch toán hóa đơn đầu vào, đầu ra; lên được các báo cáo tuổi nợ một cách tự động và chính xác.

Việc của kế toán là theo dõi và nhập liệu chính xác những thông tin yếu tố đầu vào như thời hạn thanh toán đối với từng hợp đồng, hóa đơn, khách hàng, đơn hàng, tình hình thanh toán chi tiết cho từng hóa đơn, hợp đồng,…lên phần mềm kế toán.

Ngoài việc tận dụng tối đa những tính năng tự động hóa và thuận tiện từ phần mềm, do yêu cầu quản lý công nợ phải thu ở mỗi đơn vị khác nhau và không đồng nhất giữa các khách hàng, các đối tượng phải thu trong cùng một đơn vị nên kế toán công nợ phải thu có thể tự xây dựng những file excel quản lý dữ liệu công nợ phải thu riêng để chủ động và thuận tiện hơn trong công việc.

Đối với các vị trí kế toán công nợ phải thu trong những công ty xây dựng thì việc xây dựng một hệ thống quản trị, báo cáo công nợ phải thu là điều bắt buộc do đặc thù ngành xây dựng khách hàng ứng trước tiền thực hiện hợp đồng và khoản ứng trước này được khấu trừ tương ứng theo tỷ lệ trong những lần thanh toán kế tiếp… chi tiết theo nội dung của từng hợp đồng.

Thứ hai, duy trì tốt các mối quan hệ với các phòng ban bộ phận khác trong doanh nghiệp, với khách hàng và đối tác. Kịp thời phát hiện tình hình thiếu khả năng thanh toán của các đối tác để báo cáo lãnh đạo, có biện pháp xử lý kịp thời .

Thứ ba, gửi hóa đơn, chứng từ đến khách hàng nhanh chóng; xem lại khoản phải thu thường xuyên; gọi điện nhắc nợ; duy trì nhật ký thu nợ; tham gia, góp ý cải tiến quy trình thu nợ.

5. Cần có cái nhìn tổng quan để nhìn nhận đúng đắn về các khoản phải thu tại doanh nghiệp

Trước khi đi vào các công việc kế toán chi tiết ở bất cứ một doanh nghiệp nào, việc đầu tiên và quan trọng nhất mà phần lớn chúng ta thường bỏ qua, đó nhìn nhận tổng quan, hệ thống về doanh nghiệp; trong việc nhìn nhận, đánh giá các khoản phải thu cũng như vậy.

Thứ nhất, tìm hiểu loại hình doanh nghiệp; quy mô; lĩnh vực ngành nghề hoạt động; mục tiêu, loại khách hàng mà doanh nghiệp hướng tới…từ đó xác định đa số các khoản phải thu ở doanh nghiệp hình thành từ các hoạt động kinh tế nào.

Ví dụ, hoạt động chính của doanh nghiệp thương mại là mua và nhập khẩu hàng hóa để bán lại cho các cửa hàng, đại lý, người tiêu dùng thì khoản phải thu chủ yếu là tiền thu về từ hoạt động bán hàng hóa. Nếu doanh nghiệp có các chi nhánh, cửa hàng… thì có thể phát sinh những khoản phải thu nội bộ.

Thứ hai, nắm rõ cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp đặc biệt là cơ cấu tổ chức phòng kế toán… từ đó xác định được vị trí chức năng nhiệm vụ, cách tác nghiệp trong công việc với Kế toán trưởng, kế toán viên phần hành, các phòng/ban chức năng khác… tạo sự thuận lợi, trơn tru trong quá trình làm việc.

Ngoài ra, kế toán công nợ phải thu cũng cần xác định được các khoản mục phải thu phát sinh hoặc có khả năng phát sinh ở doanh nghiệp; khoản mục nào bạn có trách nhiệm phải theo dõi, khoản mục nào đã được giao cho kế toán viên phần hành khác.

Ví dụ thực tế, tại các công ty vừa và lớn, vị trí kế toán công nợ phải thu ở các công ty sẽ phụ trách kế toán các khoản phải thu từ khách hàng, phải thu nội bộ, phải thu khác,… Riêng khoản phải thu từ người nhận tạm ứng thường được giao cho vị trí kế toán thanh toán theo dõi. Trường hợp các doanh nghiệp nhỏ, một nhân viên kế toán kiêm nhiệm nhiều phần hành.

Với những doanh nghiệp thương mại có hệ thống chi nhánh, cửa hàng,…tùy vào quy mô doanh nghiệp và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, nhân viên kế toán bán hàng có thể đồng thời theo dõi, báo cáo công nợ phải thu hoặc doanh nghiệp bố trí nhân viên công nợ phải thu theo dõi, kiểm soát và báo cáo các khoản phải thu chung cho toàn hệ thống các chi nhánh, cửa hàng.

Thứ ba, kế toán công nợ cần nắm rõ chế độ và các chính sách kế toán doanh nghiệp áp dụng; các quy định, quy chế, quy trình xử lý công việc đặc thù của doanh nghiệp… để thực hiện đúng.

6. Những sai lầm kế toán công nợ phải thu thường mắc phải

• Chưa hệ thống phân nhóm khách hàng để quản lý, không nắm được danh mục khách hàng/đối tượng phải thu do mình quản lý;
• Việc tạo các khách hàng mới trong hệ thống không được xét duyệt đầy đủ;cùng một khách hàng nhưng theo dõi theo nhiều đối tượng; các khoản phải thu không rõ đối tượng;
• Không theo dõi tuổi nợ chính xác; cụ thể là việc không nhập liệu chi tiết các thông số đầu vào về thời hạn thanh toán,…lên phần mềm kế toán và cũng không có hệ thống theo dõi hạn nợ riêng;
• Chưa có kế hoạch về quản lý và thu hồi công nợ từ việc gửi Đề nghị thanh toán, gửi email, gọi điện nhắc nợ, …
• Không tiến hành đối chiếu cuối kỳ cho các khoản phải thu;
• Chưa có chính sách tín dụng cụ thể, hoặc không được cập nhật;
• Ghi nhận doanh thu và khoản phải thu không đúng kỳ kế toán;
• Chưa tiến hành đánh giá lại các khoản phải thu gốc ngoại tệ cuối kỳ;
• Chưa trích lập đầy đủ dự phòng các khoản phải thu bị quá hạn hoặc không có khả năng thu hồi;
• …

Trên đây là những tổng hợp, chia sẻ của MISA AMIS về vị trí kế toán công nợ phải thu tại doanh nghiệp. Chúng tôi hy vọng mang đến bạn nhiều thông tin hữu ích!

Để giúp giải phóng nhân lực, giảm thiểu khối lượng công việc cho người làm kế toán không chỉ với riêng kế toán công nợ mà còn với tất cả các phần hành, MISA đã phát triển phần mềm kế toán online MISA AMIS với lợi ích vượt trội hỗ trợ doanh nghiệp quản lý công nợ khách hàng, nhà cung cấp, đối tác một cách hiệu quả:

• Tổng hợp công nợ phải thu theo từng khách hàng, nhân viên bán hàng, bộ phận bán hàng, thị trường
• Tổng hợp công nợ phải thu theo hóa đơn: Bao nhiêu công nợ đã xuất hóa đơn chưa thu được tiền, Bao nhiêu công nợ chưa xuất hóa đơn
• Tổng hợp công nợ phải thu theo hạn nợ: Nợ chưa đến hạn, Nợ quá hạn (1-30 ngày, 30- 60 ngày, …, nợ quá hạn khó đòi)
• Quản lý công nợ phải thu theo từng hợp đồng, đơn đặt hàng
• Cho phép xem nhanh công nợ trên danh sách để biết được tình trạng nợ của từng khách hàng, chi tiết từng chứng từ công nợ của khách hàng đó
• Cho phép kế toán tự thiết lập các khoản nợ tùy theo nhu cầu quản lý của doanh nghiệp
• Tự động đối trừ công nợ, bù trừ công nợ giữa khách hàng vừa là khách hàng, vừa là nhà cung cấp của doanh nghiệp
• Nhắc nhở và gửi email đối chiếu công nợ định kỳ với khách hàng, nhà cung cấp để đảm bảo số liệu công nợ luôn khớp đúng.

Phần mềm kế toán online MISA AMIS đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý công nợ của doanh nghiệp. Tham khảo ngay phần mềm kế toán MISA AMIS để công tác quản lý tài chính – kế toán hiệu quả hơn:

Trải nghiệm miễn phí