Quản trị logistics là gì? 7 phương pháp nâng cao hiệu quả hoạt động logistics

Thương mại trực tuyến ngày càng phát triển, sự cạnh tranh ngày càng lớn, tỷ suất lợi nhuận giảm, khách hàng yêu cầu ngày càng cao về trải nghiệm,… là những động lực cốt lõi đòi hỏi doanh nghiệp phải có những cải tiến to lớn trong quản trị logistics. 

Nếu không liên tục tối ưu hoạt động logistics để tiết kiệm chi phí và đáp ứng mong đợi của khách hàng, doanh nghiệp sẽ khó mở rộng và chiếm được ưu thế trên thị trường. Trong bài viết này, hãy cùng MISA AMIS đi tìm hiểu những khía cạnh quan trọng và những cách bạn có thể quản lý hoạt động logistics của doanh nghiệp tốt hơn. 

Tặng bạn: 70+ quy trình làm việc mẫu cho mọi phòng ban trong doanh nghiệp

1. Quản trị logistics là gì?

Quản trị logistics là quá trình hoạch định, kiểm soát và thực hiện toàn bộ việc vận chuyển nguyên liệu thô, hàng hóa, bưu kiện,… từ điểm xuất phát đến người tiêu dùng, cùng những thông tin có liên quan từ điểm đầu đến điểm cuối của dây chuyền cung ứng. Mục đích của hoạt động này là thoả mãn tốt nhất nhu cầu của người tiêu dùng với tổng chi phí thấp nhất.

Các hoạt động cốt lõi của quản lý logistics bao gồm thực hiện đơn hàng, lưu kho, quản lý hàng tồn kho, đóng gói, dự đoán mô hình cung và cầu, quản lý đội xe và tài xế, v.v. 

Đây là quá trình có vai trò rất quan trọng trong việc quản lý chuỗi cung ứng của một doanh nghiệp. Nếu được thực hiện hiệu quả, doanh nghiệp sẽ cải thiện được khả năng cạnh tranh của mình trên thị trường và đảm bảo khách hàng được phục vụ tốt nhất.

Xem thêm: ERP Logistics là gì? Cách ứng dụng ERP Logistics để quản trị chuỗi cung ứng hiệu quả

2. Các hoạt động cơ bản trong quản trị logistics

Không cần phải nói, quản lý logistics là một quá trình phức tạp đòi hỏi việc phối hợp nhiều thành phần khác nhau để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển nhanh chóng, hiệu quả. 

Một mạng lưới bao gồm các nhà cung cấp dịch vụ, người vận chuyển hàng hóa, đại lý, người đóng gói và người phân phối,… sẽ cùng tham gia vào quá trình logistics thông qua các phương thức phối hợp khác nhau. Dưới đây là các hoạt động chính của quản trị logistics.

2.1. Quản lý hàng tồn kho

Một phần quan trọng nhất của quản lý logistics là quản lý hàng tồn kho. Quá trình này có tác động sâu rộng bao gồm quản lý quy trình thực hiện đơn hàng hiệu quả, vận hành kho có tổ chức và tối ưu hóa việc sử dụng thời gian, ngân sách để cải thiện năng suất.

Nó cũng đảm bảo rằng số lượng tồn kho cần thiết được duy trì, phân tích kỹ lưỡng dữ liệu bán hàng và xu hướng thị trường để dự báo nhu cầu một cách chính xác. Đồng thời, hoạt động cũng hỗ trợ lập kế hoạch phù hợp để giảm thiểu chi phí quản lý tồn kho và nâng cao sự hài lòng của khách hàng. 

2.2. Quản trị logistics đầu vào (Inbound logistics)

Inbound logistics là thuật ngữ được sử dụng trong quản trị chuỗi cung ứng để chỉ hoạt động quản lý và xử lý các hàng hóa, nguyên liệu đầu vào từ các nhà cung cấp đến doanh nghiệp. Cụ thể, nó bao gồm các quá trình như:

• Nhận hàng: Tiếp nhận hàng hóa từ nhà cung cấp, bao gồm việc kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hóa.
• Vận chuyển: Quản lý việc vận chuyển hàng từ nơi sản xuất đến kho hàng hoặc cơ sở sản xuất của doanh nghiệp.
• Quản lý kho bãi: Bao gồm việc lưu trữ, bảo quản và quản lý hàng tồn kho đến khi chúng được sử dụng trong quá trình sản xuất hoặc bán hàng.
• Tối ưu hóa quá trình mua sắm: Phối hợp và đàm phán cùng nhà cung cấp để đảm bảo mua hàng với giá cả và điều khoản tốt nhất.

Inbound logistics đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng doanh nghiệp có đủ nguyên liệu, hàng hóa cần thiết để duy trì hoạt động sản xuất và kinh doanh một cách hiệu quả, kịp thời.

Xem thêm: Top 17 phần mềm quản lý kho bãi được đánh giá tốt nhất

2.3. Quản trị logistics đầu ra (Outbound logistics)

Outbound logistics là hoạt động phân phối sản phẩm hoặc hàng hóa từ doanh nghiệp đến khách hàng cuối cùng. Nó bao gồm một loạt các quy trình như sau:

• Lên kế hoạch giao hàng: Xác định phương thức và lịch trình vận chuyển sản phẩm từ kho hoặc cơ sở sản xuất đến khách hàng, điểm bán hàng.
• Đóng gói và vận chuyển: Chuẩn bị sản phẩm cho việc vận chuyển, bao gồm đóng gói, gắn nhãn và sắp xếp giao hàng.
• Quản lý kho vận: Quản lý hàng tồn kho tại kho xuất hàng và sắp xếp giao hàng hiệu quả.
• Theo dõi và giao hàng: Sử dụng hệ thống theo dõi để giám sát quá trình vận chuyển và đảm bảo rằng hàng hóa được giao đến đúng nơi, đúng người, đúng thời gian.
• Hỗ trợ khách hàng: Cung cấp hỗ trợ khách hàng sau khi hàng hóa đã được giao và xử lý yêu cầu hoặc vấn đề nào phát sinh sau bán hàng.

Outbound logistics là một phần trọng yếu của chuỗi cung ứng, ảnh hưởng trực tiếp đến sự hài lòng của khách hàng và hiệu quả hoạt động kinh doanh tổng thể của một doanh nghiệp.

2.4. Quản lý đội xe

Quản lý đội xe là một công việc có đóng góp lớn vào sự thành công và lợi nhuận cho các công ty logistics và phân phối.

Đây là việc quản lý các phương tiện và tài xế trong đội xe để vận chuyển hàng hóa một cách hiệu quả nhất. Bằng cách giảm thiểu rủi ro liên quan, cân bằng tất cả các yếu tố có thể thay đổi (giao thông, thời tiết, tính chất của hàng hóa, phí và thuế, quy tắc an toàn, sự sẵn có của tài xế và phương tiện, chi phí lao động), các doanh nghiệp có thể giảm chi phí, cải thiện lợi nhuận và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

2.5. Quản lý kho hàng

Việc lưu trữ và quản lý nguyên liệu, hàng hóa trong kho được gọi là quản lý kho hàng. Doanh nghiệp sẽ không thể quản trị logistics hiệu quả nếu không có chính sách quản lý kho hợp lý. Cần chú ý rằng, sức chứa kho và khoảng cách là hai yếu tố quan trọng nhất trong việc quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả.

Xem thêm: Quản lý kho bãi trong logistics – Quy trình và 8 chiến lược quản lý tối ưu

2.6. Thực hiện đơn hàng

Đúng như tên gọi, việc thực hiện đơn hàng là chuyển sản phẩm từ điểm mua đến điểm giao hàng cuối cùng cho khách hàng. 

Thực hiện giao hàng không chỉ là giai đoạn cuối cùng trong chuỗi cung ứng mà còn là điểm chạm công ty tương tác trực tiếp với người mua nên có vai trò trong việc tạo ra và duy trì sự hài lòng của khách hàng.

2.7. Dự báo nhu cầu

Việc nghiên cứu mô hình cung – cầu và sử dụng nó để dự đoán xu hướng trong tương lai được gọi là dự báo nhu cầu.

Đây là một quá trình vô cùng phức tạp, cần tính toán các yếu tố thay đổi liên tục và đảm bảo có đủ hàng tồn kho mọi lúc. Nó dự đoán cơ hội thị trường trong tương lai, xu hướng của người tiêu dùng và thị trường cũng như cách các nhà cung cấp có thể sử dụng thông tin này để phát triển doanh nghiệp của họ.

Xem thêm: Chuyển đổi số trong Logistics: Giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp

3. Top 5 lợi ích hàng đầu của hoạt động quản trị logistics

Chiến lược quản lý logistics hiệu quả không chỉ giúp tối ưu hóa chuỗi cung ứng mà còn cải thiện đáng kể dịch vụ khách hàng. Qua việc dự báo chính xác nhu cầu và quản lý kho hàng một cách thông minh, doanh nghiệp có thể giảm thiểu chi phí và tăng cường hiệu suất hoạt động. 

Hơn nữa, chiến lược này còn đóng góp vào việc tăng cường sự linh hoạt, cho phép doanh nghiệp nhanh chóng thích ứng với sự thay đổi của thị trường. Từ đó, doanh nghiệp có thể đảm bảo sự cạnh tranh và phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh ngày càng đòi hỏi cao.

3.1. Giảm thiểu chi phí vận hành

Một chương trình quản lý logistics hiệu quả sẽ phân tích các xu hướng và dữ liệu lịch sử để không chỉ hiểu sâu sắc về doanh nghiệp mà còn dự đoán cung – cầu trong tương lai. Nó có thể giúp tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên, nguồn lực, cải thiện năng suất kinh doanh và giảm chi phí hoạt động.

3.2. Nâng cao trải nghiệm khách hàng

Hoạt động logistics hiệu quả sẽ tác động trực tiếp và tích cực đến trải nghiệm khách hàng bằng cách đảm bảo quy trình giao hàng nhanh chóng, khách hàng nhận được sản phẩm của họ trong tình trạng tốt nhất. Sự minh bạch trong theo dõi đơn hàng và giao hàng đúng hẹn cũng góp phần tạo niềm tin và sự hài lòng cho khách hàng. 

3.3. Cải thiện lợi nhuận

Quản trị logistics cung cấp cho các công ty cái nhìn rõ ràng về tất cả các khía cạnh như động lực của khách hàng, kịch bản cạnh tranh, ROI, đổi mới công nghệ, hoạt động, quản lý chuỗi cung ứng,… để đưa ra những chiến lược cạnh tranh có hiệu quả.

Từ việc tối ưu hóa quy trình vận chuyển và phân phối, giảm thiểu chi phí hoạt động và nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực, doanh nghiệp có thể tăng cường lợi nhuận. Đồng thời, việc cung cấp dịch vụ giao hàng nhanh chóng, chính xác cũng giúp tăng cường sự hài lòng của khách hàng, góp phần vào việc tạo ra doanh thu lâu dài và bền vững.

3.4. Tối ưu hóa tuyến đường

Cuối cùng, các công ty logistics cần vận chuyển nguyên liệu thô và thành phẩm một cách hiệu quả và an toàn trong toàn bộ chuỗi cung ứng, theo đúng tiến độ và chi phí như đã cam kết.

Hoạt động quản trị logistics cần lập kế hoạch tuyến đường xem xét một số biến số (thời tiết, giao thông, loại hàng hóa cần vận chuyển, tài xế, loại phương tiện sẵn có) để giảm quãng đường và thời gian di chuyển.

Điều này hướng đến mục đích đạt được tỷ lệ hoàn thành đơn hàng ổn định, đáp ứng nhu cầu và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

3.5. Vận tải đa phương thức

Vận tải đa phương thức là quá trình vận chuyển hàng hóa sử dụng nhiều loại hình vận tải khác nhau như đường bộ, đường sắt, đường thủy và hàng không, trong một chuỗi vận chuyển duy nhất. Phương thức này cho phép hàng hóa được chuyển từ nguồn gốc đến điểm đến cuối cùng thông qua sự kết hợp của các loại hình vận tải, mà không cần phải tháo dỡ hoặc xử lý hàng hóa khi chuyển giữa các phương tiện.

Vận tải đa phương thức mang lại lợi ích về sự linh hoạt, hiệu quả chi phí, và khả năng tiếp cận rộng rãi đến các khu vực khác nhau. Điều này cũng giúp tối ưu hóa thời gian vận chuyển và giảm thiểu rủi ro tổn thất hoặc hư hại hàng hóa.

Xem thêm: Quy trình vận chuyển hàng hóa: Sơ đồ các bước & hướng dẫn chi tiết nhất

4. 7 phương pháp để quản trị logistics hiệu quả

Quản trị logistics hiệu quả, các công ty có thể gia tăng doanh thu, giảm sai sót và lãng phí tài nguyên đồng thời xây dựng mối quan hệ kinh doanh bền chặt.

Dưới đây là một số lời khuyên hàng đầu để quản lý hoạt động logistics hiệu quả.

4.1. Xác định mục tiêu trước khi thực hiện chiến lược quản trị logistics

Sự thành công của lĩnh vực logistics phụ thuộc vào khả năng của doanh nghiệp trong việc vận chuyển hàng hóa từ địa điểm này đến địa điểm khác theo mong đợi của khách hàng. Ngoài việc tạo dựng mối quan hệ bền chặt với khách hàng, doanh nghiệp có thể tập trung vào mục tiêu tạo doanh thu và tăng hiệu quả.

Trước khi bắt đầu một chiến lược mới, điều quan trọng là doanh nghiệp cần thiết lập mục tiêu. Và mục tiêu này cần hướng tới mục tiêu chung của doanh nghiệp. Xem xét mọi khía cạnh của chuỗi cung ứng và lập kế hoạch dựa trên mục tiêu là một cách để doanh nghiệp hoàn thành được nó.

4.2. Sử dụng kế hoạch dự phòng để giảm thiểu rủi ro

Không có kế hoạch nào là hoàn hảo, đặc biệt là trong quản lý vận tải và hậu cần. Bạn không thể dự đoán và ngăn chặn mọi điều nhỏ nhặt có thể xảy ra. Những tình huống bất trắc luôn sẵn sàng xuất hiện trong suốt thời gian doanh nghiệp hoạt động.

Thay vì phải chạy đi xử lý các vấn đề quan trọng khi chúng phát sinh, hãy thử bảo vệ doanh nghiệp khỏi các yếu tố bên ngoài bằng cách chủ động. Xây dựng kế hoạch dự phòng là một cách giúp doanh nghiệp có thể giải quyết các vấn đề trong thời gian thực nếu mọi việc không diễn ra như kế hoạch.

4.3. Tận dụng các ứng dụng và phần mềm tự động hóa kinh doanh

Giống như mọi ngành công nghiệp khác, các công ty logistics đang chuyển đổi từ phương thức hoạt động thủ công sang tự động hóa. Tự động hóa hoạt động kinh doanh loại bỏ việc phỏng đoán trong quản lý chuỗi cung ứng thông qua việc thu thập và phân tích dữ liệu từ nhiều nguồn, quy trình.

Các ứng dụng trên thị trường có thể hỗ trợ quản lý đội xe và hàng tồn kho. Nó cũng có thể cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc về bước có thể xảy ra sự cố khi khách hàng đổ lỗi cho công ty về việc giao hàng không thành công.

Tự động hóa quy trình logistics với phần mềm MISA AMIS Quy trình. Dùng thử ngay!

4. 4. Khuyến khích nhân viên giao tiếp thường xuyên

Hành vi của nhân viên ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dịch vụ. Bằng cách tăng cường khả năng giao tiếp trong suốt quy trình, đảm bảo những người quản lý chủ chốt thường xuyên trao đổi với nhân viên, đội ngũ có thể nắm bắt được những thông tin quan trọng. Đây là cơ sở để cải thiện mạnh mẽ tinh thần của đội ngũ và dịch vụ khách hàng.

4.5. Đảm bảo cung cấp thông tin minh bạch cho khách hàng 

Dịch vụ khách hàng xuất sắc là nguyên lý cơ bản của quản lý logistics hiệu quả. Suy cho cùng, khách hàng là tài sản quý giá nhất của bạn. Họ không chỉ là nguồn tạo doanh thu mà còn có thể tác động đến những người khác bằng cách sử dụng mạng xã hội và các bài đánh giá truyền miệng.

Đó là lý do tại sao ngành này áp dụng tính minh bạch trong toàn bộ quá trình mua hàng. Khi khách hàng của bạn biết được tình trạng đơn hàng của mình, điều này sẽ giúp họ giảm bớt nỗi lo lắng sau khi mua hàng, trước khi nhận hàng.

>>> Xem thêm: 20+ phần mềm quản lý công việc tốt nhất cho doanh nghiệp 

4.6. Học hỏi từ việc cung cấp dịch vụ từ đối thủ cạnh tranh

Xem xét cách làm của đối thủ có thể là cách tốt để doanh nghiệp của bạn học hỏi và cải thiện dịch vụ của mình. Quá trình này cũng giúp doanh nghiệp tìm ra lợi thế cạnh tranh so với đối thủ. 

4.7. Thu thập và phân tích dữ liệu để cải thiện việc ra quyết định

Tối ưu hóa mạng lưới logistics không thể hoàn chỉnh nếu không tích hợp các công cụ thu thập dữ liệu có khả năng theo dõi, cung cấp thông tin quan trọng trong các quy trình kinh doanh. 

Việc thu thập và phân tích dữ liệu giúp cải thiện quyết định trong quản trị logistics bằng cách cung cấp thông tin chi tiết và chính xác. Từ đó, cho phép các nhà quản lý đưa ra các quyết định sáng suốt dựa trên bằng chứng. 

Điều này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình vận hành và giảm thiểu chi phí, mà còn hỗ trợ việc dự báo nhu cầu, lập kế hoạch nguồn cung, và quản lý rủi ro hiệu quả hơn. Kết quả là sự cải thiện đáng kể trong hiệu quả và năng suất của hoạt động logistics.

5. Phần mềm quản trị doanh nghiệp logistics toàn diện

Để quản trị logistics hiệu quả, doanh nghiệp sẽ cần đến một nền tảng mạnh mẽ, hỗ trợ tối ưu hóa mọi khía cạnh hoạt động như MISA AMIS. 

Là một sản phẩm của MISA JSC, với 40+ ứng dụng liên kết chặt chẽ với nhau trong một nền tảng, MISA AMIS hỗ trợ doanh nghiệp logistics quản trị toàn diện từ Tài chính – Kế toán, Kho, Khách hàng, Nhân sự (Nhân sự khối văn phòng, Tài xế, nhân viên giao hàng) cho đến tài sản, phương tiện, thiết bị, tài liệu,… Đặc biệt, MISA AMIS cung cấp cho doanh nghiệp các báo cáo chi tiết và phân tích dữ liệu giúp ra quyết định kinh doanh hiệu quả.

Dùng thử miễn phí

 

– Quản lý Tài chính – kế toán: Theo dõi dòng tiền vào ra (bao gồm việc thu các khoản phí vận chuyển và thanh toán cho nhà cung cấp), theo dõi chi phí liên quan đến hoạt động vận tải (xăng, bảo dưỡng), theo dõi các khoản nợ và khoản phải thu, quản lý các hợp đồng và hóa đơn,…

– Quản lý kho: Tự động hóa quy trình nhập và xuất hàng, quản lý và theo dõi hàng hóa theo nhiều đặc tính, giám sát mức hàng tồn kho và lập kế hoạch bảo trì kho hàng, quản lý các phương tiện, tài sản của kho bãi,…

– Quản lý nhân viên (Tài xế, nhân viên giao hàng, khối văn phòng): 

• Chấm công: Theo ca, chấm công linh hoạt theo địa điểm, phân ca, đổi ca, nghỉ phép,…
• Tính lương: Theo ngày công, theo ca, doanh số, sản phẩm,…
• Lưu trữ hồ sơ nhân viên, tài xế, shipper: Quản lý hồ sơ, bằng cấp, chứng chỉ,…
• Đánh giá: Đánh giá theo sản phẩm, KPI,…

– Quản lý công việc & quy trình phối hợp giữa các phòng ban: Quản lý công việc; thiết lập các quy trình liên phòng ban như quy trình phê duyệt/tờ trình, ký giấy tờ/tài liệu, tạm ứng, thuyên chuyển,…

– Quản lý khách hàng: Quản lý thông tin khách hàng, lịch sử mua hàng, quy trình bán hàng cho khách hàng theo các giai đoạn, tự động chăm sóc và tương tác với khách hàng theo từng giai đoạn qua các kênh Email/SMS/ZNS,…

– Quản lý nhà cung cấp: Quản lý thông tin, mối quan hệ, công nợ, tự động chăm sóc nhà cung cấp qua các kênh.

– Quản lý tài sản/thiết bị/phương tiện: Quản lý các thiết bị/tài sản/phương tiện, bảo dưỡng, cấp phát, lập kế hoạch mua sắm,…

– Quản lý hợp đồng & tài liệu: Ký hợp đồng điện tử mọi lúc mọi nơi; lưu trữ hợp đồng, tài liệu hướng dẫn, quy trình, quy định,… online, dễ dàng tìm kiếm, chia sẻ.

Sử dụng MISA AMIS giúp doanh nghiệp tăng cường khả năng quản lý, giảm thiểu rủi ro và cải thiện sự hài lòng của khách hàng thông qua dịch vụ logistics chất lượng cao. Đặc biệt, các phần mềm trong hệ sinh thái MISA AMIS có khả năng kết nối, liên thông với nhau. Toàn bộ dữ liệu của doanh nghiệp được quản lý tập trung tại một nơi. Các nhà quản lý dễ dàng theo dõi bức tranh hoạt động của doanh nghiệp tại một dashboard.

Dùng thử miễn phí

 

Công ty Cổ phần Hữu Nghị Xuân Cương – một trong những công ty logistics hàng đầu tại Lạng Sơn đã ứng dụng bộ giải pháp MISA AMIS để tối ưu hóa toàn bộ hoạt động vận hành từ Tài chính – Kế toán, Nhân sự, cho đến Công việc – Quy trình.

Hơn 250.000+ doanh nghiệp khác đã lựa chọn MISA AMIS để tối ưu toàn bộ hoạt động vận hành, nâng cao hiệu quả hoạt động.

Dùng thử và khám phá sức mạnh phần mềm MISA AMIS được phát triển bởi MISA JSC với 30 năm kinh nghiệm tại đây:

6. Kết luận

Như vậy, sự thành công trong quản trị logistics đòi hỏi một sự kết hợp thông minh giữa công nghệ, chiến lược và quy trình làm việc hiệu quả. Bằng cách áp dụng những phương pháp trên, doanh nghiệp của bạn không chỉ có thể tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu chi phí mà còn nâng cao khả năng cạnh tranh và sự hài lòng của khách hàng. 

Hy vọng rằng, những kiến thức này sẽ trở thành nguồn cảm hứng và hướng dẫn hữu ích cho bất kỳ ai muốn nâng cao hiệu quả quản trị logistics trong doanh nghiệp của mình.