Cách nâng cao hiệu quả truyền thông nội bộ và gắn kết nhân viên

Doanh nghiệp của bạn đang gặp tình trạng nhân viên không nắm bắt được thông tin, chủ trương, chính sách. Đặc biệt tình trạng đó ngày càng trở nên phổ biến khi nhân sự ngày gia tăng. Các phòng  ban làm việc không liên mạch, không có sự phối hợp. Dưới đây MISA AMIS sẽ chia sẻ cách để doanh nghiệp có thể quản lý việc giao tiếp nội bộ cho các nhân viên trong công ty. Đảm bảo truyền tải thông tin xuyên suốt giữa các bộ phận, nhằm giúp từng nhân viên nắm được mọi thông điệp từ ban lãnh đạo và ngược lại.

I. Vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải trong việc gắn kết nội bộ

Quản lý việc giao tiếp nội bộ cho các nhân viên trong công ty là công việc tưởng chừng đơn giản nhưng lại gặp không ít khó khăn khi doanh nghiệp ngày một phát triển quy mô, từ số lượng nhân sự đến chi nhánh. Trong đó, những vấn đề chính yếu nhất vẫn diễn ra hàng ngày tại các doanh nghiệp dễ thấy như:

• Những chỉ đạo, truyền thông từ ban lãnh đạo xuống các cấp nhân viên thiếu nhất quán, thông tin bị tam sao thất bản
• Nhân viên không nắm bắt được dòng chảy thông tin trong doanh nghiệp. Chẳng hạn công ty khi nào ra mắt sản phẩm mới, sự kiện nào sắp diễn ra, ai vừa nhận chức…
• Các thành viên trong doanh nghiệp thiếu không gian tương tác, chia sẻ kiến thức, bài học thành công, sáng kiến về sản phẩm/dịch vụ
• Khó kiểm soát các dòng chảy thông tin tiêu cực, nội bộ lục đục, chia bè kéo phái…
• Thiếu công cụ truyền tải & phát triển văn hóa doanh nghiệp theo đúng chiến lược, tinh thần doanh nghiệp….

II. Giao tiếp và truyền thông là chìa khóa để quản trị doanh nghiệp thời đại mới

Với bối cảnh chuyển đổi số ngày càng diễn ra mạnh mẽ, doanh nghiệp cần thay đổi từng ngày để phát triển trên đường đua của thị trường. Teho báo cáo “Pulse of the Profession In-Depth Report: The Essential Role of Communications” của PMI đã được chỉ ra: hơn 80% các kế hoạch thay đổi thành công của doanh nghiệp có sự góp mặt của những chiến lược giao tiếp nội bộ hiệu quả.

Đúng vậy, trong sự thành công của doanh nghiệp thì truyền thông nội bộ đang đóng vai trò hết sức quan trọng:

• Điều này giúp phát hiện những rủi ro khi thực hiện những kế hoạch thay đổi: Nếu nhân viên thông suốt được về mục tiêu của chiến dịch, hõ sẽ có những hành động, theo dõi, đánh giá của chiến lược chính xác hơn. Đồng thời cũng có thể nhìn rõ hơn về những rủi do có thể phát sinh của chiến dịch.
• Quá trình công ty thay đổi cần phải mất thời gian để cho nhân viên có thể thích nghi đặc biệt là đối với những nhân viên ưa thích công việc yên ả và ít biến đông. Chính vì vậy mà hình thức truyền thông, động viên nhân viên là rất cần thiết tránh xảy ra tình trạng không đồng nhất, mất tinh thần và giảm năng suất lao động chung của tập thể.
• Giao tiếp và truyền thông sẽ giúp nhân viên có thể hiểu được những văn hóa, hiểu được chính sách và hiểu được tại sao doanh nghiệp cần thay đổi. Nhưng điều này sẽ giúp họ không bị rơi và tính trạng hoang mang với những thay đổi và chuyển biến xung quanh, có teher tự tin làm việc và theo đuổi mục tiêu.

Trên lý thuyết thì hoạt động này nghe có vẻ đơn giản, nhưng rất nhiều nhà lãnh đạo, hay kể cả những người có kinh nghiệm nhiều năm vẫn thất bại. Thực tế họ đã mắc phải một vài sai lần trong việc truyền thông nội bộ và gắn kết nhân viên.

• Truyền thông vào sai thời điểm
• Thông điệp nhỏ giọt, không có tình nhất quán và thường xuyên
• Áp dụng sai mô hình, sai cách thức khiến nhân viên hoàn toàn có thể lỏ lỡ thông tin.

III. Cách thức để truyền thông nội bộ và gắn kết nhân viên hiệu quả

Việc truyền thông nội bộ là mối quan tâm không chỉ bộ phận PR nội bộ, hành chính nhân sự mà còn cả các cấp lãnh đạo doanh nghiệp. Để việc truyền tải thông tin, văn hóa doanh nghiệp tới cán bộ nhân viên đạt hiệu quả cao nhất, bạn có thể tham khảo các tips sau:

3.1 Chỉ định bộ phận, nhân sự chuyên trách truyền thông nội bộ

Doanh nghiệp cần có bộ phận đảm nhiệm việc truyền thông nội bộ của doanh nghiệp. Tại các doanh nghiệp, công việc này thuộc chuyên môn của phòng Quan hệ cộng đồng hoặc phòng PR hoặc phòng Nhân sự…

Sau khi xác định bộ phận là việc chỉ định người phụ trách cụ thể. Chỉ khi công việc được phân chia rõ ràng, người thực hiện mới có mục tiêu, động lực & nhiệm vụ để thực hiện công việc đạt kết quả tốt.

Nhiệm vụ chính của nhân viên truyền thông nội bộ: cung cấp các thông tin bên trong nội bộ như thông tin thay đổi về quy chế, chính sách, tài trợ, tuyển dụng, sự kiện, văn hóa & con người…

Các công việc chính của người làm truyền thông nội bộ:

• Lên kế hoạch truyền thông nội bộ theo từng chiến dịch, chỉ đạo chiến lược từ ban lãnh đạo
• Quản lý việc giao tiếp nội bộ cho các nhân viên trong công ty. Đảm bảo truyền tải thông tin xuyên suốt giữa các bộ phận, nhằm giúp từng nhân viên nắm được mọi thông điệp từ ban lãnh đạo và ngược lại
• Quản lý các trang tin nội bộ doanh nghiệp, bao gồm mạng xã hội doanh nghiệp (mạng truyền thông nội bộ), mục tin tức tại website công ty, các group nội bộ…ư
• Lập kế hoạch, ý tưởng, dự trù kinh phí và tổ chức các sự kiện nội bộ: tổng kết tháng, các ngày Lễ, sinh nhật tháng/quý, thành lập công ty, đi du lịch, nghỉ mát, team building, …
• Đo lường & thống kê hiệu quả của công tác truyền thông nội bộ qua các chỉ số:
  • Số sự kiện nội bộ hằng tháng
  • Chỉ số hài lòng của nhân viên (Employee Satisfaction Index)
  • Mức độ cam kết của nhân viên (Employee Engagement Level)
  • Điểm số động viên/ủng hộ nhân viên tích cực (Staff Advocacy Score)
• Gắn kết các cá nhân, bộ phận, phòng ban
• Truyền tải những chương trình, thông điệp thể hiện rõ tinh thần & văn hóa doanh nghiệp tới cán bộ nhân viên

3.2. Sử dụng linh hoạt các kênh truyền thông nội bộ

Biết cách sử dụng các kênh truyền tải thông điệp cũng là tips bạn cần lưu tâm để nâng cao hiệu quả truyền thông nội bộ. Các kênh truyền thông nội bộ thường được doanh nghiệp sử dụng bao gồm: Mạng truyền thông nội bộ, Website công ty, Radio, Tạp chí nội bộ, Group nội bộ (Skype, Zalo, Facebook…), Email nội bộ…

Trong đó, việc lựa chọn kênh & thông điệp truyền tải trên mỗi kênh cần có sự chọn lọc. Chẳng hạn, radio sẽ không thích hợp với việc truyền tải thông tin về ban hành chính sách, quy trình mới mà nên được truyền tải dưới dạng văn bản, dễ dàng tìm kiếm & lưu lại….

Kênh truyền thông nội bộ phù hợp với nhiều dạng truyền tải & thông điệp nhất là Mạng xã hội doanh nghiệp.

3.3 Thực thi kế hoạch, chính sách truyền thông nội bộ

Trong quá trình thực hiện các kế hoạch truyền thông nội bộ, nhân viên phụ trách cần lưu ý những điểm quan trọng sau để có kết quả tiếp cận thông tin tới nhân viên tốt nhất, đồng thời cũng xây dựng được tính gắn kết, sức mạnh tập thể vững mạnh hơn:

1. Đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, minh bạch, kịp thời & đầy đủ tới đúng đối tượng cần truyền tải thông tin
2. Khuyến khích cán bộ nhân viên đưa ra ý tưởng để phát triển doanh nghiệp. Thúc đẩy tinh thần học hỏi & sáng tạo trong tổ chức
3. Lắng nghe ý kiến của cán bộ nhân viên, ghi nhận những phản hồi tiêu cực, tích cực để có những cải thiện trong quá trình làm việc & cách thức truyền thông sau đó
4. Kịp thời thông tin tới ban lãnh đạo những ý kiến phản hồi từ các cấp nhân viên
5. Là người truyền năng lượng, nhiệt huyết cho đồng nghiệp,
6. Có biện pháp xử lý tích cực đối với các vấn đề gây tranh cãi, nhạy cảm hay tiêu cực
7. Nên có chính sách khen thưởng, khích lệ kịp thời từ các cấp quản lý đối với sự tiến bộ, thành tích vượt bậc mà nhân viên đạt được

3.4 Xây dựng mô hình làm việc sáng tạo

Mỗi doanh nghiệp cần có cách thức để xây dựng mô hình làm việc phù hợp với quy mô và ngành nghề của mình. Nhưng nhìn chung một văn phòng số sẽ phù hợp, tinh gọn và mang đến cho doanh nghiệp những lợi ích sau:

1. Tăng tính linh hoạt: Không còn bị giới hạn bởi không gian và địa điểm làm việc, ở bất cứ nhân viên cũng có thể nhận và truy cập các thông tin, thông báo.

2. Cải thiện năng suất: Theo như báo cáo của Gartner năm 2019 thì các công ty sẽ phát triển nhanh gấp 2 lần nhờ áp dụng môi trường làm việc số. Nó giúp gắn kết và thúc đẩy tinh thần làm việc của đội ngũ. Hình thức lư trữ truyền thống sẽ được thay bằng hệ thống lưu trữ đám mây. Điều này giúp việc tìm kiếm, truy cập nhanh chóng và thuận tiện cho việc chia sẻ. Điều này nghĩa là đội ngũ không còn tốn nhiều thời gian chờ đợi, rà soát số liệu, từ đó gia tăng thời gian làm việc hiệu quả.

3. Cải thiện sự hài lòng của nhân viên, gia tăng sự gắn kết: Môi trường này tạo điều kiện thuận vợi cho nhân viên có thể tự quyết hình thức làm việc, cách để nâng cao sự hài lòng và trải nghiệm của họ. Mặt khác, văn phòng số còn hỗ trợ nhân viên bằng cách trang bị công cụ xử lý nhiệm vụ thông minh, bổ sung tri thức hữu ích trong quá trình làm việc.

4. Rút ngắn thời gian phê duyệt, ký kết
Ưu điểm khác của văn phòng số là ứng dụng hợp đồng điện tử, chữ ký số từ xa. Trước đây, quá trình ký kết, phê duyệt thường tiêu tốn của doanh nghiệp nhiều thời gian, chi phí in ấn, bảo quản. Đặc biệt, những người làm công tác quản lý công văn, hóa đơn, hợp đồng thường dễ mắc lỗi chậm trễ, sai sót khi thực hiện trên giấy tờ thủ công.

5. Tăng doanh thu; Phương pháp làm việc truyền thống có nhiều hạn chế như quy trình rời rạc, thủ tục phức tạp, báo cáo chậm trễ. Doanh nghiệp thường xuyên gặp tình trạng chậm tiến độ, lãng phí ngân sách và nguồn lực. Ngược lại, văn phòng điện tử tự động hóa công tác điều hành và hoạt động đồng bộ. Doanh nghiệp quản lý tất cả hạng mục, quy trình quan trọng trên một nền tảng duy nhất. Đội ngũ nhân sự làm việc chính xác, đúng tiến độ đem lại khả năng tăng trưởng doanh thu mạnh mẽ hơn.

IV. VĂN PHÒNG SỐ MISA AMIS – GIẢI PHÁP XÂY DỰNG KHÔNG GIAN LÀM VIỆC SỐ TOÀN DIỆN

Gói giải pháp văn phòng số MISA AMIS là một trong những giải pháp phần mềm hỗ trợ kiến tạo môi trường làm việc số tối ưu nhất hiện nay. MISA AMIS đáp ứng đa dạng chức năng cho nhà lãnh đạo, quản lý và nhân viên tối đa hiệu suất công việc, linh hoạt làm việc mọi lúc mọi nơi nhờ 7 phần mềm liên kết chặt chẽ:

• MISA AMIS Công việc: Phần mềm quản lý công việc, dự án cho doanh nghiệp – cảnh báo thời hạn thông minh, cập nhật tiến độ tức thời, xuất bản báo cáo đa chiều,…
• MISA AMIS Quy trình: Phần mềm cải tiến cách thức vận hành, nâng cao năng suất nhờ tự động hệ thống quy trình.
• MISA AMIS WeSign: Phần mềm hợp đồng điện tử hỗ trợ doanh nghiệp ký kết hàng hoạt từ xa, mọi lúc mọi nơi.
• MISA AMIS Tài sản: Phần mềm theo dõi, quản lý tài sản tập trung, kiểm kê nhanh chóng.
• MISA AMIS Mạng xã hội: Nền tảng mạng xã hội nội bộ giúp doanh nghiệp truyền thông chủ trương, chính sách và xây dựng văn hóa gắn kết.
• MISA AMIS Ghi chép: Phần mềm lưu trữ tài liệu tập trung, an toàn, phân quyền tra cứu theo chức vụ và cấp độ thông tin.
• MISA AMIS Phòng họp: Phần mềm tìm kiếm, đặt trước và quản lý phòng họp, tự động gửi thông báo tham dự đến người tham gia.

V. Tổng kết

Việc doanh nghiệp áp dụng mô hình làm việc phù hợp sẽ giúp việc thực hiện truyền thông và gắn kết nhân viên một cách hiệu quả hơn trong thời đại chuyển đổi số như hiện nay. MISA AMIS Văn phòng số sẽ giúp doanh nghiệp của bạn thực hiện việc này một cách đơn giản hiệu quả, tạo thành nền tảng tập trung giúp tổ chức vượt qua mọi giới hạn làm việc thủ công, dẫn dắt đội ngũ tăng trưởng mạnh mẽ.