Trong thời đại công nghệ số, việc quản lý công việc hiệu quả là chìa khóa quan trọng cho sự thành công của cá nhân và tổ chức. Google Sheet, với tính năng miễn phí, dễ sử dụng và cộng tác trực tuyến là công cụ đang được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để quản lý công việc.

Bài viết này sẽ giới thiệu cách thức áp dụng Google Sheet vào việc quản lý công việc, giúp bạn tối ưu hóa hiệu suất và đạt được mục tiêu đề ra.

[Tải ngay] Mẫu Google Sheet quản lý công việc

Mục lục Hiện

1. Quản lý công việc bằng Google Sheet là gì?

Đây là việc sử dụng Google Sheets, một công cụ bảng tính trực tuyến của Google, để tổ chức, theo dõi và quản lý các nhiệm vụ, công việc, hoặc dự án.

Thông qua Google Sheets, người dùng có thể tạo ra các bảng tính để ghi chú, sắp xếp, theo dõi tiến độ và phân công công việc một cách có hệ thống và hiệu quả.

2. Tầm quan trọng của Google Sheet trong quản lý công việc

Google Sheet đóng vai trò quan trọng trong quản lý công việc nhờ vào những ưu điểm sau:

2.1. Tiết kiệm chi phí

Miễn phí sử dụng: Google Sheets là công cụ miễn phí, không yêu cầu chi phí bản quyền hay bảo trì, phù hợp cho cả cá nhân và doanh nghiệp nhỏ.

2.2. Khả năng truy cập và cộng tác trực tuyến

Dễ dàng truy cập: Google Sheets là công cụ trực tuyến, cho phép người dùng truy cập từ bất kỳ đâu chỉ cần có kết nối Internet.
Cộng tác thời gian thực: Nhiều người dùng có thể cùng lúc chỉnh sửa và xem bảng tính, giúp nâng cao hiệu quả làm việc nhóm và giảm thiểu thời gian chờ đợi.

2.3. Chia sẻ và kiểm soát truy cập

Chia sẻ dễ dàng: Người dùng có thể chia sẻ bảng tính với đồng nghiệp, đối tác hoặc khách hàng thông qua email hoặc liên kết trực tiếp.
Quyền truy cập linh hoạt: Thiết lập quyền truy cập chi tiết (chỉ xem, có thể chỉnh sửa) giúp bảo vệ thông tin quan trọng và kiểm soát ai có thể thay đổi nội dung.

2.4. Tính linh hoạt và tùy chỉnh

Tạo và tùy chỉnh bảng công việc: Google Sheets cho phép người dùng tạo bảng tính tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể, từ quản lý công việc hàng ngày đến lập kế hoạch dự án dài hạn.
Sử dụng các công thức và hàm: Các hàm tính toán phong phú giúp người dùng xử lý và phân tích dữ liệu một cách hiệu quả.

2.5. Tích hợp và tự động hóa

Tích hợp với ứng dụng Google: Google Sheets có thể tích hợp với các công cụ khác của Google như Google Calendar, Google Forms, và Google Drive, giúp tạo nên hệ sinh thái quản lý công việc toàn diện.
Google Apps Script: Cho phép người dùng tạo các script để tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, từ gửi thông báo qua email đến cập nhật dữ liệu tự động.

2.6. Khả năng phân tích và báo cáo

Biểu đồ và đồ thị: Tạo các biểu đồ và đồ thị trực quan để theo dõi tiến độ và hiệu suất công việc.
Pivot Table: Sử dụng Pivot Table để tổng hợp và phân tích dữ liệu phức tạp một cách dễ dàng.

2.7. An toàn và bảo mật

Lưu trữ đám mây an toàn: Dữ liệu được lưu trữ an toàn trên đám mây, giảm thiểu rủi ro mất mát dữ liệu do sự cố phần cứng.
Tính năng lịch sử chỉnh sửa: Theo dõi và khôi phục các phiên bản trước của bảng tính, đảm bảo rằng không có thay đổi quan trọng nào bị mất.

3. Hướng dẫn các thao tác quản lý công việc bằng Google Sheet

3.1. Tạo bảng tính trực tuyến

Google Sheet cho phép bạn tạo ra các bảng tính linh hoạt để tổ chức thông tin công việc của bạn theo cách mà bạn muốn. Bạn có thể tạo các hàng và cột để biểu diễn các yếu tố khác nhau của công việc như tên công việc, người thực hiện, thời hạn, ưu tiên và nhiều hơn nữa.

Để tạo một bảng tính trực tuyến, người dùng có thể sử dụng một trong ba cách sau:

Nhấp vào nút “Mới” trên trang tổng quan Google Drive của bạn và chọn “Google Sheets”

Trên menu từ bên trong bảng tính đang mở và chọn “Tệp> Mới > Bảng tính”

Nhấp vào “Bảng tính trống” hoặc chọn một mẫu trên trang chủ Google Sheet.

3.2. Lưu trữ tài liệu tự động

Google Sheets tự động lưu mọi thay đổi khi bạn làm việc trên tài liệu. Điều này đảm bảo rằng bạn không bao giờ mất dữ liệu quan trọng do quên lưu.

Lịch sử phiên bản cho phép bạn xem và khôi phục lại các phiên bản trước đó của tài liệu, giúp bạn theo dõi sự thay đổi và phòng tránh sự cố.

3.3. Cộng tác nhóm làm việc

Google Sheets cho phép nhiều người dùng cùng truy cập và chỉnh sửa cùng một bảng tính đồng thời. Điều này giúp đội ngũ làm việc cùng nhau trên cùng một tài liệu, cập nhật thông tin và theo dõi tiến độ công việc một cách hiệu quả.

Người dùng có thể chia sẻ bảng tính với những người khác bằng cách:

Nhấp vào nút “Chia sẻ” ở góc trên bên phải.
Nhập địa chỉ email của những người bạn muốn chia sẻ và chọn quyền truy cập (xem, chỉnh sửa hoặc bình luận).

3.4. Giao việc trực tiếp trên Sheet

Thay vì nhắn tin riêng cho từng thành viên, quản lý có thể giao việc trực tiếp trên bảng tính Google Sheet, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo hiệu quả công việc.

Cách thực hiện:

Xác định ô chứa công việc cần giao.
Nhấp chuột phải vào ô và chọn “Comment“.
Nhập “@” theo sau địa chỉ email của người nhận.
Kích hoạt ô “Giao cho…” và thêm ghi chú cho nhiệm vụ.
Nhấp “Lưu“.

Sau khi gửi phản hồi, hệ thống tự động gửi email thông báo đến người được giao nhiệm vụ. Thành viên nhận được thông báo công việc sẽ được thêm vào trang tính ngay lập tức.

3.5. Sắp xếp và Lọc Dữ liệu

Google Sheet cho phép bạn tạo các bộ lọc tùy chỉnh để đáp ứng nhu cầu cụ thể. Sắp xếp dữ liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm thông tin.

Để sắp xếp dữ liệu:

Nhấp vào tiêu đề cột bạn muốn sắp xếp.
Chọn “Sắp xếp” > “Sắp xếp theo A đến Z” hoặc “Sắp xếp theo Z đến A”.
Hoặc, nhấp chuột phải vào tiêu đề cột và chọn “Sắp xếp theo”.

Để lọc dữ liệu:

Chọn hàng cần lọc dữ liệu
Tại thanh taskbar chọn “Dữ liệu”
Chọn “Tạo bộ lọc”
Nhấn vào biểu tượng Bộ lọc ở ô đầu tiên của cột
Chọn trường cần lọc

3.6. Tạo Checkbox

Bạn có thể tạo checkbox trong Google Sheets để đánh dấu các mục đã hoàn thành hoặc chưa hoàn thành. Điều này rất hữu ích khi bạn muốn theo dõi tiến độ công việc.

Để tạo Checkbox:

Di chuyển đến ô trong bảng tính mà bạn muốn có checkbox.
Tại thanh taskbar chọn “Chèn”
Chọn “Hộp kiểm”
Kéo xuống các ô bên dưới để tạo thành một list checkbox

3.7. Tạo danh sách lựa chọn

Thay vì nhập thủ công các thông tin lặp đi lặp lại cho các cột, bạn có thể sử dụng tính năng Danh sách thả xuống (Drop list) để tiết kiệm thời gian và công sức.

Cách thực hiện:

Nhấp chuột vào ô mà bạn muốn hiển thị Drop-list.
Chọn tab “Dữ liệu” trên thanh công cụ.
Nhấp vào “Xác thực dữ liệu”.
Thiết lập quy tắc: Trong phần “Tiêu chí”, chọn “Danh sách mục”. Nhập danh sách các giá trị bạn muốn hiển thị trong Drop-list, cách nhau bằng dấu phẩy. Ví dụ: “Hoàn thành, Đang thực hiện, Chưa bắt đầu”.

Nhấp vào “Xong” để lưu cài đặt.

3.8. Quản lý tiến độ công việc bằng biểu đồ

Google Sheets cung cấp các công cụ để tạo biểu đồ, bao gồm biểu đồ cột, biểu đồ đường, và biểu đồ tròn. Bạn có thể sử dụng biểu đồ để theo dõi tiến độ công việc theo thời gian và trực quan hóa dữ liệu.

Biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt thể hiện tiến độ công việc theo thời gian dưới dạng các thanh ngang. Mỗi thanh ngang đại diện cho một nhiệm vụ, với mốc thời gian bắt đầu và kết thúc được hiển thị rõ ràng.

Loại biểu đồ này giúp bạn dễ dàng:

So sánh tiến độ thực tế với tiến độ dự kiến.
Xác định nhiệm vụ nào đang bị chậm trễ.
Nhận diện tiềm ẩn rủi ro ảnh hưởng đến tiến độ chung.

Biểu đồ thanh

Biểu đồ thanh so sánh giá trị của các hạng mục khác nhau bằng cách sử dụng các cột hoặc thanh ngang có chiều cao tương ứng.

Loại biểu đồ này giúp bạn:

So sánh mức độ hoàn thành của các nhiệm vụ.
Theo dõi tỷ lệ phần trăm công việc đã được thực hiện.
Hiểu rõ hiệu suất của từng thành viên trong nhóm.

Biểu đồ đường

Biểu đồ đường thể hiện xu hướng thay đổi của dữ liệu theo thời gian bằng cách sử dụng đường cong nối các điểm dữ liệu.

Loại biểu đồ này giúp bạn:

Theo dõi tiến độ công việc liên tục.
Xác định xu hướng tăng/giảm trong hiệu suất làm việc.
Dự đoán tiến độ công việc trong tương lai.

Biểu đồ tròn:

Biểu đồ tròn thể hiện tỷ lệ phần trăm của từng hạng mục bằng các phần hình tròn có kích thước tương ứng.

Loại biểu đồ này giúp bạn:

Hiểu rõ cấu trúc tổng thể của công việc.
So sánh tỷ lệ đóng góp của các thành viên trong nhóm.
Nhận diện hạng mục nào chiếm nhiều thời gian/nguồn lực nhất.

Cách tạo biểu đồ:

Bước 1: Tạo bảng tính bao gồm các cột: Tên nhiệm vụ, Ngày bắt đầu, Ngày kết thúc, Tên nhiệm vụ, Giá trị (tỷ lệ hoàn thành, doanh số, v.v.).

Bước 2: Chọn biểu đồ:

Click “Chèn” > “Biểu đồ”.
Chọn loại biểu đồ trong tab “Loại biểu đồ”. (Biểu đồ cột, tròn, đường,…)

Bước 3: Tùy chỉnh biểu đồ:

Thêm chú thích, trục thời gian, lưới, v.v.
Định dạng màu sắc, chú thích

[Tải ngay] Mẫu Google Sheet quản lý công việc

4. Một số hạn chế trong sử dụng Google Sheet để quản lý công việc và giải pháp phần mềm MISA AMIS Công việc

Mặc dù Google Sheets là một công cụ mạnh mẽ và linh hoạt để quản lý công việc, nhưng vẫn có một số hạn chế cần xem xét.

4.1. Thiếu tính năng quản lý dự án chuyên sâu

Việc quản lý công việc phức tạp và tiến độ trên Google Sheets có thể trở nên rối rắm và khó kiểm soát do thiếu các chức năng tự động hoá và tích hợp mạnh mẽ. Khi dự án có quy mô lớn, việc theo dõi và cập nhật tiến độ cho từng nhiệm vụ trở nên khó khăn vì phải thực hiện thủ công, dễ dẫn đến sai sót và thông tin không nhất quán.

Ngoài ra, Google Sheets thiếu các công cụ báo cáo và phân tích chi tiết, làm giảm khả năng đánh giá tình hình thực tế và đưa ra quyết định kịp thời. Đặc biệt, Google Sheets không hỗ trợ tốt việc quản lý các tài nguyên dự án, chẳng hạn như phân công công việc, theo dõi thời gian và chi phí.

Giải pháp MISA AMIS Công việc: Quản lý tiến độ dự án công việc

MISA AMIS Công việc cung cấp một giải pháp toàn diện hơn để quản lý công việc và theo dõi tiến độ so với Google Sheets. Người dùng có thể tổ chức phòng ban và dự án theo hệ thống và quy trình tuần tự, cho phép phân chia công việc rõ ràng, gắn kết với các nguồn tài nguyên và lịch trình cụ thể. Phần mềm còn hỗ trợ sắp xếp công việc theo mô hình Eisenhower để phân loại các nhiệm vụ theo mức độ quan trọng.

màn hình quản lý dự án misa amis công việc — Màn hình quản lý công việc theo dự án cho các đơn vị thiết kế thi công nội thất

Điểm nổi bật của MISA AMIS Công việc là khả năng tự động theo dõi và cập nhật tiến độ dự án, giúp bạn nắm bắt tình hình dự án một cách chính xác, đồng thời đưa ra những quyết định sáng suốt.

Nhờ khả năng hiển thị rõ ràng mối quan hệ giữa các thành viên và dự án, phần mềm giúp thành viên mới dễ dàng nắm bắt được yêu cầu công việc và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, từ đó tiết kiệm thời gian tìm kiếm thông tin và làm việc hiệu quả hơn.

Dùng ngay miễn phí

4.2. Hạn chế trong quản lý hiệu suất của nhân viên.

Google Sheets thiếu các tính năng chuyên biệt để theo dõi và đánh giá hiệu suất của nhân viên một cách toàn diện và chi tiết. Đồng thời, công cụ này chủ yếu hoạt động thủ công, không hỗ trợ tự động hóa quá trình thu thập và cập nhật dữ liệu, điều này khiến việc quản lý dữ liệu hiệu suất trở nên tốn nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót.

Giải pháp MISA AMIS Công việc: Đánh giá hiệu suất theo nhân sự/phòng ban

MISA AMIS Công việc cung cấp tính năng chấm điểm công việc giúp quản lý đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên một cách chính xác và khách quan. Nhờ đó, nâng cao hiệu quả quản lý và đảm bảo công bằng cho mỗi nhân viên.

Phân hệ Báo cáo của phần mềm cho phép quản lý tạo các báo cáo đánh giá chất lượng công việc dựa trên điểm hiệu suất của từng nhân viên. Quản lý có thể tùy chọn các tiêu chí đánh giá và khoảng thời gian để báo cáo hiển thị thông tin chi tiết nhất.

Một số loại báo cáo tiêu biểu:

Báo cáo về tình hình thực hiện công việc và tiến độ hoàn thành các công việc trong Dự án: Giúp quản lý theo dõi sát sao tiến độ thực hiện dự án và đánh giá hiệu quả làm việc của từng cá nhân.
Báo cáo số lượng công việc tại từng thời điểm theo tên người phụ trách: Cung cấp cái nhìn tổng quan về khối lượng công việc được giao cho từng nhân viên, giúp phân bổ nguồn lực hợp lý.
Báo cáo năng suất làm việc thực tế của từng nhân viên: Đánh giá hiệu quả làm việc của từng cá nhân dựa trên thời gian hoàn thành công việc và chất lượng công việc.
Báo cáo tình hình thực hiện các công việc đã được giao: Theo dõi mức độ hoàn thành công việc được giao cho từng nhân viên, giúp kịp thời điều chỉnh và hỗ trợ nếu cần thiết.

Nhờ có tính năng chấm điểm công việc và hệ thống báo cáo chi tiết, MISA AMIS Công việc giúp quản lý nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự, đồng thời tạo động lực cho nhân viên nâng cao tinh thần làm việc.

Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Công việc, trong đó có Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, Công ty Austdoor,… và nhiều doanh nghiệp khác.

Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Công việc tại đây:

Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia

4.3. Hạn chế về tính năng cộng tác và giao tiếp nhóm

Mặc dù Google Sheets cho phép nhiều người cùng chỉnh sửa một tài liệu, nhưng tính năng cộng tác và giao tiếp nhóm bị giới hạn. Google Sheets không có các công cụ tích hợp để thảo luận, phản hồi trực tiếp trên giao diện, hoặc theo dõi các cuộc hội thoại liên quan đến công việc cụ thể, có thể dẫn đến nhầm lẫn và thiếu đồng bộ hóa thông tin.

Giải pháp MISA AMIS Công việc: Bình luận và chia sẻ thông tin

AMIS Công việc là giải pháp giúp tăng cường tương tác và cộng tác giữa các thành viên trong tổ chức, đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động và đảm bảo tính minh bạch trong quá trình làm việc. Người dùng có thể thảo luận, phản hồi trực tiếp trên giao diện, tạo các cuộc thảo luận nhóm, và theo dõi các cuộc hội thoại liên quan đến công việc cụ thể, giúp tăng cường sự hợp tác và hiệu quả làm việc nhóm.

quản lý công việc trên mobile — Phần mềm AMIS Công Việc bản mobile với giao diện đơn giản, dễ sử dụng

Khi một công việc được giao, hệ thống tự động gửi thông báo tới người tiếp nhận ngay trên phần mềm hoặc qua Email cá nhân, đảm bảo rằng công việc không bị bỏ quên. Ngoài ra, phần mềm còn liên tục cập nhiều tính năng hữu ích như đính kèm tài liệu liên quan, bình luận trực tiếp trên nội dung công việc…

4.4. Bảo mật và quyền truy cập hạn chế

Mặc dù Google Sheets có các tính năng bảo mật cơ bản, nhưng không đủ để đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp lớn. Tùy chọn chia sẻ và cấp quyền truy cập cho Google Sheet còn hạn chế, tiềm ẩn nguy cơ rò rỉ dữ liệu. Vì vậy, việc kiểm soát quyền truy cập chi tiết và theo dõi các hoạt động truy cập là một thách thức lớn.

Giải pháp MISA AMIS Công việc: Kiểm Soát Quyền Truy Cập và Theo Dõi Toàn Diện

AMIS Công việc đảm bảo bảo mật thông tin với các tính năng kiểm soát quyền truy cập chi tiết và theo dõi các hoạt động truy cập. Người dùng có thể thiết lập các quyền truy cập khác nhau cho từng thành viên, bảo vệ dữ liệu công ty một cách an toàn.

4.5. Khả năng tích hợp với các công cụ khác

Google Sheets có khả năng tích hợp hạn chế với các công cụ quản lý dự án, công cụ giao tiếp và các ứng dụng kinh doanh khác, gây khó khăn cho việc đồng bộ hóa dữ liệu giữa các hệ thống khác nhau và ảnh hưởng đến hiệu quả tổng thể của quy trình quản lý dự án.

Giải pháp MISA AMIS Công việc: Liên kết với các phần mềm quản lý nghiệp vụ khác trên nền tảng MISA AMIS

MISA AMIS Công việc liên thông với các phần mềm quản lý nghiệp vụ khác trong hệ sinh thái MISA, bao gồm MISA AMIS Quy trình, MISA AMIS CRM và MISA AMIS WeSign. Điều này giúp đồng bộ hóa dữ liệu và công việc giữa các nền tảng khác nhau, tăng cường hiệu quả trong phối hợp xử lí công việc và tiết kiệm thời gian cho người dùng.

5. Kết luận

Google Sheet là công cụ quản lý công việc miễn phí và hiệu quả, phù hợp cho cả cá nhân và tổ chức, với những tính năng đa dạng và dễ sử dụng. Hãy tận dụng tối đa Google Sheet để nâng cao hiệu quả công việc và đạt được thành công trong mọi mục tiêu đề ra.

Đánh giá bài viết

[Tổng số: 0 Trung bình: 0]