Những sai sót thường gặp và kỹ năng thanh kiểm tra thuế doanh nghiệp

Thanh tra, kiểm tra việc chấp hành Pháp luật nói chung và về thuế nói riêng là hoạt động nghiệp vụ thường xuyên của các cơ quan quản lý nhà nước có chức năng như cơ quan thuế, hải quan, thanh tra Nhà nước, kiểm toán Nhà nước…

Chấp hành việc thanh tra, kiểm tra thuế là nghĩa vụ của doanh nghiệp. Rất nhiều kế toán doanh nghiệp có “nỗi lo” chung về việc hồ sơ chuẩn bị để thanh tra, kiểm tra có sai sót gì, trong quá trình thanh tra, kiểm tra thì cần những kỹ năng gì? Qua bài viết, phần mềm kế toán online MISA AMIS cùng bạn đọc tìm hiểu một số nội dung liên quan đến việc thanh tra, kiểm tra, những sai sót thường gặp trong hồ sơ và một số kỹ năng để thực hiện thanh tra, kiểm tra thuế tại doanh nghiệp.

1. Những sai sót thường gặp về thuế

Những sai sót về thuế là vấn đề thường gặp đối với các doanh nghiệp nói chung và người làm công tác kế toán nói riêng. Ngay cả những kế toán có thời gian công tác lâu năm, nhiều kinh nghiệm thanh kiểm tra quyết toán thuế cũng có thể mắc phải những sai sót về thuế.

Nguyên nhân sai sót chủ yếu là do không thực hiện đúng quy định Pháp luật về thuế. Các sai sót này thường xảy ra nhiều nhất đối với những quy định về thuế có sự sửa đổi, bổ sung dẫn đến người làm công tác kế toán chưa cập nhật.

Việc sai sót về thuế có thể xảy ra ở tất cả các loại thuế, trong phạm vi bài viết MISA AMIS đề cập một số sai sót thường gặp về thuế đối với thuế GTGT, thuế TNDN, thuế TNCN như sau:

1.1 Sai sót về thuế GTGT

1.1.1 Sai sót về thuế GTGT đầu vào (thuế GTGT được khấu trừ)

Việc kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào hiện nay phải tuân thủ theo khoản 2 Điều 14 Luật Thuế GTGT 2024 (Luật số 48/2024/QH15), Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP và Thông tư 69/2025/TT-BTC (có hiệu lực từ 01/7/2025, thay thế Thông tư 219/2013/TT-BTC). Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn mắc phải các sai sót điển hình sau:

• Kê khai khấu trừ hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) nhưng không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Sai sót này thường gặp đối với trường hợp mua hàng của một nhà cung cấp trong cùng một ngày có nhiều hóa đơn giá trị nhỏ dưới 5 triệu đồng nhưng tổng giá trị từ 5 triệu đồng trở lên mà không thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt.
  • Lưu ý, bên mua nộp tiền mặt vào tài khoản của bên bán không được coi là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ. Số thuế GTGT đầu vào trong trường hợp này sẽ không được khấu trừ và cũng không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
• Kê khai khấu trừ thuế GTGT hóa đơn của các khoản chi phí không phục vụ sản xuất kinh doanh, không liên quan đến doanh thu chịu thuế (ví dụ như hóa đơn phục vụ du lịch, nghỉ mát thuộc quỹ phúc lợi, chi phí cá nhân của chủ doanh nghiệp…).
• Không phân bổ hoặc phân bổ không đúng tỷ lệ thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ mua vào dùng chung cho hoạt động chịu thuế và không chịu thuế GTGT. Theo quy định, chỉ được khấu trừ phần thuế GTGT đầu vào tương ứng với hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT.
• Khấu trừ hóa đơn đầu vào đã bị điều chỉnh hoặc thay thế.
  • Bên bán có thể đã lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc thay thế mà không thông báo cho bên mua, bên mua chỉ phát hiện khi tra cứu trên trang của Tổng cục Thuế (https://hoadondientu.gdt.gov.vn).
  • Nếu hóa đơn bị hủy mà không có hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế thì được xem là hóa đơn bất hợp pháp, người mua không được kê khai khấu trừ thuế GTGT và không được hạch toán vào chi phí hợp lý. Khi nhận được hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, bên mua phải thực hiện điều chỉnh hồ sơ đã kê khai thuế tương ứng.
• Kê khai khấu trừ hóa đơn thuộc các giao dịch bị nghiêm cấm theo Điều 13 Luật Thuế GTGT 2024, bao gồm: mua, cho, bán, môi giới mua bán hóa đơn; tạo lập giao dịch mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không có thật hoặc không đúng quy định; lập hóa đơn bán hàng trong thời gian tạm ngừng hoạt động kinh doanh (trừ trường hợp thực hiện hợp đồng đã ký trước ngày thông báo tạm ngừng)…

1.1.2. Sai sót về thuế GTGT bán ra

Dưới đây là những sai sót điển hình mà nhiều doanh nghiệp vẫn thường mắc phải khi kê khai thuế GTGT đầu ra:

• Xác định sai thuế suất thuế GTGT, không phân biệt rõ các mặt hàng để áp dụng đúng loại thuế suất.
  • Theo Luật Thuế GTGT 2024, hiện có 3 mức thuế suất: 0%, 5% và 10%. Từ ngày 01/7/2025, Luật Thuế GTGT 2024 đã điều chỉnh lại danh mục hàng hóa, dịch vụ chịu thuế suất 5% tại Điều 9 và thuế suất 10% tại Điều 10, doanh nghiệp cần rà soát kỹ để áp đúng mức thuế suất cho từng mặt hàng.
  • Đặc biệt, theo Nghị định 174/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/7/2025 đến hết ngày 31/12/2026), Chính phủ tiếp tục giảm 2% thuế GTGT đối với các nhóm hàng hóa, dịch vụ đang áp dụng mức thuế suất 10%, trừ các nhóm: viễn thông, hoạt động tài chính, ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm, kinh doanh bất động sản, sản phẩm kim loại, sản phẩm khai khoáng (trừ than), sản phẩm hàng hóa và dịch vụ chịu thuế tiêu thụ đặc biệt (trừ xăng). Việc xác định chính xác mặt hàng nào được áp dụng thuế suất giảm (8%) và mặt hàng nào vẫn giữ nguyên (10%) là vấn đề nhiều kế toán dễ nhầm lẫn.
• Sai thời điểm xác định thuế GTGT: Theo Điều 8 Luật Thuế GTGT 2024 và Điều 7 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, thời điểm xác định thuế GTGT được quy định cụ thể cho từng loại giao dịch: đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng; đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn; đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình hoặc khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành. Sai sót thường gặp là xuất hóa đơn GTGT không đúng thời điểm theo quy định, ví dụ công trình xây dựng có biên

1.2 Sai sót về thuế TNDN

Về thuế TNDN thường xảy ra sai sót tại ba nội dung sau:

1.2.1. Sai sót về doanh thu, thu nhập tính thuế TNDN

• Xác định thiếu doanh thu tính thuế, sai niên độ kế toán về doanh thu tính thuế. Theo Điều 8 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, doanh thu để tính thu nhập chịu thuế là toàn bộ số tiền thu được từ bán hàng hóa, tiền gia công, tiền cung ứng dịch vụ, bao gồm cả khoản trợ giá, phụ thu, phụ trội mà doanh nghiệp được hưởng, không phân biệt đã thu hay chưa thu tiền.
• Ghi nhận chưa đầy đủ doanh thu tính thuế và các khoản thu nhập khác khi tính thuế TNDN. Ví dụ: doanh nghiệp bỏ sót các khoản lãi tiền gửi, tiền cho vay; khoản thu nhập khi xử lý các khoản công nợ phải thu, phải trả; các khoản thu về tiền phạt, tiền bồi thường…
• Doanh thu bất hợp lý cũng hay bị cơ quan thuế yêu cầu giải trình. Ví dụ: doanh thu bán cho khách lẻ không lấy hóa đơn không có hoặc có quá ít so với khách là cơ quan, doanh nghiệp đối với loại hình dịch vụ bán lẻ (ăn uống, vận tải hành khách…).

1.2.2. Sai sót về chi phí

Việc xác định các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế chưa chính xác, điển hình như:

• Chi phí không tương ứng với doanh thu tính thuế: Ví dụ: khoản chi không phát sinh trong thời gian thực hiện hợp đồng, chi phí phát sinh nhưng chưa có doanh thu…
• Khoản chi không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định mới: Theo điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từ 5 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) thì mới được tính vào chi phí được trừ.
• Khoản chi có hóa đơn không hợp pháp hoặc hóa đơn mua HHDV của doanh nghiệp bị cơ quan chức năng kết luận là sử dụng không hợp pháp hóa đơn; hóa đơn điện tử chưa có mã của cơ quan thuế đối với trường hợp thuộc loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; hóa đơn đầu vào đã bị điều chỉnh giảm hoặc thay thế.
• Khấu hao TSCĐ không hợp lệ: khấu hao tương ứng với phần nguyên giá vượt trên 1,6 tỷ đồng/xe đối với ô tô chở người từ 9 chỗ ngồi trở xuống (trừ ô tô chuyên kinh doanh vận tải hành khách, du lịch và khách sạn); khấu hao TSCĐ nhưng không có giấy tờ chứng minh thuộc sở hữu của doanh nghiệp.
• Sử dụng nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hóa phần vượt mức tiêu hao hợp lý do doanh nghiệp tự xây dựng, thông báo với cơ quan thuế.
• Chi phí mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn (được phép lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào) nhưng không lập Bảng kê kèm theo chứng từ thanh toán cho người bán hàng, cung cấp dịch vụ.
• Khoản tiền lương, tiền thưởng cho người lao động không được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch HĐQT, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định.
• Khoản chi lương cho người lao động làm việc toàn thời gian tại doanh nghiệp nhưng lại có tài liệu chứng minh làm việc cố định ở nơi khác (thường gặp ở doanh nghiệp xây dựng).
• Phần chi trang phục bằng hiện vật cho người lao động không có hóa đơn, chứng từ; phần chi trang phục bằng tiền, bằng hiện vật cho người lao động vượt quá 05 triệu đồng/người/năm.
• Các khoản tiền phạt vi phạm hành chính (vi phạm luật giao thông, đăng ký kinh doanh, kế toán, thuế, bảo hiểm xã hội và các vi phạm hành chính khác) theo khoản 2 Điều 9 Luật Thuế TNDN và Nghị định 320/2025/NĐ-CP.
• Các khoản chi được bù đắp bằng nguồn kinh phí khác; các khoản chi đã được chi từ quỹ phát triển khoa học, công nghệ của doanh nghiệp hoặc từ quỹ đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số của doanh nghiệp.
• Một số khoản chi bất hợp lý có thể bị loại trừ: chi phí lãi vay trong khi hạch toán dư tiền (thường là tiền mặt) lớn và liên tục trong thời gian dài cùng lúc với phải vay trả lãi.

1.2.3. Sai sót khi xác định miễn, giảm thuế TNDN

Một số sai sót thường gặp là:

• Kê khai miễn giảm thuế TNDN chưa đúng quy định: Căn cứ Điều 18, Điều 19, Điều 20 Nghị định 320/2025/NĐ-CP và Điều 12, Điều 13, Điều 14 Luật Thuế TNDN 2025 , doanh nghiệp được hưởng ưu đãi thuế TNDN căn cứ vào ngành, nghề ưu đãi và địa bàn ưu đãi. Khi phát sinh thu nhập chịu thuế, doanh nghiệp phải xác định các khoản thu nhập phát sinh tại các địa bàn được ưu đãi (địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội đặc biệt khó khăn, địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn; khu kinh tế, khu công nghệ cao, khu nông nghiệp ứng dụng công nghệ cao, khu công nghệ số tập trung) và không thuộc địa bàn ưu đãi để hạch toán riêng.
• Chuyển số lỗ không đúng quy định: Căn cứ Điều 16 Luật Thuế TNDN 2025 và Điều 7 Nghị định 320/2025/NĐ-CP: doanh nghiệp sau khi quyết toán thuế mà bị lỗ thì được chuyển toàn bộ và liên tục số lỗ vào thu nhập chịu thuế của những năm tiếp theo. Thời gian chuyển lỗ tối đa không quá 5 năm liên tục, kể từ năm tiếp sau năm phát sinh lỗ.
• Không hạch toán riêng thu nhập của hoạt động sản xuất kinh doanh được hưởng ưu đãi: Doanh nghiệp phải hạch toán riêng thu nhập từ hoạt động sản xuất, kinh doanh được hưởng ưu đãi thuế (bao gồm mức thuế suất ưu đãi hoặc miễn thuế, giảm thuế) với thu nhập từ hoạt động không được ưu đãi. Nếu doanh nghiệp không tách riêng được và không chứng minh được cơ sở phân bổ hợp lý → toàn bộ thu nhập sẽ không được hưởng ưu đãi.

Mời bạn tham khảo các nội dung về ưu đãi thuế TNDN:

1.3 Thuế TNCN

Một số sai sót thường gặp:

• Không xác định được đúng đối tượng phải thực hiện khấu trừ thuế: Doanh nghiệp ký hợp đồng vụ việc/hợp đồng dịch vụ/hợp đồng cộng tác viên với cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 3 tháng, khi thanh toán mỗi lần có giá trị từ 2 triệu đồng trở lên phải thực hiện khấu trừ 10% thuế TNCN trên thu nhập trước khi trả cho cá nhân.

Ví dụ: Khi doanh nghiệp ký hợp đồng vụ việc với cá nhân thì khi thanh toán có giá trị từ 2 triệu đồng trở lên phải thực hiện khấu trừ 10%. Trường hợp này một số kế toán nhầm lẫn giữa hợp đồng vụ việc và hợp đồng lao động:

• • Nếu là hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên: áp dụng Biểu thuế lũy tiến từng phần, được giảm trừ gia cảnh 15,5 triệu đồng/tháng cho bản thân người nộp thuế và 6,2 triệu đồng/tháng/người phụ thuộc.
  • Nếu là hợp đồng vụ việc (không ký HĐLĐ hoặc HĐLĐ dưới 3 tháng): có thu nhập mỗi lần từ 2 triệu đồng đã tính khấu trừ thuế 10% trên tổng thu nhập trước khi chi trả.
• Trường hợp được miễn khấu trừ 10%: Cá nhân có thể làm Bản cam kết theo Mẫu 08/CK-TNCN (ban hành kèm Thông tư 80/2021/TT-BTC ) gửi cho doanh nghiệp nếu đáp ứng đủ các điều kiện:
  • (i) là cá nhân cư trú ký HĐLĐ dưới 3 tháng hoặc không ký HĐLĐ;
  • (ii) có tổng mức trả thu nhập từ 2 triệu đồng/lần trở lên;
  • (iii) chỉ có duy nhất một nguồn thu nhập thuộc đối tượng phải khấu trừ;
  • (iv) đã đăng ký thuế và có MST tại thời điểm cam kết;
  • (v) ước tính tổng thu nhập chịu thuế sau giảm trừ gia cảnh chưa đến mức phải nộp thuế
• Một cá nhân có nhiều khoản thu nhập tại doanh nghiệp thì phải phân biệt các khoản thu nhập theo đối tượng chịu thuế để tính toán khoản thuế TNCN cho phù hợp.

2. Một số kỹ năng khi thanh tra, kiểm tra thuế

2.1. Kiểm tra hồ sơ trước khi tiến hành thanh tra, kiểm tra

2.1.1. Kiểm tra các tờ khai thuế

Kế toán phải rà soát lại toàn bộ tờ khai thuế đã nộp cho thời kỳ được thanh tra, kiểm tra thuế theo các nội dung sau:

• Tờ khai thuế đã nộp đầy đủ theo nghĩa vụ kê khai hay chưa? Các tờ khai đã nộp có đúng thời hạn kê khai (tháng/quý/năm) theo quy định tại Điều 44 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 hay chưa?
• Các tờ khai đã nộp được hiển thị trạng thái “Cơ quan thuế chấp nhận hồ sơ khai thuế điện tử của NNT” hay “Không chấp nhận việc nộp HSKT điện tử”.
  • Nếu có tờ khai hiển thị trạng thái “Không chấp nhận việc nộp HSKT điện tử” thì cần xem thông báo của cơ quan thuế để biết lý do không chấp nhận, thực hiện điều chỉnh và gửi lại hồ sơ khai thuế.
• Kiểm tra số liệu tại các tờ khai và thực hiện khai điều chỉnh, bổ sung theo đúng quy định tại Điều 47 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 ngày 13/6/2019 và khoản 4 Điều 7 Nghị định 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020.
• Tra cứu, đối chiếu Bảng kê hóa đơn hàng hóa, dịch vụ mua vào, bán ra trên cổng Tổng cục Thuế https://hoadondientu.gdt.gov.vn với số liệu theo dõi của doanh nghiệp.Đồng thời cập nhật việc phát hành, sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP ngày 20/3/2025 (sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP) để đảm bảo hóa đơn hợp lệ khi đối chiếu.

2.1.2. Chuẩn bị hồ sơ kế toán

Trước khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần rà soát và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ kế toán, chứng từ liên quan để thuận tiện cho quá trình làm việc, giải trình và đối chiếu số liệu. Một số nội dung cần lưu ý như sau:

• Hồ sơ kế toán, sổ kế toán cần được in đầy đủ, ký tên, đóng dấu và sắp xếp thành từng quyển hoặc từng tập chứng từ để thuận tiện cho việc kiểm tra, tra cứu.
• Chứng từ kế toán cần kèm theo đầy đủ chứng từ gốc chứng minh nghiệp vụ phát sinh, ví dụ:
  • Phiếu chi kèm chứng từ thanh toán;
  • Phiếu nhập kho kèm hóa đơn mua hàng hóa, vật tư;
  • Chứng từ báo nợ ngân hàng kèm ủy nhiệm chi;
  • Các hồ sơ, tài liệu liên quan khác.
• Đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn nhưng được phép lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào Mẫu số 01/TNDN, kế toán phải lập bảng kê đầy đủ và kèm chứng từ thanh toán cho người bán, người cung cấp dịch vụ (theo điểm b khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP ngày 15/12/2025 hướng dẫn Luật Thuế TNDN số 67/2025/QH15).
• Theo quy định mới, Bảng kê 01/TNDN chỉ áp dụng đối với các trường hợp đặc thù khi người bán không xuất được hóa đơn, bao gồm:
  • Mua sản phẩm là nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra;
  • Mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công trực tiếp bán ra; mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt;
  • Mua đồ dùng, tài sản của hộ gia đình, cá nhân trực tiếp bán ra;
  • Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới 500 triệu/năm
• Đối với khoản chi từ 05 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế giá trị gia tăng), doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì mới được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp. Nếu không đáp ứng điều kiện này, khoản chi phí liên quan có thể bị loại khi quyết toán thuế.
• Các hồ sơ khác có liên quan doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ gồm:
  • Tờ khai thuế các kỳ;
  • Sổ phụ hoặc sao kê ngân hàng;
  • Quyết định miễn, giảm thuế của cơ quan thuế;
  • Biên bản thanh tra, kiểm tra các thời kỳ trước;
  • Quyết định xử lý, xử phạt trong kỳ thanh tra, kiểm tra;
  • Các tài liệu liên quan khác.
• Toàn bộ hồ sơ nên được tập hợp đầy đủ thành một bộ tài liệu thống nhất để thuận tiện trong quá trình làm việc với Đoàn thanh tra, kiểm tra thuế.

2.1.3. Chuẩn bị các loại hồ sơ kèm theo

Bên cạnh hồ sơ kế toán, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ liên quan để phục vụ quá trình thanh tra, kiểm tra thuế. Tùy theo đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh, bộ hồ sơ kèm theo có thể gồm các nhóm tài liệu sau:

• Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp, gồm:
  • Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/đăng ký kinh doanh;
  • Điều lệ doanh nghiệp;
  • Danh sách cổ đông hoặc thành viên góp vốn;
  • Nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên hoặc Chủ sở hữu doanh nghiệp;
  • Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư;
  • Giấy phép đủ điều kiện kinh doanh đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện;
  • Các hồ sơ pháp lý khác có liên quan.
• Hồ sơ liên quan đến hoạt động quản lý, điều hành doanh nghiệp, gồm:
  • Quy chế quản lý tài chính;
  • Quy chế khoán nội bộ;
  • Quy chế tiền lương, tiền thưởng;
  • Các định mức kinh tế kỹ thuật áp dụng nội bộ như định mức tiêu hao nguyên vật liệu, định mức sử dụng xe, máy móc, thiết bị;
  • Các quy định quản trị nội bộ khác.
• Hồ sơ liên quan đến lao động và tiền lương, gồm:
  • Hợp đồng lao động;
  • Phụ lục hợp đồng lao động (nếu có);
  • Biên bản thanh lý hợp đồng lao động;
  • Bảng chấm công;
  • Bảng lương, chứng từ chi trả thu nhập;
  • Hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và các tài liệu liên quan khác.
• Các hồ sơ khác theo thực tế phát sinh, gồm:
  • Hồ sơ liên quan đến đất đai, thuê đất, sử dụng đất;
  • Hồ sơ liên quan đến tài sản cố định;
  • Hồ sơ vay vốn, hợp đồng tín dụng;
  • Hồ sơ mua bán, hợp tác kinh doanh;
  • Các hồ sơ đặc thù theo ngành nghề hoạt động của doanh nghiệp.

2.2. Trong quá trình thanh tra, kiểm tra thuế

Trong thời gian cơ quan thuế thực hiện thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần chủ động phối hợp, cung cấp thông tin đầy đủ và xử lý kịp thời các yêu cầu phát sinh. Một số nội dung cần lưu ý như sau:

• Nắm rõ nội dung hồ sơ đã cung cấp, các chứng từ kế toán và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong thời kỳ thanh tra, kiểm tra để kịp thời giải đáp các câu hỏi của Đoàn thanh tra, kiểm tra thuế.
• Chủ động bố trí nhân sự phụ trách làm việc với Đoàn thanh tra, kiểm tra nhằm bảo đảm việc trao đổi thông tin được thống nhất, xuyên suốt và đầy đủ.
• Thực hiện việc giải trình các vấn đề theo yêu cầu của Đoàn thanh tra, kiểm tra trên cơ sở đúng quy định của pháp luật thuế và kế toán hiện hành.
• Trường hợp thời kỳ thanh tra, kiểm tra kéo dài qua nhiều năm, doanh nghiệp cần giải trình từng nội dung theo đúng quy định pháp luật áp dụng tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ, tránh áp dụng sai văn bản hoặc sai thời điểm hiệu lực.
• Lưu trữ đầy đủ biên bản làm việc, yêu cầu cung cấp hồ sơ, tài liệu bổ sung và các nội dung đã trao đổi với Đoàn thanh tra, kiểm tra để phục vụ đối chiếu khi cần thiết.

2.3. Sau quá trình thanh tra, kiểm tra thuế

Sau khi kết thúc thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ theo kết luận của cơ quan có thẩm quyền và rà soát nội bộ để hạn chế rủi ro tái diễn. Cụ thể như sau:

• Thực hiện điều chỉnh số liệu kế toán, kê khai thuế và các hồ sơ liên quan theo nội dung kết luận thanh tra, kiểm tra thuế.
• Thực hiện nộp đầy đủ số thuế truy thu, tiền chậm nộp, tiền phạt và các khoản phải nộp khác theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền (nếu có).
• Theo dõi thời hạn thực hiện các nghĩa vụ tài chính để tránh phát sinh thêm tiền chậm nộp hoặc biện pháp cưỡng chế thuế.
• Xử lý các vấn đề trong nội bộ doanh nghiệp, bao gồm:
  • Xác định nguyên nhân chủ quan, khách quan dẫn đến sai sót trong hồ sơ thanh tra, kiểm tra thuế;
  • Làm rõ trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân có liên quan đối với các sai sót phát sinh (nếu có);
  • Rà soát lại quy trình kế toán, thuế, lưu trữ chứng từ và cơ chế kiểm soát nội bộ;
  • Đề xuất giải pháp khắc phục, phòng ngừa tái diễn sai sót trong các kỳ tiếp theo;
  • Tổ chức đào tạo, cập nhật chính sách thuế mới cho bộ phận kế toán, tài chính và nhân sự liên quan.

Kết luận

Sai sót về thuế là rủi ro mà nhiều doanh nghiệp và bộ phận kế toán thường gặp trong quá trình hoạt động. Để hạn chế sai sót, kế toán cần thường xuyên cập nhật và nắm vững các quy định của pháp luật về thuế, kế toán. Khi phát sinh vướng mắc, doanh nghiệp nên chủ động trao đổi với cơ quan thuế hoặc đơn vị tư vấn chuyên môn để được hướng dẫn kịp thời. Trường hợp có quyết định thanh tra, kiểm tra thuế, cần rà soát đầy đủ hồ sơ kế toán, hồ sơ thuế và các tài liệu liên quan để sẵn sàng giải trình.

Sau quá trình thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp nên đánh giá lại các sai sót đã phát sinh, nhanh chóng khắc phục và hoàn thiện quy trình kế toán – thuế nhằm giảm thiểu rủi ro trong các kỳ tiếp theo. Đối với người làm kế toán, sự hỗ trợ của phần mềm kế toán trong công việc hàng ngày là vô cùng hữu ích. Đặc biệt, phần mềm kế toán online MISA AMIS với đầy đủ các tính năng từ phân tích tài chính, quỹ, ngân hàng đến mua bán hàng, quản lý hóa đơn, hợp đồng …. và nhất là tính năng về thuế sẽ là lựa chọn hoàn hảo cho kế toán viên. Tính năng về thuế tạo ra sự đơn giản, chính xác và hiệu quả trong nghiệp vụ quản lý thuế của doanh nghiệp, các tính năng như:

• Tự động lập tờ khai theo mẫu biểu mới nhất
• Tự động khấu trừ thuế
• Tự động quyết toán thuế TNDN hàng năm

là những tính năng cần thiết và sẽ hỗ trợ tối đa cho kế toán viên trong quá trình thực hiện nghiệp vụ kế toán về thuế. Anh/chị kế toán quan tâm tìm hiểu và trải nghiệm bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS có thể đăng ký tại đây: