6 kênh truyền thông nội bộ hiệu quả nhất 2024 cho doanh nghiệp

Sử dụng các kênh truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp đúng cách giúp việc truyền tải thông tin nhanh hơn, chính xác hơn, đến đúng đối tượng hơn. Nội dung dưới đây sẽ đưa ra 6 kênh truyền thông nội bộ và cách triển khai từng kênh tương ứng với những chiến dịch truyền thông tại doanh nghiệp.

I. Mạng truyền thông nội bộ doanh nghiệp là gì

Mạng truyền thông nội bộ (tên gọi khác là mạng xã hội doanh nghiệp) được sử dụng ngày càng phổ biến tại các tổ chức, doanh nghiệp, cơ quan đoàn thể. Bởi thói quen sử dụng công nghệ ngày càng ăn sâu vào hành động, tiềm thức của con người, những ứng dụng công nghệ cũng ra đời để tiếp cận với người dùng nhanh hơn.

Mạng truyền thông nội bộ do đó cũng được ứng dụng phổ biến hơn, nó giúp doanh nghiệp triển khai các hoạt động sau:

• Truyền tải thông tin tới đúng đối tượng là các thành viên trong doanh nghiệp. Tỷ lệ tiếp cận thông tin cao hơn, tần suất nhiều hơn
• Phổ biến thông tin dưới nhiều định dạng: Văn bản, hình ảnh, video, postcard,… Thích hợp với nhiều chiến dịch truyền thông nội bộ từ phổ biến quy định, quy trình, chính sách đãi ngộ, tuyển dụng nội bộ, tạo động lực, văn hóa văn nghệ, chia sẻ tri thức, sáng kiến…
• Tăng tỷ lệ tương tác nội bộ, thúc đẩy sự gắn kết giữa ban lãnh đạo và nhân viên, giữa các bộ phận và giữa các thành viên trong doanh nghiệp
• Truyền tải giá trị, tinh thần, văn hóa doanh nghiệp đậm nét hơn, nhất quán giúp nhân viên nhanh chóng thấu hiểu và hòa nhập với môi trường công ty.

Tham khảo: 5 phương pháp quản lý doanh nghiệp tối ưu cho nhà quản lý

II. Các kênh truyền thông nội bộ hiệu quả

Để việc truyền thông được hiệu quả, doanh nghiệp cần lựa chọn nhũng kênh truyền thông nội bộ phù hợp. Dưới đây là những kênh truyền thông nội bộ hiệu quả được nhiều doanh nghiệp lựa chọn.

1. Kênh truyền thông nội bộ qua radio

Nếu doanh nghiệp bạn có quy mô từ trên 100 người nhưng chưa có kênh radio nội bộ, đây quả là một thiếu sót lớn. Radio nội bộ thích hợp với việc truyền đạt những chỉ đạo nóng từ ban lãnh đạo, những bản tin kinh doanh, sự kiện đáng chú ý trong tuần của doanh nghiệp.

Radio cũng là nơi chia sẻ những câu chuyện tạo động lực giúp thúc đẩy tinh thần của nhân viên. Những chủ đề chia sẻ xu hướng kinh doanh, thị trường, những bản nhạc chào ngày mới hay nhắc nhớ nhân viên giữ gìn sức khỏe cũng được đánh giá cao.

Tỷ lệ tiếp cận thông tin của radio phát tại doanh nghiệp luôn đạt tỷ lệ tiếp cận >90% (loại trừ những thành viên đi công tác, vắng mặt…). Tần suất phát sóng video tùy thuộc vào những chủ đề, chiến dịch truyền thông cần truyền tải và mức độ quan trọng của thông tin. Thiết bị và công cụ thường sử dụng: Loa trần, thiết bị ghi âm (mic hoặc điện thoại), phần mềm cắt/ghép/chèn âm thanh.

2. Truyền thông nội bộ qua các cuộc họp định kỳ

Các cuộc họp định kỳ là một trong những kênh truyền thông nội bộ phổ biến để thông báo những thông tin quan trọng từ ban lãnh đạo đến các quản lý cấp cao và cấp trung. Từ đó nhà quản lý phổ biến thông tin cho nhân viên dưới quyền mình phụ trách.

Tần suất của các cuộc họp định kỳ thường diễn ra hàng tuần, hàng tháng. Khi có chỉ đạo nóng, cuộc họp đột xuất sẽ được sắp xếp.

Với doanh nghiệp lớn, việc họp định kỳ với các phòng ban, bộ phận có thể bị phân tách do có nhiều chi nhánh. Để khắc phục nhược điểm này, doanh nghiệp nên kết họp offline kết hợp online qua các ứng dụng họp trực tuyến như phần mềm quản lý phòng họp AMIS Phòng họp để đặt lịch, tra cứu lịch họp, nhận thông báo cuộc họp mọi lúc mọi nơi.

3. Email nội bộ

Không thể thiếu việc truyền thông qua hệ thống email nội bộ. Tỷ lệ tiếp nhận thông tin qua kênh này khá cao, tuy nhiên các thông tin truyền tải thường thuộc các chủ đề liên quan đến công việc như:

• Ban hành chính sách mới, các quy trình, quy định của công ty
• Thông tin về lương, thưởng, nhân sự, giao việc, nhận việc,…
• Các chương trình sinh hoạt nội bộ…

Về hiệu quả truyền thông khó thống kê tỷ lệ mở email nội bộ nếu hệ thống email nội bộ không có hệ thống tracking số lượt mở/lượt click trong email.

Tham khảo: Xây dựng hệ thống mục tiêu của doanh nghiệp

4. Các group nội bộ

Sức mạnh của mạng xã hội, các công cụ trò truyện/video trực tuyến khiến đa số nhân viên văn phòng phải nhanh chóng bắt kịp và sử dụng thành thạo. Thế nhưng đây chưa phải là kênh được ưu tiên khi có hoạt động truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp, bởi những lý do sau:

• Thông tin dễ dàng bị trôi khi có nhiều người liên tục chat trong group
• Tồn tại khá nhiều người thường có mặt trong group nhưng hiếm khi lên tiếng hay theo dõi thông tin trong nhóm
• Nhóm của từng bộ phận thường hoạt động sôi nổi hơn, thường có chỉ đạo nóng về công việc, thông tin cần phổ biến cho nhân viên, phạm vi phổ biến thông tin hẹp…

5. Ấn phẩm truyền thông nội bộ như tạp chí doanh nghiệp

Đây không hẳn là một kênh truyền thông nội bộ nhưng được nhiều doanh nghiệp sử dụng. Tạp chí doanh nghiệp như một cuốn thông tin giúp nhân viên hiểu sâu hơn về công ty, con người, những câu chuyện mà doanh nghiệp muốn truyền tải tới nhân viên.

Thay vì in báo giấy, tạp chí giấy thì doanh nghiệp ngày nay thường tạo tạp chí điện tử, ebook, infographic… để tiết kiệm chi phí và gửi đến nhân viên nhanh chóng hơn.

III. Lời khuyên cho doanh nghiệp khi sử dụng các kênh truyền thông nội bộ hiệu quả

Lựa chọn kênh truyền thông nội bộ chính xác và kết hợp chúng khéo léo sẽ giúp doanh nghiệp bạn đạt hiệu quả truyền thông tối đa. Văn hóa công ty được lan tỏa tới nhân viên, tạo dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp. Đây cũng là yếu tố tạo nên sự tin tưởng, gia tăng thời gian gắn bó của nhân viên với doanh nghiệp.

Kinh nghiệm cho thấy, mỗi doanh nghiệp nên chọn từ 1 đến 2 kênh truyền thông nội bộ chính yếu để tạo dòng chảy thông tin liên tục, nhất quán. Các kênh truyền thông khác để bổ trợ thông tin.

IV. Kết luận 

Trên đây là 6 kênh truyền thông nội bộ hiệu quả nhất doanh nghiệp thường sử dụng. Chúc cho bạn lựa chọn và ứng dụng hiệu quả những kênh truyền thông kể trên để phát triển văn hóa doanh nghiệp ngày càng gắn kết, vững mạnh.