Mục tiêu của dự án là gì? Cách thiết lập mục tiêu dự án rõ ràng & hiệu quả

Mục tiêu của dự án hay còn gọi là Project Objectives đóng vai trò then chốt trong việc định hướng và xác định thành công của một dự án. Hiểu rõ mục tiêu của dự án là gì giúp đội ngũ tập trung vào các hoạt động cần thiết, đảm bảo mọi nguồn lực đều được sử dụng hiệu quả.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu sâu hơn về mục tiêu của dự án và những điều cần biết để xây dựng mục tiêu dự án một cách hiệu quả.

1. Mục tiêu của dự án là gì?

Mục tiêu dự án (Project Objectives) là những kết quả cụ thể mà một dự án cần đạt được trong một khoảng thời gian và nguồn lực nhất định. Đây là những chỉ tiêu rõ ràng, có thể đo lường và theo dõi, giúp định hướng toàn bộ quá trình thực hiện dự án.

Mục tiêu dự án thường được thiết lập dựa trên nhu cầu, yêu cầu của khách hàng hoặc tổ chức và đóng vai trò như kim chỉ nam để đảm bảo rằng tất cả các hoạt động và nỗ lực đều hướng tới kết quả cuối cùng mà dự án đặt ra.

Xem thêm: Quản lý dự án là gì? Quy trình, phương pháp & kinh nghiệm hiệu quả cho Manager

2. Mục đích dự án (Project Goals) và mục tiêu dự án (Project Objectives) có gì khác biệt?

Mục đích dự án (Project Goals) và mục tiêu dự án (Project Objectives) là hai khái niệm quan trọng trong quản lý dự án. Tuy nhiên, chúng có sự khác biệt rõ rệt về tính chất và phạm vi. 

Chính vì vậy, ngoài việc hiểu rõ mục tiêu của dự án là gì, các nhà quản lý cần phân biệt rõ mục đích dự án và mục tiêu dự án.

Mục đích dự án (Project Goals): Mục đích là những tuyên bố rộng, chung chung về ý định và kỳ vọng tổng thể của dự án. Mục đích thường không đo lường được và mang tính chiến lược cao, tập trung vào việc giải quyết vấn đề hoặc nhu cầu mà dự án nhắm đến. Mục đích dự án thể hiện tầm nhìn dài hạn và mô tả kết quả mà dự án hy vọng đạt được khi hoàn thành.

Ví dụ, mục đích của một dự án có thể là “cải thiện hiệu quả quản lý nhân sự trong doanh nghiệp.

Mục tiêu dự án (Project Objectives): Mục tiêu là các kết quả cụ thể, đo lường được và có thời gian rõ ràng mà dự án cần đạt được để hoàn thành. Mục tiêu dự án chi tiết hơn so với mục đích và thường được sử dụng để theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu quả của dự án. Mục tiêu giúp định hướng các hoạt động cụ thể, phân bổ nguồn lực và xác định các bước cần thiết để đạt được mục đích chung của dự án.

Ví dụ, mục tiêu dự án có thể là “tăng hiệu suất phòng nhân sự 50% trong năm nay.

Tổng kết lại, mục đích dự án là định hướng chung, trong khi mục tiêu dự án là những kết quả cụ thể cần đạt được để hoàn thành mục đích đó. Mục tiêu chính là cụ thể hóa mục đích. Khi tất cả các mục tiêu hoàn thành nghĩa là mục đích đã đạt được.

Xem thêm: 10 phần mềm quản lý dự án theo dõi tiến độ hiệu quả nhất cho đội nhóm, doanh nghiệp

3. Các loại mục tiêu dự án

Có nhiều loại mục tiêu dự án khác nhau dựa trên trọng tâm và mục đích của chúng. Các loại mục tiêu dự án phổ biến bao gồm:

• Mục tiêu theo thời gian giúp thiết lập thời hạn cho các mốc quan trọng của dự án.
• Mục tiêu hiệu suất tập trung vào việc đạt được các kết quả cụ thể hoặc tiêu chuẩn chất lượng.
• Mục tiêu chất lượng chỉ định mức chất lượng mong muốn cho các sản phẩm của dự án.
• Mục tiêu kinh doanh liên kết một dự án với các nguyên tắc của công ty để có khả năng thành công cao hơn.
• Mục tiêu tài chính đặt ra các ràng buộc về ngân sách và mục tiêu tài chính cho dự án.
• Mục tiêu tuân thủ quy định đảm bảo dự án tuân thủ luật pháp, quy định và tiêu chuẩn của ngành.

Tặng bạn ebook: Nhóm hiệu suất cao – Bí quyết thúc đẩy 200% nội lực nhân sự

4. Lợi ích của việc thiết lập mục tiêu dự án rõ ràng

Mục tiêu của quản lý dự án cung cấp một khuôn khổ đảm bảo các dự án được lập kế hoạch tốt, thực hiện tốt và phù hợp với mục tiêu của công ty.

Khi các thành viên trong nhóm không hiểu rõ công việc của họ chính là một phần của dự án, động lực và sự gắn kết sẽ bị ảnh hưởng. Mục tiêu dự án rõ ràng sẽ giúp các thành viên trong nhóm đánh giá công việc của họ một cách nhất quán và điều chỉnh lại nếu có sai lệch, góp phần vào thành công chung của dự án.

• Định hướng rõ ràng: Mục tiêu dự án rõ ràng giúp toàn bộ thành viên trong dự án hiểu rõ về định hướng và kết quả mong muốn, từ đó tập trung nỗ lực và tài nguyên vào các nhiệm vụ phù hợp nhất để đạt được kết quả đó.
• Tăng hiệu suất làm việc: Khi đội ngũ đều biết rõ mục tiêu cần đạt được, họ sẽ có động lực làm việc hiệu quả hơn, giảm thiểu thời gian lãng phí và tập trung vào các hoạt động quan trọng giúp dự án tiến triển.
• Cải thiện giao tiếp: Mục tiêu rõ ràng giúp các thành viên trong dự án giao tiếp tốt hơn, tránh hiểu lầm và mâu thuẫn về những gì cần thực hiện. Điều này cũng hỗ trợ việc trao đổi thông tin giữa các bên liên quan một cách minh bạch và hiệu quả.
• Đo lường hiệu quả dễ dàng: Một mục tiêu rõ ràng giúp việc đo lường tiến độ và hiệu quả của dự án trở nên đơn giản hơn. Nhóm dự án có thể so sánh kết quả thực tế với mục tiêu đã đặt ra để điều chỉnh chiến lược kịp thời nếu cần thiết.
• Quản lý rủi ro hiệu quả hơn: Khi mục tiêu được xác định rõ ràng, các nhà quản lý có thể dự đoán và xử lý rủi ro tốt hơn. Điều này giúp dự án tránh được những trở ngại không cần thiết và tiến hành các phương án dự phòng thích hợp.
• Tạo động lực cho nhóm dự án: Việc biết rõ mục tiêu cụ thể giúp các thành viên trong nhóm cảm thấy động lực hơn khi họ thấy rõ giá trị và ý nghĩa công việc của mình trong bức tranh lớn hơn. Điều này tạo ra sự hứng khởi và cam kết cao hơn đối với công việc.
• Hỗ trợ ra quyết định: Khi có mục tiêu rõ ràng, nhóm dự án có thể dễ dàng đưa ra quyết định dựa trên việc chúng có giúp đạt được mục tiêu hay không. Điều này giảm thiểu sự do dự và tăng tốc độ xử lý công việc.
• Tối ưu hóa tài nguyên: Một mục tiêu được thiết lập rõ ràng giúp các nhà quản lý phân bổ tài nguyên một cách hợp lý, tránh lãng phí và đảm bảo rằng mọi nguồn lực được sử dụng để phục vụ mục tiêu chính của dự án.

5. Cách thiết lập mục tiêu dự án rõ ràng

Thiết lập mục tiêu dự án rõ ràng là bước quan trọng trong quy trình quản lý dự án. Điều này nên diễn ra trong giai đoạn lập kế hoạch dự án và có sự tham gia của các bên liên quan chính để đảm tất cả đều hướng đến một mục tiêu dự án.

Tiêu chí SMART để thiết lập mục tiêu là khuôn khổ chung để xác định mục tiêu dự án hiệu quả, vì nó đảm bảo rằng mỗi mục tiêu đều rõ ràng và có thể thực hiện được.

• S – Specific (Cụ thể): Mục tiêu phải rõ ràng và cụ thể, không mơ hồ. Hãy xác định chính xác điều bạn muốn đạt được, ai sẽ tham gia và tại sao mục tiêu này quan trọng.
• M – Measurable (Đo lường được): Mục tiêu cần đo lường được để bạn theo dõi tiến độ và biết khi nào đạt được thành công. Điều này giúp nhóm dự án đánh giá hiệu quả và tiến bộ theo từng giai đoạn.
• A – Achievable (Khả thi): Mục tiêu nên khả thi và thực tế, không quá xa vời. Hãy xem xét các nguồn lực hiện có và xác định liệu nhóm của bạn có thể đạt được mục tiêu này trong khoảng thời gian nhất định hay không.
• R – Relevant (Liên quan): Mục tiêu cần phù hợp với định hướng và chiến lược chung của dự án hoặc tổ chức. Hãy đảm bảo rằng mục tiêu hỗ trợ các mục tiêu lớn hơn của tổ chức và có ý nghĩa với đội ngũ thực hiện.
• T – Time-bound (Có thời hạn): Mục tiêu phải có mốc thời gian cụ thể để hoàn thành. Việc này giúp tạo áp lực thời gian tích cực, khuyến khích nhóm dự án nỗ lực để đạt được mục tiêu đúng hạn.

6. Thúc đẩy đội ngũ hoàn thành mục tiêu của dự án với phần mềm quản lý dự án MISA

Thiếu mục tiêu chung của dự án, đội ngũ sẽ giống như một đám đông lạc lõng trong sương mù, không biết hướng đi nào là đúng đắn.

Tuy nhiên, khi đã xây dựng được mục tiêu dự án và phân bổ đến từng nhân sự, tình trạng không hoàn thành mục tiêu cũng là một vấn đề đau đầu khiến đội ngũ về đích chậm chạp, doanh nghiệp khó phát triển.

Bên cạnh những lý do khách quan như mục tiêu không rõ ràng thì việc đội ngũ không hoàn thành mục tiêu dự án xuất phát từ việc:

• Nhân viên bị động trong công việc, không hoàn thành chỉ tiêu quản lý giao, không chỉ rõ những khó khăn.
• Sử dụng Excel để giao việc và theo dõi deadline. Khi khối lượng công việc quá tải, cả quản lý lẫn nhân viên đều không theo dõi kịp, dễ quên/sót việc, ảnh hưởng đến mục tiêu chung.
• Nhân viên chưa biết cách theo dõi, đo lường hiệu quả theo KPI/mục tiêu, báo cáo thủ công tạo ra gánh nặng.
• Quản lý dự án không giám sát hoặc theo dõi được tiến độ công việc, mức độ hoàn thành KPI của nhân viên; không phát hiện điểm nóng kịp thời hay chỉ ra được những khó khăn để hỗ trợ.
• Nhân viên mất rất nhiều thời gian để thực hiện các quy trình cần sự luân chuyển giữa các bộ phận, khiến cho tiến độ bị chậm.

7. Kết luận

Mục tiêu của quản lý dự án (Project Objectives) góp phần hoàn thành mục đích dự án (Project Goals). Việc xác định rõ mục tiêu của dự án là gì không chỉ giúp tối ưu hóa nguồn lực mà còn nâng cao hiệu quả và khả năng thành công của dự án. Do đó, xây dựng mục tiêu cụ thể, đo lường được và thực tế là điều không thể thiếu trong bất kỳ dự án nào.