Tích hợp hợp đồng điện tử và chữ ký số vào quy trình kinh doanh hiện nay đã trở thành một xu hướng hàng đầu. Những công cụ này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, mà còn đảm bảo tính pháp lý và an toàn trong quá trình thực hiện hợp đồng. Dưới đây, chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết về hợp đồng điện tử và chữ ký số, cùng với cách chúng hoạt động và ứng dụng trong thực tế kinh doanh.
1. Hiểu rõ về hợp đồng điện tử và chữ ký số
1.1. Hợp đồng điện tử là gì?
Hợp đồng điện tử (e-contract) là một thỏa thuận hợp pháp giữa hai hoặc nhiều bên được thực hiện và quản lý bằng các phương tiện điện tử. Theo quy định tại Khoản 16, Điều 3, Luật Giao dịch điện tử 2023, hợp đồng điện tử là hợp đồng được xác lập dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo ra, được gửi đi, được nhận lại và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử, điện từ, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự.
Hợp đồng điện tử có thể được tạo ra và thực hiện hoàn toàn bằng phương tiện điện tử, hoặc có thể kết hợp giữa phương tiện điện tử và phương tiện truyền thống.
Hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý như hợp đồng được lập dưới dạng văn bản, trừ trường hợp pháp luật quy định khác.
>> Tìm hiểu thêm về: Hợp đồng điện tử online là gì? Quy trình giao kết hợp đồng điện tử chi tiết
1.2. Chữ ký số là gì?
Theo Điều 22, Luật Giao dịch điện tử 2023, chữ ký số là một dạng của chữ ký điện tử. Ngoài ra, tại Điều 3 của Luật này quy định rõ khái niệm “chữ ký số”. Theo đó, chữ ký số được tạo ra bằng sự biến đổi thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, được gắn với thông điệp dữ liệu và chỉ người có được khóa bí mật tương ứng mới có thể tạo ra hoặc xác minh được.
Chữ ký số có chức năng xác thực nguồn gốc, tính toàn vẹn và không chối bỏ của thông điệp dữ liệu. Nó được sử dụng để ký các tài liệu điện tử, bao gồm cả hợp đồng điện tử.
>> Có thể bạn muốn biết: Phần mềm chữ ký số Misa Esign
2. Mối quan hệ giữa hợp đồng điện tử và chữ ký số
Chữ ký số đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính pháp lý của hợp đồng điện tử. Theo quy định của pháp luật hiện hành, hợp đồng điện tử được ký bằng chữ ký số sẽ có giá trị pháp lý như hợp đồng giấy.
2.1. Quy định chữ ký số trên hợp đồng điện tử
Trường hợp được sử dụng
Trên hợp đồng điện tử, chữ ký số được sử dụng theo 3 trường hợp cụ thể dựa trên Điều 8, Nghị định số 130/2018/NĐ-CP:
- Trường hợp 1: Khi văn bản yêu cầu chữ ký, thông điệp dữ liệu cần được ký bằng chữ ký số và đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 của Nghị định này.
- Trường hợp 2: Khi văn bản cần đóng dấu từ cơ quan tổ chức, thông điệp dữ liệu cần được ký bằng chữ ký số của cơ quan hoặc tổ chức, và phải đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 của Nghị định này.
- Trường hợp 3: Chữ ký số và chứng thư số nước ngoài được cấp giấy phép sử dụng tại Việt Nam theo quy định tại Chương V của Nghị định này có giá trị pháp lý và hiệu lực như chữ ký số và chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng của Việt Nam cấp.
Điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số
Theo quy định tại Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số được xem là chữ ký điện tử an toàn khi đáp ứng các điều kiện sau:
- Chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.
- Khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.
- Chứng thư số được cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số được tạo ra bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số (CA) theo quy định của pháp luật.
Quyền và nghĩa vụ khi thực hiện ký số trên hợp đồng điện tử
Trong quá trình thực hiện ký số trên hợp đồng điện tử, các bên tham gia, bao gồm cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức và cơ quan, đều được quyền sử dụng chữ ký số để thực hiện giao dịch điện tử hoặc chứng thực chữ ký số. Tuy nhiên, việc này phải tuân theo các quy định của pháp luật, và đi kèm với quyền và nghĩa vụ sau đây:
- Phải tự kiểm soát việc sử dụng chương trình và thiết bị ký số để đảm bảo tính bảo mật và xác minh.
- Phải ngăn chặn việc lạm dụng chữ ký số để tạo thông tin sai lệch hoặc gian lận.
- Khi phát hiện chữ ký số không còn nằm trong tầm kiểm soát, cần báo cáo cho tất cả các bên tham gia giao dịch và nhà cung cấp chữ ký số.
- Chịu trách nhiệm pháp lý về việc sử dụng chữ ký số, đặc biệt khi không tuân theo quy định của pháp luật.
2.2. Thời điểm hợp đồng điện tử có hiệu lực sau khi ký số
Thời điểm hợp đồng điện tử có hiệu lực sau khi được ký số phụ thuộc vào thỏa thuận giữa các bên tham gia hợp đồng. Theo quy định tại Khoản 1, Điều 401, Bộ Luật Dân Sự năm 2015, hiệu lực của hợp đồng bắt đầu từ thời điểm mà tất cả các bên tham gia đồng ý giao kết.
Tuy nhiên, nếu có thỏa thuận khác về thời điểm hiệu lực, thì hợp đồng điện tử sẽ tuân theo quy định của thỏa thuận đó. Ví dụ, nếu các bên thỏa thuận rằng hợp đồng sẽ có hiệu lực sau 30 ngày kể từ ngày ký kết, thì hiệu lực của hợp đồng sẽ bắt đầu sau 30 ngày đó.
Tuy nhiên, cũng cần lưu ý rằng trong một số trường hợp đặc biệt theo quy định của pháp luật hoặc trong các ngành nghề cụ thể, hiệu lực của hợp đồng điện tử có thể phải tuân theo quy định riêng của ngành đó. Điều này đảm bảo tính linh hoạt và thích hợp cho mỗi trường hợp cụ thể trong việc xác định thời điểm hợp đồng điện tử có hiệu lực.
>> Tìm hiểu thêm: Hợp đồng điện tử có hiệu lực khi nào? 3 thời điểm cần NẮM RÕ
3. Hướng dẫn ký chữ ký số từ xa trên MISA AMIS WeSign
Bước 1: Thiết lập chữ ký số từ xa MISA eSign
Trên giao diện chính của MISA AMIS WeSign, vui lòng thực hiện:
- (1) Chọn phân hệ Thiết lập
- (2) Trong mục Cá nhân, chọn Chữ ký
Tại phần kết nối chữ ký số:
- (3) nhấn Thiết lập với chữ ký số từ xa MISA eSign.
Trên giao diện chính của MISA AMIS WeSign, vui lòng thực hiện
- Chọn phân hệ thiết lập
- Trong mục Cá nhân, chọn Chữ ký
Khi đó, hệ thống hiển thị cửa sổ yêu cầu đăng nhập tài khoản MISA eSign:
- (4) Nhập tài khoản MISA eSign (Tài khoản này là tài khoản anh/chị được cấp khi đăng ký chứng thư số thành công).
- (5) Nhấn Đăng nhập.
Sau khi đăng nhập thành công, phần mềm MISA AMIS WeSign sẽ thông báo việc kết nối với chữ ký số từ xa thành công và hiển thị thông báo như hình.
Bước 2: Ký tài liệu trên MISA AMIS WeSign bằng chữ ký số từ xa MISA eSign
Trên danh sách tài liệu chờ ký của ứng dụng MISA AMIS WeSign, để tìm tài liệu cần ký anh/chị thực hiện:
- (1) Tìm kiếm tài liệu cần ký.
Lưu ý: Tài liệu lựa chọn phải là tài liệu yêu cầu ký số
- (2) Nhấn Ký ngay.
Để ký tài liệu bằng chữ ký số từ xa, anh/chị thực hiện:
- (3) Nhấn vào Bắt đầu ký.
- Phần mềm sẽ tự động điều hướng đến chính xác vị cần ký.
- (4) Click vào vùng xanh để ký.
- (5) Nhấn Hoàn thành
- Khi đó phần mềm sẽ yêu cầu anh/chị lựa chọn chứng thư số để ký.
- Tích chọn vào chứng thư muốn sử dụng.
- (6) Nhấn Chọn để hoàn thành việc lựa chọn chứng thư số.
Khi đó, hệ thống sẽ yêu cầu anh/chị xác thực ký bằng thiết bị xác thực đã được đăng ký. Anh/chị vui lòng mở ứng dụng MISA eSign để thực hiện.
Lưu ý: Thời gian thực hiện xác thực bị giới hạn. Vì vậy, anh/chị phải thực hiện thao tác xác nhận nhanh chóng
Trên ứng dụng MISA eSign, anh/chị thực hiện:
- (1) Nhấn Đồng ý.
- (2) Xác nhận lại bằng phương thức xác thực (Face ID, Touch ID, Mật khẩu thiết bị).
Như vậy, anh/chị đã xác thực ký tài liệu thành công.
Trên AMIS WeSign, Tài liệu hiển thị đã được hoàn thành việc ký.
Hợp đồng điện tử MISA AMIS WeSign – Nền tảng ký tài liệu số tiên phong và uy tín nhất Việt NamMISA là đơn vị cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử tốt nhất với phần mềm MISA AMIS WeSign đã tích hợp thành công với trục hợp đồng điện tử của Bộ Công Thương để chứng thực các hợp đồng kinh tế, giúp đảm bảo tính toàn vẹn, an toàn, bảo mật và tin cậy cho hợp đồng. Tính năng trên MISA AMIS WeSign
Quy trình ký kết hợp đồng bằng MISA AMIS WeSign gồm có các bước:
Lợi ích khi sử dụng MISA AMIS WESIGN
MISA tự hào là đơn vị cung cấp nền tảng hợp đồng điện tử tiên phong và uy tín nhất, hỗ trợ đắc lực cho các tổ chức, doanh nghiệp. Để nhận ưu đãi dùng thử miễn phí doanh nghiệp hãy click ngay vào nút dưới đây.
Xem thêm: Báo giá phần mềm hợp đồng điện tử MISA AMIS WeSign mới nhất |
0904 885 833
https://www.misa.vn/
