Kiến thức Quản lý - điều hành Văn hóa công ty Cách nâng cao hiệu quả truyền thông nội bộ & gắn kết...

Cách nâng cao hiệu quả truyền thông nội bộ & gắn kết nhân viên

Bạn có đang tìm cách nâng cao hiệu quả truyền thông nội bộ & gắn kết nhân viên?

Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những tips để việc truyền thông nội bộ được nhất quán, nâng cao tỷ lệ tiếp cận thông tin của nhân viên, sự thấu hiểu của nhân viên với văn hóa doanh nghiệp & tính gắn kết giữa các thành viên.

Trước hết, hãy xem vấn đề doanh nghiệp thường gặp trong truyền thông nội bộ

Công việc tưởng chừng đơn giản nhưng lại gặp không ít khó khăn khi doanh nghiệp ngày một phát triển quy mô, từ số lượng nhân sự đến chi nhánh. Trong đó, những vấn đề chính yếu nhất vẫn diễn ra hàng ngày tại các doanh nghiệp dễ thấy như:

  • Những chỉ đạo, truyền thông từ ban lãnh đạo xuống các cấp nhân viên thiếu nhất quán, thông tin bị tam sao thất bản
  • Nhân viên không nắm bắt được dòng chảy thông tin trong doanh nghiệp. Chẳng hạn công ty khi nào ra mắt sản phẩm mới, sự kiện nào sắp diễn ra, ai vừa nhận chức…
  • Các thành viên trong doanh nghiệp thiếu không gian tương tác, chia sẻ kiến thức, bài học thành công, sáng kiến về sản phẩm/dịch vụ
  • Khó kiểm soát các dòng chảy thông tin tiêu cực, nội bộ lục đục, chia bè kéo phái…
  • Thiếu công cụ truyền tải & phát triển văn hóa doanh nghiệp theo đúng chiến lược, tinh thần doanh nghiệp….

Cách truyền thông nội bộ hiệu quả

Cách truyền thông nội bộ hiệu quả

Việc truyền thông nội bộ là mối quan tâm không chỉ bộ phận PR nội bộ, hành chính nhân sự mà còn cả các cấp lãnh đạo doanh nghiệp. Để việc truyền tải thông tin, văn hóa doanh nghiệp tới cán bộ nhân viên đạt hiệu quả cao nhất, bạn có thể tham khảo các tips sau:

Chỉ định bộ phận, nhân sự chuyên trách truyền thông nội bộ

Doanh nghiệp cần có bộ phận đảm nhiệm việc truyền thông nội bộ của doanh nghiệp. Tại các doanh nghiệp, công việc này thuộc chuyên môn của phòng Quan hệ cộng đồng hoặc phòng PR hoặc phòng Nhân sự…

Sau khi xác định bộ phận là việc chỉ định người phụ trách cụ thể. Chỉ khi công việc được phân chia rõ ràng, người thực hiện mới có mục tiêu, động lực & nhiệm vụ để thực hiện công việc đạt kết quả tốt.

Nhiệm vụ chính của nhân viên truyền thông nội bộ: cung cấp các thông tin bên trong nội bộ như thông tin thay đổi về quy chế, chính sách, tài trợ, tuyển dụng, sự kiện, văn hóa & con người…

Các công việc chính của người làm truyền thông nội bộ:

  • Lên kế hoạch truyền thông nội bộ theo từng chiến dịch, chỉ đạo chiến lược từ ban lãnh đạo
  • Quản lý việc giao tiếp nội bộ cho các nhân viên trong công ty. Đảm bảo truyền tải thông tin xuyên suốt giữa các bộ phận, nhằm giúp từng nhân viên nắm được mọi thông điệp từ ban lãnh đạo và ngược lại
  • Quản lý các trang tin nội bộ doanh nghiệp, bao gồm mạng xã hội doanh nghiệp (mạng truyền thông nội bộ), mục tin tức tại website công ty, các group nội bộ…ư
  • Lập kế hoạch, ý tưởng, dự trù kinh phí và tổ chức các sự kiện nội bộ: tổng kết tháng, các ngày Lễ, sinh nhật tháng/quý, thành lập công ty, đi du lịch, nghỉ mát, team building, …
  • Đo lường & thống kê hiệu quả của công tác truyền thông nội bộ qua các chỉ số:
    • Số sự kiện nội bộ hằng tháng
    • Chỉ số hài lòng của nhân viên (Employee Satisfaction Index)
    • Mức độ cam kết của nhân viên (Employee Engagement Level)
    • Điểm số động viên/ủng hộ nhân viên tích cực (Staff Advocacy Score)
  • Gắn kết các cá nhân, bộ phận, phòng ban
  • Truyền tải những chương trình, thông điệp thể hiện rõ tinh thần & văn hóa doanh nghiệp tới cán bộ nhân viên

Sử dụng linh hoạt các kênh truyền thông nội bộ

Biết cách sử dụng các kênh truyền tải thông điệp cũng là tips bạn cần lưu tâm để nâng cao hiệu quả truyền thông nội bộ. Các kênh truyền thông nội bộ thường được doanh nghiệp sử dụng bao gồm: Mạng truyền thông nội bộ, Website công ty, Radio, Tạp chí nội bộ, Group nội bộ (Skype, Zalo, Facebook…), Email nội bộ…

Bạn có thể xem chi tiết về các kênh truyền thông hiệu quả & hoàn cảnh áp dụng từng kênh tại bài viết: 6 kênh truyền thông nội bộ hiệu quả nhất để truyền tải Văn hóa DN

Trong đó, việc lựa chọn kênh & thông điệp truyền tải trên mỗi kênh cần có sự chọn lọc. Chẳng hạn, radio sẽ không thích hợp với việc truyền tải thông tin về ban hành chính sách, quy trình mới mà nên được truyền tải dưới dạng văn bản, dễ dàng tìm kiếm & lưu lại….

Kênh truyền thông nội bộ phù hợp với nhiều dạng truyền tải & thông điệp nhất là Mạng xã hội doanh nghiệp.

Trải nghiệm miễn phí Mạng xã hội doanh nghiệp – Kênh truyền thông nội bộ được doanh nghiệp ưa chuộng nhất:

Trải nghiệm miễn phí AMIS Công việc

Thực thi kế hoạch, chính sách truyền thông nội bộ

Trong quá trình thực hiện các kế hoạch truyền thông nội bộ, nhân viên phụ trách cần lưu ý những điểm quan trọng sau để có kết quả tiếp cận thông tin tới nhân viên tốt nhất, đồng thời cũng xây dựng được tính gắn kết, sức mạnh tập thể vững mạnh hơn:

  1. Đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, minh bạch, kịp thời & đầy đủ tới đúng đối tượng cần truyền tải thông tin
  2. Khuyến khích cán bộ nhân viên đưa ra ý tưởng để phát triển doanh nghiệp. Thúc đẩy tinh thần học hỏi & sáng tạo trong tổ chức
  3. Lắng nghe ý kiến của cán bộ nhân viên, ghi nhận những phản hồi tiêu cực, tích cực để có những cải thiện trong quá trình làm việc & cách thức truyền thông sau đó
  4. Kịp thời thông tin tới ban lãnh đạo những ý kiến phản hồi từ các cấp nhân viên
  5. Là người truyền năng lượng, nhiệt huyết cho đồng nghiệp,
  6. Có biện pháp xử lý tích cực đối với các vấn đề gây tranh cãi, nhạy cảm hay tiêu cực
  7. Nên có chính sách khen thưởng, khích lệ kịp thời từ các cấp quản lý đối với sự tiến bộ, thành tích vượt bậc mà nhân viên đạt được
Hội thảo trực tuyến: Xây dựng & phát triển văn hóa doanh nghiệp vững mạnh trong bối cảnh mới
Chia sẻ bài viết hữu ích này