10+ Tiêu chí lựa chọn phần mềm tính lương cho doanh nghiệp

Quản lý lương thưởng là hiệu quả là một trong những yếu tố quan trọng để giúp doanh nghiệp hoạt động ổn định. Việc lựa chọn phần mềm tính lương hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả làm việc. Cùng MISA AMIS HRM khám phá những tiêu chí lựa chọn phần mềm tính lương quan trọng qua bài viết ngay dưới đây

Vì sao doanh nghiệp cần phần mềm tính lương?

Trong thời đại công nghệ số, các doanh nghiệp đang ngày càng tìm kiếm những giải pháp hiệu quả để quản lý hoạt động của mình. Đặc biệt, vấn đề tính lương và quản lý nhân sự luôn là những mối quan tâm hàng đầu của các chủ doanh nghiệp.

Vấn đề khi quản lý tính lương truyền thống

Phương pháp tính lương thủ công hoặc bằng bảng tính Excel thường gặp phải những hạn chế sau:

• Khó theo dõi dữ liệu chấm công: Việc quản lý hàng loạt dữ liệu chấm công trên giấy hoặc các file Excel riêng lẻ dễ dẫn đến việc thất lạc, khó đối chiếu và gây ra nhiều sai sót.
• Thời gian xử lý chậm: Quá trình tính lương, kiểm tra và xuất báo cáo thường tốn nhiều thời gian, đặc biệt khi doanh nghiệp có số lượng nhân viên lớn.
• Lỗi nhập liệu: Các sai sót trong quá trình nhập liệu dữ liệu chấm công, tính toán lương có thể dẫn tới việc trả lương sai cho nhân viên, gây ra những rắc rối không đáng có
• Khó quản lý các chế độ phức tạp: Với các doanh nghiệp có nhiều chế độ lương, thưởng, phụ cấp khác nhau, việc quản lý bằng phương pháp thủ công trở nên phức tạp và rất dễ xảy ra sai sót.

Lợi ích của phần mềm tính lương

Việc sử dụng phần mềm tính lương sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết hiệu quả những vấn đề trên và mang lại nhiều lợi ích như:

• Chính xác, ít sai sót: Phần mềm tự động tính toán các khoản thu nhập, khấu trừ, thuế theo công thức đã được lập trình sẵn, đảm bảo tính chính xác cao
• Tiết kiệm thời gian: Quá trình tính lương được rút ngắn đáng kể, giúp nhân viên có nhiều thời gian để làm các công việc khác
• Tối ưu chi phí vận hành và quản trị: Giảm thiểu chi phí nhân lực, giấy tờ và các chi phí phát sinh khác
• Minh bạch: Tất cả các dữ liệu về lương, thưởng, khấu trừ đều được lưu trữ và quản lý một cách minh bạch, dễ dàng truy xuất khi cần
• Tuân thủ pháp luật: Phần mềm thường xuyên được cập nhật theo quy định của pháp luật, giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ các quy định về thuế, bảo hiểm.

Các tiêu chí lựa chọn phần mềm tính lương

Để lựa chọn được phần mềm tính lương phù hợp, doanh nghiệp cần cân nhắc những tiêu chí sau: 

Cung cấp đầy đủ dịch vụ về tính lương của doanh nghiệp

• Tính lương cơ bản: Tính toán lương cơ bản, phụ cấp, thưởng, khấu trừ.
• Tính thuế TNCN: Tự động tính toán và kê khai thuế thu nhập cá nhân 
• Quản lý bảo hiểm xã hội: Quản lý các khoản đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế
• Quản lý chấm công: Tích hợp với hệ thống chấm công để tự động cập nhật dữ liệu

Tự động hóa quy trình tính lương 

• Nhập liệu nhanh chóng: Cho phép nhập dữ liệu nhân viên, chấm công một cách nhanh chóng và dễ dàng
• Tính toán tự động: Tự động tính toán các khoản lương, thưởng, khấu trừ theo công thức đã cài đặt 
• Tạo báo cáo tự động: Tạo các báo cáo lương, báo cáo thuế tự động theo định kỳ

Minh bạch và tuân thủ pháp luật

• Minh bạch: Tất cả các dữ liệu về lương, thưởng, khấu trừ đều được lưu trữ và quản lý một cách minh bạch
• Tuân thủ pháp luật: Phần mềm cập nhật liên tục các quy định về thuế, bảo hiểm, đảm bảo doanh nghiệp luôn tuân thủ pháp luật

Giao diện thân thiện và dễ sử dụng

• Giao diện trực quan: Dễ dàng sử dụng, không yêu cầu người dùng có kiến thức chuyên môn về công nghệ thông tin
• Dễ học: Có hướng dẫn sử dụng chi tiết, dễ dàng làm quen 

Bảo mật dữ liệu và thông tin tính lương 

• Bảo mật cao: Đảm bảo bảo mật thông tin cá nhân của nhân viên
• Quyền truy cập: Quyền truy cập vào hệ thống được phân cấp rõ ràng

Phần mềm có chi phí phù hợp 

• Chi phí hợp lý: Chi phí phần mềm phải phù hợp với quy mô và khả năng tài chính của doanh nghiệp 
• Chi phí ẩn: Cần xem xét các chi phí phát sinh như chi phí bản quyền, phí nâng cấp, phí hỗ trợ kỹ thuật

Dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác

• Tích hợp với hệ thống chấm công: Giúp tự động cập nhật dữ liệu chấm công vào phần mềm tính lương 
• Tích hợp với hệ thống quản lý nhân sự: Giúp quản lý toàn diện thông tin nhân viên

Số lần bảo trì hệ thống

• Ít bảo trì: Phần mềm hoạt động ổn định, ít xảy ra lỗi và cần bảo bảo

Độ uy tín cao

• Nhà cung cấp uy tín: Lựa chọn nhà cung cấp có uy tín trên thị trường, có nhiều khách hàng sử dụng

Dịch vụ hỗ trợ và chăm sóc khách hàng tốt

• Hỗ trợ kỹ thuật: Có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp, sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc
• Đào tạo: Cung cấp các khóa đào tạo để người dùng làm quen và sử dụng phần mềm hiệu quả

Trải nghiệm gói dùng thử trước khi ra quyết định

• Dùng thử miễn phí: Hầu hết các phần mềm đều cung cấp gói dùng thử miễn phí, giúp doanh nghiệp đánh giá và so sánh các tính năng trước khi quyết định mua

Tính năng tính lương tự động của AMIS Tiền Lương

Amis Tiền Lương là một trong những phần mềm tính lương hàng đầu tại Việt Nam, được nhiều doanh nghiệp tin dùng. Phần mềm tiền lương của Misa sở hữu nhiều tính năng nổi bật như: 

• Tự động tính toán: Tự động tính toán lương, thưởng, khấu trừ, thuế TNCN theo công thức cài đặt sẵn
• Tích hợp chấm công: Tích hợp với các thiết bị chấm công, tự động cập nhật dữ liệu chấm công vào phần mềm
• Báo cáo đa dạng: Cung cấp nhiều loại báo cáo chi tiết về lương, thuế, bảo hiểm
• Bảo mật cao: Bảo vệ thông tin cá nhân của nhân viên
• Dễ sử dụng: Giao diện thân thiện, dễ sử dụng
• Cập nhật liên tục: Luôn được cập nhật theo quy định của pháp luật

Kết luận

Việc lựa chọn phần mềm tính lương phù hợp là một quyết định quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Bằng cách cân nhắc kỹ lưỡng các tiêu chí lựa chọn phần mềm tính lương trên, bạn sẽ tìm được phần mềm phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình.