Cẩm nang chiến lược xây dựng môi trường làm việc hiệu quả cho doanh nghiệp

Xây dựng môi trường làm việc hiệu quả là cách tạo động lực và phát triển đội ngũ xuất sắc mà doanh nghiệp không thể bỏ qua. Mội môi trường tích cực, thoải mái không chỉ giúp tăng năng suất hay chất lượng công việc, mà còn giữ chân và thu hút nhân tài.

I. Tại sao doanh nghiệp phải xây dựng môi trường làm việc?

Trên con đường cạnh tranh thị phần, nguồn lực trở thành một yếu tố quan trọng không chỉ đối với các doanh nghiệp. Để thu hút và giữ chân nhân tài, lương thưởng không còn là yếu tố quan trọng nhất để nhân viên gắn bó lâu dài. Thực tế hiện nay sự gắn kết của nhân viên phụ thuộc vào môi trường làm việc tốt hay không.

Một môi trường làm việc độc hại có thể ảnh hưởng đến năng suất và chất lượng công việc của nhân viên. Trong khi một môi trường làm việc tốt, nhân viên sẽ cảm thấy thoải mái, vui vẻ và tập trung phát huy năng suất tối đa.

Theo một nghiên cứu, nhân viên làm việc trong môi trường tích cực có tỷ lệ vắng mặt ít hơn 41%, tỷ lệ khách hàng hài lòng cao hơn 10%, và tỷ lệ lợi nhuận tăng cao hơn 21%. Do đó, xây dựng môi trường làm việc hiệu quả là cách hữu hiệu giúp nâng cao hiệu suất công việc và tạo ra giá trị cốt lõi cho doanh nghiệp.

Ngoài ra, môi trường làm việc tốt còn góp phần gia tăng doanh thu và lợi nhuận. Khi nhân viên làm việc trong một môi trường tích cực và chuyên nghiệp, họ sẽ đạt mức độ tập trung và làm việc chăm chỉ hơn. Hơn nữa, việc này cũng giúp doanh nghiệp tăng cường động lực và sáng tạo để cải thiện sản phẩm và dịch vụ, thu hút thêm khách hàng tiềm năng và tăng doanh số bán hàng.

II. Thế nào là môi trường làm việc tốt?

Trên thực tế, tính cách con người có yếu tố bẩm sinh, nhưng nó cũng bị tác động và hình thành từ môi trường sống. Khi làm việc trong một môi trường gò bó trong thời gian dài, con người dễ trở nên cáu giận và phát triển những tính cách tiêu cực. Do đó, một môi trường hòa đồng, thoải mái và vui vẻ, với sự tương tác giữa các cá nhân trong nơi làm việc được xem là yếu tố hỗ trợ tinh thần làm việc hàng đầu

Vậy xây dựng môi trường làm việc hiệu quả là như thế nào?

Trước hết, đây là một môi trường đáp ứng đầy đủ yêu cầu về cơ sở vật chất, cung cấp các công cụ cần thiết để thực hiện công việc. Môi trường làm việc tốt cũng là nơi tràn đầy năng lượng tích cực, mọi người đối xử lịch sử, hòa nhã với nhau. Đặc biệt, người đứng đầu phải khơi dậy được sự hứng khởi, trở thành động lực thúc đẩy năng suất làm việc của các thành viên khác.

Xây dựng môi trường làm việc hiệu quả, thân thiện, hài hòa mà nhân viên cảm thấy thoải mái là bài toán mà tất cả các nhà lãnh đạo, quản lý phải lưu tâm. Ngoài ra, việc thiết lập lộ trình thăng tiến và tạo ra cơ hội phát triển rõ ràng cũng là phương pháp giúp nhân viên gắn bó lâu dài, cố gắng đem lại nhiều thành quả xứng đáng.

>> Xem thêm: Những yếu tố tạo nên môi trường làm việc lý tưởng

III. 9 phương pháp cải thiện môi trường làm việc hiệu quả 

1. Cải thiện không gian văn phòng 

Theo nghiên cứu, trung bình một nhân viên văn phòng dành 8 giờ làm việc tại công ty. Khoảng thời gian này chiếm tỷ trọng lớn trong quỹ thời gian của họ. Chính vì vậy, không gian làm việc nên đảm bảo sự hài hòa, hiện đại và thoải mái để giúp nhân viên cảm thấy có nhiều năng lượng khi đến công ty làm việc.

Người lãnh đạo, quản lý cần đảm bảo công ty duy trì vệ sinh sạch sẽ, gọn gàng. Một số lời khuyên cho doanh nghiệp khi xây dựng môi trường làm việc hiệu quả là thiết kế không gian nhiều ánh sáng cùng cây xanh.

Ánh sáng lạnh có thể cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên, trong khi ánh sáng ấm mang lại cảm giác thư giãn và thoải mái. Do đó, công ty có thể sử dụng đèn có ánh sáng lạnh trong khu vực làm việc chính và đèn có ánh sáng ấm trong khu vực giải trí chung.

2. Cung cấp chế độ đãi ngộ hấp dẫn 

Mọi người đều muốn cảm thấy được coi trọng. Trong môi trường kinh doanh, công nhận một công việc hoàn thành tốt không chỉ giúp cải thiện văn hóa làm việc mà còn duy trì động lực, hiệu suất và năng suất cao cho mọi thành viên.

Psychology Today cho thấy có đến 83% nhân viên thích được công nhận về việc hoàn thành tốt công việc một cách trực tiếp hơn là chỉ nhận được phần thưởng về mặt tài chính. Bộ phận nhân sự nên thường xuyên áp dụng các chiến lược để tôn vinh và đánh giá cao những đóng góp có giá trị từ mỗi cá nhân.

Có thể nói, đây là phương pháp vô cùng hữu hiệu, không đòi hỏi đầu tư lớn về thời gian hay tiền bạc nhưng vẫn giúp nhân viên cảm thấy hài lòng và đạt được sự thỏa mãn.

3. Trao quyền tự chủ cho nhân viên 

Tạo điều kiện để nhân viên có quyền tự quyết là chìa khóa giúp người quản lý xây dựng một đội ngũ nhân viên phát triển toàn diện, hoàn thành nhiệm vụ xuất sắc. Một nhà lãnh đạo có tầm nhìn, có năng lực là người biết cân bằng giữa việc kiểm soát và trao quyền. Họ không đóng vai trò duy nhất là người nắm giữ mọi quyền lực trong tổ chức, thay vào đó, họ biết cách chia sẻ công việc đúng người, đúng thời điểm.

>> Đọc ngay: Nguồn lực là gì? Các nguồn lực quan trọng trong doanh nghiệp

4. Giao tiếp hai chiều trong công việc 

Sự giao tiếp cởi mở, trung thực sẽ đặt nền móng cơ bản để doanh nghiệp xây dựng một môi trường làm việc hiệu quả. Bằng cách lắng nghe ý kiến của nhân viên, bộ phận nhân sự có thể thu thập phản hồi chất lượng. Từ đó người lãnh đạo, quản lý rút ra những bài học sâu sắc và đưa ra quyết định đúng đắn hơn.

Việc tiến hành các cuộc khảo sát môi trường làm việc nên diễn ra định kỳ (lưu ý ẩn danh người chia sẻ). Cách này cho phép nhân viên đóng góp ý kiến và bày tỏ mong muốn với công ty một cách minh bạch, rõ ràng và công bằng. 

Ngoài ra, giao tiếp hai chiều cũng bao gồm việc tạo ra truyền thông thông tin nội bộ. Nhân viên cần được tạo điều kiện truy cập thông tin và dữ liệu liên quan đến tình hình tổ chức một cách minh bạch, kịp thời.

5. Tạo dựng niềm tin với đội ngũ 

Mối quan hệ trong môi trường làm việc tương tự như bất kỳ mối quan hệ xã hội khác, niềm tin là nền tảng quan trọng.

Người quản lý phải tạo được cảm giác rằng nhân viên luôn là một phần của tổ chức. Khi mọi người tham gia vào quá trình tìm kiếm giải pháp và đưa ra các quyết định quan trọng, người quản lý nên thể hiện lòng tin vào đội ngũ. Nhờ đó, nhân viên cảm thấy có trách nhiệm cao hơn, dễ hòa nhập với nhau và văn hóa làm việc sẽ được cải thiện.

6. Xây dựng lộ trình thăng tiến rõ ràng

Xây dựng lộ trình nghề nghiệp hấp dẫn giúp doanh nghiệp nâng cao hình ảnh và vị thế của mình. Điều này đồng nghĩa với việc thu hút nguồn lao động giỏi, có trình độ kỹ thuật và chuyên môn cao đến hợp tác với công ty. Một doanh nghiệp không có lộ trình thăng tiến rõ ràng thường gặp phải tình trạng trì trệ, nhân viên không có tinh thần bứt phá. 

7. Truyền thông chủ trương, chính sách kịp thời, nhất quán 

Truyền thông chủ trương, chính sách nhanh chóng cho phép ban lãnh đạo giải thích rõ ràng về các quyết định và định hướng hoạt động của doanh nghiệp. Điều này giúp nhân viên, khách hàng, đối tác và nhà đầu tư hiểu rõ hơn về mục tiêu, phương pháp hay mục tiêu của các quyết định kinh doanh. Từ đó, mọi người cùng nhau làm việc đồng bộ, phối hợp nhịp nhàng hơn. 

8. Lan tỏa và nuôi dưỡng văn hóa doanh nghiệp 

Khi tổ chức không truyền bá các giá trị và nguyên tắc của mình, lực lượng lao động sẽ bị mất kết nối với mục tiêu của tổ chức.

Bởi vậy, nhiệm vụ xây dựng chiến lược lan tỏa và nuôi dưỡng văn hóa doanh nghiệp cần được tập trung triển khai dài hạn. Người lãnh đạo, quản lý có thể sử dụng văn hóa để truyền tải giá trị, biến mỗi nhân viên trở thành đại sứ thương hiệu,  tăng cường sự hài lòng của đội ngũ với môi trường làm việc.

9. Khuyến khích tinh thần chia sẻ, đoàn kết 

Cộng tác trong doanh nghiệp không chỉ là sự phối hợp giữa các nhân sự cùng bộ phận, mà còn là sự liên kết giữa các phòng ban. Khi toàn bộ nhân sự có sự hợp tác cùng nhau sẽ tăng cường sự sáng tạo, đổi mới để doanh nghiệp đạt được mục tiêu ngày càng cao hơn. Như vậy, tinh thần đoàn kết, hợp tác chuyên nghiệp mang lại nhiều lợi ích cho bầu không khí làm việc thân thiện và tốt đẹp.

IV. MISA AMIS Văn phòng số – Giải pháp xây dựng môi trường làm việc số hiệu quả, thông minh cho doanh nghiệp 

MISA AMIS Văn phòng số là bộ giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng môi trường làm việc số toàn diện nhất. Nhờ tích hợp 8 ứng dụng tiện ích, bộ giải pháp sẽ giúp ban lãnh đạo loại bỏ mọi quy trình, giấy tờ thủ công để tiết kiệm thời gian, công sức cho nhân sự.

Đặc biệt, MISA AMIS Văn phòng số còn tối ưu hệ thống quy trình giao nhận việc, quy trình làm việc liên phòng ban và thiết lập kênh giao tiếp, cộng tác liền mạch để kiến tạo môi trường, văn hóa doanh nghiệp gắn kết, chuyên nghiệp.

Các ứng dụng của bộ giải pháp MISA AMIS Văn phòng số bao gồm:

1. MISA AMIS Công việc: Phần mềm giao, nhận việc cho nhà quản lý và nhân viên cập nhật tiến độ công việc, dự án tức thời
2. MISA AMIS Quy trình: Phần mềm tự động hóa quy trình làm việc liên phòng ban, tăng nhanh tốc độ phục vụ khách hàng
3. MISA AMIS WeSign: Phần mềm ký tài liệu nhanh chóng, ở bất kỳ đâu trên mọi thiết bị, loại bỏ tình trạng chờ đợi phê duyệt và tốn kém chi phí in ấn
4. MISA Esign: Ứng dụng cung cấp chữ ký số từ xa không cần USB Token
5. MISA AMIS Mạng xã hội: Nền tảng giao tiếp, truyền thông chủ trương, chính sách nhất quán cho toàn bộ doanh nghiệp
6. MISA AMIS Ghi chép: Phần mềm lưu trữ tài liệu khoa học, an toàn, quản lý quyền truy cập theo từng đối tượng
7. MISA AMIS Phòng họp: Phần mềm tìm kiếm, đặt trước và quản lý phòng họp dễ dàng (đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn, nhiều phòng họp hoặc nhiều cơ sở, chi nhánh)
8. MISA AMIS Tài sản: Phần mềm kiểm kê, kiểm đếm tài sản thông minh bằng mã QR, hệ thống theo dõi tiện lợi, chính xác

Với MISA AMIS Văn phòng số, các doanh nghiệp có thể bắt đầu xây dựng môi trường làm việc hiệu quả ngay từ quy mô nhỏ. Khi phát sinh nhu cầu mở rộng hoạt động, ban lãnh đạo chỉ cần tích hợp thêm những ứng dụng quản lý nghiệp vụ phù hợp. Các phần mềm trong bộ giải pháp có sự kết nối, kế thừa thông tin nên doanh nghiệp không còn phải lo ngại vấn đề chống chéo hệ thống, phân mảnh dữ liệu.

V. Kết luận

Xây dựng môi trường làm việc hiệu quả chỉ là trách nhiệm của các doanh nghiệp, mà còn là cách đảm bảo lợi ích cho cả nhân viên và đội nhóm. Bằng cách tạo ra một môi trường thoải mái, tích cực và đầy động lực, doanh nghiệp có thể tăng cường hiệu suất, sự sáng tạo và sự hài lòng của nhân viên.