Chấm công trong doanh nghiệp là quá trình ghi nhận và theo dõi thời gian làm việc của nhân viên. Đây là một phần quan trọng trong quản lý nhân sự và có ảnh hưởng trực tiếp đến tính lương, thưởng, và các phúc lợi khác của nhân viên. Tuy nhiên, trong hoạt động chấm công sẽ không tránh khỏi việc quên chấm công với nhiều lý do khác nhau. Và bạn sẽ cần “mẫu giải trình chấm công” để giúp ghi nhận lại công.

Mục lục Hiện

1. Giải trình chấm công là gì

Giải trình chấm công là quá trình mà nhân viên hoặc quản lý giải thích và làm rõ các sai lệch, thiếu sót, hoặc bất thường trong bảng chấm công. Đây có thể bao gồm các tình huống như:

Sai sót trong chấm công: Nhân viên quên chấm công hoặc chấm công sai thời gian (ví dụ: quên bấm giờ vào hoặc ra).
Ngày nghỉ, ốm đau: Nhân viên cần giải thích lý do không có mặt tại công ty trong các ngày nghỉ phép, ốm đau, hoặc nghỉ không lương.
Đi công tác: Nhân viên cần giải trình các khoảng thời gian đi công tác và xác nhận thời gian làm việc không có mặt tại văn phòng.
Làm thêm giờ: Nhân viên cần giải thích và xác nhận các giờ làm thêm hoặc làm ngoài giờ hành chính.

Quá trình này thường được thực hiện qua các biểu mẫu hoặc phần mềm quản lý chấm công. Nhân viên sẽ điền thông tin và lý do giải trình, sau đó nộp lên cấp quản lý để được xem xét và phê duyệt. Việc giải trình chấm công giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc tính lương, thưởng, và các quyền lợi khác của nhân viên.

2. Hướng dẫn làm mẫu giải trình chấm công

Để được ghi nhận lại ngày công làm việc, nhân sự cần điền thông tin vào mẫu giải trình chấm công cùng các lý do theo mẫu phòng nhân sự yêu cầu. Thường mẫu giải trình chấm công sẽ gồm những yếu tố sau:

Quốc hiệu, tiêu ngữ

Giống như các văn bản hành chính ở Việt Nam, mẫu giải trình chấm công cần có tiêu ngữ nằm ngay chính giữa và trên cùng văn bản:

“Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”

Ngày …. tháng …. năm ….

Ngoài ra, bạn cần ghi rõ thời gian viết mẫu giải trình chấm công ở ngay góc phải mẫu đơn để cấp trên xác nhận thời gian giải trình đơn của bạn.

Tiêu đề mẫu đơn xin xác nhận chấm công

Tiêu đề mẫu đơn giải trình chấm công, bạn có thể ghi ngắn gọn, in hoa, cỡ chữ vừa, ở giữa trang giấy với tiêu đề:

“ĐƠN XIN XÁC NHẬN CHẤM CÔNG”

Hoặc

“ĐƠN XIN GIẢI TRÌNH CHẤM CÔNG”

Phần nội dung mẫu giải trình chấm công

Thông tin cá nhân:

Về phần nội dung của mẫu giải trình chấm công, bạn cần ghi các thông tin sau:

Kính gửi: Ban giám đốc công ty. Tiếp đến là phòng ban bạn đang làm việc
Giới thiệu thông tin cá nhân:

Họ tên

Ngày tháng năm sinh

Mã nhân viên (nếu có)

Chứng minh nhân dân, ngày cấp, nơi cấp

Số điện thoại

Địa chỉ nơi thường trú & hiện tại

Vị trí, chức vụ của bạn trong công ty; phòng ban, cơ sở làm việc

Thời gian, ca làm việc, ca làm việc của bạn

Phần lí do viết mẫu giải trình chấm công:

Đây là phần thông tin chính trong mẫu giải trình chấm công. Bạn có thể trình bày cụ thể:

Lý do viết mẫu giải trình (ghi chi tiết):

“Nay tôi làm đơn này kính mong Ban giám đốc công ty và phòng ban trực tiếp nơi tôi làm việc (Kèm chi tiết phòng ban của bạn) xác nhận chấm công thời gian làm việc của tôi theo đúng thời gian mà tôi đã làm việc tại công ty trong tháng vừa qua là xxx ngày làm việc.

“Tiếp theo là phần cam đoan và gửi những giấy tờ làm minh chứng cho việc bạn đã đi làm đúng số buổi mà bạn yêu cầu cấp lãnh đạo chấp nhận:

“Tôi xin cam đoan những thông tin mà tôi trình bày ở trên hoàn toàn là sự thật và xin chịu mọi trách nhiệm trước pháp luật. Để chứng minh những nội dung trình bày ở trên là có căn cứ, kèm theo đơn, tôi xin cung cấp các giấy tờ sau (giấy tờ mà bạn có để chứng minh ngày công của bạn).

Sau cuối là lời cảm ơn.”

Phần ký tên xác nhận

Ký tên và ghi rõ họ tên

3. Tải ngay các mẫu giải trình chấm công

Để giúp bạn tiết kiệm thời gian để giải trình chấm công, MISA AMIS gợi ý cho bạn 3 mẫu sau:

3.1 Mẫu giải trình chấm công mẫu 1Tải mẫu giải trình chấm công 1

4. Vấn đề và hậu quả quên chấm công

Quên chấm công là một vấn đề phổ biến trong nhiều tổ chức. Dưới đây là một số lý do thường gặp khiến nhân viên có thể quên chấm công:

4.1 Lý do quên chấm công

Quá bận rộn hoặc căng thẳng: Khi nhân viên quá bận rộn với công việc hoặc đang căng thẳng về deadline, họ có thể dễ dàng quên chấm công.
Thiếu hệ thống thông báo: Nếu công ty không có hệ thống thông báo hoặc nhắc nhở tự động về việc chấm công, nhân viên dễ quên.
Vấn đề kỹ thuật: Hệ thống chấm công có thể gặp trục trặc hoặc lỗi kỹ thuật, khiến nhân viên không thể chấm công đúng giờ.
Quên chấm công do thói quen xấu hàng ngày: Đôi khi, nhân viên có thể quên chấm công chỉ vì họ chưa hình thành thói quen chấm công hàng ngày, coi nhẹ việc chấm công, sau bổ sung lại cũng được, hoặc đó là việc của nhân sự.
Thay đổi về lịch làm việc: Nếu có sự thay đổi về lịch làm việc, chẳng hạn như làm thêm giờ hoặc thay đổi ca làm, nhân viên có thể quên chấm công.
Thiếu đào tạo hoặc hướng dẫn: Nhân viên mới hoặc nhân viên không được đào tạo đầy đủ về quy trình chấm công có thể dễ dàng quên.
Yếu tố cá nhân: Các yếu tố cá nhân như tâm trạng không tốt, các vấn đề gia đình hoặc cá nhân có thể làm sao lãng và khiến nhân viên quên chấm công.

4.2 Hậu quả quên chấm công

Chấm công là hình thức ghi nhận thời gian làm việc của lao động, đồng thời đây cũng là căn cứ để phòng nhân sự có thể chốt công và tính lương. Do đó, việc quên chấm công – dù với lý do khách quan hay chủ quan sẽ gây ra 1 số hậu quả sau:

Người quên chấm công: Chịu rủi ro về việc không được công nhận công ngày đó. Vì theo quy định, việc chấm công vừa là quyền lợi cũng là nghĩa vụ của người lao động. Do đó, người lao động cần ý thức được việc này.
Phòng nhân sự: Để đảm bảo quyền lợi của lao động trong cả trường hợp quên chấm công, HR cần phải “gồng gánh” thêm khá nhiều việc phát sinh:
Nhận phản hồi thiếu công từ nhân viên
Rà soát, truy vết, đơn xin bù công, kiểm tra và xác nhận bằng chứng có mặt của nhân viên thiếu công
Bổ sung công thiếu
Xuất lại bảng công và yêu cầu xác nhận lại công từ nhân viên
Sẽ tốn thời gian rà soát lại, quản lý và lưu trữ mẫu giải trình chấm công, quy trình phê duyệt công.

5. Lưu ý khi làm giấy giải trình chấm công

Khi bị thiếu công, bạn cần giải trình chấm công ngay để đảm bảo quyền lợi, để mẫu được duyệt luôn bạn cần lưu ý, tránh những lỗi sau:

Cần giải trình chấm công càng sớm càng tốt
Lỗi chính tả trong trình bày đơn từ, văn bản: Đây là lỗi thường gặp trong văn bản hành chính, trong đó có giấy xác nhận quên chấm công.
Lỗi định dạng văn bản: Định dạng văn bản không phù hợp, sử dụng quá nhiều font chữ, căn lề không đúng quy định.
Trình bày dài dòng: Đơn từ hành chính cần sử dụng những ngôn ngữ đơn giản và trình bày ngắn gọn, đúng trọng tâm cần biểu thị.

6. Giải pháp tránh quên chấm công với phần mềm chấm công MISA AMIS

Việc chấm công khi đi làm vừa là quyền lợi cũng là nghĩa vụ của mỗi lao động tại công ty. Do đó, để giảm thiểu tình trạng quên chấm công, công ty có thể áp dụng các biện pháp:

Cung cấp hệ thống nhắc nhở chấm công tự động
Tổ chức các buổi đào tạo về tầm quan trọng của việc chấm công, và đảm bảo rằng hệ thống chấm công hoạt động ổn định và dễ sử dụng.

Phần mềm chấm công MISA AMIS nằm trong bộ quản trị nhân sự MISA AMIS HRM. Phần mềm chấm công MISA AMIS giúp nhân sự cho phép nhân sự chấm công đa dạng nhiều hình thức nhằm quản lý thời gian làm việc của nhân viên mọi lúc mọi nơi, trên mọi thiết bị (điện thoại thông minh, ipad).

Hỗ trợ nhiều hình thức chấm công như chấm công FaceID, Wifi, QRcode, định vị GPS, …
Có nhắc nhở và thông báo chấm công
Tạo và duyệt đơn bổ sung/nghỉ phép/tăng ca tự động ngay trên phần mềm
Kiểm soát chấm công trực tiếp trên phần mềm (nhân viên và HR)

Trên đây là toàn bộ mẫu giải trình chấm công – bản chuẩn, mẫu đẹp có thể áp dụng cho mọi doanh nghiệp. Hi vọng với những mẫu này sẽ giúp nhân sự giải quyết chấm công của nhân sự nhanh chóng và chính xác hơn.

Đánh giá bài viết

[Tổng số: 0 Trung bình: 0]