Trong môi trường làm việc, xung đột trong tập thể có thể dẫn đến nhiều khó khăn và áp lực. Tuy nhiên, nếu áp dụng các cách giải quyết xung đột nhóm hiệu quả, người quản lý sẽ xoa dịu vấn đề và gắn kết mọi người, xây dựng môi trường làm việc hiệu quả hơn.
Xung đột nhóm không chỉ là những vấn đề, áp lực xuất hiện trong công việc mà còn một cơ hội để xây dựng sự thấu hiểu, tạo sự đồng thuận cho mọi người cùng vượt qua thách thức.
I. Những dấu hiệu nhận biết xung đột nhóm
Xung đột nhóm là hiện tượng thường gặp, nó có thể ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất làm việc và tinh thần làm việc của các thành viên. Để giải quyết xung đột kịp thời, người quản lý cần nhận diện được những dấu hiệu xung đột một cách nhanh chóng.
Dưới đây những phân tích chi tiết về các dấu hiệu nhận biết xung đột nhóm:
1. Các thành viên không tin tưởng lẫn nhau
Khi thành viên trong nhóm không tin tưởng lẫn nhau, mối quan hệ gắn kết và hợp tác bị gián đoạn. Sự thiếu tin tưởng dẫn đến việc không chia sẻ thông tin, ý tưởng hoặc kiến thức quan trọng với nhau. Nghiêm trọng hơn, nó gây ra tình trạng cô lập, nói xấu lẫn nhau và phối hợp làm việc chậm trễ.
2. Bị ảnh hưởng bởi các tư tưởng nhóm trong cuộc thảo luận chung
Đôi khi, các thành viên có thể bị cuốn theo những luồng ý kiến tranh cãi khác nhau trong một cuộc thảo luận. Điều này khiến họ vô tình nảy sinh mâu thuẫn với nhóm đối lập. Nếu không thể đi đến sự đồng thuận, thống nhất, các thành viên dễ dàng mang theo cảm giác bất mãn vào công việc khác.
3. Không thừa nhận hoặc đổ lỗi trong công việc
Nếu có thành viên không thừa nhận lỗi lầm của mình hoặc cố gắng đổ lỗi cho người khác, cho các yếu tố bên ngoài, chắc chắn đội ngũ sẽ phát sinh tình trạng mâu thuẫn. Vấn đề này không chỉ gây ra mất lòng tin, mất đoàn kết mà còn gây cản trở quá trình học hỏi và cải thiện của chính cá nhân đó.
4. Không bám đuổi theo mục tiêu nhóm
Mục tiêu của nhóm không rõ ràng hoặc các thành viên có mục tiêu riêng mâu thuẫn nhau, việc hợp tác nhóm cũng sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng. Không có hướng đi chung thì người quản lý không thể dẫn dắt mọi người tập trung cùng cố gắng làm việc hiệu quả.
5. Thể hiện cảm xúc cá nhân, thiếu chuyên nghiệp
Thể hiện quá nhiều cảm xúc cá nhân trong môi trường làm việc là một trong những lý do tạo ra môi trường làm việc không chuyên nghiệp. Đề cao cảm xúc cá nhân khiến mọi người quên đi thông điệp chính và xa rời mục tiêu tầm quan trọng nhất của công việc.
Có thể nói, việc nhận diện sớm dấu hiệu xung đột không chỉ giúp người quản lý xác định chính xác nguyên nhân gốc rễ mà còn ngăn chặn nhưng tình huống tiêu cực phát sinh. Điều này tạo ra môi trường làm việc tích cực, thúc đẩy sự hợp tác và đóng góp tích cực vào sự phát triển của cả nhóm.
| MỜI BẠN ĐĂNG KÝ NHẬN NGAY EBOOK MIỄN PHÍ: XÂY DỰNG ĐỘI NGŨ HOÀN THÀNH NHIỆM VỤ XUẤT SẮC |
II. Nguyên nhân dẫn đến tình trạng xung đột nhóm
1. Xung đột trong các nhiệm vụ được giao
Một trong những nguyên nhân phổ biến dẫn đến xung đột nhóm là do người quản lý phân công nhiệm vụ hoặc mục tiêu công việc không rõ ràng. Khi mỗi thành viên có góc nhìn riêng và sự hiểu biết không đồng nhất về nhiệm vụ, sự cạnh tranh sẽ nảy sinh.
Cách giải quyết xung đột nhóm ở đây là phân công minh bạch, thống nhất mục tiêu rõ ràng cho tất cả mọi người. Đồng thời người quản lý cùng cần truyền thông trực tiếp, khuyến khích mọi người trao đổi trực tiếp để tránh hiểu lầm.
2. Mâu thuẫn và thiếu sự tin phục trưởng nhóm
Nhân viên không hiểu rõ về quyết định và hướng dẫn từ trưởng nhóm cũng làm phát sinh tình trạng xung đột. Các thành viên không tin tưởng vào khả năng lãnh đạo hoặc không đồng tình với quyết định cấp trên đưa ra sẽ thường có những hành động phản kháng. Người quản lý nên xây dựng môi trường giao tiếp cởi mở, tôn trọng ý kiến của nhân sự nhằm giảm thiểu tình trạng căng thẳng.
3. Sự khác biệt trong phong cách làm việc
Mỗi thành viên có phong cách làm việc và cách xử lý vấn đề khác nhau. Do đó, nếu họ không thấu hiểu, không tôn trọng sự đa dạng này chắc chắn không thể phối hợp làm việc. Thế nhưng, sự khác biệt trong cách làm việc cũng mang lại yếu tố sáng tạo và đa dạng cho nhóm.
Vậy người quản lý nên xử lý tình huống này như thế nào? Hãy liên tục thúc đẩy sự tôn trọng, ưu tiên tính linh hoạt khi làm việc để hòa giải sự khác biệt.
4. Phân biệt đối xử với một số thành viên
Xung đột có thể nảy sinh khi người quản lý đối xử khác biệt hoặc ưu ái hơn với một số thành viên. Nỗi sợ bị bỏ lại phía sau hoặc không được công nhận sẽ khiến những thành viên còn lại mất cân bằng và khủng hoảng. Chính vì vậy, người đứng đầu luôn phải ứng xử công bằng, minh bạch, đảm bảo mọi người đều có cơ hội thể hiện như nhau.
5. Mâu thuẫn khi thảo luận ý tưởng
Thảo luận ý tưởng thường là một phần quan trọng của quá trình làm việc nhóm. Tuy nhiên, việc quản lý cảm xúc kém có thể dẫn đến xung đột. Để khắc phục điều này, người chủ trì cần tạo ra môi trường thảo luận an toàn, tập trung vào mục tiêu giải quyết công việc. Bên cạnh đó, người điều phối nên lắng nghe ý kiến của tất cả mọi người, tránh trường hợp đánh giá chủ quan.
Nhận biết và khắc phục các nguyên nhân dẫn đến xung đột nhóm là một phần quan trọng của cách làm việc nhóm hiệu quả. Điều quan trọng là thúc đẩy sự mở cửa, tôn trọng quan điểm đa dạng và khả năng thảo luận chân thành giữa các thành viên.
Xem thêm: Những khó khăn khi làm việc nhóm và cách giải quyết hiệu quả nhất
III. 3 loại xung đột nhóm phổ biến
Từ những nguyên nhân trên, có thể phân loại thành 3 loại xung đột nhóm tiêu biểu sau:
1. Mâu thuẫn lợi ích
Mâu thuẫn lợi ích giữa các cá nhân xuất hiện khi doanh nghiệp thiếu những quy định/chính sách làm rõ lợi ích của từng cá nhân/bộ phận. Việc phân chia không rõ ràng khiến các thành viên thường xuyên nảy sinh tranh cãi, nhầm lẫn trong quá trình làm việc. Một số doanh nghiệp đã có chính sách cụ thể nhưng công tác truyền thống kém cũng khiến cán bộ nhân viên không hiểu được định hướng chính xác.
2. Mâu thuẫn về quyền hạn, trách nhiệm
Việc mô tả chi tiết quyền hạn, nhiệm vụ, trách nhiệm có vai trò quan trọng để đảm bảo môi trường minh bạch. Đặc biệt, đối với những doanh nghiệp lớn có nhiều bộ phận, phòng phụ thuộc, phối hợp lẫn nhau thì đây là biện pháp giảm thiểu mâu thuẫn hiệu quả.
3. Mâu thuẫn văn hóa, tôn giáo, giới tính
Doanh nghiệp là nơi tổng hòa của nhiều mối quan hệ, nhiều cá nhân với những góc nhìn, quan điểm khác nhau. Do đó, các xung đột nhóm do văn hóa, tôn giáo, chủng tộc, giới tính cũng dễ dàng phát sinh.
IV. Cách giải quyết xung đột nhóm hiệu quả
Xung đột nhóm là tình huống không thể tránh khỏi đối với tất cả các đội nhóm, doanh nghiệp. Tuy nhiên, cách giải quyết xung đột nhóm tinh tế, nhẹ nhàng sẽ góp phần xây dựng môi trường làm việc văn minh, tích cực.
1. Đề cao tinh thần tập thể
Trước hết, mỗi người cần có ý thúc quản lý cảm xúc cá nhân, cố gắng kiểm soát những hành động tiêu cực trong quá trình giải quyết xung đột. Hãy tập trung vào lợi ích của nhóm và đặt tinh thần tập thể lên hàng đầu. Nâng cao tinh thần hợp tác, sẵn sàng lắng nghe ý kiến của người khác để tạo nền tảng tương tác tích cực, thấu hiểu đối phương.
Ví dụ, với mâu thuẫn lợi ích, quyền hạn, doanh nghiệp cần đưa ra thước đo và quy trình cụ thể để mọi người cảm thấy sự công bằng, thông tin minh bạch. Ngoài ra, người quản lý cũng cần xây dựng quy chuẩn về giao tiếp trong tập thể. Điều này cho phép mọi người chủ động điều chỉnh hành vi, tôn trọng sự khác biệt cá nhân.
2. Giải quyết nguyên nhân cốt lõi của vấn đề
Thay vì chỉ xử lý các triệu chứng, người quản lý cần tìm hiểu và định rõ nguyên nhân cốt lõi gây ra xung đột. Nhờ quá trình phân tích chính xác nguyên nhân, giai đoạn đề xuất phương pháp loại bỏ mâu thuẫn sẽ trở nên nhanh chóng, hiệu quả hơn.
3. Cùng nhau bàn bạc, thống nhất giải pháp
Tổ chức cuộc họp nhóm là cách phổ biến nhất để mọi người trực tiếp thảo luận và đưa ra ý kiến. Thông qua sự tham gia tích cực của tất cả thành viên, đội nhóm có thể thống nhất được các giải pháp khả thi và tạo sự đồng thuận về lâu dài.
4. Người quản lý lắng nghe vấn đề từ nhiều phía
Người quản lý đóng vai trò quan trọng trong việc lắng nghe từ nhiều góc độ. Khả năng hiểu biết, tương tác với mọi người giúp xác định các khía cạnh quan trọng của xung đột và đưa ra quyết định hợp lý.
5. Giải quyết công bằng, minh bạch
Mọi giải pháp cần được đưa ra một cách công bằng và minh bạch. Thông qua việc giải thích cụ thể quá trình đưa ra quyết định, người quản lý sẽ tạo ra sự tin tưởng trong nhóm cũng như giúp mọi người hiểu rõ hơn về lý do cần tuân thủ quyết định.
| Xây dựng những đội nhóm hợp tác tốt được xem là nền tảng vững chắc cho doanh nghiệp đạt được mục tiêu công việc và phát triển. Do đó, MISA AMIS trân trọng gửi đến bạn bộ tài liệu chuyên sâu:
MỜI BẠN ĐĂNG KÝ NHẬN NGAY TÀI LIỆU MIỄN PHÍ: XÂY DỰNG ĐỘI NGŨ HOÀN THÀNH NHIỆM VỤ XUẤT SẮC
|
6. Luôn sẵn sàng nói lời xin lỗi
Trong công việc và cuộc sống, không ai hoàn hảo nên việc gây ra sự hiểu lầm hoặc xung đột là điều không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, mỗi người nên học cách sẵn sàng thể hiện lòng xin lỗi khi cần. Điều này giúp tạo ra không khó làm việc trách nhiệm, thân thiện, khuyến khích mọi người đoàn kết hơn để giải quyết xung đột.
7. Theo dõi kết quả giải quyết mâu thuẫn để rút kinh nghiệm và gắn kết mọi người
Bên cạnh việc giải quyết xung đột thành công, người quản lý còn phải theo dõi và học hỏi từ kết quả của việc giải quyết mâu thuẫn. Đây là cách giúp mọi người xây dựng nhận thức, cải thiện quy trình làm việc và tăng cường tinh thần đồng đội.
Một số cách theo dõi kết quả giải quyết mâu thuẫn và rút ra bài học từ trải nghiệm:
- Đặt câu hỏi: Hãy tự hỏi các câu hỏi như “Giải pháp đã mang lại kết quả như mong đợi?” hoặc “Điều gì đã hoạt động tốt và những gì cần được cải thiện?” Những câu hỏi trên giúp người quản lý xác định mức độ hiệu quả mà giải pháp mang lại và những hạn chế còn tồn tại.
- Thu thập phản hồi từ các thành viên: Tổ chức các buổi chia sẻ cho đội nhóm phản hồi về quá trình giải quyết xung đột. Những ý kiến này là cơ sở để người quản lý hiểu rõ hơn cảm nhận của mọi người và cách thức mà quyết định cuối cùng tác động đến họ.
8. Sử dung phần mềm để quản lý công việc nhóm
Ngày nay khi quá trình chuyển đổi số ngày càng diễn ra mạnh mẽ. Việc áp dụng công nghệ vào công tác vận hành doanh nghiệp là điều tất yếu. Và phần mềm quản lý công việc nhóm là một công cụ cực kỳ hữu ích đối với doanh nghiệp.
MISA AMIS Công việc là ứng dụng hỗ trợ nhà quản lý giải quyết những mâu thuẫn nhóm khi quản lý sát sao các nhiệm vụ, tiến độ và đo lường năng suất của từng nhân viên.
Hệ thống báo cáo trên MISA AMIS Công việc hiển thị bảng biểu, số liệu đo lường chi tiết và đa chiều nên người quản lý có thể nắm bắt thông tin nhanh chóng, cân đối nguồn lực và phân bổ công việc theo khối lượng một cách công bằng. Về phía nhân sự, người nhận việc cũng chủ động tự đánh giá, quản lý công việc và bám sát mục tiêu được giao.
Như vậy, người quản lý không chỉ hạn chế được những mâu thuẫn công việc mà còn tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo, cắt giảm chi phí, tối ưu quy trình làm việc để tăng nhanh năng suất, đảm bảo tốc độ phục vụ khách hàng.
IV. Kết luận
Tóm lại, cách giải quyết xung đột nhóm tốt nhất là điều chỉnh cảm xúc cá nhân, lắng nghe ý kiến của nhau, tập trung vào tinh thần tập thể, và xác định nguyên nhân cốt lõi của vấn đề. Sự tham gia của người quản lý, tính công bằng, minh bạch trong quá trình giải quyết cũng đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng lòng tin và sự đồng lòng của nhóm. Sau khi xung đột đã được giải quyết, quá trình theo dõi kết quả và rút ra bài học sẽ cải thiện cách thức giải quyết xung đột trong tương lai và xây dựng nền tảng phát triển liên tục.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
