12 bước trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển

Vận tải biển là phương thức nhập khẩu phổ biến nhờ ưu thế về chi phí và khả năng vận chuyển khối lượng lớn. Tuy nhiên, để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần sự chuẩn bị kỹ lưỡng về thủ tục pháp lý và quản lý logistics. Bài viết này từ MISA AMIS sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển – từ khi đặt lịch tàu đến khi hàng về kho – cùng những lưu ý quan trọng để tối ưu hóa vận hành.

1. Tổng quan về nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển

1.1 Định nghĩa nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển

Nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển là hình thức vận chuyển hàng hóa từ nước ngoài vào trong nước bằng tàu biển. Đây là phương thức được sử dụng phổ biến trong thương mại quốc tế nhờ khả năng chuyên chở khối lượng lớn và phạm vi hoạt động rộng khắp các châu lục.

Hàng hóa được vận chuyển bằng đường biển thường được đóng trong container hoặc để rời (bulk), phù hợp với nhiều loại sản phẩm khác nhau, từ nguyên vật liệu công nghiệp đến hàng tiêu dùng.

1.2 Ưu điểm của vận chuyển đường biển

• Chi phí vận chuyển thấp

So với vận tải hàng không hoặc đường bộ, vận tải biển có chi phí thấp hơn, đặc biệt khi vận chuyển khối lượng lớn. Đây là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí logistics, giảm giá thành sản phẩm và tăng tính cạnh tranh.

• Khả năng chuyên chở khối lượng lớn

Đường biển cho phép vận chuyển những lô hàng có khối lượng và kích thước lớn mà các phương thức khác khó đáp ứng được. Điều này đặc biệt hữu ích đối với các ngành công nghiệp nặng, xây dựng, hoặc xuất nhập khẩu nguyên liệu.

• Thân thiện với môi trường

Vận tải biển phát thải khí CO₂ trên mỗi tấn hàng thấp hơn so với nhiều phương thức khác, giúp giảm tác động tiêu cực đến môi trường. Đây cũng là xu hướng được khuyến khích trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng chú trọng đến phát triển bền vững.

1.3 Các hình thức hàng hóa nhập khẩu qua đường biển

Hàng container: Đây là loại hàng phổ biến nhất, bao gồm mọi sản phẩm có thể đóng thành container, thường là hàng tiêu dùng, thiết bị máy móc, thực phẩm, dệt may… Việc đóng hàng trong container giúp bảo vệ hàng hóa tốt hơn, giảm thiểu rủi ro hư hại trong quá trình vận chuyển.

Hàng rời (bulk cargo): Nhóm hàng này bao gồm than đá, quặng, xi măng, ngũ cốc,… Thông thường, hàng rời không cần đóng container mà được bốc xếp trực tiếp lên tàu bằng các thiết bị chuyên dụng.

Hàng hóa đặc biệt: Đây là những mặt hàng yêu cầu điều kiện bảo quản riêng như hàng đông lạnh, hàng dễ cháy nổ hoặc hàng siêu trường, siêu trọng. Các loại hàng này cần tàu chuyên dụng và quy trình kiểm tra, giám sát nghiêm ngặt hơn.

Xem thêm: Hướng dẫn toàn diện quy trình xuất khẩu hàng hóa

2. Các bên tham gia trong nhập khẩu đường biển

Khi thực hiện nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển, có nhiều bên liên quan cùng tham gia và phối hợp để quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ, đúng pháp luật và đảm bảo an toàn cho hàng hóa.

• Người xuất khẩu (Exporter): Đây là doanh nghiệp hoặc cá nhân ở nước ngoài, có trách nhiệm chuẩn bị hàng, đóng gói, thực hiện thủ tục xuất khẩu tại nước sở tại và bàn giao hàng cho hãng tàu hoặc đại lý giao nhận.

• Người nhập khẩu (Importer): Là đơn vị hoặc cá nhân trong nước nhập khẩu, chịu trách nhiệm ký hợp đồng mua hàng, thanh toán, chuẩn bị các thủ tục nhập khẩu (thông quan, nộp thuế, chứng từ,…) và nhận hàng tại cảng đích.
• Hãng tàu (Carrier): Hãng tàu đảm nhiệm việc vận chuyển hàng hóa từ cảng xuất đến cảng nhập. Họ phát hành vận đơn đường biển (Bill of Lading – B/L), chịu trách nhiệm về lịch trình, an toàn và tình trạng hàng hóa trong quá trình vận chuyển.
• Đại lý giao nhận (Freight Forwarder): Đây là đơn vị trung gian thay mặt chủ hàng lo các thủ tục như đặt chỗ trên tàu, chuẩn bị chứng từ, thông quan, giao nhận hàng,… Đại lý giao nhận giúp đơn giản hóa quy trình, tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.
• Công ty bảo hiểm (Insurance Company): Trong nhiều trường hợp, hàng hóa được mua bảo hiểm để phòng tránh rủi ro như mất mát, hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Công ty bảo hiểm sẽ tham gia khi có sự cố và bồi thường theo hợp đồng bảo hiểm.
• Hải quan (Customs): Cơ quan quản lý Nhà nước tại cảng xuất và cảng nhập, chịu trách nhiệm kiểm tra chứng từ, kiểm hóa (nếu cần), giám sát việc nộp thuế và tuân thủ quy định xuất nhập khẩu.
• Doanh nghiệp khai thác cảng (Terminal Operator): Đơn vị này chịu trách nhiệm bốc xếp, lưu kho, quản lý hàng hóa tại cảng, hỗ trợ quá trình nhận hàng hoặc giao hàng của các bên liên quan.

Xem thêm: 70+ mẫu quy trình làm việc đầy đủ cho các phòng ban trong doanh nghiệp

3. Các bước trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển

Bước 1: Đặt lịch tàu vận chuyển – Booking

• Chọn hãng tàu: Liên hệ với các hãng tàu hoặc đại lý giao nhận để tìm hiểu các chuyến tàu có sẵn phù hợp với thời gian và chi phí của doanh nghiệp.

• Đặt chỗ trên tàu: Cung cấp thông tin về loại hàng hóa, kích thước, trọng lượng để đảm bảo rằng tàu có đủ không gian cho hàng hóa.

• Thỏa thuận về điều khoản hợp đồng: Thảo luận và thỏa thuận về giá cước, thời gian vận chuyển, phí bổ sung nếu có (phí lưu container, phí cảng).

• Xác nhận booking: Sau khi xác định chuyến tàu và các điều khoản, xác nhận với các bên liên quan và đảm bảo thông tin vận chuyển được ghi nhận đầy đủ.

Bước 2: Kiểm tra đầy đủ và tiến hành xác nhận

• Kiểm tra thông tin booking: Xác nhận lại các thông tin quan trọng như cảng xuất, cảng nhập, thời gian tàu xuất bến, thời gian dự kiến đến cảng nhập.

• Đảm bảo các yêu cầu hợp đồng: Đọc lại hợp đồng đã ký để chắc chắn rằng các điều kiện vận chuyển, chi phí đã rõ ràng và đầy đủ.

• Xác nhận với bên xuất khẩu: Cập nhật thông tin với nhà xuất khẩu về lịch trình tàu và chuẩn bị sẵn sàng cho việc đóng gói và vận chuyển hàng hóa.

Bước 3: Theo dõi quá trình đóng hàng và cập nhật thông tin từ bên xuất khẩu

• Theo dõi quá trình đóng hàng: Giám sát việc đóng gói hàng hóa tại cơ sở sản xuất của bên xuất khẩu, kiểm tra các điều kiện đóng gói, bao bì, nhãn mác.

• Cập nhật thông tin liên tục: Liên hệ với bên xuất khẩu để cập nhật tiến độ đóng gói, vận chuyển và thông báo về mọi vấn đề phát sinh.

• Đảm bảo chất lượng hàng hóa: Kiểm tra lại chất lượng hàng hóa theo yêu cầu trước khi xuất khẩu, đảm bảo không có sai sót.

Bước 4: Kiểm tra và xác nhận hồ sơ, chứng từ liên quan

Bên nhập khẩu cần nhận và kiểm tra các chứng từ liên quan từ phía xuất khẩu như hóa đơn, phiếu đóng gói, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), hợp đồng mua bán, chứng nhận bảo hiểm,… Đảm bảo rằng các chứng từ này đầy đủ và chính xác trước khi tiến hành các bước tiếp theo.

