Với sự phát triển mạnh mẽ của thương mại điện tử và sự mở cửa của thị trường quốc tế, logistics đã trở thành một trong những ngành quan trọng nhất trên thế giới. Hoạt động của các doanh nghiệp logistics có rất nhiều vấn đề phức tạp từ việc quản lý vận chuyển hàng hóa, quản lý kho bãi, bảo trì, nhiên liệu cho đến quản lý tài xế, phân tích doanh thu, chi phí,…
ERP Logistics chính là công cụ có thể hỗ trợ doanh nghiệp tự động hóa các quy trình, nâng cao hiệu quả hoạt động. Trong bài viết này, hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu về ERP Logistics và cách ứng dụng giải pháp này để quản trị chuỗi cung ứng.
1. ERP Logistics là gì? Có gì khác biệt với ERP tiêu chuẩn?
ERP Logistics là một hệ thống ERP được thiết kế đặc biệt để quản lý và tối ưu hóa các quy trình liên quan đến ngành logistics và chuỗi cung ứng.
Khác với ERP tiêu chuẩn bao gồm các phân hệ cơ bản mà doanh nghiệp nào cũng cần đến và có thể ứng dụng, ERP Logistics có một số phân hệ quan trọng như:
- Quản lý kho: Quản lý hàng hóa tại kho, vị trí lưu trữ hàng hóa, các đơn hàng đang chờ vận chuyển, số lượng hàng của khách hàng tại kho,…
- Quản lý đặt hàng: Theo dõi đơn hàng, quản lý quá trình xử lý đơn hàng từ khách hàng (các đơn vị bán) cho đến khách hàng cuối cùng.
- Quản lý mua hàng: Quản lý quy trình mua hàng, các đơn mua, nhà cung cấp, công nợ phải trả,…
- Quản lý vận chuyển: Quản lý lịch trình vận chuyển, theo dõi phương tiện vận chuyển và tài xế,…
- Quản lý chuỗi cung ứng: Hệ thống tích hợp các khía cạnh của chuỗi cung ứng, bao gồm quản lý nhà cung cấp, quản lý rủi ro, quản lý tài nguyên, quản lý hiệu suất,…
- Quản lý thông tin: ERP Logistics cung cấp các công cụ để quản lý dữ liệu và thông tin liên quan đến hoạt động logistics, giúp tích hợp và quản lý dữ liệu hiệu quả.
Như vậy ERP Logistics tối ưu hóa quản lý và vận hành trong ngành logistics, giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu suất, giảm chi phí và tăng khả năng cạnh tranh. Nó là một công cụ quan trọng để đáp ứng các yêu cầu phức tạp của chuỗi cung ứng và logistics.
2. Tại sao doanh nghiệp logistics cần đến ERP?
Như đã đề cập đến ở trên, doanh nghiệp Logistics có rất nhiều nghiệp vụ phức tạp từ quản lý tồn kho (hàng hóa của khách hàng tại kho), quản lý kho bãi, phương tiện vận chuyển, nhà cung cấp, tài xế,…
Một hệ thống ERP mạnh mẽ có thể giúp doanh nghiệp vượt qua những thách thức như:
2.1. Thiếu giám sát và phản hồi theo thời gian thực
Duy trì khả năng hiển thị theo thời gian thực của tất cả các hoạt động ví dụ như tình trạng đơn hàng và vận chuyển là rất quan trọng với doanh nghiệp logistics. Nó sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát và tuân thủ toàn bộ quá trình vận chuyển cũng như duy trì tính minh bạch với khách hàng.
Tuy nhiên, hoạt động này sẽ trở nên vô cùng khó khăn đối với doanh nghiệp vận tải và logistics nếu không có ERP.
2.2. Phân phối đơn hàng thủ công
Nếu nhận được 60 đơn đặt hàng mỗi ngày, nhân viên của bạn sẽ dễ dàng phân loại chúng theo loại, địa điểm giao hàng, trọng lượng, kích thước,… Nhưng nếu nhận được 600 đơn hàng mỗi ngày, đội ngũ nhân viên sẽ tốn rất nhiều thời gian và công sức.
Đơn hàng sẽ bị mất dấu, cả quá trình có thể bị dừng lại nếu không có ERP.
2.3. Tăng chi phí vận chuyển
Thiếu sự trợ giúp của ERP, doanh nghiệp có thể có loạt hoạt động khiến cho chi phí bị tăng lên như:
- Phân phối đơn hàng thủ công tốn thời gian đồng thời có thể gây ra mất mát hàng hóa và chi phí không cần thiết.
- Quản lý kho thiếu hiệu quả dẫn đến việc cần nhiều không gian lưu trữ, mất thời gian tìm và truy xuất hàng hóa.
- Không tối ưu lập kế hoạch tuyến đường khiến thời gian lái xe kéo dài hoặc xe không được sử dụng hết công suất.
2.4. Quản lý dữ liệu và điều phối việc giao hàng không hiệu quả
Một trong những ưu tiên hàng đầu của ngành vận tải và logistics là giao hàng nhanh chóng. Doanh nghiệp ở một số ngành đang phải vật lộn với việc tích hợp dữ liệu ở các khâu trong quá trình giao hàng và điều này làm ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng.
2.5. Kho bãi không đầy đủ và hệ thống thuế phức tạp
Ngành vận tải và logistics phải đối mặt với nhiều thách thức do các quy định về Thuế quá phức tạp như nhiều loại, nhiều mức, nhiều quốc gia,… Chưa kể luật Thuế có thể thay đổi thường xuyên.
Ngoài ra, việc thiếu thông tin và dữ liệu thời gian thực về tình trạng tồn kho và quy trình logistics có thể dẫn đến việc đánh giá sai và quyết định sai trong việc quản lý tồn kho. Điều này có thể dẫn đến tình trạng thiếu kho bãi.
2.6. Quản lý kế toán kém
Ngành vận tải và hậu cần yêu cầu quản lý các hoạt động kế toán chặt chẽ. Giám sát dòng tiền, lập ngân sách, quản lý tiền mặt, sổ cái và những thứ khác sẽ khá khó khăn nếu không có ERP.
2.7. Khó khăn tổng hợp báo cáo, phân tích dữ liệu không hiệu quả
Dữ liệu của các công ty logistics là rất lớn. Nếu không có ERP, sẽ rất khó tập hợp dữ liệu để xây dựng báo cáo cũng như phân tích dữ liệu để đưa ra các quyết định sáng suốt.
Tải ngay: 10 biểu mẫu & dashboard giúp CEO kiểm soát quy trình và hiệu suất làm việc tổng thể
3. Lợi ích của ERP logistics đối với doanh nghiệp
ERP có khả năng tích hợp các nghiệp vụ quan trọng của doanh nghiệp logistics vào một hệ thống liền mạch. Tất cả dữ liệu của doanh nghiệp được thể hiện trên một dashboard thống nhất, giúp việc giám sát trở nên dễ dàng và tạo điều kiện thuận lợi cho việc ra quyết định.
Dưới đây là những lợi ích chính mà ERP đem lại cho doanh nghiệp logistics:
3.1. Giảm chi phí vận hành
ERP logistics cung cấp dữ liệu chính xác theo thời gian thực về các hoạt động, cho phép doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác hơn. Người quản lý không cần phải chờ đợi để nhận được thông tin hoặc phản hồi quan trọng và thực hiện các hành động cần thiết để giải quyết vấn đề.
Điều này giúp đội ngũ phản ứng nhanh hơn, nâng cao năng suất và giảm được chi phí do chậm trễ.
3.2. Cung cấp cổng thông tin khách hàng để theo dõi các hoạt động
Một hệ thống ERP mạnh mẽ dành cho ngành logistics bao gồm cổng thông tin khách hàng hoặc nhà cung cấp. Người dùng dễ dàng đăng nhập để giám sát nhanh chóng và hiệu quả tình trạng đơn hàng, vận chuyển, chi phí, công nợ,…
Cổng thông tin này cũng cho phép doanh nghiệp tương tác với khách hàng qua email, SMS ngay trong hồ sơ 360 độ.
3.3. Kiểm soát hàng tồn kho
Doanh nghiệp logistics cần phải kiểm soát chính xác hàng tồn kho để đảm bảo hoạt động vận chuyển hiệu quả.
Danh sách bán hàng, tồn kho, các đơn đặt hàng hiện tại và hàng đang trên đường giao là các yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp cần theo dõi.
Nhờ module quản lý tồn kho trong hệ thống ERP Logistics, tất cả thông tin này có sẵn trên một dashboard duy nhất. Chỉ với một vài cú nhấp chuột, đội ngũ có thể xem những mặt hàng nào còn trong kho và những mặt hàng nào đã hết.
Điều này cho phép đội ngũ đưa ra quyết định nhập hàng, đẩy thêm sản phẩm của khách hàng (các đơn vị sử dụng dịch vụ logistics) để tối ưu hóa việc quản lý kho.
3.4. Báo cáo tài chính tự động
Đây là một trong những lợi thế quan trọng nhất của việc triển khai hệ thống ERP trong lĩnh vực logistics. Các công cụ kế toán trong ERP giúp theo dõi doanh thu, chi phí để doanh nghiệp cân đối các khoản phải thu, phải trả.
ERP cung cấp các báo cáo tự động, được phân quyền theo vị trí, nhân viên, chi nhánh. Thông tin bổ sung này cho phép những người ra quyết định trong chuỗi cung ứng tối ưu lại các quy trình hậu cần để nâng cao hiệu quả. Nó cũng sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc xác định nhanh chóng các nguyên nhân gây ra việc sụt giảm lợi nhuận, từ đó lập kế hoạch giải quyết vấn đề đó.
ERP Logistics còn có các chức năng dự báo và lập ngân sách mạnh mẽ, hỗ trợ vận hành hoạt động vận tải vì nó cho phép ban quản lý lập các kế hoạch tài chính doanh nghiệp chuyên sâu.
3.5. Bảo trì dễ dàng
Tài sản lớn nhất trong lĩnh vực logistics là các phương tiện được sử dụng để vận chuyển và tài xế.
Với mạng lưới logistics ngày càng phức tạp, việc duy trì và lập kế hoạch lịch trình vận chuyển trở nên cồng kềnh. Theo thời gian, những sự phức tạp này có thể tác động tiêu cực đáng kể đến hoạt động kinh doanh.
Tuy nhiên, nhờ phần mềm ERP, doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý phương tiện, bảo trì, theo dõi hoạt động của tài xế và trao quyền truy cập thông tin cho những người có liên quan.
3.6. Cải thiện hoạt động phân phối
Phần mềm ERP dành cho doanh nghiệp logistics giúp cải thiện kênh phân phối với thời gian nhanh hơn.
Nó có thể được cấu hình để trích xuất dữ liệu từ dữ liệu lịch sử được lưu trữ trong hệ thống của công ty, đánh giá của khách hàng hoặc từ phương tiện truyền thông xã hội để có thể cải thiện quy trình phân phối.
Doanh nghiệp có thể tập trung dữ liệu tất cả các bên liên quan như nhà bán lẻ, nhà phân phối, nhà cung cấp,… trên cùng một hệ thống để quản lý các khía cạnh như hàng tồn kho, công nợ, tình trạng vận chuyển hàng hóa, trải nghiệm khách hàng,…
Điều này mang lại tính linh hoạt và minh bạch trong hoạt động quản lý logistics. Người gửi hàng sẽ có thể theo dõi trạng thái trực tiếp của lô hàng và có quyền truy cập vào các thông tin quan trọng như chi tiết về khách hàng và nhà phân phối.
Việc có tất cả thông tin quan trọng trong tầm tay sẽ giúp các nhà lãnh đạo và quản lý doanh nghiệp đưa ra quyết định đúng đắn, nắm bắt xu hướng đặt hàng và hiểu lý do gây chậm trễ.
3.7. Theo dõi thời gian thực
Việc theo dõi các lô hàng đang vận chuyển có thể khá khó khăn. Tuy nhiên, việc tích hợp GPS có thể được sử dụng để theo dõi các phương tiện đang di chuyển trong thời gian thực và doanh nghiệp có thể biết vị trí của phương tiện đó vào bất kỳ thời điểm nào. Điều này sẽ tạo thuận lợi cho việc cung cấp thông tin cập nhật cho khách hàng, đơn vị bán,…
Tận dụng dữ liệu chính xác, theo thời gian thực giúp doanh nghiệp hỗ trợ khách hàng tốt hơn cũng như phát triển các kế hoạch kinh doanh thông minh hơn, hiệu quả hơn.
3.8. Nâng cao sự hài lòng của khách hàng
Các giải pháp ERP Logistics như MISA AMIS cung cấp phân tích chuyên sâu về khách hàng với hồ sơ tổng hợp đầy đủ tất cả thông tin của họ.
Dữ liệu thời gian thực giúp nhân viên hỗ trợ tránh mắc lỗi, giao hàng kịp thời và cung cấp các dịch vụ được cá nhân hóa. Điều này cho phép công ty xây dựng mối quan hệ cá nhân sâu sắc với khách hàng.
3.9. Nâng cao hiệu quả quản lý nhân viên
Việc quản lý chấm công, ngày nghỉ phép, thời gian nghỉ giải lao, làm thêm giờ, yêu cầu bồi thường tai nạn, tiền thưởng, bảo hiểm, đánh giá hiệu suất và nhiều thông tin khác có thể khiến hệ thống thủ công trở nên quá tải.
Tuy nhiên, với một giải pháp ERP hiệu quả, các nghiệp vụ này dễ dàng được tự động hóa, sắp xếp hợp lý, giúp công việc không bị sai sót.
Ngoài ra, tính năng đánh giá KPI được tích hợp vào ERP giúp người quản lý truy cập nhanh chóng vào các báo cáo đánh giá hiệu suất của nhân viên, tạo điều kiện thuận lợi cho các quyết định cải tiến liên quan đến lực lượng lao động.
Tải ngay: 10 biểu mẫu & dashboard đánh giá hiệu suất công việc từng phòng ban – nhân sự
4. 6 yếu tố cần xem xét khi lựa chọn ERP cho doanh nghiệp logistics
Lựa chọn phần mềm ERP đòi hỏi doanh nghiệp phải đánh giá rất nhiều yếu tố từ đặc thù ngành cho đến nhà cung cấp. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng khi lựa chọn phần mềm ERP cho doanh nghiệp logistics.
4.1. Đảm bảo đây là giải pháp ERP đáp ứng yêu cầu đặc thù về logistics trong thị trường doanh nghiệp tham gia
Doanh nghiệp logistics có thể tham gia vào 1 hoặc nhiều thị trường. Điều quan trọng là doanh nghiệp cần lựa chọn được giải pháp phù hợp với ngành nghề.
Ví dụ, khi vận chuyển hàng hóa ra những thị trường quốc tế, hệ thống ERP cần có khả năng đáp ứng các quy định hải quan và theo dõi vận chuyển trên toàn cầu.
Mỗi ngành đều có những thách thức đặc biệt về chuỗi cung ứng nên giải pháp ERP bạn chọn phải giải quyết toàn diện những nhu cầu và thách thức riêng biệt này.
4.2. Hệ thống ERP phải tương thích với hệ thống hiện tại của bạn
Hầu hết các phần mềm ERP dành cho doanh nghiệp logistics đều có những điểm mạnh và tính năng độc đáo riêng. Điều cần thiết là phải xem xét hệ thống nào tích hợp tốt với hệ thống hiện tại của bạn mà ERP thường không thể thay thế.
Sẽ không có hệ thống nào hoàn hảo, đáp ứng được 100% mọi nhu cầu của doanh nghiệp. Chính vì vậy, bạn có thể đi theo con đường ít trở ngại nhất bằng cách chọn ERP tương thích tốt với hệ thống hiện tại.
4.3. Giao tiếp với các bên liên quan
Điều quan trọng đối với doanh nghiệp logistics là những người sẽ sử dụng hệ thống ERP mới nhìn nhận như thế nào. Nhân viên càng hiểu về các nghiệp vụ của công ty và cách hệ thống hoạt động thì khả năng áp dụng hiệu quả càng cao.
Giao tiếp với các bên liên quan sẽ bao gồm những hoạt động từ khảo sát nhu cầu, quy trình ở tất cả các bộ phận, khuyến khích sự tham gia của các nhóm vào quá trình triển khai cho đến đào tạo, hướng dẫn sử dụng,… Điều này mang lại cảm giác quyết tâm, đồng lòng trên toàn doanh nghiệp.
4.4. Hệ thống có khả năng mở rộng khi quy mô doanh nghiệp phát triển
Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, các yêu cầu quản lý cũng sẽ tăng lên. Hệ thống ERP cũng cần có khả năng mở rộng để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.
Phần mềm ERP viết theo yêu cầu có khả năng mở rộng khá hạn chế. Doanh nghiệp logistics có thể lựa chọn Cloud ERP với những bản cập nhật liên tục.
Tính linh hoạt của hệ thống ERP là rất quan trọng, ngay cả khi việc triển khai ban đầu được tùy chỉnh cho phù hợp với nhu cầu kinh doanh và ngành cụ thể.
4.5. Chú ý đến sự tích hợp của bên thứ ba
Hệ thống ERP là một trung tâm điều phối (giống như bộ não) có giá trị cao nhất khi nó hoạt động tốt với các hệ thống khác. Do đó, giải pháp ERP của bạn phải có tính năng kết nối và tích hợp cần thiết.
4.6. Hỗ trợ từ nhà cung cấp
Có được sự hỗ trợ phù hợp từ nhà cung cấp ERP sẽ giúp đảm bảo rằng hệ thống ERP được cấu hình đúng và đầy đủ theo nhu cầu của bạn.
Với sự hỗ trợ phù hợp, công ty của bạn có thể tận dụng các nguồn lực, phát triển các quy trình và hệ thống cũng như tối đa hóa giải pháp phần mềm ERP.
Nhà cung cấp mà doanh nghiệp chọn phải có tầm nhìn dài hạn, sẵn sàng hợp tác với bạn để giải quyết những thách thức và có kinh nghiệm trong ngành. Đó là cách duy nhất để tận dụng tối đa nguồn lực đầu tư vào ERP.
5. Cải thiện quản lý hoạt động logistics với MISA AMIS
Giải pháp quản trị doanh nghiệp dựa trên đám mây MISA AMIS hỗ trợ các doanh nghiệp logistics tối ưu hóa các nghiệp vụ quản lý tài chính – kế toán, kho vận, quản lý khách hàng, nhân sự cho đến phối hợp các công việc liên phòng ban. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng đáp ứng nhu cầu của khách hàng đồng thời kiểm soát chi phí vận hành.
Dưới đây là cách MISA AMIS hỗ trợ doanh nghiệp logistics nâng cao hiệu quả hoạt động của mình.
- Quản lý kho hàng: Quản lý hàng hóa theo chủng loại, kích thước và nhập/xuất hàng hóa theo mã vạch,…
- Quản lý phương tiện/thiết bị/tài sản: Quản lý số lượng, tình trạng sử dụng và bảo hành, sửa chữa các phương tiện, thiết bị và tài sản của doanh nghiệp.
- Quản lý khách hàng: Quản lý thông tin, lịch sử tương tác, giao dịch với khách hàng đồng thời thiết lập các chiến dịch tự động chăm sóc khách hàng.
- Quản lý tình trạng thực hiện hợp đồng, tiến độ vận chuyển/giao hàng
- Quản lý tài chính kế toán: Quản lý doanh thu, chi phí theo kho, cơ sở; quản lý hạn nợ, tuổi nợ theo từng khách hàng,…
- Quản lý tài xế, nhân viên giao hàng: Chấm công từ xa, quản lý hồ sơ nhân sự, tính lương theo sản phẩm giao/chuyến đi/ngày công/quãng đường di chuyển, đào tạo,
- Quản lý khối nhân viên văn phòng: Quản lý công việc, tuyển dụng, đánh giá, đào tạo, chấm công, tính lương,…
- Quản lý các quy trình liên phòng ban: Thiết lập và tự động hóa các quy trình liên phòng ban trong doanh nghiệp như quy trình phê duyệt, đề xuất,…
- Ký giấy tờ, tài liệu mọi lúc, mọi nơi
Tương tự như một hệ thống Cloud ERP mạnh mẽ, MISA AMIS liên thông chặt chẽ các phòng ban bên trong và kết nối với 100+ đối tác bên ngoài, kết nối dữ liệu giữa các chi nhánh, cơ sở,…
Nhờ đó, toàn bộ dữ liệu của doanh nghiệp được hội tụ trên một nền tảng duy nhất. Đội ngũ quản lý dễ dàng cập nhật tình hình hoạt động tức thời cũng như nắm được bức tranh từ tổng quan đến chi tiết để đưa ra các quyết định chính xác và kịp thời.
Được tách nhỏ với 40+ ứng dụng, MISA AMIS cho phép doanh nghiệp lựa chọn triển khai một số nghiệp vụ theo nhu cầu ở thời điểm hiện tại. Trong tương lai, khi quy mô mở rộng, doanh nghiệp hoàn toàn có thể bổ sung thêm các nghiệp vụ khác nên việc triển khai dễ dàng, chi phí tối ưu hơn.
Chính vì vậy, tích hợp hệ thống LMS, TMS với MISA AMIS là một lựa chọn tối ưu để doanh nghiệp logistics nâng cao hiệu quả hoạt động và gia tăng sức cạnh tranh.
6. Kết luận
Hệ thống ERP mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp logistics. Nó cung cấp một bộ công cụ tích hợp, có thể tùy chỉnh toàn diện giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn các quy trình phức tạp liên quan đến chuỗi cung ứng và logistics.
Nếu đang tìm kiếm một nền tảng ERP để quản trị hoạt động logistics hoặc chuỗi cung ứng, trải nghiệm MISA AMIS hoặc đăng ký tư vấn để trò chuyện với đội ngũ chuyên gia của chúng tôi nhé.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
