Quản trị nhân sự là gì? Tầm quan trọng, chức năng và vai trò của quản trị nhân sự

Quản trị nhân sự (tiếng anh Human Resource Management – HRM) là hoạt động quản lý con người trong tổ chức để nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức hiệu quả và bền vững. Hoạt động này gồm các hoạt động và có chức năng tối ưu hóa sự các hoạt động lao động và đóng góp của nhân sự và tạo điều kiện phát triển, thăng tiến. Hãy Cùng MISA AMIS HRM tìm hiểu chi tiết trong bài viết sau:

1. Quản trị nhân sự là gì?

Khái niệm quản trị nhân sự được nhắc đến là tổng hợp hoạt động quản lý con người, nhằm đạt được các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Hoạt động trong quản trị nhân sự bao gồm các hoạt động như tuyển dụng, đào tạo, phát triển kỹ năng, đánh giá hiệu suất, quản lý lương thưởng và phúc lợi, duy trì quan hệ lao động, và tạo dựng văn hóa doanh nghiệp tích cực.

Mục tiêu của quản trị nhân sự bao gồm tuyển dụng nhân sự phù hợp, mà còn tập trung vào việc phát triển và giữ chân nhân tài. Qua đó nhằm đảm bảo người nhân sự được làm việc trong môi trường tốt, đồng thời đáp ứng các yêu cầu pháp lý và tiêu chuẩn về lao động.

Quản trị nhân sự hiệu quả giúp doanh nghiệp duy trì và tăng tính cạnh tranh cho doanh nghiệp, gia tăng năng suất lao động, và đảm bảo rằng nhân sự cảm thấy được ghi nhận về sự cố gắng, thành quả, tôn trọng, và có động lực phát triển. Quản trị nhân sự trong doanh nghiệp không chỉ là hoạt động quản lý về mặt hành chính, mà còn mang tính chiến lược, góp phần quyết định đến sự thành công lâu dài của tổ chức.

2. Tầm quan trọng của quản trị nhân sự

Ngày nay, với nhu cầu mở rộng quy mô và hoạt động sản xuất trong các doanh nghiệp, nhu cầu tuyển dụng ngày càng tăng và có sự cạnh tranh gay gắt giữa các tổ chức, quản trị nhân sự. Hoạt động này đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp. Một hệ thống quản trị nhân sự hiệu quả không chỉ giúp khai thác tối ưu nguồn lao động mà còn góp phần quan trọng trong việc đạt được các mục tiêu chiến lược đã đề ra.

Hiểu được tầm quan trọng của hoạt động quản trị nhân sự, lĩnh vực quản trị nhân sự đang nhận được sự quan tâm, đầu tư, phát triển nhanh chóng và được đào tạo tại nhiều trường đại học ở Việt Nam và trên toàn thế giới. Điều này nhằm đáp ứng việc cung cấp đủ nhân lực có chất lượng trong các tổ chức và xây dựng đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp và tinh gọn.

Ở doanh nghiệp lớn, bộ phận nhân sự thường giữ vai trò nòng cốt, chất dẫn giúp kết nối các phòng ban, được chủ doanh nghiệp quan tâm và đầu tư kỹ lưỡng. Trong số đó có những công ty công nghệ hàng đầu thế giới như Google, Meta, và Amazon đều xây dựng thành công các chiến lược nhân sự, văn hóa doanh nghiệp toàn diện, đóng góp vào việc tạo nên môi trường làm việc chuyên nghiệp và bền vững.

Quản trị nhân sự được coi là chìa khóa tạo nên một môi trường làm việc tích cực, đồng thời thúc đẩy tăng trưởng kinh tế và xã hội. Qua đó giúp nâng cao năng suất lao động, giữ chân nhân tài, đảm bảo luôn tuân thủ pháp luật và có vai trò không thể thiếu trong sự thành công và phát triển lâu dài của doanh nghiệp.

3. Chức năng của quản trị nhân sự trong doanh nghiệp

Quản trị nhân sự đóng vai trò quan trọng trong vận hành, duy trì và phát triển của doanh nghiệp. Trong doanh nghiệp, quản trị nhân sự thực hiện nhiều chức năng. Đó là quản lý chính sách liên quan đến nguồn nhân lực là một trong những chức năng quan trọng nhằm đảm bảo doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, tuân theo các nguyên tắc, quy định pháp lý và tạo điều kiện tối ưu cho sự phát triển của nhân sự trong doanh nghiệp. Chức năng của quản trị nhân sự bao gồm việc xây dựng, triển khai, giám sát và điều chỉnh các chính sách nhân sự phù hợp với chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp.

Về chi tiết, chức năng quản lý chính sách nguồn nhân lực trong doanh nghiệp có thể được chia thành các nhiệm vụ sau:

• Xây dựng và triển khai các chính sách nhân sự: Thực hiện chức năng nghiên cứu và xây dựng các quy định, quy trình tuyển dụng, chương trình đào tạo, chính sách lương thưởng, quy chế thưởng – phạt, phúc lợi, thời gian làm việc, nghỉ phép và kỷ luật. Tất cả chính sách này giúp đảm bảo tính minh bạch, công bằng trong tất cả các quyết định nhân sự, và văn hóa của doanh nghiệp.
• Tuân thủ pháp luật lao động: Đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ nghiêm túc và đầy đủ các quy định của pháp luật lao động liên quan đến quyền lợi của người lao động, chế độ bảo hiểm xã hội, quy trình tuyển dụng và sa thải, cũng như các yêu cầu về an toàn lao động. Tất cả giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý và giữ vững uy tín.
• Quản lý phúc lợi và đãi ngộ nhân sự: Quản trị nhân sự thực hiện chức năng gồm việc thiết kế các chương trình đãi ngộ, chính sách lương thưởng, phúc lợi nhân sự nhằm đảm bảo tính hợp lý, phù hợp với năng lực. Doanh nghiệp có chính sách phúc lợi hấp dẫn giúp nâng cao tính cạnh tranh của doanh nghiệp trong cuộc đua thu hút và giữ chân nhân tài và trải nghiệm nhân sự.
• Đảm bảo phát triển nghề nghiệp và đào tạo: Quản lý chính sách đào tạo và phát triển giúp nhân viên có cơ hội nâng cao kỹ năng, kiến thức, từ đó phát triển sự nghiệp trong tổ chức. Điều này không chỉ giúp tăng năng suất lao động mà còn tạo động lực và gắn kết nhân viên với doanh nghiệp.
• Quản lý sự thay đổi và đổi mới: Chức năng này giúp doanh nghiệp điều chỉnh các chính sách nhân sự một cách linh hoạt để phù hợp với sự thay đổi của thị trường lao động và nhu cầu nội bộ. Chính sách cần được cập nhật thường xuyên nhằm duy trì sự cạnh tranh và khả năng thích nghi trong môi trường kinh doanh luôn biến động.
• Đảm bảo công bằng và đa dạng: Hoạt động quản trị nhân sự là nhằm xây dựng và thực hiện các chính sách đảm bảo tính công bằng, bình đẳng trong công việc, khuyến khích sự đa nhiệm và tạo điều kiện làm việc không phân biệt giới tính, tuổi tác, sắc tộc, tôn giáo.

Chức năng quản lý chính sách nguồn nhân lực nhân tố giúp doanh nghiệp duy trì sự phát triển bền vững, thu hút và giữ chân nhân tài, cũng như đảm bảo rằng mọi hoạt động liên quan đến nhân sự đều tuân thủ chuẩn mực pháp lý và văn hóa doanh nghiệp.

3.1 Tư vấn cho phòng ban nhân sự trong doanh nghiệp

Quản trị nhân sự với chức năng hỗ trợ bộ phận nhân sự đưa ra các quyết định chiến lược liên quan đến tuyển dụng, đào tạo, quản lý hiệu suất nhân sự và xây dựng các chính sách lương thưởng, thưởng phạt. Hoạt động tư vấn giúp doanh nghiệp nắm được xu hướng thị trường lao động, đảm bảo các quy định chính sách luôn tuân thủ pháp luật và tạo môi trường làm việc tích cực. Ngoài ra, còn cung cấp các giải pháp tối ưu để cân bằng quyền lợi giữa doanh nghiệp và nhân viên trong sự phát triển bền vững của tổ chức, doanh nghiệp

3.2 Cung cấp dịch vụ nội bộ trong doanh nghiệp

Bộ phận quản trị nhân sự đóng vai trò quan trọng, chất dẫn trong doanh nghiệp trong việc phối hợp các phòng ban và lập kế hoạch tuyển dụng và bổ sung nhân lực theo yêu cầu. Nhà quản trị nhân sự có thể chủ động đề xuất, tham vấn các giải pháp liên quan đến việc bổ sung hoặc sa thải nhân sự. Ngoài ra, bộ phận nhân sự còn chịu trách nhiệm trong việc thực thi, kiểm soát các chính sách lương thưởng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và an toàn lao động cho đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp.

3.3 Đánh giá và kiểm tra nhân sự

Quản trị nhân sự là quá trình làm việc giữa con người với con người. Nhà quản trị nhân sự có nhiệm vụ giám sát, kiểm tra các phòng ban về việc thực hiện chính sách, tuân thủ văn hóa doanh nghiệp, cũng như tham gia các chương trình đào tạo, nâng cao kỹ năng trong công việc.

4. Nhiệm vụ chính của người làm quản trị nhân sự

4.1 Tuyển chọn và thu hút ứng viên cho các vị trí trong doanh nghiệp

Hoạt động chiêu mộ và tuyển dụng ứng viên tài năng cho các vị trí trong doanh nghiệp. Quá trình này đóng vai trò quan trọng nhằm thu hút, tìm kiếm và lựa chọn những ứng viên phù hợp nhất cho các vị trí còn trống. Công việc quản trị nhân sự gồm việc xây dựng các mô tả công việc rõ ràng, quảng bá cơ hội việc làm qua các kênh tuyển dụng hiệu quả. Ngoài ra, tổ chức sàng lọc, phỏng vấn nhằm đánh giá sự phù hợp của nhân sự về kỹ năng, kinh nghiệm, và văn hóa doanh nghiệp. Mục tiêu cuối cùng là thu hút những nhân tài chất lượng cao, góp phần vào sự phát triển bền vững của tổ chức, doanh nghiệp.

4.2 Cung cấp đào tạo và phát triển kỹ năng cho nhân viên

Đào tạo và phát triển nhân sự là một trong những nhiệm vụ quan trọng của quản trị nhân sự trong doanh nghiệp. Với mục đích cung cấp, đáp ứng và nâng cao kĩ năng của nhân sự để đáp ứng nhu cầu thực tế của doanh nghiệp, đảm bảo hiệu suất làm việc của đội ngũ. Đào tạo và phát triển bao gồm việc tổ chức các khóa đào tạo chuyên môn, kỹ năng mềm, và các chương trình phát triển nghề nghiệp. Đào tạo giúp nhân viên cập nhật kiến thức mới, cải thiện kỹ năng hiện tại và chuẩn bị cho các cơ hội thăng tiến. Điều này không chỉ nâng cao khả năng làm việc của từng cá nhân mà còn góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

4.3 Tổ chức và phân bổ công việc nhân sự

Quản trị nhân sự chịu trách nhiệm tổ chức nhân sự, cân đối theo các phòng ban. Nhằm đảm bảo sắp xếp đúng người, đúng việc có vai trò và nhiệm vụ phù hợp với kỹ năng và năng lực của họ. Quá trình này bao gồm việc phân chia công việc theo các phòng ban, xác định rõ ràng trách nhiệm và mục tiêu cho từng vị trí. Bằng cách phân bổ công việc hợp lý, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa hiệu suất làm việc, giảm thiểu sự chồng chéo và nâng cao sự phối hợp giữa các bộ phận, từ đó đạt được hiệu quả cao hơn trong hoạt động.

4.4 Xây dựng và quản lý các chính sách liên quan đến nhân sự

Xây dựng và quản lý các chính sách liên quan đến nhân sự là quá trình nghiên cứu, xây dựng và thực thi các quy định, chính sách nhân sự nhằm đảm bảo hoạt động nhân sự diễn ra suôn sẻ và công bằng. Điều này bao gồm việc tạo ra các chính sách về tuyển dụng, đào tạo, lương thưởng, kỷ luật và phúc lợi. Quản lý các chính sách này yêu cầu thường xuyên đánh giá và điều chỉnh để phù hợp với thay đổi trong luật pháp và nhu cầu doanh nghiệp. Mục tiêu là duy trì sự công bằng, minh bạch và đồng bộ trong mọi hoạt động liên quan đến nhân sự.

4.5 Theo dõi và đánh giá hoạt động của nhân viên để đảm bảo hiệu quả làm việc

Theo dõi và đánh giá hoạt động của nhân viên là cần được tiến hành liên tục nhằm đảm bảo hiệu quả làm việc và phát hiện các vấn đề kịp thời. Quá trình này bao gồm việc giám sát hiệu suất làm việc hàng ngày, tổ chức các cuộc đánh giá định kỳ và thu thập phản hồi từ các nguồn khác nhau. Bằng cách sử dụng các công cụ và tiêu chí đánh giá rõ ràng, nhà quản trị nhân sự có thể xác định điểm mạnh và điểm yếu của nhân viên, từ đó đưa ra các biện pháp cải thiện và phát triển phù hợp, góp phần nâng cao năng suất và sự hài lòng trong công việc.

4.6 Chốt công và tính tiền lương cho nhân viên (C&B)

Chốt công và tính lương nhân sự cho nhân viên là quá trình quan trọng trong quản trị nhân sự để đảm bảo tính chính xác và công bằng trong việc trả lương. Điều này bao gồm việc lưu lại số giờ làm việc, ngày nghỉ phép, và các yếu tố khác như làm thêm giờ hoặc khấu trừ lương, thuế. Sau khi thu thập dữ liệu, nhà quản trị nhân sự sử dụng các công thức và hệ thống tính lương để đảm bảo nhân viên được trả đúng mức lương theo hợp đồng và quy định của doanh nghiệp. Quá trình này giúp duy trì sự minh bạch và tăng sự hài lòng của nhân viên, gắn bó với doanh nghiệp.

4.7 Phát triển và duy trì môi trường văn hóa doanh nghiệp, làm việc tích cực

Phát triển và duy trì môi trường văn hóa tích cực trong doanh nghiệp là việc xây dựng và củng cố các giá trị, niềm tin và hành vi chung để tạo ra một không khí làm việc động viên và hỗ trợ. Đó là khuyến khích giao tiếp cởi mở, tôn trọng đa dạng, và khuyến khích tinh thần hợp tác. Các hoạt động như tổ chức sự kiện đội nhóm, đào tạo văn hóa doanh nghiệp, và công nhận thành tích của nhân viên giúp củng cố môi trường làm việc tích cực, từ đó nâng cao sự hài lòng và gắn bó của nhân viên với tổ chức.

5. Quy trình quản trị nhân sự doanh nghiệp hiệu quả

Quy trình quản trị nhân sự doanh nghiệp hiệu quả bao gồm các bước chính như sau: 

• Xác định nhu cầu nhân lực
• Tuyển dụng và lựa chọn ứng viên phù hợp, 
• Đào tạo và phát triển kỹ năng nhân viên, 
• Phân công công việc và quản lý hiệu suất. 

Để đảm bảo quy trình hiệu quả, nhà quản trị cần cần thiết lập, có cơ chế, chính sách rõ ràng, thường xuyên theo dõi và đánh giá hoạt động nhân sự, và điều chỉnh các chiến lược khi cần thiết. Mục tiêu là tối ưu nguồn lực nhân sự, nâng cao năng suất và tạo môi trường làm việc tích cực để đạt được sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp.

6. Kỹ năng cần có của nhà quản trị nhân sự

Nhà quản trị nhân sự giỏi cần có một loạt kỹ năng quan trọng để thực hiện công việc hiệu quả. Điều này bao gồm kỹ năng giao tiếp xuất sắc để tương tác và trao đổi và giao tiếp với nhân viên và các bên liên quan. Ngoài ra, còn cần kỹ năng phân tích giúp đánh giá hiệu suất và nhu cầu nhân sự. Khả năng lãnh đạo và quản lý dự án cần thiết để triển khai các chương trình và chính sách nhân sự. Kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định cũng quan trọng để xử lý các tình huống phức tạp và đảm bảo sự phát triển bền vững của tổ chức.

7. Phân biệt quản trị nhân sự và quản trị nguồn nhân lực

Dưới đây là bảng phân biệt giữa quản trị nhân sự và quản trị nguồn nhân lực:

Bảng này giúp phân biệt rõ ràng hai lĩnh vực quản trị, giúp hiểu rõ hơn về vai trò và nhiệm vụ của mỗi lĩnh vực trong tổ chức.

8. Học quản trị nhân sự ở đâu tốt nhất?

Để cung cấp những kiến thức liên quan tới Quản trị nhân sự, người học có thể cập nhật kiến thức qua nhiều kênh và phương thức khác nhau, tùy thuộc vào nhu cầu và mục tiêu cá nhân. Dưới đây là một số gợi ý về nơi học quản trị nhân sự:

• Trường Đại học và Cao đẳng: Chương trình đào tạo cử nhân và thạc sĩ về quản trị nhân sự khá phổ biến và được nhiều trường đưa vào đào tạo. Những trường này thường có chương trình giảng dạy toàn diện và mạng lưới liên kết với các chuyên gia trong ngành.
• Học viện và Trung tâm Đào tạo Chuyên môn: Các học viện chuyên về quản trị nhân sự và trung tâm đào tạo cung cấp các khóa học ngắn hạn và chứng chỉ. Những khóa học này thường được thiết kế để cung cấp kiến thức cập nhật và kỹ năng thực tiễn.
• Các Chương trình Đào tạo Trực tuyến: Các nền tảng học trực tuyến như Coursera, Udemy, LinkedIn Learning cung cấp các khóa học về quản trị nhân sự. Đây là lựa chọn linh hoạt cho những người bận rộn hoặc muốn học chủ động theo cách riêng của mình.
• Các Hiệp hội và Tổ chức Chuyên ngành: Hiệp hội Nhân sự Quốc gia (SHRM) và Hiệp hội Quản lý Nhân sự (HRCI) cung cấp các chương trình đào tạo và chứng chỉ chuyên nghiệp. Đây là những hiệp hội, tổ chức uy tín trong quản trị nhân sự để nâng cao kiến thức và nhận được chứng nhận uy tín trong ngành.
• Học từ Kinh nghiệm Thực tế: Để những kiến thức học tập về quản trị nhân sự có tính thực tiễn, người học cần kết hợp áp dụng thực tế và lý thuyết, thông qua thực tập, mentor hoặc các dự án thực tế cũng rất có giá trị.

Tùy thuộc vào nhu cầu học tập và mục tiêu nghề nghiệp, việc lựa chọn một hoặc kết hợp nhiều phương pháp trên có thể giúp bạn có được kiến thức và kỹ năng cần thiết trong lĩnh vực quản trị nhân sự.

Kết luận: 

Trên đây là toàn bộ thông tin liên quan tới Quản trị nhân sự nhân sự là gì, tầm quan trọng trong doanh nghiệp. Đây là quá trình quản lý và tối ưu hóa nguồn lực con người nhằm đảm bảo doanh nghiệp hoạt động tốt nhất và đạt được mục tiêu theo đúng kế hoạch. Các hoạt động tuyển dụng, đào tạo, phát triển và duy trì nhân tài, quản trị nhân sự giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực, đồng thời cân bằng quyền lợi giữa tổ chức và nhân viên. Đây là yếu tố then chốt góp phần vào sự thành công bền vững của doanh nghiệp trong môi trường cạnh tranh ngày nay.