[Tải miễn phí] 7+ mẫu File quản lý tài sản bằng Excel doanh nghiệp cần có

Mẫu File quản lý tài sản bằng Excel là công cụ quản lý tài sản giúp doanh nghiệp theo dõi và sắp xếp trạng thái của tất cả tài sản chung. Việc sử dụng File quản lý tài sản không chỉ đơn giản hóa công tác kiểm kê, kiểm đếm mà còn tiết kiệm thời gian, tăng cường độ chính xác so với việc ghi sổ sách thủ công.

1. 7+ mẫu File quản lý tài sản cho doanh nghiệp

Dưới đây là một số mẫu File phổ biến mà doanh nghiệp thường sử dụng. Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý hoặc lĩnh vực ngành nghề, người quản lý có thể tùy chỉnh thông tin để theo dõi chuẩn xác hơn:

Mẫu kiểm kê tài sản cố định: Bảng kiểm kê tài sản cố định được thiết kế để giúp các doanh nghiệp quản lý và theo dõi chi tiết về tài sản cố định của mình. Mẫu bảng bao gồm các cột thông tin như số Seri, tên tài sản, loại tài sản, ngày mua, thông số kỹ thuật, số lượng, đơn vị, giá, giá gốc, điều kiện sử dụng, bộ phận được phát và người được phát.

Mẫu sổ quản lý tài sản cố định: So với mẫu trên, sổ quản lý tài sản cung cấp khả năng giám sát chi tiết hơn với các mục như ngày bảo hành, chi phí, và tên người bán. Các doanh nghiệp có thể quản lý và theo dõi một cách hiệu quả hơn từng chi tiết của tài sản trong suốt vòng đời sử dụng của nó. Thông tin được sắp xếp một cách khoa học và bài bản, tối ưu cho việc theo dõi và phân tích tình trạng tài sản cố định.

Mẫu File quản lý tài sản bằng Excel: Điểm nổi bật của mẫu này là sự phân loại chi tiết các mục thông tin như tên tài sản, mô tả, mã tài sản, phân loại, vị trí, thông tin mua sắm, hết hạn bảo hành, giá và trạng thái sử dụng. Mẫu này đặc biệt hữu ích cho các công ty cần theo dõi tình trạng và vị trí chi tiết của từng tài sản trong tổ chức.

Bảng thống kê khấu hao tài sản cố định: Điểm nổi bật của mẫu này là sự tích hợp cột thay đổi về tài sản và ngày thay đổi phương pháp khấu hao, cho phép theo dõi các thay đổi về cách tính khấu hao một cách hiệu quả và chính xác, đảm bảo tính minh bạch và cập nhật trong quản lý tài chính.

TẢI ĐẦY ĐỦ 7+ MẪU FILE EXCEL QUẢN LÝ TÀI SẢN TẠI ĐÂY

2. Chức năng của mẫu kiểm kê tài sản File Excel

Với Excel, người dùng có thể quản lý tài sản một cách hiệu quả. Các chức năng tiêu biểu của mẫu này là tạo danh sách, sắp xếp, tìm kiếm và lọc dữ liệu, tính toán tổng giá trị tài sản, theo dõi thông tin về tài sản hao mòn cần thay thế và tạo báo cáo thống kê: 

2.1. Tạo danh sách tài sản

Người dùng có thể tự tạo danh sách tài sản từ việc trên các bảng tính mới, nhập thông tin tài sản tương ứng. Các cột thông tin dễ dàng thêm/bớt bao gồm tên tài sản, mã tài sản, ngày mua, giá trị, số lượng, vị trí lưu trữ, trạng thái sử dụng….

2.2. Sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu

Chức năng này giúp bạn có cái nhìn trực quan hơn và dễ dàng tìm kiếm, sắp xếp các tài sản trong danh sách. Việc sắp xếp các tài sản theo các thuộc tính như tên, giá trị, ngày mua và tìm kiếm các tài sản chỉ cần dựa trên từ khóa hoặc điều kiện cụ thể.

2.3. Tính toán tổng giá trị tài sản

File quản lý tài sản bằng Excel cho phép bạn tính tổng giá trị của các tài sản trong danh sách bằng cách sử dụng những công thức tính toán như hàm SUM hoặc AVERAGE.

2.4. Theo dõi thông tin về tài sản hao mòn, thay thế

Người dùng theo dõi thông tin về tình trạng hao mòn của tài sản và thời gian cần thay thế tài sản.

2.5. Tạo báo cáo thống kê về tài sản

Quản lý tài sản công ty bằng Excel giúp bạn xuất bản báo cáo dưới dạng biểu đồ, đồ thị hoặc bảng thống kê để chia sẻ chúng với các bên liên quan.

>> Tìm hiểu về: 5 Khó khăn trong quản lý tài sản cố định ở doanh nghiệp vừa và lớn

3. Quy trình quản lý tài sản bằng Excel cho doanh nghiệp 

Quản lý tài sản thông qua Excel được coi là một công cụ hữu hiệu đặc biệt với các doanh nghiệp nhỏ và vừa hoặc cho quản lý cá nhân. Cách tiếp cận này được thiết kế dưới dạng bảng tính với các bước sau:

• Xác định mục tiêu và phạm vi quản lý tài sản: Việc này quan trọng để xác định loại thông tin cần được theo dõi và quản lý. Bạn cần xác định mục tiêu của bảng tính như quản lý tài sản cá nhân hay công ty và phạm vi quản lý như tài sản cố định hay lưu động.
• Chuẩn bị dữ liệu: Cần chuẩn bị một danh sách tài sản bao gồm tên, mô tả, giá trị, ngày mua, số Seri và thông tin bảo hành. Việc kiểm tra dữ liệu chính xác là cần thiết để tránh sai sót.
• Thiết kế bảng tính Excel: Tạo bảng tính và đặt tên cho các cột phù hợp với thông tin tài sản cần quản lý như bảo trì, sửa chữa, hoặc thay thế.
• Nhập dữ liệu: Nhập dữ liệu đã chuẩn bị vào bảng tính và điều chỉnh thông tin cho phù hợp với cấu trúc đã thiết lập.
• Phân tích và tính toán thông tin tài sản: Áp dụng các công thức Excel để phân tích như tính tổng giá trị, số lượng tài sản, hoặc tạo bảng tổng hợp theo dõi tình trạng tài sản.
• Cập nhật và theo dõi thông tin: Khi có thay đổi về tài sản, thông tin liên quan cần được cập nhật kịp thời trong bảng tính để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu.

Theo nghiên cứu từ các tổ chức uy tín, việc áp dụng Excel trong quản lý tài sản cho thấy tính hiệu quả, nhất là trong việc theo dõi và cập nhật thông tin nhanh chóng. Tuy nhiên, nó cũng bộc lộ hạn chế khi quản lý quy mô lớn hoặc yêu cầu tính toán phức tạp mà các ứng dụng chuyên biệt mới có thể đáp ứng.

MISA AMIS Tài sản là giải pháp đơn giản hóa công tác quản lý tài sản, giúp tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả sử dụng. Phần mềm quản lý tài sản MISA AMIS cung cấp nhiều tính năng hữu ích. 

Đầu tiên, nó cho phép dễ dàng tra cứu tình hình sử dụng và quản lý số lượng tài sản theo từng bộ phận và vị trí. Điều này giúp trong việc điều chuyển và phân bổ tài sản một cách hợp lý, tối ưu hóa giá trị sử dụng của chúng.

MISA AMIS giám sát và nắm bắt tức thì tình trạng của tài sản để có thể tiến hành sửa chữa và nâng cấp kịp thời. Phần mềm hỗ trợ người dùng bảo dưỡng đúng hạn, đảm bảo rằng tài sản luôn hoạt động ở trạng thái tốt nhất.

Một ưu điểm khác của MISA AMIS Tài sản là chuẩn hóa quy trình và đồng nhất thông tin về tài sản giữa các bộ phận. Điều này giảm thời gian trao đổi và tương tác giữa các bộ phận trong công tác quản lý tài sản.

Từ đó, MISA AMIS Tài sản nâng cao hiệu quả và tiết kiệm thời gian trong các hoạt động như kiểm kê, kiểm đếm và lập báo cáo tình hình sử dụng tài sản.

4. Vai trò của việc quản lý tài sản cố định trong doanh nghiệp

4.1. Phòng tránh thất thoát

Nhiều doanh nghiệp hiện nay không nắm được tất cả số lượng tài sản mà họ sở hữu và vận hành. Điều đó dẫn đến nguy cơ thất lạc hoặc mất mát. Vì vậy, bước đầu tiên để đảm bảo quản lý tài sản chính xác là thu thập thông tin và theo dõi định kỳ.

Mẫu quản lý tài sản bằng Excel sẽ giúp doanh nghiệp phòng tránh tình trạng này. Bằng cách ghi chép chi tiết về tài sản, người dùng có thể theo dõi và kiểm soát số lượng tài sản hiện có. 

4.2. Tăng cường hiệu quả sử dụng

Đối với những tài sản được thiết kế phức tạp như máy móc, thiết bị văn phòng tự động hoặc thiết bị công nghệ thông tin, nhân viên có thể không hiểu hết về tính năng. Kết quả là, những tài sản đó vẫn chưa được sử dụng tối đa, ảnh hưởng xấu đến lợi tức đầu tư trong suốt vòng đời của chúng.

Cách tốt nhất để giải quyết rủi ro trên là thống kê các loại tài sản, lưu lại hướng dẫn sử dụng để hướng dẫn cho nhân viên. Nhờ đó, bạn có thể đảm bảo nhân viên sử dụng tài sản hợp lý, hiệu quả trong quá trình làm việc.

4.3. Lập ngân sách

Mẫu File quản lý tài sản bằng Excel cung cấp cơ sở dữ liệu chi tiết cho phép người dùng lập ngân sách chính xác. Người quản lý có thể dự đoán các chi phí thay thế và bảo trì trong tương lai khi theo dõi giá trị, tuổi thọ và tình trạng hao mòn của tài sản. Điều này giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng nguồn lực được sử dụng tối ưu, giảm thiểu tình trạng lãng phí ngân sách.

Xem thêm: Thiết lập quy trình quản lý tài sản: Cách hiệu quả để tối ưu hóa tài nguyên doanh nghiệp

5. Cấu trúc của File quản lý tài sản bằng Excel

Để quản lý tài sản công ty bằng Excel, mẫu quản lý tài sản cố định cần bao gồm các thành phần sau:

Tài sản:

• Mã số tài sản: Định danh duy nhất cho từng tài sản
• Tên tài sản: Mô tả ngắn gọn để dễ nhận biết
• Loại tài sản: Phân loại tài sản vào các nhóm cụ thể, ví dụ: phần cứng, phần mềm máy tính

Vị trí đang sử dụng/được cấp tài sản:

• Bộ phận: Liệt kê vị trí của từng tài sản theo phòng ban hoặc nhân sự
• Không gian: Cung cấp thông tin vị trí chính xác của từng tài sản theo cơ sở/tòa nhà

Lịch sử mua hàng:

• Ngày đặt hàng cuối cùng: Ngày ghi nhận lần đặt hàng gần nhất
• Nhà cung cấp: Tên nhà cung cấp cung cấp lô hàng/thiết bị

Giá mua (Giá mua của từng mặt hàng):

Ngày hết hạn bảo hành sản phẩm: Thông tin về ngày hết hạn bảo hành sản phẩm.

Số lượng/giá trị tài sản:

• Tình trạng: Trạng thái của từng tài sản (đang sử dụng, bảo trì, hư hỏng, v.v.)
• Tính khả dụng của từng tài sản: Số lượng tài sản hiện có
• Giá trị tiền tệ của từng tài sản: Thông tin về giá trị tiền tệ của từng tài sản
• Giá trị tích lũy cho từng tài sản: Tính tổng giá trị tích lũy của từng tài sản bằng cách nhân số lượng với giá trị tài sản

Thông tin kỹ thuật:

• Model: Thông tin chi tiết về thiết kế sản phẩm.
• Mã số nhà cung cấp: Ghi lại số nhà cung cấp cho từng tài sản.
• Notes: Ghi chú các thông tin liên quan

Tổng giá trị tài sản (Tự động tính tổng giá trị tài sản trong kho):

Ngoài ra, mẫu quản lý tài sản, thiết bị công ty bằng Excel còn có thể bao gồm các thành phần khác như:

• Tình trạng mua mới: Thông tin về trạng thái của trang thiết bị để đánh giá có cần mua mới hay không
• Số lượng tài sản cần sắp xếp, lưu trữ: Nhập số lượng tài sản cần lưu kho hoặc cấp phát
• Trạng thái sản xuất: Xác định trạng thái của tài sản với nhà cung cấp để dự phòng cho quý mới (có sẵn hoặc đã ngừng sản xuất)

6. Nhược điểm của cách quản lý tài sản công ty bằng Excel và cách giải quyết 

Mẫu quản lý tài sản cố định bằng Excel mang lại nhiều ưu điểm như tính dễ sử dụng, chi phí thấp và linh hoạt. Tuy nhiên, cùng với những lợi ích đó, cũng tồn tại một số hạn chế như sau:

• Hạn chế sự linh hoạt: Mẫu quản lý tài sản cố định bằng Excel thường được thiết kế theo một khuôn mẫu chung, khó linh hoạt tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp. Điều này làm hạn chế khả năng mở rộng theo quy mô, hệ thống quy trình hay yêu cầu quản lý tài sản riêng của mỗi tổ chức. Nếu doanh nghiệp muốn theo dõi các thuộc tính tài sản cụ thể hoặc xây dựng các báo cáo tùy chỉnh thì Excel không thể đáp ứng toàn bộ.
• Dễ phát sinh sai sót: Việc nhập liệu thủ công khi quản lý tài sản bằng excel thường tồn tại khả năng xảy ra sai sót. Ngay cả với tính toán đơn giản như tính tổng giá trị tài sản, việc nhập sai số liệu có thể gây ra sự không chính xác và ảnh hưởng đến quá trình quản lý. Với số lượng tài sản lớn, hoạt động kiểm tra, kiểm đếm và sửa lỗi trở nên phức tạp và tốn thời gian.
• Vấn đề bảo mật: File quản lý tài sản bằng Excel lưu trữ dữ liệu trên máy tính cá nhân của người dùng. Do đó, dữ liệu có thể bị ảnh hưởng trong trường hợp máy tính bị nhiễm virus, bị mất mát hoặc truy cập trái phép từ người khác. Ngoài ra, việc chia sẻ dữ liệu và cập nhật thông tin giữa các thành viên trong tổ chức cũng không liền mạch, tự động cập nhật.

Do đó, để giải quyết những hạn chế này, nhiều doanh nghiệp đang chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý tài sản chuyên nghiệp. Phần mềm này cung cấp tính năng kiểm soát tài sản thông minh, cho phép tùy chỉnh dễ dàng theo yêu cầu. Đặc biệt, nó cung cấp tính năng bảo mật cao, bảo vệ dữ liệu tài sản khỏi các rủi ro và cho phép quản lý dễ dàng ngay trên điện thoại. 

MISA AMIS Tài sản tự hào là giải pháp giúp doanh nghiệp giảm thiểu đến 90% tình trạng thất thoát, sử dụng không hiệu quả và cấp phát tài sản không hiển thị.

Phần mềm mang đến những lợi ích đặc biệt cho mọi bộ phận trong doanh nghiệp:

• Đối với chủ doanh nghiệp: MISA AMIS Tài sản cung cấp thông tin nhanh chóng về tình trạng, số lượng và sử dụng tài sản của từng bộ phận và chi nhánh. Chủ doanh nghiệp đưa ra quyết định điều phối tài sản chính xác và lập kế hoạch, dự toán ngân sách phù hợp.
• Đối với cán bộ quản lý tài sản: MISA AMIS Tài sản hỗ trợ xử lý và tiếp nhận các yêu cầu như cấp phát, báo hỏng, báo mất… Cán bộ quản lý có thể truy xuất thông tin, sửa chữa, bảo dưỡng tài sản và tiến hành kiểm kê một cách nhanh chóng.
• Đối với nhân viên: Đội ngũ nhân viên được cấp quyền truy cập để theo dõi tài sản, lập đề nghị cấp phát và phát ngay trên phần mềm.