Số hoá tài liệu: 5 bước số hóa tài liệu nhanh gọn, chính xác

Trong các doanh nghiệp, việc lưu trữ, quản lý hay luân chuyển văn bản, tài liệu bằng giấy đang tiêu tốn nhiều không gian, chi phí và nhân lực. Vì vậy, quá trình số hóa tài liệu là quá trình chuyển đổi tất yếu, đưa các tài liệu thông thường thành định dạng kỹ thuật số, có thể được quản lý và sử dụng trên máy tính.

TẢI NGAY: Trọn bộ Tài liệu Chuyển Đổi Số A-Z đầy đủ nhất dành cho mọi ngành nghề

1. Số hoá tài liệu là gì?

Số hóa tài liệu là quá trình chuyển đổi các tài liệu từ dạng vật lý (như giấy tờ, văn bản in, hình ảnh, băng đĩa…) sang định dạng kỹ thuật số (các tệp tin trên máy tính). Quá trình này thường được thực hiện bằng cách sử dụng các thiết bị như máy quét (scanner), máy ảnh kỹ thuật số hoặc phần mềm chuyên dụng để tạo ra các bản sao điện tử của tài liệu gốc.

Mục đích chính của số hóa tài liệu:

• Lưu trữ dễ dàng: Tài liệu số có thể được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ điện tử như ổ cứng, USB, máy chủ hoặc trên các dịch vụ đám mây, giúp tiết kiệm không gian lưu trữ vật lý.
• Truy cập nhanh chóng: Người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm và truy cập tài liệu đã số hóa từ bất kỳ đâu và bất kỳ lúc nào có kết nối internet.
• Quản lý hiệu quả: Các hệ thống quản lý tài liệu số (DMS) cho phép sắp xếp, phân loại, gắn thẻ và theo dõi tài liệu một cách có hệ thống.
• Chia sẻ thuận tiện: Tài liệu số có thể được chia sẻ dễ dàng qua email, các ứng dụng nhắn tin hoặc các nền tảng chia sẻ trực tuyến.
• Bảo mật tốt hơn: Các biện pháp bảo mật như mã hóa, phân quyền truy cập có thể được áp dụng để bảo vệ tài liệu số khỏi các truy cập trái phép.
• Bảo tồn lâu dài: So với tài liệu giấy dễ bị hư hỏng theo thời gian, tài liệu số có thể được sao lưu và bảo quản trong thời gian dài mà không bị suy giảm chất lượng.
• Tiết kiệm chi phí: Về lâu dài, số hóa tài liệu có thể giúp giảm chi phí in ấn, sao chụp, vận chuyển và lưu trữ vật lý.
• Tăng năng suất: Việc tìm kiếm và truy cập thông tin nhanh chóng giúp nhân viên tiết kiệm thời gian và làm việc hiệu quả hơn.

Xem thêm: Văn phòng điện tử e-office là gì? 5 bước thiết lập văn phòng điện tử hiệu quả nhất

2. Tại sao doanh nghiệp cần số hóa tài liệu?

2.1. Khuyến nghị từ chính phủ

Ngày 05/03/2020, Chính phủ ban hành nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, quy định rõ các nội dung về việc soạn thảo, ký duyệt, quản lý văn bản, quy trình, thời hạn xử lý văn bản… 

Trong đó, công tác quản lý văn bản, tài liệu là yêu cầu bắt buộc đối với các cơ quan, tổ chức nhà nước. Đối với doanh nghiệp, tổ chức khác, chính phủ khuyến khích các đơn vị tham khảo để tự xây dựng quy trình, quy định chuẩn xác, hiệu quả. 

Để tối ưu hoạt động này, số hóa tài liệu được xem là bước đầu tiên giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả, tăng tính linh hoạt trong quản lý văn bản và thông tin.

2.2. Tối ưu hóa hiệu suất và năng suất làm việc

Số hóa tài liệu mang lại lợi ích to lớn trong việc nâng cao hiệu suất và năng suất làm việc của doanh nghiệp. Thay vì mất thời gian tìm kiếm thủ công trong các tập hồ sơ, nhân viên có thể truy cập thông tin cần thiết một cách nhanh chóng thông qua các công cụ tìm kiếm kỹ thuật số. Khả năng truy cập tài liệu mọi lúc mọi nơi, từ nhiều thiết bị khác nhau, tạo điều kiện cho sự linh hoạt trong công việc và làm việc từ xa.

Hơn nữa, việc chia sẻ và cộng tác trên các tài liệu số hóa trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn, thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm. Các hệ thống quản lý tài liệu số còn tích hợp các tính năng kiểm soát phiên bản, giúp giảm thiểu sai sót do sử dụng nhầm lẫn các bản tài liệu cũ.

2.3. Tiết kiệm chi phí vận hành

Việc số hóa tài liệu giúp doanh nghiệp cắt giảm đáng kể các chi phí vận hành. Chi phí in ấn, mua sắm văn phòng phẩm như giấy và mực in sẽ giảm đi đáng kể. Không gian văn phòng được giải phóng do loại bỏ các tủ hồ sơ cồng kềnh có thể được tận dụng cho các mục đích kinh doanh khác. Chi phí quản lý và bảo trì kho lưu trữ vật lý cũng được giảm thiểu. Đặc biệt, việc chia sẻ tài liệu điện tử giúp loại bỏ hoàn toàn chi phí vận chuyển tài liệu giấy giữa các phòng ban hoặc chi nhánh, mang lại hiệu quả kinh tế rõ rệt.

2.4. Nâng cao khả năng quản lý và bảo mật

• Quản lý tập trung: Tất cả tài liệu được lưu trữ trên một hệ thống duy nhất, giúp dễ dàng quản lý, sắp xếp và theo dõi.
• Phân quyền truy cập: Doanh nghiệp có thể kiểm soát chặt chẽ ai có quyền xem, chỉnh sửa hoặc tải xuống tài liệu nào, tăng cường bảo mật thông tin.
• Bảo vệ khỏi mất mát và hư hỏng: Tài liệu số hóa có thể được sao lưu định kỳ, bảo vệ khỏi các rủi ro như cháy, lũ lụt hoặc hư hỏng do thời gian.
• Tuân thủ các quy định: Nhiều ngành có các quy định nghiêm ngặt về lưu trữ hồ sơ. Số hóa giúp doanh nghiệp dễ dàng tuân thủ các quy định này.

2.5. Thúc đẩy quá trình chuyển đổi số toàn diện

Số hóa tài liệu không chỉ là một giải pháp cục bộ mà còn là một bước đệm quan trọng trong quá trình chuyển đổi số toàn diện của doanh nghiệp. Nó tạo nền tảng vững chắc cho việc ứng dụng các công nghệ tiên tiến khác như trí tuệ nhân tạo (AI), học máy (Machine Learning) và tự động hóa quy trình (RPA). Hướng tới một văn phòng không giấy tờ không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn mà còn cải thiện hình ảnh một doanh nghiệp hiện đại, tiên tiến trong mắt khách hàng và đối tác.

2.6. Hỗ trợ phân tích dữ liệu và ra quyết định chiến lược

Các tài liệu sau khi được số hóa và quản lý trên các hệ thống chuyên dụng sẽ trở thành một nguồn dữ liệu quý giá cho doanh nghiệp. Các công cụ tìm kiếm và phân tích dữ liệu mạnh mẽ cho phép doanh nghiệp dễ dàng trích xuất thông tin cần thiết từ khối lượng lớn tài liệu. Việc tổng hợp và tạo báo cáo từ dữ liệu số hóa trở nên nhanh chóng và chính xác hơn, cung cấp những thông tin chi tiết và hữu ích cho việc phân tích xu hướng thị trường, đánh giá hiệu quả hoạt động và hỗ trợ quá trình ra quyết định kinh doanh sáng suốt và dựa trên dữ liệu thực tế.

Đọc ngay: Quản lý tài liệu – Cách thức đổi mới và tự động hóa quy trình hiệu quả

3. Phân biệt số hóa dữ liệu và số hóa tài liệu

Số hóa dữ liệu là quá trình chuyển đổi các dạng dữ liệu vật lý như hồ sơ, giấy tờ, tài liệu lưu trữ, văn bản, hình ảnh, bản đồ từ dạng cứng sang định dạng kỹ thuật số để tạo tập tin số hóa. Người dùng có thể quản lý và sử dụng trên môi trường điện tử, ví dụ dùng máy tính để đọc hiểu, lưu trữ dữ liệu.  

Số hóa tài liệu là một phần nhỏ của số hóa dữ liệu. Hoạt động này cho phép doanh nghiệp chuyển các loại tài liệu và văn bản sang dạng tài liệu điện tử, bao gồm cả cấu trúc, định dạng và nội dung.

4. Các loại tài liệu cần số hóa 

Có rất nhiều loại tài liệu mà doanh nghiệp và cá nhân có thể cần số hóa, tùy thuộc vào mục đích sử dụng và lĩnh vực hoạt động. Dưới đây là một số loại tài liệu phổ biến cần được số hóa:

Đối với doanh nghiệp:

Hồ sơ nhân sự	Hợp đồng lao động Hồ sơ ứng viên Lý lịch nhân viên Đánh giá hiệu suất Các chứng chỉ, bằng cấp Các quy định, chính sách nội bộ liên quan đến nhân sự
Tài liệu kế toán – tài chính	Hóa đơn, chứng từ thanh toán Báo cáo tài chính (bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ) Sổ sách kế toán Tờ khai thuế Các hợp đồng kinh tế
Tài liệu pháp lý	Giấy phép kinh doanh Hợp đồng với đối tác, khách hàng Các văn bản pháp lý khác (ví dụ: đơn kiện, quyết định tòa án) Các quy định, tiêu chuẩn ngành
Tài liệu marketing và bán hàng	Tài liệu quảng cáo, brochure Báo giá Hồ sơ khách hàng Báo cáo bán hàng Các bài thuyết trình, tài liệu đào tạo bán hàng
Tài liệu kỹ thuật và sản xuất	Bản vẽ kỹ thuật Quy trình sản xuất Hướng dẫn sử dụng sản phẩm Báo cáo kiểm tra chất lượng Các tiêu chuẩn kỹ thuật
Tài liệu quản lý dự án	Kế hoạch dự án Báo cáo tiến độ Biên bản họp Các tài liệu liên quan đến rủi ro và thay đổi dự án
Email và thư tín	Các email quan trọng liên quan đến giao dịch, quyết định kinh doanh Thư từ giao dịch với đối tác, khách hàng
Các loại tài liệu đặc thù theo ngành	Y tế: Hồ sơ bệnh án, kết quả xét nghiệm, phim chụp Giáo dục: Hồ sơ học sinh, sinh viên, giáo án, bài giảng Xây dựng: Hồ sơ thiết kế, dự toán công trình, nhật ký công trình

Đối với cá nhân:

Giấy tờ tùy thân	Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân Hộ chiếu Giấy khai sinh Bằng lái xe
Hồ sơ học tập và nghề nghiệp	Bằng cấp, chứng chỉ Bảng điểm Sơ yếu lý lịch Thư giới thiệu
Tài liệu tài chính cá nhân	Hóa đơn điện, nước, internet,… Sao kê ngân hàng Hợp đồng bảo hiểm Giấy tờ nhà đất, xe cộ
Hình ảnh và video kỷ niệm	Ảnh gia đình, bạn bè Video các sự kiện quan trọng
Sách và tài liệu học tập	Sách giáo khoa, sách tham khảo Bài giảng, ghi chú
Các loại giấy tờ cá nhân khác	Giấy đăng ký kết hôn Sổ hộ khẩu Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

Việc xác định loại tài liệu nào cần số hóa phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp và cá nhân. Thông thường, những tài liệu quan trọng, cần được bảo quản lâu dài, dễ bị hư hỏng, cần được truy cập và chia sẻ thường xuyên là những ưu tiên hàng đầu cho việc số hóa.

Đọc thêm: Chuyển đổi số SMES – Hướng dẫn chi tiết và chiến lược thành công

5. Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ

Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ là một phần quan trọng trong việc chuyển đổi số của doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa việc quản lý tài liệu, giảm chi phí lưu trữ vật lý, nâng cao tính bảo mật và giúp việc truy xuất thông tin trở nên nhanh chóng, thuận tiện hơn. Dưới đây là quy trình số hóa tài liệu lưu trữ mà các doanh nghiệp có thể áp dụng:

5.1. Đánh giá và lên kế hoạch số hóa tài liệu

Trước khi thực hiện số hóa, doanh nghiệp cần đánh giá các tài liệu cần được số hóa và lập kế hoạch cụ thể. Các bước trong giai đoạn này bao gồm:

• Xác định loại tài liệu: Tài liệu giấy nào cần được số hóa? Tài liệu nào quan trọng nhất, cần lưu trữ lâu dài?

• Lập kế hoạch ưu tiên: Quyết định thứ tự tài liệu cần số hóa. Ví dụ, tài liệu pháp lý, hợp đồng hoặc các báo cáo tài chính có thể được ưu tiên.

• Xác định phương pháp lưu trữ: Quyết định phương pháp số hóa, bao gồm phần mềm lưu trữ, hệ thống quản lý tài liệu điện tử (DMS), hệ thống lưu trữ đám mây hoặc máy chủ nội bộ.

5.2. Chuẩn bị tài liệu và không gian làm việc

• Sắp xếp tài liệu: Trước khi bắt đầu số hóa, tài liệu cần được phân loại, dán nhãn, và sắp xếp một cách có hệ thống. Các tài liệu cần được kiểm tra để loại bỏ những bản sao không cần thiết hoặc tài liệu đã hết hạn.

• Không gian làm việc: Cần chuẩn bị không gian làm việc sạch sẽ và đủ ánh sáng để đảm bảo quá trình số hóa diễn ra suôn sẻ.

5.3. Chọn công cụ và phần mềm số hóa

Chọn các công cụ số hóa tài liệu, bao gồm máy quét (scanner), phần mềm OCR (Optical Character Recognition), và các phần mềm quản lý tài liệu. Phần mềm OCR giúp chuyển đổi tài liệu từ hình ảnh sang văn bản có thể tìm kiếm và chỉnh sửa.

• Máy quét: Máy quét phải có độ phân giải cao để đảm bảo chất lượng tài liệu số hóa rõ ràng.

• Phần mềm OCR: Các phần mềm OCR như Adobe Acrobat, ABBYY FineReader có thể nhận dạng và chuyển đổi văn bản trong tài liệu hình ảnh thành văn bản có thể chỉnh sửa và tìm kiếm.

5.4. Tiến hành quét và số hóa tài liệu

• Quét tài liệu: Sử dụng máy quét để quét các tài liệu giấy. Quá trình này có thể thực hiện theo lô (batch scanning) hoặc quét từng tài liệu một. Tài liệu cần được quét ở độ phân giải cao (thường là 300 dpi hoặc cao hơn) để đảm bảo chất lượng.

• Chuyển đổi văn bản bằng OCR: Sau khi tài liệu được quét, phần mềm OCR sẽ chuyển đổi tài liệu từ định dạng hình ảnh sang định dạng văn bản có thể chỉnh sửa và tìm kiếm.

5.5. Lưu trữ và phân loại tài liệu số

• Tổ chức tài liệu số: Các tài liệu số cần được tổ chức theo cấu trúc thư mục rõ ràng và dễ tìm kiếm. Điều này có thể bao gồm việc phân loại theo loại tài liệu, ngày tháng hoặc các thẻ tag.

• Lưu trữ tài liệu: Tài liệu số có thể được lưu trữ trong các hệ thống quản lý tài liệu điện tử (DMS), trên đám mây (Cloud) hoặc các máy chủ nội bộ. Các phần mềm lưu trữ này cung cấp các tính năng tìm kiếm nhanh chóng, bảo mật và quản lý phiên bản tài liệu.

5.6. Kiểm tra và xác nhận tính chính xác

• Kiểm tra chất lượng tài liệu số: Sau khi số hóa, cần kiểm tra lại tài liệu để đảm bảo rằng văn bản đã được chuyển đổi chính xác từ hình ảnh và không bị sai sót.

• Xác nhận dữ liệu: Kiểm tra các tài liệu số đã được lưu trữ trong hệ thống để đảm bảo rằng tất cả thông tin quan trọng đã được lưu trữ đúng cách và có thể truy cập nhanh chóng.

5.7. Bảo mật và sao lưu dữ liệu

• Bảo mật dữ liệu: Đảm bảo rằng tài liệu số được bảo vệ bằng các biện pháp bảo mật như mã hóa, quyền truy cập hạn chế, và xác thực hai yếu tố để bảo vệ dữ liệu khỏi các mối đe dọa an ninh.

• Sao lưu dữ liệu: Thực hiện sao lưu định kỳ các tài liệu số để đảm bảo rằng không có dữ liệu nào bị mất mát trong trường hợp có sự cố kỹ thuật.

5.8. Đào tạo nhân viên và quản lý

• Đào tạo nhân viên: Cung cấp đào tạo cho nhân viên về cách sử dụng hệ thống lưu trữ tài liệu số, bao gồm cách tìm kiếm, truy xuất và chia sẻ tài liệu.

• Quản lý tài liệu: Xây dựng quy trình quản lý tài liệu số, bao gồm việc phân loại tài liệu, quy định về bảo mật và quy trình cập nhật tài liệu mới.

5.9. Giám sát và cải tiến quy trình

• Giám sát quy trình: Theo dõi việc sử dụng và hiệu quả của hệ thống lưu trữ tài liệu số để đảm bảo rằng các tài liệu được tổ chức và quản lý một cách hiệu quả.

• Cải tiến liên tục: Cập nhật và nâng cấp hệ thống số hóa khi có công nghệ mới hoặc khi yêu cầu quản lý tài liệu thay đổi.

Đọc ngay: 15+ phần mềm quản lý văn bản dễ sử dụng cho doanh nghiệp

6. Tiêu chí lựa chọn đơn vị, ứng dụng số hóa tài liệu

6.1. Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản lý tài liệu, văn bản

Đơn vị hoặc ứng dụng số hóa tài liệu cần cung cấp đầy đủ tính năng hỗ trợ công tác số hóa, quản lý văn bản. Một số tính năng chính cần có là: 

• Tạo, sao chép, di chuyển, xóa và lưu trữ tài liệu văn bản
• Phân loại tài liệu thành nhóm các tài liệu theo tiêu chí loại tài liệu, ngày tạo, tác giả, chủ đề,…
• Lưu trữ và theo dõi các phiên bản trước của tài liệu, cho phép người dùng quay lại phiên bản trước đó hoặc so sánh các phiên bản khác nhau
• Cho phép mọi người cùng làm việc, chỉnh sửa và cung cấp phản hồi trên cùng một tài liệu
• Bảo mật và cấp quyền truy cập cho từng cá nhân 
• Tìm kiếm và truy xuất dữ liệu theo yêu cầu
• Cung cấp các báo cáo về số lượng tài liệu, người dùng hoạt động, tài liệu được truy cập nhiều nhất… để hỗ trợ việc quản lý và đánh giá hiệu suất

6.2. Khả năng kết nối liên thông

Phần mềm số hóa, quản lý văn bản nên có khả năng tích hợp với các ứng dụng khác trong tổ chức. Đặc biệt là các ứng dụng quản lý quy trình, ký duyệt tài liệu từ xa hay giao việc, quản lý tiến độ thông minh… 

Điều này giúp doanh nghiệp xây dựng môi trường làm việc số đồng bộ, liên kết liền mạch giữa các phòng ban. Đồng thời, dữ liệu không bị phân mảnh, mọi người tương tác dễ dàng xuyên suốt quy trình làm việc.

