Công tác quản lý tài sản cho DN. Quy trình & giải pháp

Công tác quản lý tài sản trong doanh nghiệp tưởng chừng đơn giản nhưng lại tiêu tốn rất nhiều thời gian của người làm công tác cấp phát, quản lý & kiểm kê tài sản. Khi không biết cách quản lý tài sản khoa học, doanh nghiệp có thể bị tốn kém rất nhiều chi phí do:

• Tài sản nhanh bị hỏng, thời gian sử dụng ngắn
• Mất mát, thất thoát tài sản trong quá trình sử dụng, lưu chuyển
• Tốn kém nhiều chi phí mua mới khi tài sản cũ còn giá trị sử dụng

Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thông tin về những khó khăn, thực trạng quản lý tài sản tại doanh nghiệp & giải pháp giúp doanh nghiệp sử dụng, quản lý tài sản cố định hiệu quả.

1. Quy trình quản lý tài sản cố định tại doanh nghiệp

Tại doanh nghiệp, quy trình quản lý tài sản cố định thường được diễn biến như sau:

1. Khi tiếp nhận nhân viên mới, doanh nghiệp cấp phát tài sản cho nhân viên nếu có sẵn tài sản trong kho hoặc vị trí làm việc, nếu chưa có, cán bộ quản lý tài sản mua mới rồi cấp phát cho nhân viên. Tài sản được mua mới và cấp phát được ghi vào danh sách tài sản cần quản lý và người sử dụng, ngày cấp phát.
2. Người được cấp phát tài sản chịu trách nhiệm sử dụng, bảo quản tài sản thuộc quyền sử dụng cá nhân & tập thể. Nếu hỏng hóc, nhân viên cần báo lại cho cán bộ quản lý tài sản để xử lý.
3. Cán bộ quản lý tài sản thực hiện kiểm kê tài sản hàng tuần/tháng/quý/năm theo định kỳ
4. Đối với tài sản cần bảo dưỡng, cần quản lý lịch bảo dưỡng tài sản định kỳ
5. Khi nhân viên nghỉ việc, điều chuyển công việc, cán bộ quản lý tài sản thực hiện thu hồi tài sản của nhân viên hoặc thực hiện điều chuyển tài sản, cấp/phát tài sản nếu nhân viên cần thêm công cụ, thiết bị phục vụ công việc. Những tài sản được thu hồi sẽ được lưu trữ để cấp phát cho nhân viên mới.
6. Tài sản hết giá trị sử dụng hoặc hỏng hóc, không sử dụng đến, cán bộ quản lý thực hiện nghiệp vụ thanh lý tài sản hoặc hủy tài sản tùy thuộc vào loại tài sản đó.

Trong quy trình trên, cán bộ thực hiện cần quản lý chi tiết thời gian cấp phát, thu hồi, bảo dưỡng, ghi chú kèm theo và quản lý danh sách người sử dụng tài sản. Tuy là những nghiệp vụ đơn giản, nhưng người làm nhiệm vụ khá vất vả và hay xảy ra nhầm lẫn khi quản lý số lượng tài sản lớn, doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hay nhiều thiết bị cần kiểm kê. Những khó khăn thường gặp cụ thể được liệt kê dưới đây.

>> Xem thêm: Hướng dẫn áp dụng quy định quản lý tài sản công ty cho doanh nghiệp

2. Khó khăn trong công tác quản lý tài sản doanh nghiệp

• Không kiểm soát được tình hình cấp phát tài sản trong doanh nghiệp
• Mất nhiều thời gian kiểm kê, kiểm đếm tài sản
• Tài sản còn giá trị sử dụng những không kiểm soát được dẫn đến việc đầu tư tài sản mới tiêu tốn nhiều chi phí
• Không nắm được lịch bảo trì, bảo dưỡng tài sản, quá hạn bảo dưỡng khiến việc sử dụng tài sản bị giảm tuổi thọ
• Không nắm được thông tin về tài sản: mỗi người đang sử dụng những tài sản gì, một tài sản đã được bao nhiêu người sử dụng…

Trước những khó khăn kể trên, MISA cung cấp Công cụ quản lý tài sản dành riêng cho doanh nghiệp, giúp quản lý chặt chẽ tài sản cố định để tránh thất thoát, nâng cao hiệu quả sử dụng & tuổi thọ tài sản doanh nghiệp.

3. Phần mềm quản lý tài sản cố định cho doanh nghiệp

Phần mềm quản lý tài sản MISA AMIS là công cụ giúp bạn quản lý danh sách tài sản, mua mới, cấp phát, thu hồi, kiểm kê tài sản… trên hệ thống online, giảm tải thời gian kiểm đếm cũng như gia tăng hiệu quả quản lý, sử dụng tài sản cố định tại doanh nghiệp.

Dưới đây là những tính năng nổi bật mà phần mềm MISA AMIS cung cấp:

Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản lý tài sản doanh nghiệp, MISA AMIS Tài sản là công cụ đắc lực để cán bộ quản lý tài sản tại doanh nghiệp:

• Tiết kiệm thời gian kiểm kê, kiểm đếm tài sản
• Thực hiện các thủ tục cấp phát, thu hồi tài sản nhanh chóng, đúng quy trình
• Quản lý chính xác tình hình sử dụng tài sản trong doanh nghiệp: ai đang dùng tài sản gì, tài sản từng được cấp phát cho những ai sử dụng, vòng đời tài sản…
• Quản lý danh sách tài sản trên một hệ thống online, đáp ứng quản lý tài sản cho công ty đa chi nhánh, nhiều văn phòng/cửa hàng/kho bãi…
• Kết nối được với phần mềm kế toàn và một số phần mềm của hệ sinh thái MISA AMIS

Hiện nay, AMIS Tài sản đang được rất nhiều doanh nghiệp, tổ chức sử dụng để gia tăng hiệu quả quản lý & sử dụng tài sản. Bạn đọc quan tâm có thể đăng ký nhận tư vấn miễn phí về phần mềm ngay dưới đây: