Việc xây dựng một hệ thống kênh truyền thông nội bộ hiệu quả không chỉ là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp duy trì sự liên kết mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu suất làm việc và tạo dựng văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ.
Hãy cùng tìm hiểu chi tiết về từng kênh truyền thông nội bộ này, cách thức triển khai và những lợi ích mà chúng mang lại, giúp doanh nghiệp của bạn không chỉ nâng cao hiệu quả giao tiếp mà còn thúc đẩy sự gắn kết và phát triển bền vững trong tương lai.
| MỜI BẠN ĐĂNG KÝ NHẬN NGAY EBOOK MIỄN PHÍ: PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO NĂM 2024 – LỰA CHỌN NÀO CHO BẠN? |
1. Kênh truyền thông nội bộ doanh nghiệp là gì?
Truyền thông nội bộ là quá trình giao tiếp, trao đổi thông tin giữa các thành viên trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp.
Mục tiêu chính của truyền thông nội bộ là đảm bảo rằng mọi nhân viên đều hiểu rõ về mục tiêu, chiến lược, chính sách, và các hoạt động của tổ chức, từ đó tăng cường sự gắn kết, hợp tác và hiệu quả làm việc.
Kênh truyền thông nội bộ doanh nghiệp là các phương tiện và công cụ được sử dụng để giao tiếp, trao đổi thông tin giữa các thành viên trong tổ chức hoặc doanh nghiệp.
Mục tiêu chính của các kênh này là đảm bảo rằng thông tin được truyền đạt một cách hiệu quả, minh bạch và kịp thời, từ đó hỗ trợ việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ, tăng cường sự gắn kết của nhân viên và nâng cao hiệu suất làm việc.
Mạng truyền thông nội bộ do đó cũng được ứng dụng phổ biến hơn, nó giúp doanh nghiệp triển khai các hoạt động sau:
- Truyền tải thông tin tới đúng đối tượng là các thành viên trong doanh nghiệp. Tỷ lệ tiếp cận thông tin cao hơn, tần suất nhiều hơn
- Phổ biến thông tin dưới nhiều định dạng: Văn bản, hình ảnh, video, postcard,… Thích hợp với nhiều chiến dịch truyền thông nội bộ từ phổ biến quy định, quy trình, chính sách đãi ngộ, tuyển dụng nội bộ, tạo động lực, văn hóa văn nghệ, chia sẻ tri thức, sáng kiến…
- Tăng tỷ lệ tương tác nội bộ, thúc đẩy sự gắn kết giữa ban lãnh đạo và nhân viên, giữa các bộ phận và giữa các thành viên trong doanh nghiệp
- Truyền tải giá trị, tinh thần, văn hóa doanh nghiệp đậm nét hơn, nhất quán giúp nhân viên nhanh chóng thấu hiểu và hòa nhập với môi trường công ty.
Tham khảo: 5 phương pháp quản lý doanh nghiệp tối ưu cho nhà quản lý
2. Các kênh truyền thông nội bộ hiệu quả
Trong môi trường kinh doanh hiện đại, việc lựa chọn đúng kênh truyền thông nội bộ là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì sự liên kết, tăng cường hiệu suất làm việc và xây dựng văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ.
Dưới đây là 6 kênh truyền thông nội bộ hiệu quả mà nhiều doanh nghiệp thường xuyên áp dụng, kèm theo phân tích ưu và nhược điểm của từng kênh:
2.1. Kênh truyền thông nội bộ qua radio
Nếu doanh nghiệp bạn có quy mô từ trên 100 người nhưng chưa có kênh radio nội bộ, đây quả là một thiếu sót lớn. Radio nội bộ thích hợp với việc truyền đạt những chỉ đạo nóng từ ban lãnh đạo, những bản tin kinh doanh, sự kiện đáng chú ý trong tuần của doanh nghiệp.
Radio cũng là nơi chia sẻ những câu chuyện tạo động lực giúp thúc đẩy tinh thần của nhân viên. Những chủ đề chia sẻ xu hướng kinh doanh, thị trường, những bản nhạc chào ngày mới hay nhắc nhớ nhân viên giữ gìn sức khỏe cũng được đánh giá cao.
Tỷ lệ tiếp cận thông tin của radio phát tại doanh nghiệp luôn đạt tỷ lệ tiếp cận >90% (loại trừ những thành viên đi công tác, vắng mặt…). Tần suất phát sóng video tùy thuộc vào những chủ đề, chiến dịch truyền thông cần truyền tải và mức độ quan trọng của thông tin. Thiết bị và công cụ thường sử dụng: Loa trần, thiết bị ghi âm (mic hoặc điện thoại), phần mềm cắt/ghép/chèn âm thanh.
2.2. Email nội bộ
Email nội bộ là hình thức giao tiếp qua thư điện tử giữa các nhân viên trong tổ chức. Đây là kênh truyền thống và phổ biến để chia sẻ thông tin chính thức, thông báo, và tài liệu.
Ưu điểm:
- Phổ biến và dễ sử dụng: Hầu hết nhân viên đều quen thuộc và sử dụng email hàng ngày.
- Gửi thông tin chính thức: Phù hợp để truyền đạt các thông báo quan trọng, chính sách công ty, và tài liệu cần thiết.
- Lưu trữ và tìm kiếm dễ dàng: Thông tin được lưu trữ có hệ thống, dễ dàng tra cứu khi cần.
Nhược điểm:
- Dễ bị lạc đường trong hàng ngàn email: Thông tin quan trọng có thể bị bỏ sót hoặc không được chú ý.
- Thiếu tính tương tác: Email thường chỉ mang tính chất một chiều, hạn chế sự tương tác giữa các nhân viên.
- Phản hồi chậm: So với các kênh giao tiếp tức thì khác, email có thể mất thời gian để nhận được phản hồi.
Đọc thêm: [Tổng hợp] 5 cách gửi email hàng loạt cho nhiều người cùng lúc dễ nhất, hiệu quả cao
2.3. Truyền thông nội bộ qua các cuộc họp định kỳ
Các cuộc họp định kỳ là một trong những kênh truyền thông nội bộ phổ biến để thông báo những thông tin quan trọng từ ban lãnh đạo đến các quản lý cấp cao và cấp trung. Từ đó nhà quản lý phổ biến thông tin cho nhân viên dưới quyền mình phụ trách.
Tần suất của các cuộc họp định kỳ thường diễn ra hàng tuần, hàng tháng. Khi có chỉ đạo nóng, cuộc họp đột xuất sẽ được sắp xếp.
Với doanh nghiệp lớn, việc họp định kỳ với các phòng ban, bộ phận có thể bị phân tách do có nhiều chi nhánh. Để khắc phục nhược điểm này, doanh nghiệp nên kết họp offline kết hợp online qua các ứng dụng họp trực tuyến như phần mềm quản lý phòng họp AMIS Phòng họp để đặt lịch, tra cứu lịch họp, nhận thông báo cuộc họp mọi lúc mọi nơi.
Ưu điểm:
- Tạo sự gắn kết: Giúp xây dựng mối quan hệ cá nhân và tinh thần đội nhóm.
- Giải quyết vấn đề nhanh chóng: Cho phép thảo luận trực tiếp và đưa ra quyết định ngay lập tức.
- Tương tác và phản hồi trực tiếp: Khuyến khích sự tham gia và đóng góp ý kiến từ mọi thành viên.
Nhược điểm:
- Tiêu thụ thời gian: Các cuộc họp kéo dài có thể làm gián đoạn công việc hàng ngày.
- Chi phí di chuyển (đối với cuộc họp trực tiếp): Nếu tổ chức họp tại nhiều địa điểm, chi phí di chuyển có thể tăng cao.
- Rủi ro kỹ thuật (đối với cuộc họp trực tuyến): Các vấn đề về kết nối internet hoặc phần mềm có thể ảnh hưởng đến hiệu quả cuộc họp.
2.4. Mạng xã hội doanh nghiệp
Các nền tảng mạng xã hội nội bộ như Yammer hoặc Workplace by Facebook tạo ra môi trường giao tiếp tự nhiên, nơi nhân viên có thể tương tác, chia sẻ ý tưởng và thông tin.
Ưu điểm:
- Tạo môi trường giao tiếp tự nhiên: Khuyến khích sự tương tác và kết nối giữa các nhân viên.
- Khuyến khích sáng tạo và chia sẻ ý tưởng: Nhân viên có thể dễ dàng chia sẻ và thảo luận về các ý tưởng mới.
- Tăng cường văn hóa doanh nghiệp: Giúp xây dựng và duy trì văn hóa doanh nghiệp thông qua các hoạt động cộng đồng.
Nhược điểm:
- Yêu cầu thời gian và nỗ lực để duy trì: Cần có sự tham gia liên tục từ phía nhân viên để nền tảng hoạt động hiệu quả.
- Rủi ro bảo mật thông tin: Cần đảm bảo các biện pháp bảo mật để tránh rò rỉ thông tin nhạy cảm.
- Khó kiểm soát nội dung: Có thể xảy ra việc chia sẻ thông tin không phù hợp hoặc gây xao nhãng.
Doanh nghiệp có thể tham khảo MISA AMIS Mạng Xã Hội như một giải pháp toàn diện, nằm trong nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS.
Đây là một ứng dụng mạnh mẽ được thiết kế nhằm tối ưu hóa giao tiếp nội bộ, thúc đẩy sự gắn kết và nâng cao hiệu suất làm việc trong tổ chức.
Những lợi ích mà MISA AMIS Mạng xã hội mang lại:
- Truyền tải thông điệp, chủ trương, chính sách từ ban lãnh đạo một cách nhất quán, tập trung giúp tránh tình trạng “Tam sao thất bản”
- Nhanh chóng gửi thông báo quan trọng từ ban lãnh đạo giúp giải quyết sự cố, khó khăn, tránh gây hoang mang tâm lý trong nội bộ
- Dễ dàng truyền thông, chia sẻ những hoạt động giao lưu văn nghệ, thể thao thúc đẩy văn hóa, nghệ thuật, nâng cao sức khỏe, đời sống toàn thể doanh nghiệp
- Nhân viên cùng nhau chia sẻ, trao đổi thông tin, kiến thức cho nhau để phát triển kiến thức, chuyên môn
- Tuyên dương những cá nhân, tập thể xuất sắc giúp tăng phong trào thi đua nội bộ, tạo động lực cố gắng phấn đấu
- Lưu trữ tin tức, thông tin truyền thông một cách khoa học, dễ dàng tìm kiếm, tra cứu
Nằm trong bộ giải pháp MISA AMIS Văn phòng số, AMIS Mạng xã hội đã được 250.000+ doanh nghiệp lựa chọn để truyền thông một cách xuyên suốt nhất quán trong doanh nghiệp và kết nối đội ngũ.
Trong số hàng nghìn khách hàng ứng dụng thành công, chị Phan Võ Quỳnh Như – Phó hiệu trưởng trường Đại học Công Nghệ Đồng Nai (DNTU) đã có những phản hồi rất tốt về AMIS Mạng xã hội sau một thời gian ứng dụng.
Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn AMIS Mạng xã hội để gắn kết đội ngũ và xây dựng văn hóa vững mạnh. Dùng thử và khám phá sức mạnh của AMIS Mạng xã hội ngay!
- Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
- Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
- Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
- Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia
2.5. Các group nội bộ
Sức mạnh của mạng xã hội, các công cụ trò truyện/video trực tuyến khiến đa số nhân viên văn phòng phải nhanh chóng bắt kịp và sử dụng thành thạo. Thế nhưng đây chưa phải là kênh được ưu tiên khi có hoạt động truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp, bởi những lý do sau:
- Thông tin dễ dàng bị trôi khi có nhiều người liên tục chat trong group
- Tồn tại khá nhiều người thường có mặt trong group nhưng hiếm khi lên tiếng hay theo dõi thông tin trong nhóm
- Nhóm của từng bộ phận thường hoạt động sôi nổi hơn, thường có chỉ đạo nóng về công việc, thông tin cần phổ biến cho nhân viên, phạm vi phổ biến thông tin hẹp…
2.6. Ấn phẩm truyền thông nội bộ như tạp chí doanh nghiệp
Trong hệ thống các kênh truyền thông nội bộ, Ấn phẩm truyền thông nội bộ như tạp chí doanh nghiệp đóng một vai trò quan trọng trong việc xây dựng và duy trì văn hóa công ty, truyền tải thông tin quan trọng và thúc đẩy sự gắn kết giữa các nhân viên.
Ưu điểm:
- Tạp chí giúp truyền tải các giá trị cốt lõi, sứ mệnh và tầm nhìn của công ty một cách rõ ràng và nhất quán
- Nhân viên cảm thấy được tham gia vào các hoạt động và mục tiêu chung, từ đó tăng cường tinh thần đồng đội
- Tạp chí là nguồn thông tin chính thức về các chính sách mới, thay đổi trong tổ chức, thành tựu đạt được và các dự án đang triển khai
- Các bài viết, phỏng vấn, và mục tương tác như “Câu hỏi từ nhân viên” giúp tạo cơ hội cho sự giao tiếp giữa ban lãnh đạo và nhân viên
- Nhân viên có thể chia sẻ kinh nghiệm, câu chuyện thành công cá nhân và đội nhóm, từ đó tạo động lực cho mọi người
Nhược điểm:
- In ấn và phân phối tạp chí có thể tốn kém, đặc biệt đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ
- Cần có đội ngũ biên tập, thiết kế và quản lý nội dung chuyên nghiệp để đảm bảo chất lượng ấn phẩm
- So với các kênh truyền thông điện tử, tạp chí in có thời gian sản xuất và phân phối lâu hơn, có thể không kịp thời đối với các thông tin cần cập nhật nhanh
3. Các yếu tố quan trọng để lựa chọn kênh truyền thông nội bộ
Lựa chọn kênh truyền thông nội bộ chính xác và kết hợp chúng khéo léo sẽ giúp doanh nghiệp bạn đạt hiệu quả truyền thông tối đa. Văn hóa công ty được lan tỏa tới nhân viên, tạo dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp. Đây cũng là yếu tố tạo nên sự tin tưởng, gia tăng thời gian gắn bó của nhân viên với doanh nghiệp.
Dưới đây là các yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp cần xem xét khi lựa chọn kênh truyền thông nội bộ:
3.1. Độ phù hợp với doanh nghiệp
Văn hóa doanh nghiệp là yếu tố then chốt ảnh hưởng đến cách thức giao tiếp và tương tác giữa các nhân viên. Khi lựa chọn kênh truyền thông nội bộ, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng kênh đó phù hợp với phong cách làm việc và giá trị cốt lõi của tổ chức.
3.2. Chi phí và tính khả dụng
Chi phí triển khai và duy trì kênh truyền thông nội bộ là một yếu tố quan trọng mà mọi doanh nghiệp cần xem xét, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ với ngân sách hạn hẹp.
Doanh nghiệp cần lựa chọn kênh truyền thông nội bộ không chỉ phù hợp về mặt chi phí mà còn đảm bảo tính khả dụng và dễ tiếp cận cho toàn bộ nhân viên, kể cả những người làm việc từ xa hoặc tại nhiều địa điểm khác nhau.
3.3. Tính linh hoạt và dễ sử dụng
Tính linh hoạt và dễ sử dụng của kênh truyền thông nội bộ ảnh hưởng trực tiếp đến mức độ chấp nhận và sử dụng của nhân viên.
Kênh truyền thông nên có giao diện người dùng trực quan, dễ dàng tiếp cận và sử dụng mà không đòi hỏi quá nhiều thời gian đào tạo.
Khả năng tùy chỉnh các tính năng và giao diện để phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp sẽ giúp kênh truyền thông nội bộ trở nên linh hoạt và hữu ích hơn.
4. Kết luận
Trên đây là 6 kênh truyền thông nội bộ hiệu quả nhất doanh nghiệp thường sử dụng. Chúc cho bạn lựa chọn và ứng dụng hiệu quả những kênh truyền thông kể trên để phát triển văn hóa doanh nghiệp ngày càng gắn kết, vững mạnh.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
