Nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển là một trong những phương thức phổ biến và hiệu quả nhất trong thương mại quốc tế. Với ưu điểm về chi phí thấp, khả năng vận chuyển khối lượng lớn và phạm vi kết nối toàn cầu, vận tải biển đã trở thành lựa chọn ưu tiên cho nhiều doanh nghiệp trong việc cung cấp nguyên liệu và sản phẩm từ các quốc gia khác. Tuy nhiên, quy trình nhập khẩu qua đường biển không phải lúc nào cũng đơn giản. Nó yêu cầu sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tuân thủ chặt chẽ các thủ tục pháp lý, vận hành và quản lý logistics. Bài viết này MISA AMIS sẽ giúp bạn hiểu rõ từng bước trong quy trình nhập khẩu hàng hóa qua đường biển, từ việc đặt lịch tàu vận chuyển cho đến khi hàng hóa được đưa về kho lưu trữ, đồng thời cung cấp những lưu ý quan trọng để đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ.
|
MISA thân tặng bạn ấn phẩm Business Innovation 09 |
1. Tổng quan về nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển
1.1. Định nghĩa nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển
Nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển là hình thức vận chuyển hàng hóa từ nước ngoài vào Việt Nam (hoặc ngược lại) bằng tàu biển. Đây là phương thức được sử dụng phổ biến nhất trong thương mại quốc tế nhờ khả năng chuyên chở khối lượng lớn và phạm vi hoạt động rộng khắp các châu lục.
Hàng hóa được vận chuyển bằng đường biển thường được đóng trong container hoặc để rời (bulk), phù hợp với nhiều loại sản phẩm khác nhau, từ nguyên vật liệu công nghiệp đến hàng tiêu dùng.
1.2. Ưu điểm của vận chuyển đường biển
- Chi phí vận chuyển thấp
So với vận tải hàng không hoặc đường bộ, vận tải biển có chi phí thấp hơn, đặc biệt khi vận chuyển khối lượng lớn. Đây là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí logistics, giảm giá thành sản phẩm và tăng tính cạnh tranh.
- Khả năng chuyên chở khối lượng lớn
Đường biển cho phép vận chuyển những lô hàng có khối lượng và kích thước lớn mà các phương thức khác khó đáp ứng được. Điều này đặc biệt hữu ích đối với các ngành công nghiệp nặng, xây dựng, hoặc xuất nhập khẩu nguyên liệu.
- Thân thiện với môi trường
Vận tải biển phát thải khí CO₂ trên mỗi tấn hàng thấp hơn so với nhiều phương thức khác, giúp giảm tác động tiêu cực đến môi trường. Đây cũng là xu hướng được khuyến khích trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng chú trọng đến phát triển bền vững.
1.3. Các loại hàng hóa thường nhập khẩu qua đường biển
Hàng container: Đây là loại hàng phổ biến nhất, bao gồm hàng tiêu dùng, thiết bị máy móc, thực phẩm, dệt may, và nhiều sản phẩm khác. Việc đóng hàng trong container giúp bảo vệ hàng hóa tốt hơn, giảm thiểu rủi ro hư hại trong quá trình vận chuyển.
Hàng rời (bulk cargo): Nhóm hàng này bao gồm than đá, quặng, xi măng, ngũ cốc… Thông thường, hàng rời không cần đóng container mà được bốc xếp trực tiếp lên tàu bằng các thiết bị chuyên dụng.
Hàng hóa đặc biệt: Đây là những mặt hàng yêu cầu điều kiện bảo quản riêng như hàng đông lạnh, hàng dễ cháy nổ hoặc hàng siêu trường, siêu trọng. Các loại hàng này cần tàu chuyên dụng và quy trình kiểm tra, giám sát nghiêm ngặt hơn.
2. Các bên tham gia trong nhập khẩu đường biển
Khi thực hiện nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển, có nhiều bên liên quan cùng tham gia và phối hợp để quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ, đúng pháp luật và đảm bảo an toàn cho hàng hóa. Cụ thể:
-
Người xuất khẩu (Exporter): Đây là doanh nghiệp hoặc cá nhân ở nước ngoài, có trách nhiệm chuẩn bị hàng, đóng gói, thực hiện thủ tục xuất khẩu tại nước sở tại và bàn giao hàng cho hãng tàu hoặc đại lý giao nhận.
- Người nhập khẩu (Importer): Là đơn vị hoặc cá nhân tại Việt Nam, chịu trách nhiệm ký hợp đồng mua hàng, thanh toán, chuẩn bị các thủ tục nhập khẩu (thông quan, nộp thuế, chứng từ…) và nhận hàng tại cảng đích.
- Hãng tàu (Carrier): Hãng tàu đảm nhiệm việc vận chuyển hàng hóa từ cảng xuất đến cảng nhập. Họ phát hành vận đơn đường biển (Bill of Lading – B/L), chịu trách nhiệm về lịch trình, an toàn và tình trạng hàng hóa trong quá trình vận chuyển.
- Đại lý giao nhận (Freight Forwarder): Đây là đơn vị trung gian thay mặt chủ hàng lo các thủ tục như đặt chỗ trên tàu, chuẩn bị chứng từ, thông quan, giao nhận hàng… Đại lý giao nhận giúp đơn giản hóa quy trình, tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.
- Công ty bảo hiểm: Trong nhiều trường hợp, hàng hóa được mua bảo hiểm để phòng tránh rủi ro như mất mát, hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Công ty bảo hiểm sẽ tham gia khi có sự cố và bồi thường theo hợp đồng bảo hiểm.
- Hải quan: Cơ quan quản lý Nhà nước tại cảng xuất và cảng nhập, chịu trách nhiệm kiểm tra chứng từ, kiểm hóa (nếu cần), giám sát việc nộp thuế và tuân thủ quy định xuất nhập khẩu.
- Doanh nghiệp khai thác cảng (Terminal Operator): Đơn vị này chịu trách nhiệm bốc xếp, lưu kho, quản lý hàng hóa tại cảng, hỗ trợ quá trình nhận hàng hoặc giao hàng của các bên liên quan.
Xem thêm: 70+ mẫu quy trình làm việc đầy đủ cho các phòng ban trong doanh nghiệp
3. Các bước trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển
3.1. Đặt lịch tàu vận chuyển – Booking
-
Chọn hãng tàu: Liên hệ với các hãng tàu hoặc đại lý giao nhận để tìm hiểu các chuyến tàu có sẵn phù hợp với thời gian và chi phí của doanh nghiệp.
-
Đặt chỗ trên tàu: Cung cấp thông tin về loại hàng hóa, kích thước, trọng lượng để đảm bảo rằng tàu có đủ không gian cho hàng hóa.
-
Thỏa thuận về điều khoản hợp đồng: Thảo luận và thỏa thuận về giá cước, thời gian vận chuyển, phí bổ sung nếu có (phí lưu container, phí cảng, v.v.).
-
Xác nhận booking: Sau khi xác định chuyến tàu và các điều khoản, xác nhận với các bên liên quan và đảm bảo thông tin vận chuyển được ghi nhận đầy đủ.
3.2. Kiểm tra đầy đủ và tiến hành xác nhận
-
Kiểm tra thông tin booking: Xác nhận lại các thông tin quan trọng như cảng xuất, cảng nhập, thời gian tàu xuất bến, thời gian dự kiến đến cảng nhập.
-
Đảm bảo các yêu cầu hợp đồng: Đọc lại hợp đồng đã ký để chắc chắn rằng các điều kiện vận chuyển, chi phí đã rõ ràng và đầy đủ.
-
Xác nhận với bên xuất khẩu: Cập nhật thông tin với nhà xuất khẩu về lịch trình tàu và chuẩn bị sẵn sàng cho việc đóng gói và vận chuyển hàng hóa.
3.3. Theo dõi quá trình đóng hàng và cập nhật thông tin từ bên xuất khẩu
-
Theo dõi quá trình đóng hàng: Giám sát việc đóng gói hàng hóa tại cơ sở sản xuất của bên xuất khẩu, kiểm tra các điều kiện đóng gói, bao bì, nhãn mác.
-
Cập nhật thông tin liên tục: Liên hệ với bên xuất khẩu để cập nhật tiến độ đóng gói, vận chuyển và thông báo về mọi vấn đề phát sinh.
-
Đảm bảo chất lượng hàng hóa: Kiểm tra lại chất lượng hàng hóa theo yêu cầu trước khi xuất khẩu, đảm bảo không có sai sót.
3.4. Kiểm tra và xác nhận hồ sơ, chứng từ liên quan
Bên nhập khẩu cần nhận và kiểm tra các chứng từ liên quan từ phía xuất khẩu như hóa đơn, phiếu đóng gói, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), hợp đồng mua bán, chứng nhận bảo hiểm… Đảm bảo rằng các chứng từ này đầy đủ và chính xác trước khi tiến hành các bước tiếp theo.
3.5. Thông báo bên nhập khẩu khi hàng đến
Khi hàng hóa cập cảng, đại lý giao nhận hoặc hãng tàu sẽ thông báo ngay cho bên nhập khẩu về thời gian hàng dự kiến đến. Cập nhật cho các bên liên quan về tình trạng hàng hóa, đồng thời chuẩn bị các thủ tục để nhận hàng.
3.6. Đăng ký các loại chứng nhận liên quan
-
Xác định chứng nhận cần thiết: Đối với một số loại hàng hóa, cần đăng ký các chứng nhận đặc biệt (như giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm, chứng nhận chất lượng, chứng nhận xuất xứ…).
-
Liên hệ với các cơ quan chức năng: Cung cấp đầy đủ hồ sơ cho các cơ quan cấp chứng nhận, đảm bảo chứng nhận hợp pháp và đúng hạn.
-
Đảm bảo thời gian cấp chứng nhận: Theo dõi tiến độ cấp chứng nhận để tránh bị trễ trong quy trình nhập khẩu.
3.7. Khai báo hải quan cho loại hàng nhập khẩu
-
Chuẩn bị hồ sơ khai báo: Cung cấp đầy đủ thông tin về hàng hóa, giá trị, mã HS, số lượng và các chứng từ đi kèm.
Để có thể tiến hành khai báo hải quan, bạn cần phải chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:
Hợp đồng (contract).
Hóa đơn thương mại (commercial invoice).
Phiếu đóng gói (packing list).
Vận đơn (bill of lading).
Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa C/O (nếu có).
Giấy phép nhập khẩu (nếu có).
Các chứng từ khác. -
Khai báo với cơ quan hải quan: Nộp hồ sơ khai báo hải quan trực tuyến hoặc tại quầy hải quan để kiểm tra các quy định và yêu cầu nhập khẩu.
-
Đảm bảo đúng và đủ thông tin: Kiểm tra kỹ các thông tin khai báo trước khi nộp để tránh sai sót dẫn đến trễ tiến độ.
3.8. Tiến hành mở và thông quan cho tờ khai
Khi hải quan nhận được hồ sơ khai báo, họ sẽ tiến hành kiểm tra và thông quan tờ khai nhập khẩu. Đây là quá trình quan trọng để xác nhận hàng hóa được phép nhập khẩu và đủ điều kiện theo các quy định của pháp luật Việt Nam. Nếu cần, có thể yêu cầu kiểm tra thực tế hàng hóa.
3.9. Thanh lý đối với tờ khai
-
Thanh lý tờ khai hải quan: Sau khi thông quan thành công, tiến hành thanh lý tờ khai và đóng các khoản thuế nhập khẩu, phí cần thiết.
-
Lập báo cáo thuế và phí: Tính toán và nộp thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng, thuế tiêu thụ đặc biệt, nếu có, cho cơ quan thuế.
-
Đảm bảo việc thanh toán đúng hạn: Đảm bảo rằng tất cả các khoản phí, thuế đều được thanh toán đúng hạn để tránh bị phạt.
3.10. Chuyển hàng nhập khẩu về kho lưu trữ
Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan và thanh lý tờ khai, hàng hóa được chuyển về kho của doanh nghiệp nhập khẩu hoặc các kho trung gian (nếu có). Hàng hóa cần được kiểm tra kỹ càng, lưu trữ đúng cách theo yêu cầu bảo quản của từng loại hàng hóa.
3.11. Dỡ hàng và trả xe trống
-
Dỡ hàng từ phương tiện vận chuyển: Đảm bảo hàng hóa được dỡ từ xe hoặc container một cách an toàn, không hư hỏng.
-
Kiểm tra lại hàng hóa: Xác nhận rằng số lượng và tình trạng hàng hóa đúng như thông báo trước đó.
-
Trả xe trống cho công ty vận tải: Sau khi dỡ hàng xong, hoàn tất thủ tục trả xe trống và thanh toán các khoản phí phát sinh nếu có.
3.12. Lưu giữ chứng từ và hồ sơ
-
Lưu trữ hồ sơ đầy đủ: Các chứng từ, hồ sơ khai báo, hợp đồng mua bán, biên nhận vận chuyển cần được lưu giữ trong hệ thống quản lý hoặc file giấy để dễ dàng tham khảo khi cần.
-
Tuân thủ quy định về lưu trữ hồ sơ: Đảm bảo hồ sơ được lưu trữ theo quy định của pháp luật, tránh thất lạc và có thể truy cứu khi có kiểm tra.
-
Lưu trữ chứng từ điện tử: Nếu có thể, các chứng từ nên được lưu trữ dưới dạng điện tử để tiết kiệm không gian và dễ dàng quản lý.
Đọc thêm bài viết: Hướng dẫn các bước trong quy trình thủ tục nhập khẩu hàng hóa
4. Những lưu ý quan trọng khi nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển
Nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển là một trong những phương thức phổ biến và hiệu quả trong thương mại quốc tế. Tuy nhiên, quá trình này có thể gặp phải một số khó khăn nếu không được thực hiện đúng quy trình.
Những lưu ý quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình nhập khẩu và tránh rủi ro không cần thiết:
- Chọn phương thức vận chuyển phù hợp
- Kiểm tra các chứng từ liên quan
- Đảm bảo đầy đủ thủ tục hải quan
- Quản lý chi phí nhập khẩu hiệu quả
- Lựa chọn đơn vị giao nhận uy tín
- Kiểm tra và kiểm kê hàng hóa khi nhận
Với những lưu ý quan trọng trên, việc theo dõi và quản lý quy trình nhập khẩu trở nên phức tạp và dễ gặp sai sót nếu không có hệ thống hỗ trợ. Đây chính là lúc MISA AMIS Quy trình phát huy tác dụng.
MISA AMIS Quy trình là nền tảng giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và theo dõi mọi bước trong quy trình nhập khẩu hàng hóa, từ đặt lịch tàu vận chuyển cho đến thanh lý tờ khai hải quan và lưu trữ chứng từ. Nhờ vào hệ thống này, các doanh nghiệp có thể:
-
Quản lý hàng tồn kho: Theo dõi xuất nhập tồn kho của hàng hóa theo số lô và hạn sử dụng. Khi nhập hàng, phần mềm cho phép nhập số lô và hạn dùng, đồng thời cung cấp báo cáo hàng hóa sắp hết hạn để doanh nghiệp xử lý kịp thời, giảm thiểu tổn thất.
-
Tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn đầu vào: Tự động lập chứng từ từ hóa đơn điện tử, giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu và giảm thiểu sai sót
-
Tích hợp với các bộ phận liên quan: Từ kế toán đến bộ phận kho vận, tất cả các phòng ban sẽ có thể phối hợp chặt chẽ, đảm bảo quy trình nhập khẩu diễn ra suôn sẻ mà không gặp phải rủi ro về thời gian hay chi phí.
-
Quản lý chi tiết thông tin nhập hàng: Theo dõi chi tiết từng lô hàng nhập khẩu hoặc mua trong nước, cung cấp báo cáo chi tiết về tình hình nhập hàng, giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn quy trình nhập hàng.
Với MISA AMIS Quy trình, bạn không chỉ tiết kiệm được thời gian và chi phí mà còn đảm bảo được sự chính xác và hiệu quả trong mọi khâu của quy trình nhập khẩu hàng hóa.
Kết luận
Quy trình nhập khẩu hàng hóa qua đường biển có thể gặp phải nhiều thách thức nếu không được chuẩn bị kỹ lưỡng và theo dõi chặt chẽ từng bước. Tuy nhiên, với sự hiểu biết đầy đủ về các bước trong quy trình, cùng sự hỗ trợ từ các công cụ quản lý hiện đại, doanh nghiệp có thể giảm thiểu tối đa rủi ro và chi phí. Việc áp dụng nền tảng quản lý như MISA AMIS Quy trình sẽ giúp các doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và kiểm soát toàn bộ quy trình nhập khẩu, đảm bảo tiến độ, hiệu quả và sự chính xác trong mỗi công đoạn. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể tập trung vào phát triển kinh doanh mà không phải lo lắng về các vấn đề vận hành và thủ tục pháp lý liên quan đến nhập khẩu hàng hóa.
0904 885 833
https://amis.misa.vn/