Bước 5: Thông báo bên nhập khẩu khi hàng đến

Khi hàng hóa cập cảng, đại lý giao nhận hoặc hãng tàu sẽ thông báo ngay cho bên nhập khẩu về thời gian hàng dự kiến đến. Cập nhật cho các bên liên quan về tình trạng hàng hóa, đồng thời chuẩn bị các thủ tục để nhận hàng.

Bước 6: Đăng ký các loại chứng nhận liên quan

• Xác định chứng nhận cần thiết: Đối với một số loại hàng hóa, cần đăng ký các chứng nhận đặc biệt như giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm, chứng nhận chất lượng, chứng nhận xuất xứ.

• Liên hệ với các cơ quan chức năng: Cung cấp đầy đủ hồ sơ cho các cơ quan cấp chứng nhận, đảm bảo chứng nhận hợp pháp và đúng hạn.

• Đảm bảo thời gian cấp chứng nhận: Theo dõi tiến độ cấp chứng nhận để tránh bị trễ trong quy trình nhập khẩu.

Bước 7: Khai báo hải quan cho loại hàng nhập khẩu

• Chuẩn bị hồ sơ khai báo: Cung cấp đầy đủ thông tin về hàng hóa, giá trị, mã HS, số lượng và các chứng từ đi kèm.

  Để có thể tiến hành khai báo hải quan, bạn cần phải chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

  Hợp đồng (contract).
  Hóa đơn thương mại (commercial invoice).
  Phiếu đóng gói (packing list).
  Vận đơn (bill of lading).
  Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa C/O (nếu có).
  Giấy phép nhập khẩu (nếu có).
  Các chứng từ khác.

• Khai báo với cơ quan hải quan: Nộp hồ sơ khai báo hải quan trực tuyến hoặc tại quầy hải quan để kiểm tra các quy định và yêu cầu nhập khẩu.

• Đảm bảo đúng và đủ thông tin: Kiểm tra kỹ các thông tin khai báo trước khi nộp để tránh sai sót dẫn đến trễ tiến độ.

Bước 8: Tiến hành mở và thông quan cho tờ khai

Khi hải quan nhận được hồ sơ khai báo, họ sẽ tiến hành kiểm tra và thông quan tờ khai nhập khẩu. Đây là quá trình quan trọng để xác nhận hàng hóa được phép nhập khẩu và đủ điều kiện theo các quy định của pháp luật Việt Nam. Nếu cần có thể yêu cầu kiểm tra thực tế hàng hóa.

Bước 9: Thanh lý đối với tờ khai

• Lập báo cáo thuế và phí: Doanh nghiệp tiến hành nộp thuế nhập khẩu, thuế GTGT (hoặc bảo lãnh thuế), sau đó Chi cục Hải quan mới phê duyệt thông quan hàng hóa.

• Thanh lý tờ khai hải quan: Sau khi thông quan thành công, tiến hành thanh lý tờ khai và đóng các khoản phí khác nếu cần thiết.

• Đảm bảo việc thanh toán đúng hạn: Đảm bảo rằng tất cả các khoản phí, thuế đều được thanh toán đúng hạn để tránh bị phạt.

Bước 10: Chuyển hàng nhập khẩu về kho lưu trữ

Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan và thanh lý tờ khai, hàng hóa được chuyển về kho của doanh nghiệp nhập khẩu hoặc các kho trung gian nếu có. Hàng hóa cần được kiểm tra kỹ càng, lưu trữ đúng cách theo yêu cầu bảo quản của từng loại hàng hóa.

Bước 11: Dỡ hàng và trả xe trống

• Dỡ hàng từ phương tiện vận chuyển: Đảm bảo hàng hóa được dỡ từ xe hoặc container một cách an toàn, không hư hỏng.

• Kiểm tra lại hàng hóa: Xác nhận rằng số lượng và tình trạng hàng hóa đúng như thông báo trước đó.

• Trả xe trống cho công ty vận tải: Sau khi dỡ hàng xong, hoàn tất thủ tục trả xe trống và thanh toán các khoản phí phát sinh nếu có.

Bước 12: Lưu giữ chứng từ và hồ sơ

• Lưu trữ hồ sơ đầy đủ: Các chứng từ, hồ sơ khai báo, hợp đồng mua bán, biên nhận vận chuyển cần được lưu giữ trong hệ thống quản lý hoặc file giấy để dễ dàng tham khảo khi cần.

• Tuân thủ quy định về lưu trữ hồ sơ: Đảm bảo hồ sơ được lưu trữ theo quy định của pháp luật, tránh thất lạc và có thể truy cứu khi có kiểm tra.

• Lưu trữ chứng từ điện tử: Nếu có thể, các chứng từ nên được lưu trữ dưới dạng điện tử để tiết kiệm không gian và dễ dàng quản lý.

Đọc thêm bài viết: Hướng dẫn các bước trong quy trình thủ tục nhập khẩu hàng hóa

4. Những lưu ý quan trọng khi nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển

Việc kiểm soát tốt các rủi ro trong vận tải biển là yếu tố then chốt để đảm bảo tiến độ và tối ưu chi phí nhập khẩu. Dưới đây là những lưu ý thực tế giúp doanh nghiệp hạn chế các sự cố phát sinh trong quá trình thực hiện:

• Chọn phương thức vận chuyển phù hợp
• Kiểm tra các chứng từ liên quan
• Đảm bảo đầy đủ thủ tục hải quan
• Quản lý chi phí nhập khẩu hiệu quả
• Lựa chọn đơn vị giao nhận uy tín
• Kiểm tra và kiểm kê hàng hóa khi nhận

Với những lưu ý quan trọng trên, việc theo dõi và quản lý quy trình nhập khẩu trở nên phức tạp và dễ gặp sai sót nếu không có hệ thống hỗ trợ. Đây chính là lúc MISA AMIS Quy trình phát huy tác dụng.

MISA AMIS Quy trình là phần mềm giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và theo dõi mọi bước trong quy trình nhập khẩu hàng hóa.

• Chuẩn hóa luồng công việc nhập khẩu: Mọi bước từ yêu cầu mua hàng, phê duyệt báo giá, đến kiểm tra hàng nhập đều được thiết lập thành các bước quy trình chuẩn, đúng trình tự, tránh bỏ sót các khâu kiểm soát quan trọng.
• Tự động hóa luồng phê duyệt chứng từ: Đẩy các yêu cầu (như đề nghị thanh toán, lệnh xuất kho, phê duyệt hợp đồng) đến đúng người có thẩm quyền theo thời gian thực. Việc này giúp loại bỏ sự chậm trễ do chờ đợi ký giấy.
• Kết nối và phối hợp đa bộ phận: Tạo ra một luồng thông tin xuyên suốt giữa bộ phận Mua hàng, Kho, Kế toán và Logistics. Sự kết nối này giúp các phòng ban nắm bắt được trạng thái của lô hàng ngay lập tức, giúp phối hợp nhịp nhàng và giảm thiểu rủi ro sai lệch thông tin.
• Giám sát và kiểm soát điểm nghẽn: Hệ thống cho phép nhà quản lý theo dõi thời gian thực tiến độ của từng lô hàng. Thông qua các báo cáo về hiệu suất quy trình, doanh nghiệp dễ dàng nhận diện các điểm nghẽn để kịp thời điều chỉnh.

Với MISA AMIS Quy trình, bạn không chỉ tiết kiệm được thời gian và chi phí mà còn đảm bảo được sự chính xác và hiệu quả trong mọi khâu của quy trình nhập khẩu hàng hóa. Đăng ký ngay để nhận tư vấn và 15 ngày dùng thử miễn phí, xem thực tế mức độ phù hợp với doanh nghiệp.

Kết luận

Quy trình nhập khẩu hàng hóa qua đường biển có thể gặp phải nhiều thách thức nếu không được chuẩn bị kỹ lưỡng và theo dõi chặt chẽ từng bước. Tuy nhiên, với sự hiểu biết đầy đủ về các bước trong quy trình, cùng sự hỗ trợ từ các công cụ quản lý hiện đại, doanh nghiệp có thể giảm thiểu tối đa rủi ro và chi phí.

Việc áp dụng nền tảng quản lý như MISA AMIS Quy trình sẽ giúp các doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và kiểm soát toàn bộ quy trình nhập khẩu, đảm bảo tiến độ, hiệu quả và sự chính xác trong mỗi công đoạn. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể tập trung vào phát triển kinh doanh mà không phải lo lắng về các vấn đề vận hành và thủ tục pháp lý liên quan đến nhập khẩu hàng hóa.