6.3. Thiết kế đơn giản, dễ sử dụng 

Phần mềm số hóa tài liệu, văn bản cần có giao diện thân thiện, dễ sử dụng. Thiết kế nên tối ưu sao cho người dùng dễ dàng tìm hiểu và sử dụng các tính năng một cách nhanh chóng. Hạn chế tích hợp nhiều chi tiết kỹ thuật khiến nhân sự cảm thấy chán nản, từ chối thay đổi cách làm. 

6.4. Uy tín thương hiệu 

Đơn vị cung cấp phần mềm uy tín sẽ đảm bảo tính chuyên nghiệp, đáng tin cậy và đáp ứng được nhiều yêu cầu của doanh nghiệp. Họ không chỉ sở hữu nền tảng công nghệ hiện đại, bảo mật an toàn mà còn thường cập nhật nhanh chóng các quy định pháp luật liên quan đến xử lý dữ liệu. 

7. MISA AMIS Văn phòng số – Xây dựng môi trường làm việc loại bỏ mọi giấy tờ

MISA AMIS Văn phòng số là một trong những giải pháp phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp kiến tạo môi trường làm việc số tối ưu nhất hiện nay. MISA AMIS Văn phòng số đáp ứng đa dạng chức năng cho nhà lãnh đạo, quản lý và nhân viên tối đa hiệu suất công việc, linh hoạt làm việc mọi lúc mọi nơi nhờ 7 phần mềm liên kết chặt chẽ:

• MISA AMIS Công việc giúp giao việc và cập nhật tiến độ công việc nhanh chóng, tức thời, hệ thống báo cáo giúp cảnh báo các công việc đến hạn và các dự án hoặc bộ phận tồn nhiều công việc.
• MISA AMIS Quy trình giúp các phòng ban hoạt động trơn tru, tăng hiệu quả hoạt động và đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng.
• MISA AMIS WeSign giúp ban lãnh đạo ký tài liệu tiện lợi, nhanh chóng ở bất kỳ đâu ngay cả trên mobile, loại bỏ các chi phí in ấn tài liệu.
• MISA AMIS Ghi chép giúp lưu trữ tài liệu khoa học, an toàn, phân quyền tra cứu theo chức vụ và cấp độ thông tin.
• MISA AMIS Mạng xã hội giúp lãnh đạo trực tiếp truyền thông chủ trương, chính sách, kiến thức mới nhanh chóng, kịp thời và nhất quán, không phụ thuộc và không gian, thời gian.
• MISA AMIS Tài sản giúp quản lý tài sản tập trung, kiểm kê nhanh chóng, loại bỏ các công việc thủ công, gia tăng hiệu suất công việc.
• MISA AMIS Phòng họp giúp tìm kiếm, đặt trước và quản lý phòng họp hiệu quả, tự động gửi thông báo tham dự đến người tham gia.
• MISA AMIS Văn thư giúp số hóa, quản lý và sắp xếp toàn bộ văn bản chính thức của doanh nghiệp một cách đơn giản, thông minh và khoa học.

Có thể nói, MISA AMIS Văn phòng số sẽ thay đổi hoàn toàn trải nghiệm làm việc nhờ hệ thống công nghệ hiện đại. Mọi dữ liệu quan trọng được kế thừa giữa các phần mềm riêng lẻ, tạo thành nền tảng tập trung giúp tổ chức vượt qua mọi giới hạn làm việc thủ công, dẫn dắt đội ngũ tăng trưởng mạnh mẽ.

MISA AMIS Văn phòng số tự tin sẽ là giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng môi trường làm việc thông minh, loại bỏ mọi giấy tờ, quy trình thủ công để nâng cao hiệu suất tổng thể. Hãy cùng lắng nghe câu chuyện chuyển đổi số của những doanh nghiệp Việt Nam đầy bản lĩnh để học hỏi thêm những kinh nghiệm quý giá và không bỏ lỡ cơ hội dùng thử miễn phí MISA AMIS Văn phòng số – Giải pháp xây dựng môi trường làm việc số tinh gọn.

Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Văn phòng số, trong đó có Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, Công ty Austdoor,… và nhiều doanh nghiệp khác.

Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Văn phòng số tại đây: