Cách từ chối công việc không phù hợp

Làm thế nào để bạn có thể từ chối công việc không phù hợp sếp giao một cách khéo léo mà không bị mất lòng? Đây chắc chắn là câu hỏi hiện đang được rất nhiều người dành sự quan tâm, đặc biệt là các bạn trẻ vừa mới ra trường thường sẽ có rất ít kinh nghiệm xử lý tình huống được giao. Vậy, hãy cùng MISA AMIS tham khảo bài viết dưới đây cách từ chối công việc khéo léo từ sếp mà không bị kẹt trong tình thế khó xử đây chính là nghệ thuật trong giao tiếp mà ai cũng nên biết.

I. Khi nào nên từ chối công việc?

• Khi quỹ thời gian của bản thân bạn quá hạn hẹp

Đa số những người trưởng thành thường vẫn đang nhầm lẫn giữa việc “đang tận dụng thời gian” và “đang sử dụng quỹ thời gian sai cách”. Không một ai có thể phủ nhận sự quý giá của 24h trong một ngày. Tuy nhiên, bạn cần phải biết cách để phân bổ lượng công việc sao cho hợp lý theo từng giờ. Hãy đảm bảo rằng bạn có những khoảng trống để có thời gian nghỉ ngơi và ăn uống đúng bữa. Đừng ôm đồm nhiều công việc và nhận lại kết cục thảm họa rằng bạn đang rơi vào tình trạng kiệt sức, hoặc không đảm bảo được chất lượng như đã cam kết từ trước.

• Khi được giao công việc nằm ngoài khả năng của bản thân

Biết những thử thách sẽ gặp phải với những công việc mới và đâm đầu vào các nhiệm vụ vượt ngoài khả năng là 2 khía cạnh hoàn toàn khác nhau mà không phải ai cũng có thể nhận thức được. Có thái độ cầu tiến trong công việc là điều được đánh giá là vô cùng cần thiết. Tuy nhiên, bạn cần phải hiểu rõ đâu mới chính là giới hạn của bản thân mình. Để có thể phát triển đúng hướng, bạn cần thời gian và cả một quá trình. Vì thế, hãy biết nói “không” khi nhận thấy rằng bản thân chưa thật sự đủ sức để đảm đương những công việc được giao.

• Khi công việc không mang lại nhiều lợi ích cho bản thân

Có thể trong một số trường hợp, cách từ chối này sẽ có thể mang tính cá nhân cao, thậm chí rằng bạn có thể làm phật lòng những người đồng nghiệp khác. Ví dụ cụ thể như, bạn có thể thẳng thắn từ chối ngay khi sếp yêu cầu bạn tham gia vào một cuộc họp tuy nhiên cuộc họp này lại không hề liên quan đến bản chất công việc mình đang đảm nhận, cũng không thể giúp bạn học thêm được nhiều kiến thức gì. Bởi lẽ, nếu bạn cho người khác quá nhiều phần trong quỹ thời gian của bản thân chỉ vì những điều vô ích, bạn sẽ thu hẹp lượng thời gian mà bạn cần dùng để tập trung cải thiện năng lực của bản thân mình.

• Khi nhận được yêu cầu khiến bạn cảm thấy không thoải mái

Môi trường làm việc hàng ngày luôn vô cớ bắt buộc bạn phải đối mặt hoặc tìm cách thức để giải quyết với những tình huống oái ăm này. Đơn cử như bạn phải nhận những nhiệm vụ đột xuất không nằm trong kế hoạch hay sự nhờ vả tùy tiện đến từ phía đồng nghiệp. Vậy liệu bạn sẽ chọn nói “có” hay tìm cách nào đó để từ chối khéo léo? Biết nói “không” thật ra là kỹ năng vô cùng thiết yếu có thể giúp bạn sống sót tại chính nơi làm việc. Vì vậy, khi bạn cảm thấy khó chịu với những yêu cầu vô lý này, hãy khéo léo và chọn cách từ chối thật thông minh.

• Khi cơ hội tốt hơn đến với bạn

Nhiều người sẽ tự đặt hỏi rằng, liệu “nhảy việc” để tìm đến cơ hội tốt hơn có phải là điều nên làm? Câu trả lời dành cho câu hỏi này chắc chắn sẽ là “có”. Hãy bình thường hóa việc bản thân luôn cởi mở trước những cơ hội tuyệt vời diễn ra trước mắt. Bạn có quyền được chọn lựa đâu sẽ là nơi tốt nhất để bạn có thể phát triển và làm việc. Vì thế, đừng đắn đo quá nhiều khi bạn có thể tìm được một môi trường tốt hơn công ty cũ. Hãy thẳng thắn nộp đơn xin thôi việc, có thể vô tình nhưng thực chất bạn đang tiết kiệm quỹ thời gian cho cả đôi bên.

II. Cách từ chối công việc không phù hợp để không mất lòng sếp và đồng nghiệp

• Hãy nêu lên những lý do từ chối thật khéo léo

Khi bạn là người mới thì hãy cẩn thận về cách mà bạn từ chối đồng nghiệp hoặc sếp của mình. Mọi người vẫn chưa có nhiều cơ hội để tìm hiểu về bạn và họ có thể đưa ra những giả định tiêu cực về tính cách lẫn đạo đức làm việc của bạn nếu bạn trả lời yêu cầu của họ bằng câu trả lời thẳng thắn là “Không”. Do đó, hãy cho họ biết rõ lý do thật rõ ràng tại sao bạn nghĩ rằng mình không thể đảm nhận được nhiệm vụ được giao.

Thay vì nói:” Bạn đã yêu cầu tôi đảm nhận một dự án mới nhưng tôi đã có quá nhiều việc rồi. Tôi không thể làm được. Xin lỗi vì điều đó”.

Hãy thử: “Với khối lượng công việc hiện tại của tôi, tôi không nghĩ mình có thể đáp ứng được kỳ vọng của bạn đối với dự án này. Nếu bạn cảm thấy tôi là người phù hợp nhất để đảm nhận cho công việc này, tôi rất muốn ngồi xuống cùng với bạn và đánh giá lại toàn bộ khối lượng công việc mà tôi đang đảm nhận và các đầu việc ưu tiên hiện tại của tôi. Điều đó sẽ ổn chứ?”.

• Hãy trung thực nếu như dự tính được bạn không thể nào đảm bảo kết quả dự án

Đôi khi chúng ta đặt ra mục tiêu quá nhiều mà không nhận ra rằng mục tiêu đó khó có thể thực hiện được trong tương lai. Có thể bạn đã nói đồng ý với một dự án nhưng không tính đến những cam kết của dự án. Hoặc có thể bạn không thể lường trước được một dự án khác mà bạn sẽ phải làm thêm trong quá trình đang làm dự án hiện tại. Nếu dự tính được mình không thể nào đảm bảo được tính hiệu quả cho dự án sắp nhận thì bạn nên trung thực chứ không nên nhận về hết cho mình mà không đảm bảo tiến độ.

Thay vì nói: “Tôi biết tôi đã đồng ý tham gia dự án nhưng tôi xin lỗi, tôi không nghĩ rằng tôi có thể làm điều này ngay bây giờ. Tôi đã có quá nhiều việc cần phải làm”.

Hãy thử: “Khi tôi nói rằng tôi có thể tham gia dự án vào tháng trước, tôi hoàn toàn tin rằng mình có đủ khả năng để có thể hoàn thành xuất sắc mọi công việc. Sau khi đã xem kỹ lưỡng lịch làm việc của mình, tôi nhận ra rằng mình đã làm việc quá sức và có một số cam kết về kết quả mà tôi không thể nào thực hiện được. Điều này có nghĩa là tôi sẽ không thể nào có thể tham gia. Tôi vẫn nghĩ đó là một cơ hội tuyệt vời và bản thân tôi rất muốn tham gia trong tương lai gần”.

• Điều chỉnh việc nắm bắt cơ hội

Có những lúc chúng ta phải xin nghỉ ốm hoặc nghỉ việc vì một số trường hợp khẩn cấp của cá nhân, điều này cũng đúng cho các đồng nghiệp. Khi điều này xảy ra, bạn có thể được yêu cầu giúp giải quyết một số tình huống bằng việc đảm nhận thêm một số nhiệm vụ khác.

Nếu bạn thấy bản thân mình đang ở trong tình huống được yêu cầu hỗ trợ cho một đồng nghiệp và bạn không hề có kinh nghiệm hoặc kỹ năng để xử lý yêu cầu một cách nhanh chóng và tự tin, đừng từ chối ngay lập tức bằng cách nói từ “Không”. Hãy xem xét liệu bạn có thể muốn từ chối nhiệm vụ được giao vì sợ hãi hay không và nếu điều này được cho là đúng, hãy thử biến nó thành một cơ hội phát triển.

Thay vì nói: “Xin lỗi, điều đó nằm ngoài khả năng của tôi. Tôi sẽ không thể mang lại một kết quả như bạn mong muốn”.

Hãy thử: “Loại công việc này vẫn còn khá mới mẻ đối với tôi nhưng nếu bạn chấp nhận rằng tôi cần thêm một chút thời gian để có thể giải quyết vấn đề học tập và tôi rất muốn bản thân mình có thể thử sức với nó sau khi đã học được đủ kiến thức để bắt đầu”.

• Giải thích lý do tại sao bạn từ chối sẽ tốt hơn cho họ

Đôi khi, bạn có thể nhận được rất nhiều cơ hội liên chức năng – cơ hội làm việc với các đội  nhóm khác – điều này có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về các bộ phận khác trong doanh nghiệp.

Nếu bạn muốn trở thành một người quản lý, những cơ hội này có thể giúp bạn xây dựng nên các kỹ năng cũng như mối quan hệ có thể giúp bạn thăng tiến trong sự nghiệp. Bạn cần nghĩ xem việc nói “có” có thể ảnh hưởng như thế nào đến bạn và nhóm của bạn. Nếu một nhiệm vụ sẽ làm giảm đi trách nhiệm cốt lõi của bạn hoặc sẽ ảnh hưởng đến khả năng làm việc của bạn trong việc hoàn thành nhiệm vụ có chất lượng cao hoặc cũng không học hỏi hoặc xây dựng nên các mối quan hệ, thì tốt nhất bạn nên nói từ chối.

Thay vì nói: “Xin lỗi, điều này không có trong bản mô tả công việc của tôi và hiện tại tôi đang có quá nhiều việc cần phải làm”.

Hãy thử: “Đó có vẻ là một cơ hội tuyệt vời nhưng chúng tôi là một đội nhỏ. Nếu tôi dành khoảng năm giờ một tuần cho những hoạt động tiếp thị thì chúng tôi có thể vướng ngày cho ra mắt sản phẩm chính của mình cũng như nhóm của tôi sẽ gặp không ít khó khăn. Cảm ơn vì đã nghĩ đến tôi. Tôi cũng muốn tìm hiểu thêm nhiều điều về tiếp thị. Và tôi hy vọng bạn sẽ xem xét tôi bất cứ khi nào có cơ hội khác”.

III. Cách từ chối công việc trong một vài trường hợp điểm hình

• Cách từ chối công việc khi được sếp giao

Cách tốt nhất chính là hãy trình bày rõ những lý do khiến bạn phải từ chối và đó nên là những lý do được đánh giá là khách quan, không vì cảm tính và không nên nói thẳng ra với sếp là bạn không còn thời gian nghỉ ngơi hoặc áp lực sẽ tăng lên. Bởi vì những ý kiến của sếp khi đnag nói về công việc mới chính là cơ sở để bạn đưa ra những lời từ chối và đó nên là những lý do được đề cập sau đây:

– Khối lượng công việc hiện tại đã chiếm hầu hết quỹ thời gian: Bạn chỉ có thể làm một trong hai, không thể làm tất cả các công việc trong cùng lúc. Hãy khéo léo giải thích và có thể để sếp bạn quyết định xem bạn sẽ thực hiện các công việc mới hay tiếp tục thực hiện những công việc cũ.

– Năng lực bản thân: Nếu cảm thấy bản thân mình không thể nào có thể đảm nhận vì kinh nghiệm hoặc năng lực của bạn có giới hạn, hãy thừa nhận nhưng bạn cũng cần phải xem xét để đưa ra giải pháp cho bản thân như khi nào sẽ làm được hoặc sẽ có cơ hội được học hỏi từ người chuyên phụ trách về dự án này.

– Kế hoạch cá nhân: Lý do này chỉ được dùng khi bạn đã nhận được thông báo từ trước rằng mình sẽ được nghỉ phép hoặc thực hiện một số công việc khác trùng với khoảng thời gian phải đảm nhận công việc mới. Mọi trường hợp khác thì đều không nên được sử dụng.

• Cách từ chối nhận công việc bằng điện thoại

Khi gọi điện thoại, hãy cố gắng thực hiện cuộc gọi vào các khung thời gian rảnh. Hãy cân nhắc việc gọi điện đầu giờ làm việc hoặc vào buổi sáng, vào giờ ăn trưa hoặc cuối ngày làm việc. Gọi cho người đã ra quyết định gửi offer này cho bạn. Bạn có thể nói chuyện trực tiếp cùng với họ thay vì phải chuyển tin nhắn qua cho thư ký hoặc lễ tân. Điều này cũng làm cho thông điệp của bạn trở nên cá nhân và lịch sự hơn rất nhiều. Nếu vì lý do bất đắc dĩ nào đó không thể trò chuyện trực tiếp thì bạn nên liên hệ lại sau khi có thời gian phù hợp.

• Cách từ chối nhận việc thông qua hình thức gửi email

Cách từ chối làm việc thông qua email sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc kiểm soát được thái độ, câu từ của mình sao cho chuẩn chỉnh và chuyên nghiệp nhất. Biết cách soạn mail từ chối nhận việc như một hình thức để có thể giúp bạn không bị mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng.Bố cục của email từ chối nhận việc thường bao gồm những nội dung cơ bản như sau: tiêu đề, một số doanh nghiệp sẽ yêu cầu cần đặt tên theo quy định, mở đầu (lời chào, giới thiệu bản thân, lý do viết email) cùng lời cảm ơn, ời từ chối công việc; lời hứa hẹn và chào kết.

• Cách từ chối nhận việc thông qua tin nhắn

Nếu bạn nhận được một lời mời thông qua tin nhắn để nhận một công việc và bạn muốn từ chối công việc này một cách lịch sự, bạn có thể làm như sau:

– Cảm ơn người đã gửi cho bạn tin nhắn: Bắt đầu tin nhắn của bạn bằng cách cảm ơn người đã gửi tin nhắn vì đã quan tâm đến bạn cũng như gửi lời mời cho bạn.

– Cho biết rằng bạn đang có nhu cầu tìm kiếm một công việc khác: Cho người gửi tin nhắn biết rằng bạn vẫn đang tìm kiếm công việc khác hoặc đã tìm thấy một công việc phù hợp với bản thân hơn.

– Giải thích lý do tại sao bạn lại từ chối công việc: Nếu bạn muốn, bạn có thể giải thích cụ thể hơn lý do tại sao bạn lại từ chối công việc này. Ví dụ, bạn có thể nói rằng công việc này không phù hợp với những mục tiêu mà bạn muốn hướng đến trong tương lai, hoặc bạn không cảm thấy bản thân có đủ kinh nghiệm để giữ vị trí công việc đó.

– Cảm ơn người gửi tin nhắn một lần nữa và kết thúc tin nhắn: Kết thúc tin nhắn của bạn bằng cách gửi lời cảm ơn một lần nữa đến người gửi tin nhắn vì đã quan tâm đến bạn và gửi lời mời. Nếu bạn muốn, bạn có thể giải thích rằng bạn thật sự rất trân trọng cơ hội và hy vọng có cơ hội hợp tác trong lần sau.

Kết luận

Từ chối nhận việc với công việc mà bạn cảm thấy không ưng ý chưa bao giờ là chuyện dễ dàng. Nhưng nếu bạn cư xử một cách thật thông minh và đan xen một chút sự khéo léo thì sẽ luôn giữ được hình ảnh đẹp trong mắt các đồng nghiệp hay sếp của mình. Hãy tỏ ra mình là một người chuyên nghiệp để nếu không thể đảm nhận được công việc được giao thì vẫn có thể hợp tác vào những dự án khác trong tương lai.