Ứng dụng phần mềm ERP vào trong quá trình hoạt động và vận hành đang trở thành xu hướng được rất nhiều doanh nghiệp quan tâm. Là một bộ công cụ mạnh mẽ, ERP hỗ trợ doanh nghiệp điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh, tự động hóa các quy trình tài chính, nhân sự, sản xuất, bán hàng, chuỗi cung ứng,… để nâng cao năng suất, hiệu quả hoạt động và khả năng cạnh tranh.
ERP rất đắc lực nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng hiểu rõ về phần mềm này và cách lựa chọn, triển khai để hệ thống thực sự đem lại hiệu quả. Vậy phần mềm ERP là gì? Khi nào doanh nghiệp nên triển khai, các bước triển khai như thế nào? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết này.
1. Phần mềm ERP là gì?
ERP (viết tắt của Enterprise Resource Planning) là một hệ thống giúp hoạch định nguồn lực hay quản lý tất cả hoạt động của doanh nghiệp.
- Enterprise (Doanh nghiệp): Doanh nghiệp là đơn vị áp dụng hệ thống phần mềm để sử dụng các nguồn tài nguyên và hoạt động một cách tốt nhất.
- Resource (Nguồn lực): Là những tài nguyên của doanh nghiệp, bao gồm nhân lực, những tài sản có sẵn, liên quan đến tổ chức hoặc là những giá trị được tạo ra mỗi ngày. Ứng dụng ERP vào trong doanh nghiệp là tận dụng được tài nguyên, nhất là nhân lực.
- Planning (Hoạch định): ERP hỗ trợ lên kế hoạch các nội dung công việc, tài nguyên doanh nghiệp cần trong sản xuất, kinh doanh. Ngoài ra, phần mềm còn tính toán và dự báo các khả năng sẽ phát sinh trong tương lai.
Như vậy, phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP được hiểu đơn giản là một mô hình công nghệ all-in-one, tích hợp gồm nhiều công cụ: quản lý nhân sự, kế hoạch sản phẩm, chi phí, giao vận, bán hàng, quản lý kho, kế toán,… hỗ trợ doanh nghiệp quản trị toàn diện mọi hoạt động trên 1 nền tảng duy nhất.
Tải miễn phí trọn bộ ebook: CHIẾN LƯỢC QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP TOÀN DIỆN
2. 10 phân hệ của phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP
Một hệ thống phần mềm quản lý ERP thường sẽ bao gồm các phân hệ sau:
- Finance – Kế toán tài chính
- Sales and Distribution – Quản lý phân phối và bán hàng
- Purchase Control – Quản lý mua hàng
- Stock Control – Quản lý tồn kho
- Production Planning and Control – Lập kế hoạch và quản lý sản xuất
- Project Management – Quản lý dự án
- Service Management – Quản lý dịch vụ
- Human Resource Management – Quản lý nhân sự
- Management Reporting – Báo cáo quản trị
- Tax Reports – Báo cáo thuế
Ở mỗi phân hệ sẽ có các module với chức năng nhỏ hơn và được liên kết với nhau để giúp doanh nghiệp tối ưu hóa, tự động hóa các quy trình làm việc và tạo ra báo cáo đầy đủ và tổng quan nhất về tất cả hoạt động. Nhờ đó, người quản lý chỉ cần thông qua hệ thống ERP có thể nắm bắt được bức tranh toàn cảnh về doanh nghiệp.
3. Cách thức hoạt động của phần mềm ERP
Một hệ thống ERP được tạo thành từ nhiều module tích hợp với nhau hoặc các ứng dụng có thể giao tiếp với nhau và chia sẻ cơ sở dữ liệu chung.
Mỗi module của ERP thường tập trung vào một nghiệp vụ nhưng chúng hoạt động cùng nhau bằng cách sử dụng cùng một dữ liệu để đáp ứng nhu cầu của công ty. Tài chính, kế toán, nhân sự, bán hàng, mua hàng, công việc, quy trình,… là những module phổ biến mà doanh nghiệp có thể bắt đầu. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể lựa chọn các module phù hợp với nhu cầu quản lý ở thời điểm hiện tại và bổ sung, mở rộng khi cần.
Ví dụ, với phần mềm quản lý ERP MISA AMIS, hệ thống tích hợp hơn 40+ ứng dụng hỗ trợ doanh nghiệp quản lý toàn diện các hoạt động từ Tài chính – Kế toán, Marketing – Bán hàng, Quản trị nguồn nhân lực, Văn phòng số (quản lý công việc, quy trình, tài sản,…).
Các ứng dụng được kết nối chặt chẽ với nhau giúp cho dữ liệu được liên thông, các quy trình trong doanh nghiệp được tối ưu hóa, giảm chồng chéo. Đặc biệt, MISA AMIS cung cấp hệ thống báo cáo quản trị cần thiết để CEO, quản lý nắm bắt toàn bộ bức tranh vận hành của doanh nghiệp và ra các quyết định quan trọng.
Phần mềm quản trị ERP cũng hỗ trợ các yêu cầu cụ thể của ngành như một phần chức năng cốt lõi của hệ thống hoặc thông qua các tiện ích mở rộng ứng dụng tích hợp liền mạch với bộ phần mềm.
Xem thêm: 15+ phần mềm ERP tốt nhất được các doanh nghiệp Việt Nam lựa chọn
4. Đặc điểm nổi bật của phần mềm quản lý ERP
Là một hệ thống quản trị doanh nghiệp tổng thể, ERP có những đặc điểm nổi bật như sau:
- Có khả năng hợp nhất mọi quy trình để quản lý, sản xuất kinh doanh. Các phòng ban, cá nhân và quy trình làm việc được kết nối thành một hệ thống rõ ràng, liền mạch.
- Hỗ trợ doanh nghiệp hoạt động và quản lý tốt hơn chứ không thể thay thế hoàn toàn con người.
- ERP được hoạt động theo nguyên tắc là kế hoạch cụ thể. Mỗi thành viên chỉ cần xác định đúng nhiệm vụ của mình từ đó có thể dễ dàng áp dụng vào việc sản xuất kinh doanh đã được lập trình sẵn (tuần, tháng, quý, năm).
- Do các phân hệ chức năng có tính liên kết chặt chẽ và linh hoạt với nhau nên doanh nghiệp có thể phối hợp dễ dàng và nâng cao hiệu suất làm việc.
5. 3 hình thức triển khai ERP phổ biến hiện nay
Các hệ thống ERP hiện đại có thể được triển khai theo nhiều cách: Cloud ERP, On-Premise ERP và Hybrid ERP. Dưới đây là ưu và nhược điểm của từng hình thức giúp bạn xác định và lựa chọn triển khai mô hình ERP phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình.
5.1. Cloud ERP
Cloud ERP là phần mềm được lưu trữ và vận hành trên cơ sở hạ tầng đám mây của nhà cung cấp. Người dùng truy cập phần mềm qua internet. Nhà cung cấp sẽ đảm nhiệm việc bảo trì, cập nhật và bảo mật thường xuyên.
Ưu điểm:
- Không cần đầu tư cơ sở hạ tầng phần cứng đắt tiền.
- Dễ dàng mở rộng và cập nhật.
- Chi phí ban đầu thấp hơn và thường được thanh toán theo mô hình thuê bao.
Nhược điểm:
- Phụ thuộc vào kết nối internet.
- Có thể có lo ngại về bảo mật và quyền kiểm soát dữ liệu, do dữ liệu được lưu trữ tại máy chủ của bên thứ ba.
Hiện nay, khi vấn đề bảo mật được các nhà cung cấp đảm bảo và cam kết, các phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP đám mây như MISA AMIS là phương pháp triển khai phổ biến nhất.
5.2. On-Premise ERP
On-premise ERP là mô hình triển khai phần mềm truyền thống. Phần mềm qu ERP được cài đặt và vận hành trực tiếp trên cơ sở hạ tầng của chính doanh nghiệp. Doanh nghiệp chịu trách nhiệm quản lý và bảo trì hệ thống.
Ưu điểm:
- Kiểm soát dữ liệu tốt hơn.
- Không phụ thuộc vào kết nối internet để vận hành.
- Phù hợp với các doanh nghiệp có yêu cầu cao về bảo mật và tuân thủ pháp lý.
Nhược điểm:
- Đòi hỏi chi phí đầu tư ban đầu cao cho phần cứng và phần mềm.
- Chi phí bảo trì và nâng cấp cao.
- Khả năng tích hợp, mở rộng hạn chế và phải trả chi phí cao để thực hiện.
5.3. Hybrid ERP
ERP hybrid là sự kết hợp giữa ERP cloud và On-premise. Một số chức năng được chạy trên đám mây trong khi các chức năng khác được vận hành tại chỗ.
Ưu điểm:
- Linh hoạt trong việc quản lý dữ liệu và ứng dụng.
- Phù hợp với doanh nghiệp cần giải pháp tùy biến, kết hợp lợi thế của cả hai mô hình.
- Có thể tối ưu hóa hiệu suất và chi phí bằng cách chọn nơi lưu trữ và xử lý dữ liệu phù hợp.
Nhược điểm:
- Có thể phức tạp hơn để quản lý do hệ thống hoạt động trên cả cả hai môi trường.
- Cần phải đầu tư vào việc tích hợp và quản lý liên tục giữa đám mây và tại chỗ.
Mỗi loại triển khai ERP mang lại những lợi ích và thách thức riêng, và sự lựa chọn tùy thuộc vào nhu cầu, ngân sách, và mục tiêu kinh doanh của từng tổ chức.
Ngoài ra, dựa theo đơn vị cung cấp phần mềm, có thể phân loại ERP thành ERP trong nước và ERP nước ngoài. Các phần mềm ERP trong nước như MISA AMIS có chi phí hợp lý, hệ thống báo cáo theo chuẩn mực tại Việt Nam, phù hợp với thực trạng quản trị của doanh nghiệp đồng thời dễ dàng tùy biến và đáp ứng được nhu cầu tổng thể theo ngành nghề,…
Trong khi đó, một số thương hiệu phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP nước ngoài như SAP, Oracle, Sage, platform… mặc dù được áp dụng nhiều thành tựu công nghệ cao, vận hành theo một quy trình chuẩn hóa nhưng hầu hết đều có chi phí rất cao, thời gian triển khai lâu, cần nhiều nguồn lực, ngôn ngữ tiếng Anh gây khó khăn cho người sử dụng, kém tương thích với các tiêu chuẩn ở Việt Nam.
6. Sự khác biệt của phần mềm quản trị ERP và những phần mềm quản lý rời rạc?
Điểm khác biệt rõ nhất của ERP so với những phần mềm rời rạc khác đó là khả năng tích hợp. ERP là một hệ thống gồm nhiều module có các chức năng giống như các phần mềm rời rạc, nhưng nó được tích hợp và liên kết với nhau. Trong hệ thống ERP, các phần mềm sẽ được liên kết chặt chẽ với nhau giống như những bộ phận trên cơ thể người. Vì vậy mà thông tin sẽ được liên thông, cập nhật nhanh chóng từ bộ phần này tới bộ phận khác đảm bảo tính chính xác.
Các phần mềm rời rạc chỉ phục vụ cho công việc của một phòng ban. Khi các phần mềm này không có sự liên kết với nhau, dữ liệu doanh nghiệp sẽ trở nên rời rạc, việc lưu chuyển thông tin sẽ được thực hiện thủ công dẫn đến năng suất thấp, dễ sai số và khó kiểm soát. Đồng thời, công việc các phòng ban cũng bị chồng chéo.
Ngược lại ERP hay các phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể như MISA AMIS thì đảm bảo được tính chính xác và kiểm soát tốt hơn. Phần mềm có thể tổng hợp thông tin từ các phòng ban và tổng hợp thành báo cáo chính xác nhất. Chính vì thế mà việc quản lý thông tin dễ dàng và hiệu quả hơn.
Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn giải pháp phần mềm ERP MISA AMIS để quản lý doanh nghiệp tổng thể, nâng cao hiệu quả hoạt động, trong đó có Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, Công ty Austdoor, Công ty Cổ phần LANDCO,… và nhiều doanh nghiệp khác.
Dùng thử và khám phá sức mạnh của phần mềm ERP MISA AMIS tại đây:
- Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
- Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
- Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
- Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia
7. Vai trò và lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp
ERP đóng vai trò vô cùng quan trọng trong sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Mục đích của phần mềm quản trị ERP được xây dựng lên là tạo ra một hệ thống dữ liệu tự động hợp nhất và xuyên suốt giữa các phòng ban, giữa các khâu hoạt động như: quản lý tài chính, quản lý quan hệ khách hàng, quản lý mua hàng, quản lý sản xuất, quản lý nhân sự,…
Nhờ có ERP, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa các quy trình hoạt động, phối hợp giữa các phòng ban để cùng hướng đến mục tiêu chung và gia tăng năng suất một cách hiệu quả. Cùng khám phá những lợi ích cụ thể của ERP nhé.
7.1 Quản trị tài chính – kế toán
Để nắm được những thông tin tài chính của cả doanh nghiệp, người quản lý sẽ phải tổng hợp báo cáo, số liệu từ nhiều phòng ban, bộ phận khác nhau nên tốc độ xử lý thường chậm, việc sai sót, chênh lệch điều không thể tránh khỏi.
Với phân hệ Tài chính – Kế toán hoặc phần mềm kế toán trong hệ thống ERP thì mọi dữ liệu liên quan đến tài chính của doanh nghiệp sẽ được kết nối xuyên suốt giữa các phòng ban, bộ phận hay chi nhánh và quản lý tập trung, tự động tổng hợp dưới dạng các báo cáo đa chiều
Khi có bất kì một sự thay đổi nào từ các phòng ban, tất cả thông tin liên quan đều được tự động tính toán và cập nhật, giúp hạn chế những sai sót.
Khi áp dụng phần mềm quản lý ERP, chủ doanh nghiệp không cần phải chờ đến cuối tháng, cuối quý để có thể tổng hợp được các số liệu, báo cáo. Thay vì thế, bất cứ lúc nào muốn xem thì người lãnh đạo đều có thể theo dõi và bám sát tình hình tài chính của công ty. Từ đó, kịp thời có những phân tích, đánh giá, sửa đổi để có những hướng đi phù hợp cho doanh nghiệp.
7.2 Quản lý quan hệ khách hàng
Trong kỷ nguyên 4.0 hiện nay, khách hàng không chỉ là thượng đế mà còn là nguồn tài sản vô hình, là yếu tố cạnh tranh của doanh nghiệp. Bởi vậy mà các hoạt động chăm sóc khách hàng cần phải được coi trọng để họ tiếp tục sử dụng sản phẩm, dịch vụ và trung thành với thương hiệu.
ERP sẽ giúp cho doanh nghiệp thực hiện tốt nhất nhiệm vụ này bằng cách lưu trữ thông tin khách hàng như: Họ tên, tuổi, địa chỉ, sử dụng những sản phẩm gì, đang gặp những vướng mắc gì,… để có thể chăm sóc và phục vụ khách hàng một cách tối ưu nhất, nâng cao sự hài lòng. Điều này giúp doanh nghiệp giải bài toán quản lý các tương tác với khách hàng của mình nhằm cải thiện mối quan hệ kinh doanh, giữ chân khách hàng và thúc đẩy tăng trưởng doanh số.
Trên phần mềm quản trị ERP doanh nghiệp không chỉ lưu trữ dữ liệu khách hàng mà còn có thể phân tích dữ liệu đó hay dựa vào các báo cáo để đưa ra các chiến dịch tiếp thị, chuyển đổi, chăm sóc khách hàng tốt hơn.
Ngoài ra dữ liệu khách hàng lưu trữ trên phần mềm ERP còn đáp ứng tính bảo mật cao hạn chế tình trạng thất thoát.
7.3 Quản trị nguồn nhân lực
Để quản lý nhân sự không phải là điều dễ dàng, nhất là với những doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, nhân sự lên đến hàng nghìn người. Việc theo dõi sát sao từng nhân sự như: giờ làm việc, khối lượng công việc, mức độ hoàn thành công việc,… là điều bất khả thi.
Nhưng với phần mềm quản lý ERP, công tác quản lý này sẽ trở nên đơn giản và nhẹ nhàng hơn rất nhiều. Người quản lý hoàn toàn có thể nắm được khung giờ làm việc, khối lượng và chất lượng công việc của nhân viên để có thể đưa ra mức lương và chính sách đãi ngộ sao cho phù hợp nhất.
Mọi công tác liên quan đến quản lý nhân sự như: quản lý hồ sơ nhân viên, quản lý hợp đồng lao động, chấm công, lương, thưởng, bảo hiểm xã hội,… cũng đều được cập nhật tự động hóa, giúp cho việc tra cứu, kiểm soát và giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự trở nên dễ dàng.
Không những thế, phần mềm quản trị ERP còn cho phép chủ doanh nghiệp giao tiếp với nhân viên thông qua mạng xã hội nội bộ để luôn thấu hiểu tâm tư, nguyện vọng cũng như kịp thời giải đáp mọi thắc mắc của đội ngũ.
7.4 Nâng cao năng suất làm việc
Trong khi vận hành và sản xuất, doanh nghiệp càng lớn thì quy trình và khối lượng công việc càng nhiều, việc phối hợp giữa các bộ phận, các phòng ban càng trở nên phức tạp. Lúc này, phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP sẽ là một công cụ giúp doanh nghiệp tự động hóa một phần hoặc tất cả quy trình sản xuất, kinh doanh, vận hành. Nhờ đó, đội ngũ có thể loại bỏ các thao tác thủ công, mất thời gian và phối hợp với nhau một cách trơn tru, liền mạch để gia tăng năng suất, giảm chi phí.
Ví dụ, trong hệ thống ERP MISA AMIS, nhờ sự kết nối các phần mềm AMIS Quy trình với các phần mềm khác như AMIS Công việc, AMIS Kế toán, bộ AMIS Nhân sự, AMIS CRM,… doanh nghiệp có thể tự động hóa mọi quy trình trong doanh nghiệp như: Quy trình Tài chính – Kế toán, Nhân sự, Kinh doanh, Marketing, Kỹ thuật,…
Khi tất cả quy trình được tự động hóa với phần mềm, nhân viên sẽ nắm rõ việc mình làm, phối hợp với ai, báo cáo với ai, tránh bỏ bước, thiếu bước. Đồng thời, lãnh đạo nhanh chóng nắm bắt được tình hình áp dụng quy trình theo phòng ban/nhân viên, phát hiện và ghi nhận những điểm vi phạm trong quá trình giám sát.
7.5 Quản lý hàng tồn kho hiệu quả
Việc kiểm soát hàng tồn kho, nguyên vật liệu,… sẽ tốn rất nhiều thời gian, công sức và nhân lực nếu thực hiện kiểm kê thủ công. Tuy nhiên, với phần mềm quản lý ERP, việc quản lý sẽ được thực hiện tự động hóa mà không hề tốn thời gian hay công sức.
Hệ thống ERP trong doanh nghiệp giúp kiểm soát xem trong kho hiện tại đang còn bao nhiêu hàng, hàng hóa nằm ở đâu, nguyên vật liệu còn nhiều ít ra làm sao. Từ đó, chủ doanh nghiệp hoàn toàn có thể nắm được tình hình hàng hóa trong kho và điều chỉnh lượng hàng nhập vào sao cho phù hợp để tránh sự lãng phí, thất thoát.
Tương tự các phần mềm quản lý kho khác, ERP hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hàng hóa theo mã quy cách, đơn vị tính khác nhau, thời gian nhập kho, thời hạn sử dụng…
7.6 Giao tiếp, phối hợp công việc giữa các bộ phận hiệu quả
Phần mềm quản trị ERP sẽ giúp cho việc giao tiếp, liên lạc và tương tác giữa các phòng ban trong công ty trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Đồng thời, hệ thống cũng giúp cho việc xung đột quyền lợi giữa các bộ phận giảm thiểu đi rất nhiều.
Không những thế, phần mềm quản lý ERP được kỳ vọng thay thế toàn bộ các phần mềm quản lý rời rạc khác nhằm tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo hiệu quả công việc cho doanh nghiệp.
ERP còn là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số nhanh chóng, bắt đầu bằng việc chuẩn hóa số liệu, thống nhất quy trình làm việc và số hóa thông tin. Phần mềm quản trị ERP mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp ở mọi mặt khác nhau khi vận hành.
Như vậy, khi được đầu tư và triển khai đúng cách, ERP mang lại hiệu quả rất lớn, giúp các bộ phận hoạt động hiệu quả, giảm chi phí vận hành, gia tăng năng suất.
| Tiêu chí đánh giá | Tỷ lệ hiệu quả |
| Giảm chi phí tồn kho | 10% |
| Giảm chi phí quản lý | 30% |
| Giảm chi phí phát sinh do giao hàng trễ | 60% |
| Giảm đầu tư công nghệ thông tin cho các năm tiếp theo | 20% |
| Hệ thống báo cáo online giảm chi phí giấy tờ | 20% |
| Giảm thời gian chuẩn bị báo cáo tài chính và quản trị | Còn 5 ngày |
So sánh hiệu quả trước và sau khi triển khai ERP (nguồn: Sổ tay đầu tư ERP, ICTRoi)
Tải miễn phí trọn bộ ebook: GIẢI PHÁP TỐI ƯU VẬN HÀNH & XÂY DỰNG QUY TRÌNH LÀM VIỆC HIỆU QUẢ CHO CEO
8. Khi nào doanh nghiệp nên áp dụng ERP?
Phần mềm ERP đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhưng cũng cần cân nhắc thêm các vấn đề trước khi đưa vào sử dụng. Để xác định xem doanh nghiệp của mình đã cần sử dụng ERP hay chưa, bạn có thể dựa trên các dấu hiệu sau:
- Doanh nghiệp của bạn đang có một lượng các giao dịch “khổng lồ”, quy mô lớn và khó khăn trong việc quản lý thì giải pháp ERP phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp phòng tránh được những rủi ro không đáng có.
- Tình trạng sai sót trong khi nhập liệu thường xuyên xảy ra. Ví dụ như: số lượng hoàng hóa chênh lệch, sai tỷ giá, giao nhầm đơn hàng, thông tin hóa đơn lẫn lộn, không xác định được hàng tồn kho hoặc số lượng quá lớn, nhiều khách hàng khiếu nại về chất lượng dịch vụ, sản phẩm.
- Bộ máy quản lý cồng kềnh, quy trình phức tạp, các bộ phận khó phối hợp.
- Khó khăn khi sử dụng các ứng dụng hoặc công cụ rời rạc để quản lý. Tốn nhiều chi phí nhưng không đem lại hiệu quả.
- Các doanh nghiệp muốn đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số, đem lại hiệu quả tức thì có thể áp dụng ERP để hỗ trợ điều hành và quản lý công việc.
9. 4 tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý ERP
Thị trường ERP Việt Nam có sự tham gia của các công ty cung cấp khác nhau. Lợi thế mà phần mềm trong nước đem lại đó là sở hữu quy trình xử lý tài chính – kế toán theo đúng quy định, chuẩn mực của kế toán Việt Nam đang lưu hành. Đồng thời, phần mềm quản lý ERP của nhà cung cấp trong nước sẽ nhanh chóng cập nhật kịp thời những thay đổi từ các quyết định, thông tư,… của chính phủ, phù hợp với các doanh nghiệp Việt Nam.
Để lựa chọn được ERP phần mềm phù hợp với mình, doanh nghiệp cần dựa trên những tiêu chí sau:
- Quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp
- Khả năng tài chính
- Cơ sở hạ tầng của công ty
- Kế hoạch triển khai
Lời khuyên của chúng tôi đó là doanh nghiệp không nhất thiết phải áp dụng tất cả các module của ERP. Tùy thuộc vào nhu cầu quản trị hiện tại, doanh nghiệp có thể lựa chọn các phần mềm phù hợp nằm trong nền tảng quản trị tổng thể để tránh lãng phí. Lấy ví dụ nếu doanh nghiệp cần quan tâm đến việc tối ưu năng suất lao động thì nên cân nhắc lựa chọn phần mềm quản lý công việc, quản lý hoạt động bán hàng thì triển khai phần mềm AMIS CRM,…
10. Hướng dẫn triển khai phần mềm ERP chuẩn nhất cho doanh nghiệp
Việc triển khai ERP không chỉ đơn giản là áp dụng công nghệ, mà đây là quá trình áp dụng những kiến thức đã tích lũy và kinh nghiệm quản lý, tác nghiệp. Tại Việt Nam đã nhiều doanh nghiệp triển khai ERP, bỏ ra nhiều chi phí lớn nhưng lợi ích mang lại chưa tương xứng. Vậy làm thế nào để triển khai được thuận tiện và cần chuẩn bị những gì để ứng dụng ERP hiệu quả nhất.
10.1. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi triển khai ERP?
Để đi đến quyết định triển khai ERP, doanh nghiệp sẽ cần cân nhắc rất nhiều yếu tố và có sự chuẩn bị kỹ càng.
- Xác định rõ nhu cầu và khả năng tài chính của doanh nghiệp: Đây là yếu tố then chốt ảnh hưởng đến tất cả quyết định cũng như hiệu quả của việc sử dụng phần mềm quản lý công ty ERP. Điều này cũng giúp doanh nghiệp hình dung ra được phần mềm như thế nào sẽ phù hợp với mình.
- Lựa chọn nhà cung cấp: Dựa trên nhu cầu, doanh nghiệp sẽ lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp. Một trong những điểm mà doanh nghiệp cần tìm hiểu nhà cung cấp đó là năng lực và một số dự án mà họ đã triển khai thành công.
- Triển khai dự án: Khi triển khai dự án cần sự phối hợp chặt chẽ giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp.
10.2. Các bước triển khai ERP
Để triển khai ERP, các doanh nghiệp có thể kết hợp với mô hình thác nước Waterfall hoặc mô hình Agile. Doanh nghiệp có thể tham khảo quy trình triển khai ERP như sau:
-
Bước 1: Khảo sát thực tế
Doanh nghiệp cần làm việc trực tiếp với các bộ phận để hiểu được quy trình và nhu cầu từ đó xác định được yêu cầu của các bộ phận đối với hệ thống.
-
Bước 2: Phân tích thiết kế hệ thống ERP
Với những khảo sát ở bước 1 thì đội ngũ BA sẽ tổng hợp thành tài liệu mô tả yêu cầu của người dùng. Tài liệu này sẽ được đội dự án ký thống nhất trước khi đưa sang đơn vị thi công ERP.
-
Bước 3: Lập trình hệ thống
Dựa vào tài liệu yêu cầu của doanh nghiệp, nhà cung cấp sẽ tiến hành lập trình để thiết kế các chức năng theo yêu cầu. Thời gian thiết kế phụ thuộc vào mức độ phức tạp và các chức năng cần có trong phần mềm dựa theo nhu cầu của doanh nghiệp.
-
Bước 4: Test hệ thống ERP
Sau khi đội lập trình của nhà cung cấp đã hoàn thiện các chức năng của phần mềm thì đội ngũ kiểm thử (Tester) sẽ tiến hành kiểm tra, tìm kiếm các lỗi. Đến khi phần mềm hoàn hảo nhất thì sẽ được chuyển giao cho doanh nghiệp để tiến hành kiểm thủ.
-
Bước 5: Vận hành thử (Go-Live)
Sau khi nhà cung cấp bàn giao phần mềm thì doanh nghiệp sẽ đưa nhân sự chủ chốt ở các bộ phận vào để đào tạo và sử dụng thử. Mặc dù phần mềm đã được kiểm thử nhưng trong quá trình hoạt động thực tế thì sẽ giúp cả hai bên sẽ có có được những đánh giá thực tế nhất để điều chỉnh kịp thời.
Để triển khai thành công, các nhà quản lý cần phải giám sát liên tục, kiểm tra kỹ lưỡng cũng như đo lường hiệu quả khi áp dụng giải pháp này vào thực tế. Từ đó, đội ngũ có thể đưa ra những điều chỉnh thích hợp với nhu cầu hoạt động của doanh nghiệp.
-
Bước 6: Nghiệm thu hệ thống ERP
Sau khi vận hành thử, nếu không gặp khó khăn gì thì đơn vị cung cấp và doanh nghiệp tiến hành tổng kết và nghiệm thu kết thúc dự án. Nếu phát sinh trục trặc thì sẽ tiến hành chỉnh sửa và quay lại bước sử dụng thử.
10.3. Những lưu ý khi triển khai ERP cho doanh nghiệp
Để quá trình triển khai ERP được tốt nhất, doanh nghiệp nên lưu ý một vài điều dưới đây:
10.3.1. Có kế hoạch về tài chính, nguồn lực và thời gian trước khi triển khai
Trước khi bắt tay vào thực hiện ERP doanh nghiệp cần hoạch định và lên kế hoạch về nguồn lực, tài chính và thời gian bởi:
- Chi phí triển khai ERP tương đối lớn
Chi phí triển khai ERP phụ thuộc vào nhiều yếu tố từ số lượng người dùng, chi phí bản quyền, triển khai thực hiện cho đến chi phí bảo trì, nâng cấp. Chi phí này cũng phụ thuộc vào việc doanh nghiệp lựa chọn ERP nước ngoài hay trong nước, ERP đóng gói hay viết theo yêu cầu.
Theo ERP Report 2022 từ Panorama, thì một doanh nghiệp quy mô vừa khi triển khai ERP tổng thể sẽ cần bỏ ra từ $150.000 đến $750.000. Tất nhiên đó là chi phí khi triển khai các nền tảng ERP nước ngoài kết hợp với các yêu cầu riêng khác.
Các phần mềm ERP được triển khai bởi nhà cung cấp trong nước hiện nay có chi phí hợp lý. Hệ thống cũng linh hoạt tùy chỉnh để phù hợp với yêu cầu quản trị, văn hóa làm việc của doanh nghiệp.
Hơn nữa, doanh nghiệp có thể lựa chọn triển khai các phân hệ hoặc ứng dụng cần thiết. Khi quy mô mở rộng, doanh nghiệp hoàn toàn có thể bổ sung thêm các nghiệp vụ khác. Nhờ đó, chi phí triển khai ERP phù hợp với ngân sách đầu tư ở mỗi giai đoạn.
Thông thường tỷ lệ chi phí cho ERP thường được phân bổ như sau: 5-10% cho quản lý hệ thống, 10-20% là cơ sở hạ tầng, 15-30% là chi phí phần mềm và 40-60% thuộc về đội ngũ nhân sự triển khai vận hành.
ERP nước ngoài thường có chi phí lớn, chính vì vậy, các doanh nghiệp có xu hướng ứng dụng các nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện như MISA AMIS vào trong hoạt động. Đây được coi là một phiên bản khác hoặc một dạng mini ERP. Các phần mềm này cũng đáp ứng hầu hết nhu cầu quản trị của doanh nghiệp Việt Nam nhưng có mức chi phí hợp lý, thời gian triển khai nhanh chóng và mọi nhân sự đều dễ dàng sử dụng.
- ERP tốn nhiều thời gian triển khai
Cũng trong ERP Report 2022 từ Panorama, để triển khai hệ thống ERP thì thời gian triển khai sẽ rơi vào khoảng từ 2 – 5 năm bởi phải trải qua nhiều quá trình kiểm thử, cải tiến nhiều lần trước khi áp dụng. Doanh nghiệp cũng cần trang bị thêm nhiều thiết bị, cơ sở hạ tầng chu đáo và đầy đủ nhất để có thể đáp ứng được việc thực hiện. Đồng thời nhân sự cũng cần thời gian học hỏi và thích nghi.
Tuy nhiên, cũng cần đính chính lại, đó là thời gian triển khai đối với các hệ thống ERP On-premise phức tạp. Còn những phần mềm Cloud ERP như MISA AMIS được nghiên cứu phù hợp hệ thống tài chính – kế toán – thuế và các thông tư, nghị định, luật tại Việt Nam. Chính vì vậy, việc triển khai MISA AMIS nhanh chóng, độ tương thích cao, nhân viên dễ dàng sử dụng mà không mất nhiều thời gian đào tạo.
10.3.2. Có phương án phòng trừ rủi ro tiềm ẩn của ERP
Dù ERP giúp tăng sự chính xác trong công việc, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các quy trình, công đoạn; song việc sử dụng ERP cũng tiềm ẩn những rủi ro lớn về mặt kỹ thuật.
Cụ thể, chỉ cần phát sinh một vấn đề trong khâu bất kỳ, một công đoạn làm việc sẽ bị tắc nghẽn, sẽ kéo theo sự đình trệ của toàn bộ quy trình phía sau. Hoặc nếu doanh nghiệp đem một quy trình chưa được chuẩn hóa áp dụng vào trong hoạt động có thể gây ra những thất thoát lớn.
Trong một hệ thống ERP, tất cả các phân hệ như: Kế toán tài chính, lập kế hoạch và quản lý sản xuất quản lý mua hàng, quản lý bán hàng và phân phối, quản lý dự án,… đều sử dụng chung một dòng dữ liệu.
Điều này cũng đồng nghĩa với một thay đổi nhỏ sẽ kéo theo sự thay đổi của cả hệ thống; và một lỗi nhỏ trong quy trình, khi đem lên ERP có thể biến tướng thành lỗi diện rộng.
10.3.3. Chuẩn bị các phương án thay đổi, nâng cấp ERP trong tương lai
Doanh nghiệp cần chuẩn bị các phương án thay đổi, nâng cấp trong tương lai trước khi bắt tay vào xây dựng ERP. Lý do là bởi ERP là một hệ thống “gần như cố định”, việc thay đổi hoặc nâng cấp sau khi đã đưa ERP vào sử dụng cần hạn chế hết sức có thể.
Việc thay đổi ERP sau khi đã khởi chạy sẽ tốn kém thời gian, chi phí ngang với hệ thống mới. Nếu không được nghiên cứu kỹ lưỡng, các thay đổi khi đưa vào cấu trúc của ERP có thể gây xung đột với các phần còn lại, tạo ra lỗi hoặc tệ hơn là tê liệt toàn hệ thống.
Thay đổi ERP sau khi khởi chạy gây gián đoạn quy trình làm việc của doanh nghiệp vì hệ thống sẽ cần phải tạm ngưng.
Tuy nhiên trong một số trường hợp bất khả kháng, doanh nghiệp vẫn buộc phải thay đổi và nâng cấp hệ thống quản trị vận hành để đáp ứng được công việc như:
- Trường hợp hệ thống ERP hiện tại chưa đáp ứng được tất cả nhu cầu hiện tại trong doanh nghiệp.
- Trường hợp doanh nghiệp có những thay đổi mới nhằm phục vụ mục tiêu phát triển, ví dụ như: mở rộng quy mô, chuyển sang thị trường mới, đổi sang kinh doanh sản phẩm dịch vụ mới,…
Khi đó, thay vì phải trực tiếp thực hiện thay đổi trên hệ thống ERP gốc, doanh nghiệp có thể lựa chọn phương pháp sử dụng song song ERP cũ và phần mềm hỗ trợ – được coi là một lựa chọn an toàn và tiết kiệm thời gian, chi phí hơn cho doanh nghiệp.
12. MISA AMIS – Nền tảng quản trị toàn diện phù hợp với mọi doanh nghiệp
ERP là nền tảng cần thiết cho nhiều doanh nghiệp có quy trình đặc thù như sản xuất. ERP đem lại rất nhiều lợi thế, tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng cần đến một nền tảng viết theo yêu cầu và tốn kém.
Chính vì vậy, các phần mềm Cloud ERP như MISA AMIS với hơn 30+ phần mềm chuyên biệt, hỗ trợ doanh nghiệp quản trị tất cả các hoạt động hiệu quả trên một hệ thống duy nhất. MISA AMIS đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản trị Tài chính – Kế toán, Marketing – bán hàng, Quản lý nhân sự, quản lý – điều hành công việc, dự án mọi lúc, mọi nơi từ cơ bản đến nâng cao cho doanh nghiệp.
MISA AMIS hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn hóa, tối ưu toàn bộ hoạt động và nâng cao năng lực cạnh tranh một cách hiệu quả.
- Toàn bộ dữ liệu được hội tụ, liên thông giữa các bộ phận để phục vụ điều hành và giải quyết bài toán lệch số liệu (đặc biệt là doanh số giữa phòng Kinh doanh và Kế toán, tồn kho).
- Phối hợp chặt chẽ, trơn tru giữa các bộ phận, nâng cao trải nghiệm khách hàng, nhân viên; năng suất, tối ưu chi phí và nguồn lực, nâng cao sức cạnh tranh.
- Cung cấp báo cáo đa chiều, chính xác, tạo ra bức tranh hoàn chỉnh để chủ doanh nghiệp điều chỉnh kịp thời.
Đáp ứng các yêu cầu quản trị toàn diện của doanh nghiệp, với các phần mềm có sẵn, MISA AMIS đem đến cho doanh nghiệp rất nhiều lợi thế, loại bỏ hoàn toàn các nỗi lo về chi phí, khả năng mở rộng tích hợp,…
- Được thiết kế phù hợp với nhu cầu quản trị toàn diện của doanh nghiệp Việt Nam. Đặc biệt, MISA AMIS được nghiên cứu phù hợp hệ thống tài chính – kế toán – thuế và các thông tư, nghị định, luật tại Việt Nam. Chính vì vậy, việc triển khai MISA AMIS nhanh chóng, độ tương thích cao, nhân viên dễ dàng sử dụng mà không mất nhiều thời gian đào tạo.
- Chi phí hợp lý phù hợp với nhu cầu & quy mô của từng doanh nghiệp ở thời điểm hiện tại và tương lai khi doanh nghiệp mở rộng.
- Hệ thống có khả năng kết nối linh hoạt với các nghiệp vụ bên ngoài doanh nghiệp như Ngân hàng, Thuế, sàn eCommerce, Logistics,… cùng các phần mềm khác mà đội ngũ đang sử dụng.
- Được kế thừa các quy trình quản trị tiên tiến đã được các doanh nghiệp trong và ngoài nước ứng dụng thành công.
- Giao diện thân thiện, dễ sử dụng phù hợp cho mọi đối tượng.
- Bảo mật tuyệt đối với tiêu chuẩn Tier 3, ISO 27000, CMMi, SSL, CSA STAR,…
Lợi ích nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS
- Tiết kiệm ngay 25% chi phí: Giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí so với việc sử dụng các phần mềm riêng lẻ, hạn chế đầu tư lãng phí vào cơ sở hạ tầng và quản trị hệ thống.
-
Tăng trưởng 32% lợi nhuận: Giúp doanh nghiệp quản lý kinh doanh dễ dàng, tối ưu hóa lợi nhuận và tăng trưởng 47% năng suất vượt bậc.
- Làm việc trên một nền tảng: Cung cấp đầy đủ các ứng dụng trên 1 nền tảng giúp dữ liệu được liên thông, đồng nhất giữa các phòng ban.
-
Làm việc Online mọi lúc, mọi nơi: Nhiều người có thể làm việc cùng lúc, quản lý dữ liệu Online, tránh rủi ro mất dữ liệu do sự cố máy tính.
- Sử dụng được trên hầu hết các thiết bị phổ biến nhất hiện nay.
- Chi phí triển khai và sử dụng phần mềm hợp lý.
- Nhiều kênh hỗ trợ miễn phí trong suốt quá trình sử dụng giúp khách hàng an tâm, tin tưởng (tổng đài hỗ trợ MISA Support, Website help.amis.vn, group cộng đồng trên Facebook…).
Kết luận
Mong rằng với những thông tin về phần mềm ERP là gì ở bên trên sẽ hữu ích đối với doanh nghiệp của bạn trong việc lựa chọn và áp dụng phần mềm ERP. Nếu đang cần tìm một nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện với chi phí hợp lý, triển khai dễ dàng và đã được chứng minh thành công với 250.000+ doanh nghiệp tin dùng, đăng ký tư vấn để trò chuyện với chuyên gia MISA AMIS ngay nhé.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
