Để giúp các doanh nghiệp thực hiện quy trình mua hàng chính xác, trơn tru hơn, MISA AMIS Quy trình cung cấp tính năng đề xuất – phê duyệt đề nghị mua hàng. Mời bạn tìm hiểu chi tiết ngay dưới đây!
1. Một số khó khăn thường gặp khi thực hiện quy trình mua hàng trong doanh nghiệp
Trong quá trình vận hành kinh doanh, nhiều doanh nghiệp thương mại, sản xuất thường gặp khó khăn với quy trình mua hàng:
- Thời gian hoàn thành kéo dài: Quy trình mua hàng thường bao gồm nhiều bước như lập yêu cầu mua hàng, xin chấp thuận, lập đơn đặt hàng, theo dõi giao hàng, thanh toán… Việc phải thực hiện liên tiếp các bước trên thường tốn nhiều thời gian, nếu có một bước bị chậm sẽ ảnh hưởng đến tiến độ công việc chung.
- Tốn thời gian, công sức chờ đợi phê duyệt: Tại hầu hết doanh nghiệp yêu cầu mua hàng cần phải được sự chấp thuận của nhiều cấp khác nhau. Ví dụ như trưởng bộ phận, ban giám đốc hoặc lãnh đạo phụ trách… Việc phải chờ đợi có thể kéo dài nếu cấp trên không có mặt tại văn phòng, gây chậm trễ trong việc đáp ứng nhu cầu.
- Sai sót thông tin hoặc nhân viên không tuân thủ: Do quy trình phức tạp nên dễ phát sinh các sai sót. Hơn nữa, nhân viên có thể không tuân thủ đúng quy trình nếu thiếu hệ thống giám sát chặt chẽ.
Do đó, doanh nghiệp cần có giải pháp để đơn giản hóa, tăng tính minh bạch và kiểm soát quy trình mua hàng, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động như MISA AMIS Quy trình.
Xem thêm: Tổng quan về MISA AMIS Quy trình – Giải pháp tự động hóa các quy trình liên phòng ban
2. Hướng dẫn cách thực hiện quy trình phê duyệt đề nghị mua hàng trên MISA AMIS Quy trình
Với MISA AMIS Quy trình, nhân viên mua hàng chỉ cần tạo đề xuất phê duyệt “Đề nghị mua hàng” sau khi tổng hợp các “Yêu cầu mua sắm” của tất cả các phòng ban để thực hiện mua hàng. Quy trình sẽ được gửi đến các cấp phê duyệt theo đúng quy định, người phê duyệt thực hiện nhanh chóng dù ở bất kỳ đâu.
Để thực hiện thao tác này, doanh nghiệp cần sử dụng cả 2 phần mềm AMIS Quy trình và AMIS Mua hàng được kết nối với nhau.
2.1. Thiết kế quy trình “Phê duyệt đề nghị mua hàng” trên AMIS Quy trình
Trước tiên, trên AMIS Quy trình, bạn cần thiết kế quy trình “Phê duyệt đề nghị mua hàng” với đầy đủ thông tin các bước thực hiện cùng biểu mẫu phù hợp với quy định của doanh nghiệp.
Bạn có thể tham khảo mẫu “Quy trình Phê duyệt đơn mua hàng” trong thư viện mẫu, mục Tài chính – Kế toán. Chương trình AMIS đã mặc định sẵn các thiết lập cần thiết, giúp người dùng áp dụng nhanh chóng.
Sau khi hoàn tất các thiết lập, người dùng thiết lập kết nối quy trình với AMIS Mua hàng.
Tại giao diện “Thiết kế quy trình”, vào “Thiết lập nâng cao\Kết nối ứng dụng khác”, vào mục “Tạo kết nối”. Tại đây, người dùng chọn ứng dụng AMIS Mua hàng, chọn chiều kết nối Mua hàng – Quy trình.
Tiếp theo, thiết lập điều kiện khi trên AMIS Mua hàng có phát sinh nghiệp vụ “Gửi duyệt Đề nghị mua hàng”, và chọn hành động trên AMIS Quy trình tự động khởi tạo quy trình “Phê duyệt Đề nghị mua hàng”.
Cuối cùng, bạn ghép trường tương ứng giữa AMIS Quy trình và AMIS Mua hàng để tự động trích xuất dữ liệu từ đề xuất trên AMIS Mua hàng đến trường dữ liệu lượt chạy trên AMIS Quy trình.
2.2. Gửi duyệt Đề nghị mua hàng
Sau các bước trên, bạn đã có thể tiến hành gửi duyệt đề nghị mua hàng. Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng bạn phải được phân quyền chạy quy trình phê duyệt trên AMIS Quy trình.
Người dùng khai báo chứng từ nghiệp vụ phát sinh “Đề nghị mua hàng” như bình thường. Sau đó, nhấn “Lưu” và gửi duyệt. AMIS Mua hàng sẽ tự động gửi các thông tin liên quan sang AMIS Quy trình để người duyệt thực hiện bước phê duyệt quy trình tương ứng.
Bạn sẽ nhanh chóng nắm được trạng thái của yêu cầu/đề nghị tương ứng gửi phê duyệt trên AMIS Quy trình, đã được duyệt hoặc đã hoàn thành hay chưa, thông qua phần “Lịch sử đề nghị”.
3. Lợi ích của việc tự động hóa quy trình đề xuất – phê duyệt
Như vậy, tính năng tự động hóa quy trình đề xuất – phê duyệt trên AMIS Quy trình mang lại nhiều lợi ích như:
- Tăng nhanh tốc độ xử lý công việc: Quy trình tự động hóa giúp giảm thời gian xử lý đề xuất, nhờ đó các yêu cầu có thể được phê duyệt nhanh hơn, tăng hiệu quả và tính kịp thời trong việc triển khai hoạt động sản xuất, kinh doanh.
- Cải thiện hệ thống quy trình nội bộ của doanh nghiệp: Quy trình tự động giúp loại bỏ những bước thủ công không cần thiết, đồng thời tối ưu hóa quy trình bằng cách định tuyến yêu cầu đến những người phê duyệt chính xác.
- Minh bạch hóa quy trình: Việc theo dõi và giám sát quy trình được cải thiện nhờ các tính năng theo dõi và thống kê sẵn có trên hệ thống, làm rõ trách nhiệm của từng thành viên.
- Giảm thiểu rủi ro: Giảm thiểu rủi ro do sai sót con người, đồng thời đảm bảo mọi người đều tuân thủ đúng chính sách, quy định của tổ chức.
4. MISA AMIS Quy trình – Giải pháp kết nối các quy trình làm việc liên phòng ban
MISA AMIS Quy trình là giải pháp toàn diện để tự động hóa và quản lý các quy trình làm việc liên phòng ban trong doanh nghiệp.
Trong môi trường doanh nghiệp hiện nay, các hoạt động kinh doanh chính đều cần có sự tham gia của nhiều phòng ban khác nhau. Việc quản lý và phối hợp các quy trình này một cách thủ công trở nên rất phức tạp và dễ gây ra sự chậm trễ, thiếu đồng bộ.
AMIS Quy trình sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết vấn đề này bằng cách tích hợp, kết nối liền mạch hệ thống quy trình liên phòng ban, đảm bảo thông tin được chia sẻ kịp thời, nhân sự phối hợp nhịp nhàng.
Đồng thời, phần mềm cũng cung cấp tính năng theo dõi, giám sát và báo cáo toàn diện về tình trạng thực hiện. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu quả, tính minh bạch, đẩy nhanh tốc độ phục vụ khách hàng và tăng tính cạnh tranh trên thị trường.
ĐĂNG KÝ TRẢI NGHIỆM MIỄN PHÍ 500+ MẪU QUY TRÌNH TỰ ĐỘNG KẾT NỐI LIÊN PHÒNG BAN CÙNG MISA AMIS QUY TRÌNH
0904 885 833
https://www.misa.vn/
