Tùy vào từng loại hàng hóa và từng loại hình, thủ tục nhập khẩu hàng hóa có thể khác nhau. Để hiểu rõ toàn bộ quy trình, bạn cần bỏ nhiều thời gian và công sức nghiên cứu. Để giúp bạn nắm bắt quy trình nhập khẩu hàng hóa tại Việt Nam một cách dễ dàng hơn, MISA AMIS sẽ cùng bạn tìm hiểu tất cả các bước trong bài viết dưới đây!
|
MISA thân tặng bạn ấn phẩm Business Innovation 09 |
1. Hồ sơ nhập khẩu hàng hoá doanh nghiệp cần chuẩn bị
Khi nhập khẩu hàng hóa, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ để đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật Việt Nam và các yêu cầu của cơ quan hải quan. Bao gồm:
-
Hợp đồng mua bán quốc tế (Contract): Đây là hợp đồng ký kết giữa bên bán và bên mua, có đầy đủ thông tin về hàng hóa, giá trị, số lượng và các điều khoản thanh toán, giao nhận.
-
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Đây là hóa đơn xác nhận giá trị hàng hóa, do người bán phát hành. Hóa đơn này phải có đầy đủ các thông tin về người mua, người bán, số lượng, đơn giá, tổng giá trị hàng hóa.
-
Vận đơn (Bill of Lading – B/L): Là chứng từ xác nhận quyền sở hữu hàng hóa được vận chuyển. Đây là giấy tờ quan trọng trong quá trình giao nhận hàng hóa qua cảng.
-
Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O): Chứng nhận xuất xứ của hàng hóa, giúp doanh nghiệp được hưởng các chính sách ưu đãi thuế nhập khẩu (nếu có) theo các hiệp định thương mại quốc tế.
-
Giấy phép nhập khẩu (nếu có): Đối với những mặt hàng thuộc danh mục yêu cầu phải có giấy phép nhập khẩu (ví dụ: thuốc, hóa chất, thực phẩm, dược phẩm, thiết bị điện tử…).
-
Phiếu kiểm tra chất lượng (nếu có): Đối với các sản phẩm yêu cầu kiểm tra chất lượng, các cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp phiếu kiểm tra sau khi sản phẩm được kiểm tra.
-
Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate): Đây là chứng từ xác nhận rằng hàng hóa đã được bảo hiểm trong suốt quá trình vận chuyển.
-
Tờ khai hải quan (Customs Declaration): Đây là hồ sơ khai báo với cơ quan hải quan về hàng hóa nhập khẩu, bao gồm thông tin về số lượng, giá trị, mô tả hàng hóa, mã HS code.
-
Giấy tờ xác nhận thanh toán (Payment Proof): Xác nhận việc thanh toán cho hàng hóa, bao gồm các chứng từ ngân hàng, chứng từ chuyển khoản quốc tế (nếu có).
-
Các chứng từ khác (nếu có): Tùy thuộc vào từng loại hàng hóa và yêu cầu của cơ quan hải quan, có thể cần thêm các chứng từ như Giấy phép vệ sinh an toàn thực phẩm, Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật, thực vật, v.v.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ trên để đảm bảo việc nhập khẩu diễn ra suôn sẻ và đúng quy định.
2. Quy trình thủ tục nhập khẩu hàng hóa
Quy trình thủ tục nhập khẩu hàng hóa là một chuỗi các bước quan trọng mà doanh nghiệp cần thực hiện để đưa hàng hóa từ nước ngoài về Việt Nam một cách hợp pháp và hiệu quả. Quy trình này không chỉ liên quan đến việc tuân thủ các quy định pháp lý mà còn đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về chứng từ, thuế, kiểm tra chất lượng và các thủ tục hải quan. Mỗi bước trong quy trình đều có tác động lớn đến tiến độ và chi phí của hoạt động nhập khẩu.
Bước 1: Xác định loại hàng nhập khẩu
Trước khi tiến hành nhập khẩu, doanh nghiệp cần xác định chính xác loại hàng hóa sẽ nhập khẩu. Việc này bao gồm việc phân loại hàng hóa theo mã HS code (mã số hàng hóa quốc tế) để biết các quy định pháp lý, thuế suất, giấy phép và yêu cầu kiểm tra chất lượng đối với hàng hóa đó.
-
Công việc cần làm:
-
Xác định loại hàng hóa và mã HS code.
-
Tìm hiểu các yêu cầu pháp lý, thuế nhập khẩu, các điều kiện cần có (ví dụ: giấy phép nhập khẩu, chứng nhận chất lượng, v.v.).
-
Bước 2: Ký hợp đồng ngoại thương
Sau khi xác định rõ loại hàng hóa, doanh nghiệp cần ký hợp đồng ngoại thương với nhà cung cấp hoặc đối tác nước ngoài. Hợp đồng này sẽ quy định các điều khoản giao nhận, thanh toán, bảo hiểm và các yếu tố khác liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa.
-
Công việc cần làm:
-
Thỏa thuận và ký kết hợp đồng mua bán với nhà cung cấp.
-
Cung cấp các điều khoản chi tiết về giá cả, phương thức thanh toán, thời gian giao hàng, điều kiện vận chuyển, v.v.
-
Bước 3: Kiểm tra chứng từ hàng
Khi hàng hóa được vận chuyển đến, doanh nghiệp cần kiểm tra các chứng từ liên quan như hóa đơn thương mại (commercial invoice), vận đơn (bill of lading), chứng nhận xuất xứ (C/O) và các chứng từ khác. Việc kiểm tra này nhằm đảm bảo rằng các chứng từ đầy đủ, chính xác và hợp lệ.
Tùy vào từng loại mặt hàng mà có các giấy tờ riêng theo quy định riêng biệt. Chẳng hạn như mặt hàng thủy sản phải cần thêm giấy kiểm dịch động vật, hoặc mặt hàng thuộc về gỗ cần phải chuẩn bị thêm hồ sơ có xác nhận của kiểm lâm,….
Bước 4: Đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có)
Đối với một số mặt hàng đặc biệt (như thực phẩm, dược phẩm, hóa chất, v.v.), doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục đăng ký kiểm tra chuyên ngành tại cơ quan có thẩm quyền trước khi hàng hóa được thông quan.
-
Công việc cần làm:
-
Đăng ký kiểm tra chuyên ngành nếu có yêu cầu.
-
Chuẩn bị các giấy tờ, chứng nhận liên quan đến việc kiểm tra chuyên ngành.
-
Bước 5: Khai và truyền tờ khai hải quan
Doanh nghiệp sẽ tiến hành khai báo hải quan và truyền tờ khai hải quan lên hệ thống thông quan điện tử. Tờ khai này phải bao gồm đầy đủ thông tin về hàng hóa, số lượng, trị giá, mã HS code, thông tin vận chuyển và các chứng từ đi kèm.
-
Công việc cần làm:
-
Khai báo tờ khai hải quan điện tử.
-
Chuyển tờ khai đến cơ quan hải quan để xác nhận.
-
Bước 6: Lấy lệnh giao hàng
Sau khi tờ khai hải quan được thông quan, doanh nghiệp cần lấy lệnh giao hàng từ cảng hoặc nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển. Lệnh giao hàng này cho phép doanh nghiệp nhận hàng từ kho cảng.
Cần chuẩn bị bộ hồ sơ sau và mang đến hãng vận chuyển khi muốn lấy được lệnh giao hàng, gồm:
- CMND/CCCD bản sao.
- Vận đơn bản sao.
- Vận đơn bản gốc đã được lãnh đạo công ty đóng dấu.
- Tiền phí.
Bước 7: Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan
Bộ hồ sơ hải quan cần bao gồm các chứng từ như hợp đồng mua bán, hóa đơn thương mại, vận đơn, chứng từ kiểm tra chuyên ngành (nếu có), tờ khai hải quan, giấy chứng nhận xuất xứ, và các giấy tờ khác theo yêu cầu của hải quan.
Tùy vào kết quả phân luồng tờ khai mà cần chuẩn bị các hồ sơ, chứng từ khác nhau. Có 3 trường hợp:
- Đối với luồng xanh: được miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa khi doanh nghiệp chấp hành tốt các quy định pháp luật hải quan. Dù vậy, cũng nên đem theo các hồ sơ cần thiết phòng trường hợp ngoài ý muốn.
- Đối với luồng vàng: hải quan sẽ miễn kiểm tra thực tế hàng hóa, nhưng kiểm tra chi tiết hồ sơ. Do đó, cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ chi tiết nhất có thể và nắm kỹ thông tin của hàng hóa để quá trình kiểm tra diễn ra thuận lợi.
- Đối với luồng đỏ: Hải quan kiểm tra chi tiết hồ sơ và tiến hành kiểm tra chi tiết hàng hóa với các mức độ kiểm tra thực tế lô hàng. Đây là trường hợp gắt gao nhất, bắt buộc phải chuẩn bị thật kỹ các giấy tờ cần thiết và mọi giấy tờ khác liên quan.
Bước 8: Nộp thuế và hoàn tất thủ tục nhập khẩu hàng hóa
Sau khi hồ sơ hải quan được duyệt, doanh nghiệp cần thực hiện nghĩa vụ nộp thuế nhập khẩu (nếu có) và các khoản phí khác. Việc này sẽ được cơ quan hải quan xác nhận và cấp giấy phép thông quan.
-
Công việc cần làm:
-
Thanh toán thuế nhập khẩu, phí hải quan và các khoản chi phí khác.
-
Nhận chứng từ thông quan từ cơ quan hải quan.
-
Bước 9: Làm thủ tục đổi lệnh và chuyển hàng hóa về kho bảo quản
Khi hoàn tất các thủ tục hải quan và thanh toán các chi phí liên quan, doanh nghiệp sẽ tiến hành đổi lệnh giao hàng và chuyển hàng hóa về kho bảo quản hoặc kho bãi của mình.
-
Công việc cần làm:
-
Đổi lệnh giao hàng và thực hiện thủ tục nhận hàng tại cảng.
-
Vận chuyển hàng hóa về kho hoặc điểm bảo quản, đảm bảo hàng hóa được lưu trữ an toàn.
-
Qua 9 bước trên, doanh nghiệp hoàn tất quy trình nhập khẩu hàng hóa theo đúng quy định, giúp hàng hóa được thông quan và nhập khẩu vào Việt Nam một cách hợp pháp.
Xem thêm: 70+ mẫu quy trình làm việc đầy đủ cho các phòng ban trong doanh nghiệp
3. Những lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục nhập khẩu
Khi thực hiện thủ tục nhập khẩu hàng hóa, doanh nghiệp cần lưu ý những điểm quan trọng sau để đảm bảo quá trình nhập khẩu diễn ra suôn sẻ và tuân thủ đúng quy định pháp lý:
- Xác định đúng mã HS (Hệ thống mã hàng hóa)
- Kiểm tra chứng từ đầy đủ và chính xác
- Tuân thủ các yêu cầu kiểm tra chuyên ngành
- Cập nhật thông tin về chính sách thuế và phí
- Lựa chọn phương thức vận chuyển hợp lý
- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ hải quan
- Thanh toán đúng hạn các loại thuế và phí
- Kiểm tra tình trạng hàng hóa khi nhận
- Lưu trữ chứng từ và hồ sơ nhập khẩu
- Tuân thủ quy định về bảo vệ môi trường
Việc nắm vững và thực hiện đúng các lưu ý trên sẽ giúp doanh nghiệp tiến hành thủ tục nhập khẩu một cách hiệu quả, tránh được các sai sót và rủi ro không đáng có.
Khi thực hiện quy trình nhập khẩu hàng hóa, doanh nghiệp cũng thường gặp phải nhiều khó khăn liên quan đến các quy định pháp lý, thủ tục hải quan, quản lý chứng từ và theo dõi tiến độ của từng bước trong quá trình nhập khẩu. Những yêu cầu về tuân thủ chính sách thuế, kiểm tra chất lượng, cũng như việc kiểm soát chi phí nhập khẩu có thể tạo ra những thách thức lớn.
Chính vì vậy, nhu cầu về một giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp quản lý và tối ưu hóa quy trình nhập khẩu là vô cùng cấp thiết. Một trong những ứng dụng giúp giải quyết tốt những vấn đề này chính là nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS.
Với MISA AMIS, các doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý toàn bộ quy trình nhập khẩu, từ việc theo dõi chứng từ, tính toán thuế nhập khẩu đến việc quản lý kho vận và các bộ phận liên quan.
Lợi ích khi sử dụng MISA AMIS trong quản trị nhập khẩu:
- Tự động hóa quá trình hạch toán kế toán và tính toán thuế giá trị gia tăng (VAT), thuế nhập khẩu và các khoản phí khác
- Hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi tình trạng vận chuyển hàng hóa, từ khi nhận được lệnh giao hàng cho đến khi hàng hóa về kho.
- Nền tảng cung cấp các báo cáo và phân tích toàn diện về hoạt động nhập khẩu, giúp doanh nghiệp theo dõi hiệu quả nhập khẩu hàng hóa, chi phí và lợi nhuận.
- MISA AMIS giúp quản lý các bộ phận liên quan đến thủ tục nhập khẩu, từ bộ phận kế toán, kho vận, đến đội ngũ nhân viên chuyên trách.
Với MISA AMIS, doanh nghiệp không chỉ tối ưu hóa quy trình nhập khẩu mà còn quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả. Nền tảng giúp giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian, chi phí và giúp doanh nghiệp phát triển bền vững trong môi trường cạnh tranh hiện nay.
Xem thêm: Phần mềm quản lý doanh nghiệp hiệu quả nhất hiện nay
Kết luận
Quy trình thủ tục nhập khẩu hàng hóa là một công việc phức tạp, yêu cầu doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp lý, chuẩn bị đầy đủ chứng từ và thực hiện các bước thủ tục chính xác. Việc nắm vững quy trình này không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo sự hợp pháp trong hoạt động nhập khẩu mà còn giúp tối ưu chi phí, thời gian và tránh các rủi ro không cần thiết.
0904 885 833
https://amis.misa.vn/
