Tải miễn phí mẫu File quản lý công nợ bằng Excel mới nhất

Quản lý công nợ là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của kế toán doanh nghiệp, bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền và khả năng thanh toán. Với các đơn vị nhỏ hoặc chưa triển khai phần mềm chuyên dụng, Excel vẫn là công cụ được sử dụng phổ biến nhờ tính quen thuộc, dễ tùy chỉnh và chi phí thấp.

Bài viết này MISA AMIS sẽ hướng dẫn bạn cách tạo file Excel quản lý công nợ, cung cấp file mẫu tải miễn phí, phân tích ưu – nhược điểm của Excel, đồng thời gợi ý giải pháp quản lý công nợ tự động để doanh nghiệp tham khảo.

1. Hướng dẫn tạo file excel quản lý công nợ

Để quản lý công nợ hiệu quả bằng Excel, doanh nghiệp cần xây dựng một file khoa học, rõ ràng và có công thức tính toán tự động. Quy trình thực hiện có thể gồm 3 bước như sau:

Bước 1: Phân loại công nợ

Trước khi xây dựng file, cần phân chia rõ:

• Công nợ phải thu: Phản ánh số tiền còn phải thu từ khách hàng, đối tác.
• Công nợ phải trả: Ghi nhận nghĩa vụ thanh toán cho nhà cung cấp, bên liên quan.

Việc tách biệt hai loại công nợ này sẽ giúp file dễ quản lý và báo cáo.

Bước 2: Xây dựng cấu trúc file

Sau khi đã phân loại được công nợ phải thu và phải trả, bước tiếp theo là thiết kế cấu trúc file Excel sao cho dễ sử dụng và đầy đủ thông tin cần theo dõi. Có thể chia làm 2 bảng riêng hoặc đặt trên 2 sheet khác nhau: Công nợ phải thu và Công nợ phải trả.

Công nợ phải thu

Bảng Công nợ phải thu đơn giản thường bao gồm các cột dữ liệu sau

Giải thích các cột:

• STT: Số thứ tự giúp sắp xếp và tra cứu dễ dàng.
• Mã KH: Mã khách hàng nội bộ, giúp phân biệt các khách hàng có tên tương tự.
• Tên khách hàng: Ghi đầy đủ tên đối tác mua hàng/dịch vụ.
• Ngày phát sinh: Ngày ghi nhận công nợ (thường là ngày hóa đơn hoặc ngày giao hàng).
• Số hóa đơn: Số hiệu hóa đơn GTGT hoặc chứng từ bán hàng liên quan.
• Diễn giải: Mô tả ngắn gọn về nội dung giao dịch (ví dụ: Bán lô hàng tháng 8, dịch vụ thiết kế…).
• Số tiền phát sinh: Tổng giá trị giao dịch ghi nhận công nợ.
• Đã thu: Số tiền khách hàng đã thanh toán tính đến thời điểm hiện tại.
• Còn lại: Phần công nợ chưa được thanh toán. Sẽ được đặt công thức tự động tính = Phát sinh – Đã thu.
• Hạn thanh toán: Ngày đến hạn khách hàng cần thanh toán theo hợp đồng/hóa đơn.
• Ghi chú: Ghi nhận thông tin đặc biệt như: thanh toán chậm, khách hàng cần nhắc nhở, v.v.

Công nợ phải trả

Bảng Công nợ phải thu đơn giản thường bao gồm các cột dữ liệu sau

Giải thích các cột:

• STT: Tương tự như bảng phải thu, để dễ kiểm soát dòng dữ liệu.
• Mã NCC: Mã nhà cung cấp – dùng để lọc hoặc tổng hợp dữ liệu nhanh chóng.
• Tên nhà cung cấp: Tên đầy đủ của bên bán hàng hóa hoặc dịch vụ cho doanh nghiệp.
• Ngày phát sinh: Ngày mua hàng, nhận hóa đơn hoặc ghi nhận nghĩa vụ thanh toán.
• Số chứng từ: Ghi số hóa đơn đầu vào, phiếu nhập kho, hợp đồng, v.v.
• Diễn giải: Mô tả nội dung giao dịch như “Mua nguyên vật liệu tháng 9” hoặc “Chi phí sửa chữa máy móc”.
• Số tiền phát sinh: Tổng giá trị phải thanh toán theo chứng từ.
• Đã trả: Số tiền đã thanh toán cho nhà cung cấp.
• Còn lại: Số dư công nợ chưa thanh toán. Dùng công thức = Phát sinh – Đã trả.
• Hạn thanh toán: Ngày đến hạn thanh toán theo hợp đồng hoặc thỏa thuận.
• Ghi chú: Thêm thông tin như “thanh toán theo đợt”, “đã đối chiếu”, “còn chờ chứng từ”,…

Bước 3: Đặt hàm để file tự động tính toán

Việc ứng dụng các hàm Excel cơ bản vào bảng công nợ giúp tự động hóa việc tổng hợp, phân tích và cảnh báo công nợ, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn dòng tiền và ra quyết định kịp thời. Dưới đây là các hàm Excel thông dụng nhất trong việc xây dựng báo cáo công nợ:

• Hàm SUM: Dùng để tính tổng số dư, số phát sinh, số đã thu/trả và số dư cuối kỳ.
• Hàm IF: Dùng để xác định nợ quá hạn hoặc phân loại tuổi nợ.
• Hàm SUMIF: Tính tổng theo điều kiện, ví dụ tổng công nợ theo từng khách hàng hoặc nhà cung cấp.
• Hàm VLOOKUP: Tra cứu và lấy thông tin từ bảng dữ liệu khác, giúp giảm sai sót khi nhập liệu.
• Hàm AVERAGE: Tính giá trị trung bình của các khoản nợ trong kỳ.
• Hàm COUNTIF: Đếm số lượng khoản nợ theo điều kiện cụ thể (ví dụ: số khoản nợ quá hạn).
• Hàm DATEDIF: Tính số ngày nợ (tuổi nợ) dựa trên ngày phát sinh và ngày hiện tại.

2. Tải file quản lý công nợ bằng excel miễn phí

File excel quản lý công nợ phải thu

Tải xuống mẫu file excel quản lý công nợ phải thu TẠI ĐÂY.

File excel quản lý công nợ phải trả

 Tải xuống mẫu file excel quản lý công nợ phải trả TẠI ĐÂY.

Bảng công nợ tổng hợp

 Tải xuống mẫu file excel bảng công nợ tổng hợp TẠI ĐÂY

Bảng công nợ chi tiết

Tải xuống mẫu file excel bảng công nợ chi tiết TẠI ĐÂY.

Bảng danh mục khách hàng

Tải xuống mẫu file excel bảng danh mục khách hàng TẠI ĐÂY.

Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều thực hiện công tác kế toán bằng phần mềm hoặc lập sổ trên các file quản lý công nợ bằng excel. File excel có lợi ích là không mất chi phí, đáp ứng được các yêu cầu cơ bản như tổng hợp công nợ. Tuy nhiên, kế toán sẽ mất khá nhiều thời gian để nhập liệu, đối chiếu và khó khăn khi theo dõi tuổi nợ, hạn nợ. Do đó, phần mềm kế toán online là một giải pháp tiện lợi hơn đang được các doanh nghiệp quan tâm.

Phần mềm kế toán online MISA AMIS hỗ trợ tổng hợp tự động công nợ phải thu theo từng khách hàng và cảnh báo nhắc nhở, gửi email đối chiếu công nợ định kỳ.

Dùng ngay miễn phí

3. Ưu nhược điểm khi quản lý công nợ bằng excel

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ, vẫn lựa chọn Excel làm công cụ chính để quản lý công nợ nhờ tính tiện lợi và quen thuộc. Tuy nhiên, phương pháp này cũng tồn tại những mặt hạn chế nhất định. Cụ thể:

Ưu điểm

• Dễ sử dụng: Excel quen thuộc với hầu hết nhân sự kế toán, không cần cài đặt phần mềm chuyên dụng.
• Linh hoạt tùy chỉnh: Có thể thiết kế file theo nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp, dễ thêm bớt cột, biểu mẫu.
• Chi phí thấp: Không tốn chi phí bản quyền hoặc thuê phần mềm, đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp nhỏ hoặc mới thành lập.
• Hỗ trợ công thức tự động: Các hàm tính toán, điều kiện, lọc dữ liệu giúp theo dõi công nợ nhanh chóng và chính xác.
• Dễ chia sẻ và lưu trữ: Có thể lưu trữ trên máy, Google Drive, chia sẻ nội bộ hoặc gửi qua email thuận tiện.

 Nhược điểm

• Dễ sai sót khi nhập liệu: Excel không có tính năng kiểm soát logic nghiệp vụ, dễ xảy ra lỗi khi nhập nhầm hoặc xóa nhầm dữ liệu.
• Khó mở rộng quy mô: Khi dữ liệu phát sinh nhiều, file có thể chạy chậm, dễ lỗi công thức hoặc khó kiểm soát.
• Không tích hợp tự động: Không kết nối với hóa đơn điện tử, ngân hàng, phần mềm bán hàng,… nên phải nhập tay toàn bộ.
• Thiếu tính bảo mật: Dữ liệu dễ bị chỉnh sửa hoặc sao chép nếu không kiểm soát quyền truy cập.
• Khó theo dõi theo thời gian thực: Việc cập nhật công nợ phải thực hiện thủ công, không phản ánh được tình trạng tức thời.
  

4. Cách quản lý công nợ tự động

Các doanh nghiệp hiện nay đều thực hiện công tác quản lý tài chính – kế toán bằng phần mềm hoặc lập sổ trên các file quản lý công nợ bằng excel. File excel có lợi ích là không mất chi phí, đáp ứng được các yêu cầu cơ bản như tổng hợp công nợ phải thu khách hàng, phải trả nhà cung cấp.

Tuy nhiên, kế toán sẽ mất khá nhiều thời gian để nhập liệu, đối chiếu và khó khăn khi theo dõi tuổi nợ, hạn nợ. Do đó, phần mềm kế toán là một giải pháp tiện lợi hơn đang được các doanh nghiệp quan tâm.

Chẳng hạn, phần mềm kế toán online MISA AMIS đã có thể hỗ trợ doanh nghiệp quản lý công nợ khách hàng, nhà cung cấp, đối tác một cách hiệu quả:

• Tổng hợp công nợ phải thu theo từng khách hàng, nhân viên bán hàng, bộ phận bán hàng, thị trường
• Tổng hợp công nợ phải thu theo hạn nợ: Nợ chưa đến hạn, Nợ quá hạn (1-30 ngày, 30- 60 ngày, …, nợ quá hạn khó đòi) giúp DN có kế hoạch thu hồi nợ hoặc chuẩn bị dòng tiền cho các khoản thanh toán sắp đến hạn.
• Cho phép xem nhanh công nợ trên danh sách để biết được tình trạng nợ của từng khách hàng, chi tiết từng chứng từ công nợ của khách hàng đó
• Tự động đối trừ công nợ, bù trừ công nợ giữa khách hàng vừa là khách hàng, vừa là nhà cung cấp của doanh nghiệp
• Nhắc nhở và gửi email đối chiếu công nợ định kỳ với khách hàng, nhà cung cấp để đảm bảo số liệu công nợ luôn khớp đúng.

Tham khảo ngay phần mềm kế toán online MISA AMIS để quản lý công tác tài chính – kế toán hiệu quả hơn với trải nghiệm miễn phí lên tới 15 ngày

Dùng ngay miễn phí

Kết luận

Excel là công cụ hữu ích và phù hợp cho việc quản lý công nợ trong giai đoạn đầu hoặc với doanh nghiệp có quy mô nhỏ, dữ liệu phát sinh chưa nhiều. Tuy nhiên, khi hoạt động mở rộng, số lượng giao dịch tăng và yêu cầu quản trị phức tạp hơn, doanh nghiệp nên cân nhắc triển khai phần mềm kế toán hoặc phần mềm quản lý công nợ tự động để đảm bảo độ chính xác, tính bảo mật và khả năng kết nối dữ liệu theo thời gian thực.

Tùy vào nhu cầu và quy mô, mỗi đơn vị có thể lựa chọn giữa Excel linh hoạt – chi phí thấp hoặc giải pháp phần mềm – hiện đại, tối ưu quy trình nhằm quản lý công nợ hiệu quả nhất.

Trong số các giải pháp hiện nay, phần mềm kế toán online MISA AMIS được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhờ:

• Tự động hóa quản lý công nợ: Kết nối trực tiếp với hóa đơn, ngân hàng, bán hàng để cập nhật dữ liệu tức thời.

• Báo cáo chi tiết, trực quan: Tổng hợp công nợ phải thu, phải trả theo khách hàng, nhà cung cấp, thời hạn thanh toán.

• Quản lý tập trung – đa chi nhánh: Phù hợp với cả doanh nghiệp nhỏ lẫn doanh nghiệp có nhiều đơn vị thành viên.

• Truy cập mọi lúc, mọi nơi: Hỗ trợ làm việc online, thuận tiện cho lãnh đạo và kế toán theo dõi.

Đăng ký ngay để sử dụng phần mềm kế toán online MISA AMIS với trải nghiệm miễn phí lên tới 15 ngày