Trong các doanh nghiệp, việc lưu trữ, quản lý hay luân chuyển văn bản, tài liệu bằng giấy đang tiêu tốn nhiều không gian, chi phí và nhân lực. Vì vậy, quá trình số hóa tài liệu là quá trình chuyển đổi tất yếu, đưa các tài liệu thông thường thành định dạng kỹ thuật số, có thể được quản lý và sử dụng trên máy tính.
I. Tại sao doanh nghiệp cần số hóa tài liệu?
1. Khuyến nghị từ chính phủ
Ngày 05/03/2020, Chính phủ ban hành nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, quy định rõ các nội dung về việc soạn thảo, ký duyệt, quản lý văn bản, quy trình, thời hạn xử lý văn bản…
Trong đó, công tác quản lý văn bản, tài liệu là yêu cầu bắt buộc đối với các cơ quan, tổ chức nhà nước. Đối với doanh nghiệp, tổ chức khác, chính phủ khuyến khích các đơn vị tham khảo để tự xây dựng quy trình, quy định chuẩn xác, hiệu quả.
Để tối ưu hoạt động này, số hóa tài liệu được xem là bước đầu tiên giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả, tăng tính linh hoạt trong quản lý văn bản và thông tin.
2. Quản lý, khai thác dữ liệu tập trung
Thông qua hệ thống lưu trữ tập trung, doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm kiếm, truy cập và chia sẻ thông tin ngay trên nền tảng số. Từ đó tăng cường sự cộng tác và tạo điều kiện thuận lợi cho nhân sự tiếp cận thông tin khi cần thiết.
3. Xử lý nhanh chóng quy trình quản lý tài liệu đến và đi
Số hóa tài liệu làm giảm thời gian xử lý quy trình liên quan đến tài liệu đến và đi. Việc chuyển đổi văn bản thành dạng điện tử cho phép doanh nghiệp tự động hóa các quy trình, loại bỏ hoặc giảm thiểu sự phụ thuộc vào quy trình thủ công như chờ đợi quản lý ký duyệt. Do đó, hiệu suất làm việc của đội ngũ chắc chắn sẽ được cải thiện.
4. Đồng nhất tất cả loại hình văn bản lưu trữ nhờ số hóa
Bằng cách số hóa tài liệu, doanh nghiệp đồng nhất tất cả các loại hình văn bản, bao gồm hợp đồng, báo cáo, biểu mẫu và tài liệu khác dưới dạng file điện tử. Điều này góp phần giảm thiểu sự phân tán, lộn xộn của hệ thống lưu trữ truyền thống.
5. Tiết kiệm thời gian, chi phí và nhân lực
Việc tìm kiếm và truy xuất thông tin sẽ trở nên nhanh chóng và dễ dàng, nhân sự không cần tìm kiếm thông qua hàng tá tài liệu vật lý. Đồng thời, quá trình loại bỏ, cắt giảm số lượng giầy, mực in sử dụng cũng giảm bớt các tác động xấu đến môi trường.
Nhìn chung, số hóa tài liệu mang đến cách thức làm việc minh bạch, chính xác, ít sai sót hơn. Số hóa thành công giúp doanh nghiệp tìm ra những cách thức vận hành mới, tiên tiến hơn để giải quyết những vấn đề lãng phí, bất cập trước đây.
Đọc ngay: Quản lý tài liệu – Cách thức đổi mới và tự động hóa quy trình hiệu quả
II. Phân biệt số hóa dữ liệu và số hóa tài liệu
Số hóa dữ liệu là quá trình chuyển đổi các dạng dữ liệu vật lý như hồ sơ, giấy tờ, tài liệu lưu trữ, văn bản, hình ảnh, bản đồ từ dạng cứng sang định dạng kỹ thuật số để tạo tập tin số hóa. Người dùng có thể quản lý và sử dụng trên môi trường điện tử, ví dụ dùng máy tính để đọc hiểu, lưu trữ dữ liệu.
Số hóa tài liệu là một phần nhỏ của số hóa dữ liệu. Hoạt động này cho phép doanh nghiệp chuyển các loại tài liệu và văn bản sang dạng tài liệu điện tử, bao gồm cả cấu trúc, định dạng và nội dung.
III. Các loại tài liệu cần số hóa
Hầu hết các loại tài liệu lưu trữ hiện hành đều có thể được số hóa. Nếu doanh nghiệp đang bắt đầu chuyển đổi thì nên ưu tiên những dạng văn bản sau:
- Giấy tờ liên quan đến tài chính doanh nghiệp
- Giấy tờ, hồ sơ liên quan đến công tác hành chính nhân sự
- Hợp đồng, thỏa thuận, ký kết với đối tác, nhà cung cấp…
- Hồ sơ quản lý nhân sự
- Hóa đơn và biên lai thanh toán
Cần lưu ý rằng, khi thực hiện số hóa tài liệu, doanh nghiệp nên đánh giá mức độ quan trọng, cần thiết của các loại tài liệu hiện để đưa thứ tự ưu tiên, loại bỏ những văn bản không còn giá trị.
IV. Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ
Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ trong doanh nghiệp bao gồm các bước:
- Xác định mục tiêu và phạm vi: Doanh nghiệp cần xác định mục tiêu số hóa, loại tài liệu nào sẽ được số hóa cùng mức độ ưu tiên của chúng. Điều này giúp đội ngũ định hình phạm vi dự án và tập trung vào các tài liệu quan trọng nhất.
- Chuẩn bị công cụ: Để phục vụ quy trình số hóa, doanh nghiệp cần chuẩn bị các thiết bị như máy quét, máy ảnh số, máy photocopy, máy tính và phần mềm quản lý tài liệu. Các thiết bị này sẽ được sử dụng để chụp ảnh hoặc quét các tài liệu giấy sang dạng kỹ thuật số.
- Tiến hành số hóa: Trong bước này, những tài liệu giấy sẽ được chụp ảnh hoặc quét để tạo ra bản sao số. Các tệp số hóa được lưu trữ dưới dạng hình ảnh hoặc định dạng văn bản có thể chỉnh sửa. Quá trình này có thể yêu cầu việc phân loại và sắp xếp tài liệu trước khi tiến hành số hóa.
- Đánh chỉ mục, phân loại tài liệu: Đây là bước gắn kết thông tin mô tả tài liệu để hỗ trợ người dùng tìm kiếm và truy cập tài liệu dễ dàng hơn. Doanh nghiệp nên phân loại văn bản dựa trên tiêu đề, tác giả, ngày tạo, loại tài liệu và các từ khóa mô tả nội dung…
- Lưu trữ và quản lý tài liệu số: Tài liệu số sẽ được lưu trữ trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử gồm các máy chủ lưu trữ, cơ sở dữ liệu và phần mềm quản lý tài liệu. Các biện pháp bảo mật như mã hóa dữ liệu, quản lý quyền truy cập và sao lưu định kỳ cũng sẽ được áp dụng để tránh tình huống mất mát, xâm phạm thông tin trái phép.
Với quy trình trên, doanh nghiệp cần đào tạo nhân viên về việc sử dụng hệ thống quản lý tài liệu số và triển khai quy trình tới toàn bộ tổ chức. Việc này giúp nhân viên hiểu, chủ động sử dụng hiệu quả các công cụ và tuân thủ quy trình chặt chẽ.
Đọc ngay: 15+ phần mềm quản lý văn bản dễ sử dụng cho doanh nghiệp
V. Tiêu chí lựa chọn đơn vị, ứng dụng số hóa tài liệu
1. Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản lý tài liệu, văn bản
Đơn vị hoặc ứng dụng số hóa tài liệu cần cung cấp đầy đủ tính năng hỗ trợ công tác số hóa, quản lý văn bản. Một số tính năng chính cần có là:
- Tạo, sao chép, di chuyển, xóa và lưu trữ tài liệu văn bản
- Phân loại tài liệu thành nhóm các tài liệu theo tiêu chí loại tài liệu, ngày tạo, tác giả, chủ đề,…
- Lưu trữ và theo dõi các phiên bản trước của tài liệu, cho phép người dùng quay lại phiên bản trước đó hoặc so sánh các phiên bản khác nhau
- Cho phép mọi người cùng làm việc, chỉnh sửa và cung cấp phản hồi trên cùng một tài liệu
- Bảo mật và cấp quyền truy cập cho từng cá nhân
- Tìm kiếm và truy xuất dữ liệu theo yêu cầu
- Cung cấp các báo cáo về số lượng tài liệu, người dùng hoạt động, tài liệu được truy cập nhiều nhất… để hỗ trợ việc quản lý và đánh giá hiệu suất
2. Khả năng kết nối liên thông
Phần mềm số hóa, quản lý văn bản nên có khả năng tích hợp với các ứng dụng khác trong tổ chức. Đặc biệt là các ứng dụng quản lý quy trình, ký duyệt tài liệu từ xa hay giao việc, quản lý tiến độ thông minh…
Điều này giúp doanh nghiệp xây dựng môi trường làm việc số đồng bộ, liên kết liền mạch giữa các phòng ban. Đồng thời, dữ liệu không bị phân mảnh, mọi người tương tác dễ dàng xuyên suốt quy trình làm việc.
3. Thiết kế đơn giản, dễ sử dụng
Phần mềm số hóa tài liệu, văn bản cần có giao diện thân thiện, dễ sử dụng. Thiết kế nên tối ưu sao cho người dùng dễ dàng tìm hiểu và sử dụng các tính năng một cách nhanh chóng. Hạn chế tích hợp nhiều chi tiết kỹ thuật khiến nhân sự cảm thấy chán nản, từ chối thay đổi cách làm.
4. Uy tín thương hiệu
Đơn vị cung cấp phần mềm uy tín sẽ đảm bảo tính chuyên nghiệp, đáng tin cậy và đáp ứng được nhiều yêu cầu của doanh nghiệp. Họ không chỉ sở hữu nền tảng công nghệ hiện đại, bảo mật an toàn mà còn thường cập nhật nhanh chóng các quy định pháp luật liên quan đến xử lý dữ liệu.
MISA AMIS Văn thư là giải pháp số hóa quy trình quản lý công văn của doanh nghiệp một cách đơn giản, thông minh. Phần mềm giúp người dùng tìm kiếm nhanh các tài liệu đi/đến trên hệ thống văn thư của đơn vị, theo dõi quá trình luân chuyển văn bản và mang lại nhiều lợi ích khác như:
- Quản lý tập trung, hạn chế tình trạng thất thoát văn thư
- Thiết lập sổ theo dõi văn thư phân loại, đánh số thứ tự khoa học giúp tiết kiệm thời gian, công sức khi tìm kiếm, tra cứu
- Các phòng ban/bộ phận chủ động tra cứu tài liệu trong quyền hạn, không cần chờ đợi hoặc phụ thuộc vào cán bộ văn thư để đẩy nhanh hiệu suất
- Khi phát hiện sai sót, người dùng tiến hành điều chỉnh và hệ thống lưu vết lịch sử, giúp quản lý sự thay đổi tài liệu chặt chẽ, an toàn
0904 885 833
https://www.misa.vn/
