TMS là gì? Cách thức hoạt động và giải pháp tối ưu hệ thống TMS

TMS (Transportation Management System) là hệ thống quản lý vận tải giúp doanh nghiệp lập kế hoạch, điều phối, theo dõi quá trình vận chuyển hàng hóa và kiểm soát chi phí. Bài viết dưới đây sẽ làm rõ cách TMS hoạt động, những chức năng chính, sự khác biệt với WMS và các yếu tố cần cân nhắc trước khi triển khai.

Hãy cùng tìm hiểu câu trả lời tại bài viết dưới đây!

1. TMS là gì?

TMS (viết tắt của Transportation Management System) là hệ thống quản lý vận tải, một nền tảng công nghệ được thiết kế để quản lý và tối ưu hóa toàn bộ quá trình vận chuyển hàng hóa của doanh nghiệp. Một hệ thống TMS hiệu quả giúp doanh nghiệp kiểm soát mọi hoạt động từ khâu lập kế hoạch, thực hiện, theo dõi cho đến thanh toán và phân tích hiệu suất.

Hiểu đơn giản, TMS đóng vai trò như một ‘trung tâm điều hành’ cho mọi hoạt động liên quan đến việc di chuyển hàng hóa từ điểm xuất phát đến điểm đích.

Sự phát triển của TMS càng trở nên quan trọng trong bối cảnh chuỗi cung ứng toàn cầu mở rộng, khi mà các doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều thách thức như sự biến động trong giá nhiên liệu, yêu cầu giao hàng nhanh hay chi phí vận chuyển tăng cao.

2. Các doanh nghiệp nào nên sử dụng hệ thống TMS?

Hệ thống TMS mang lại lợi ích to lớn cho nhiều loại hình doanh nghiệp, đặc biệt là những đơn vị có quy mô lớn, quy trình vận tải phức tạp. Dưới đây là một số doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng TMS:

• Doanh nghiệp sản xuất: Các công ty sản xuất cần tối ưu tuyến đường vận chuyển nguyên vật liệu về nhà máy và phân phối thành phẩm ra thị trường. Đặc biệt, khâu điều vận xe phải khớp chính xác với tiến độ trên dây chuyền sản xuất để tránh tình trạng xe đến nhưng hàng chưa hoàn thành, hoặc hàng tồn dồn ứ kho bãi vì thiếu phương tiện.
• Doanh nghiệp thương mại và phân phối: Các nhà bán lẻ, phân phối, các công ty thương mại điện tử có nhu cầu vận chuyển hàng hóa đến nhiều địa điểm khác nhau. Đây là những đơn vị thường xuyên phải đối mặt với các vấn đề về quản lý đơn hàng, lựa chọn phương tiện và tối ưu hóa tuyến đường. TMS giúp giải quyết những thách thức trên một cách hiệu quả.
• Công ty Logistics và vận tải: Các công ty logistics có thể sử dụng TMS để quản lý đội xe, lập kế hoạch điều phối và theo dõi tình trạng giao nhận hàng hóa.
• Các doanh nghiệp khác có hoạt động vận tải rộng khắp: Bất kỳ doanh nghiệp nào có nhiều kho hàng, cần nhiều phương thức vận chuyển (đường bộ, đường biển, đường hàng không) hoặc mạng lưới phân phối rộng khắp đều được hưởng lợi từ việc triển khai TMS.

3. Hệ thống quản lý vận tải hoạt động như thế nào?

Sau khi làm rõ khái niệm TMS là gì, hãy cùng xem xét cách hệ thống này hoạt động. Trong thực tế, quy trình vận hành TMS thường bắt đầu từ việc tiếp nhận thông tin đơn hàng, xác định nhu cầu vận chuyển, lựa chọn phương tiện hoặc đơn vị vận tải, lập lịch giao nhận và theo dõi tiến độ.

Sau khi hoàn tất giao hàng, hệ thống hỗ trợ đối soát chi phí và tổng hợp dữ liệu để đánh giá hiệu quả vận tải. Tùy từng giải pháp, các bước này có thể được tự động hóa ở những mức độ khác nhau.

3.1. Lập kế hoạch và tối ưu hóa vận tải

TMS cho phép người dùng nhập thông tin về đơn hàng, địa điểm giao nhận, loại hàng hóa cùng các yêu cầu đặc biệt khác. Tùy khả năng của hệ thống, TMS có thể đề xuất phương án vận chuyển dựa trên chi phí, thời gian giao hàng, tải trọng và các ràng buộc vận hành.

Ví dụ, TMS sẽ lựa chọn hãng vận tải, xác định tuyến đường, tối ưu hóa tải trọng và lập lịch trình giao nhận.

3.2. Quản lý vận đơn và chứng từ

TMS có chức năng tạo, quản lý và lưu trữ toàn bộ các chứng từ liên quan đến quá trình vận tải như vận đơn, phiếu gửi hàng, hóa đơn và các giấy tờ hải quan (nếu có). Việc số hóa các chứng từ này giúp giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian. Người dùng dễ dàng truy cập khi cần thiết.

3.3. Theo dõi và giám sát quá trình vận chuyển

Khi được tích hợp GPS hoặc các giải pháp theo dõi phù hợp, TMS có thể cập nhật vị trí phương tiện và trạng thái giao hàng, giúp doanh nghiệp theo dõi tiến độ và xử lý các tình huống phát sinh.

3.4. Quản lý chi phí vận tải

TMS hỗ trợ theo dõi và phân tích các khoản chi phí liên quan đến vận tải như cước vận chuyển, nhiên liệu, phí cầu đường, phí lưu bãi phát sinh và các phụ phí liên quan. Người quản lý có cơ sở dữ liệu để đưa ra các quyết định cắt giảm chi phí hiệu quả.

3.5. Báo cáo và phân tích hiệu suất

TMS cung cấp các công cụ báo cáo đa dạng cho doanh nghiệp tùy chỉnh thông số như hiệu suất vận tải, thời gian giao hàng trung bình, chi phí vận chuyển trên mỗi đơn vị sản phẩm, tỷ lệ giao hàng thành công… Các báo cáo giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả vận tải, phát hiện những khâu có chi phí cao hoặc hiệu suất thấp để xem xét cải thiện.

Kết nối quản lý kho với quá trình giao nhận hàng hóa

Hoạt động vận tải cần được phối hợp với dữ liệu kho để xác định lượng hàng sẵn sàng xuất, tiến độ chuẩn bị hàng và trạng thái bàn giao. AMIS Kho hàng hỗ trợ doanh nghiệp quản lý nhập xuất tồn, điều chuyển và kiểm kê, tạo cơ sở phối hợp giữa kho và các bộ phận liên quan trong quá trình giao nhận.

Tìm hiểu AMIS Kho hàng

4. Phân biệt hệ thống TMS với WMS

Mặc dù cả TMS (Transportation Management System) và WMS (Warehouse Management System) đều là các hệ thống quan trọng trong quản lý chuỗi cung ứng, song chúng phục vụ các mục đích khác nhau:

Nhìn chung, TMS tập trung vào việc di chuyển hàng hóa bên ngoài kho, trong khi WMS tập trung vào việc quản lý hàng hóa bên trong kho. Trong nhiều trường hợp, việc tích hợp cả hai hệ thống này sẽ tối ưu toàn diện cho toàn bộ chuỗi cung ứng của doanh nghiệp.

Bên cạnh Kho (WMS) và Vận tải (TMS), Sản xuất (MES) chính là mắt xích đầu tiên quyết định toàn bộ dòng chảy hàng hóa. Khi hệ thống sản xuất liên thông chặt chẽ với kho và vận tải, dữ liệu tiến độ thành phẩm được chuyển giao tự động, hạn chế tối đa nguy cơ dồn ứ kho bãi hoặc xe phải chờ hàng xuất xưởng.

5. Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi lựa chọn và triển khai TMS?

Để tận dụng tối đa lợi ích của hệ thống TMS, doanh nghiệp nên xem xét các giải pháp sau:

• Lựa chọn hệ thống TMS phù hợp: Trên thị trường hiện nay có rất nhiều nhà cung cấp TMS với các tính năng và mức giá khác nhau. Doanh nghiệp cần đánh giá kỹ lưỡng nhu cầu cụ thể của mình để lựa chọn hệ thống phù hợp nhất.
• Tích hợp TMS với các hệ thống khác: Việc tích hợp TMS với các hệ thống khác như ERP (Enterprise Resource Planning), WMS và hệ thống quản lý đơn hàng sẽ giúp đảm bảo luồng dữ liệu thông suốt và nâng cao hiệu quả hoạt động.
• Đào tạo nhân viên: Đảm bảo nhân viên được đào tạo đầy đủ về cách sử dụng hệ thống TMS để họ dễ dàng sử dụng, khai thác tối đa các tính năng của nó.
• Thiết lập các quy trình làm việc: Xây dựng các quy trình làm việc rõ ràng và hiệu quả để tận dụng tối đa khả năng của hệ thống TMS.
• Theo dõi và đánh giá hiệu suất thường xuyên: Liên tục theo dõi các chỉ số KPI liên quan đến vận tải và sử dụng các báo cáo từ TMS để đánh giá hiệu suất và xác định các cơ hội cải thiện.
• Tận dụng các tính năng nâng cao: Nhiều hệ thống TMS cung cấp các tính năng nâng cao như tối ưu hóa tuyến đường tự động, lựa chọn hãng vận tải thông minh, dự báo nhu cầu vận tải và quản lý rủi ro.

6. Các câu hỏi thường gặp khi sử dụng hệ thống quản lý vận tải

6.1. Chi phí triển khai hệ thống TMS là bao nhiêu?

Chi phí triển khai TMS phụ thuộc vào quy mô vận tải, phạm vi tính năng, số lượng người dùng và mức độ tùy chỉnh hệ thống. Khi dự toán ngân sách, doanh nghiệp cần tính đến phí bản quyền hoặc thuê bao, chi phí triển khai, tích hợp hệ thống, chuyển đổi dữ liệu, đào tạo nhân viên và bảo trì.

6.2. Mất bao lâu để triển khai một hệ thống TMS?

Thời gian triển khai cũng khác nhau tùy thuộc vào độ phức tạp và mức độ tùy chỉnh của hệ thống. Thông thường, quá trình này có thể mất từ vài tuần đến vài tháng.

6.3. Tôi có thể tích hợp TMS với các hệ thống hiện có của doanh nghiệp không?

Hầu hết các hệ thống TMS hiện đại đều có khả năng tích hợp với các hệ thống khác thông qua API hoặc các phương thức kết nối khác.

Khả năng kết nối TMS với MISA AMIS phụ thuộc vào hệ thống đang sử dụng, giao thức tích hợp và phạm vi dữ liệu cần đồng bộ. Doanh nghiệp có thể liên hệ MISA để được đánh giá phương án tích hợp phù hợp.

Nhận tư vấn miễn phí

7. Tạm kết

TMS là hệ thống hỗ trợ doanh nghiệp lập kế hoạch, điều phối và kiểm soát hoạt động vận tải. Việc lựa chọn giải pháp phù hợp cần dựa trên quy mô vận chuyển, yêu cầu quản lý, khả năng tích hợp và ngân sách triển khai. Hy vọng bài viết đã giúp doanh nghiệp hiểu rõ TMS là gì, cách hệ thống hoạt động và những yếu tố cần cân nhắc để ứng dụng hiệu quả.