Giảm lương nhân viên là một biện pháp có thể được áp dụng khi công ty gặp khó khăn về tài chính hoặc nhân viên chưa đáp ứng được yêu cầu công việc. Việc giảm lương cần được thông báo rõ ràng và và hợp lý để tránh gây ra những bức xúc ở phía người lao động. Làm thế nào để viết quyết định giảm lương nhân viên phù hợp? Hãy cùng MISA AMIS HRM tìm hiểu các mẫu quyết định giảm lương nhân viên phổ biến.
1. Mẫu quyết định giảm lương nhân viên là gì?
Thông báo giảm lương là văn bản được soạn thảo bởi người sử dụng lao động với mục đích giảm mức lương của người lao động xuống thấp hơn so với thỏa thuận ban đầu trong một khoảng thời gian nhất định. Quyết định này được đưa ra để giúp tổ chức, doanh nghiệp thích ứng với các vấn đề khác nhau như hạn chế tài chính, suy thoái kinh tế, thay đổi điều kiện làm việc, nỗ lực cải cách nội bộ…
Các thông tin quan trọng trong quyết định giảm lương gồm có:
- Thông tin về doanh nghiệp: tên đầy đủ, địa chỉ, cách thức liên hệ.
- Số quyết định và địa điểm, thời gian ban hành quyết định.
- Căn cứ và lý do của quyết định giảm lương.
- Thông tin của người lao động: họ và tên, chức vụ, vị trí làm việc, mức lương hiện hành và mức lương sau giảm.
- Thời gian quyết định có hiệu lực, có thể thêm ngày kết thúc nếu có.
- Hình thức giảm lương, ví dụ như: giảm lương theo phần trăm, giảm lương theo một số tiền cố định.
- Quyền và nghĩa vụ của người sử dụng lao động và người lao động trong quá trình giảm lương.
- Thời hạn để người lao động nêu ý kiến về việc đồng ý hay không đồng ý với quyết định, quy trình thông báo quyết định.
- Phê duyệt của người có thẩm quyền đối với quyết định này, bao gồm chữ ký và đóng dấu.
Quyết định giảm lương nhân viên phải được thực hiện dựa trên quy định của pháp luật lao động về tiền lương. Trước khi ban hành quyết định, phía doanh nghiệp phải cân nhắc và thông báo rõ ràng với người lao động, thể hiện tinh thần minh bạch và tôn trọng. Bên cạnh đó sự đồng thuận giữa hai bên là rất cần thiết để quyết định này không gây ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động.
Các điều kiện về việc giảm lương có thể được cụ thể hóa trong hợp đồng lao động, ví dụ như khi nhân viên không đáp ứng được năng lực công việc, khi có sự thay đổi vị trí làm việc, hoặc khi công ty đối mặt với khó khăn tài chính. Điều quan trọng là người lao động cần nắm vững các thông tin này để ứng phó một cách phù hợp khi bị giảm lương.
>>> Xem thêm: Mẫu giấy xác nhận lương chi tiết và đầy đủ nhất dành cho người lao động
2. Mẫu quyết định giảm lương nhân viên mới nhất
Mục tiêu chính của việc ban hành quyết định giảm lương nhân viên là thể hiện sự thay đổi về mức lương hàng tháng mà doanh nghiệp trả cho người lao động. Văn bản này có tác động trực tiếp đến quyền lợi của mỗi cá nhân.
Do đó, nội dung của quyết định thông báo giảm lương nhân viên cần được đầy đủ, chi tiết, rõ ràng và không có những câu từ đa nghĩa hoặc có thể hiểu theo nhiều cách khác nhau.
Tải mẫu thông báo quyết định giảm lương nhân viên số 1
Tải mẫu thông báo giảm lương nhân viên số 2
Công ty gặp khó khăn trong việc quản lý quỹ lương và thu nhập của người lao động, thường xuyên gặp tình trạng thâm hụt, sai lệch? Dùng thử ngay AMIS Tiền Lương – phần mềm quản lý tiền lương chính xác, tự động.
3. Khi nào cần làm quyết định giảm lương?
3.1 Các trường hợp nên thông báo giảm lương nhân viên
Nhà quản lý nên cân nhắc về việc quyết định giảm lương nhân viên trong các trường hợp sau đây:
- Khủng hoảng tài chính: Khi công ty đang trải qua khó khăn tài chính, cắt giảm lương nhân viên là một biện pháp cần thiết để cắt giảm chi phí và đảm bảo sự tồn tại của doanh nghiệp. Những tình huống như mất mát lớn, giảm doanh thu đáng kể hoặc suy thoái kinh tế đòi hỏi công ty phải thực hiện các biện pháp khắc phục, trong đó có giảm lương nhân viên.
- Khi điều chỉnh cấu trúc tổ chức: Khi công ty trải qua quá trình tái cấu trúc hoặc thay đổi cấu trúc, việc giảm lương là cách để điều chỉnh lại chi phí nhân sự cho phù hợp với bối cảnh mới. Điều này có thể xảy ra khi công ty muốn giảm số lượng nhân viên, hợp nhất các bộ phận hoặc thay đổi chức danh và trách nhiệm công việc.
- Hiệu suất công việc không đạt yêu cầu: Trong trường hợp nhân viên không đáp ứng được yêu cầu công việc hoặc không đạt hiệu suất làm việc như mong đợi, nhà quản lý thường xem xét giảm lương như một biện pháp để thúc đẩy cải thiện hiệu suất và động viên nhân viên nỗ lực hơn.
- Điều kiện kinh doanh khắc nghiệt: Trong một số trường hợp, các yếu tố bên ngoài như thị trường cạnh tranh khốc liệt, thay đổi trong ngành công nghiệp hoặc sự suy thoái kinh tế buộc công ty phải giảm lương nhân viên như một biện pháp tiết kiệm chi phí.
3.2 Các trường hợp không nên thông báo giảm lương
Mặc dù giảm lương là một biện pháp quản lý tài chính hữu ích trong một số tình huống, nhưng cũng có những trường hợp mà doanh nghiệp không nên giảm lương nhân viên. Dưới đây là các trường hợp mà doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ trước khi quyết định:
- Nhân viên có hiệu suất làm việc cao và đóng góp đáng kể: Nếu nhân viên đã đạt hiệu suất làm việc cao và đóng góp đáng kể cho công ty, giảm lương dễ gây mất lòng tin và động lực của nhân viên. Trong những trường hợp như này, nên xem xét các biện pháp khác để tăng cường động viên và đánh giá công bằng đối với nhân viên.
- Nhân viên có tài năng và kỹ năng đặc biệt: Với nhân viên có tài năng và kỹ năng hiếm thấy, việc giảm lương dễ dẫn đến mất nhân tài. Thay vì giảm lương, doanh nghiệp nên xem xét các biện pháp khác như tạm hoãn tăng lương định kỳ, cung cấp các phúc lợi hay cơ hội phát triển để đảm bảo sự hài lòng và tiếp tục sự đóng góp của nhân viên.
- Có nguy cơ gây ra tranh cãi và mất lòng tin: Nếu quyết định giảm lương được đưa ra bất ngờ, hoặc không có căn cứ thuyết phục, nó có thể gây ra tranh cãi, phản đối và mất lòng tin trong tổ chức. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến mối quan hệ lao động mà còn cả uy tín và hình ảnh của doanh nghiệp.
- Có nguy cơ rủi ro pháp lý: Giảm lương mà vi phạm quy định pháp luật lao động hoặc vi phạm các điều khoản trong hợp đồng lao động sẽ gây ra rủi ro pháp lý đối với doanh nghiệp. Vì thế cần tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến lương và công việc. Trong các trường hợp đặc biệt hãy tham khảo ý kiến từ chuyên viên pháp chế, chuyên gia pháp lý.
Tóm lại, trước khi quyết định giảm lương, doanh nghiệp nên xem xét thêm các phương án khác và đảm bảo rằng quyết định được thực hiện một cách công bằng và có lợi cho cả doanh nghiệp và nhân viên.
>>> Xem thêm: Lương 3P là gì? Cách trả lương theo 3P
3.3 Các phương án tiết kiệm chi phí khác ngoài cách giảm lương nhân viên
Ngoài việc giảm lương nhân viên, có nhiều phương án tiết kiệm chi phí khác mà doanh nghiệp có thể áp dụng:
- Tối ưu hóa quy trình làm việc: Xem xét các quy trình làm việc hiện tại và tìm cách tối ưu chúng để tăng hiệu suất và tiết kiệm thời gian. Loại bỏ các hoạt động không cần thiết, tự động hóa các quy trình và tìm kiếm các công nghệ mới để cải thiện năng suất làm việc.
- Áp dụng công nghệ: Sử dụng các công cụ tính lương hoặc phần mềm lương và ứng dụng để tăng cường hiệu suất làm việc, quản lý tài nguyên và quy trình, giảm thiểu sự phụ thuộc vào tài liệu giấy và thúc đẩy việc làm việc từ xa. Điều này có thể giúp công ty cần ít nguồn lực hơn, từ đó giảm chi phí vận hành.
- Tái cấu trúc tổ chức: Xem xét lại cấu trúc tổ chức và tối ưu hóa nguồn nhân lực. Loại bỏ các vị trí không cần thiết, tập trung vào các vị trí quan trọng và tăng cường năng suất làm việc của nhân viên hiện có. Cân nhắc việc hợp nhất các bộ phận hoặc thuê nhân viên ngoài theo nhu cầu thực tế.
- Đào tạo và phát triển nhân viên: Đầu tư vào đào tạo và phát triển nhân viên có thể tạo ra lợi ích dài hạn cho doanh nghiệp. Nâng cao năng lực và kỹ năng của nhân viên giúp tăng cường hiệu suất làm việc và đóng góp tích cực cho sự phát triển của công ty.
- Tiết kiệm năng lượng và tài nguyên: Xem xét việc sử dụng các biện pháp tiết kiệm năng lượng và tài nguyên trong môi trường làm việc. Sử dụng các thiết bị tiết kiệm điện, quản lý chặt chẽ việc sử dụng nguồn nước và giấy, tăng cường tái chế và kiểm soát lãng phí.
- Hợp tác và chia sẻ tài nguyên: Xem xét các cơ hội hợp tác và chia sẻ tài nguyên với các doanh nghiệp khác. Có thể chia sẻ cơ sở hạ tầng, kết hợp đơn đặt hàng và giao hàng, hoặc hợp tác trong việc tiếp cận thị trường để giảm chi phí hoạt động.
- Đánh giá và theo dõi chi phí: Thực hiện việc đánh giá và theo dõi chi phí một cách chặt chẽ. Xem xét các khoản chi phí không cần thiết và tìm cách giảm bớt hoặc thay thế chúng bằng các lựa chọn tối ưu hơn.
>>> Xem thêm: 3 Mẫu thông báo chậm lương cho nhân viên mới và phổ biến nhất hiện nay
4. Những lưu ý khi soạn quyết định giảm lương
4.1 Về nội dung
- Trình bày rõ ràng và chi tiết về lý do giảm lương, bao gồm tình hình tài chính của công ty, sự suy giảm doanh thu hoặc thay đổi cơ cấu tổ chức.
- Đưa ra các số liệu và chứng cứ hỗ trợ để minh chứng cho quyết định giảm lương.
- Thể hiện sự công bằng và cân nhắc trong việc xác định mức giảm lương cho từng nhân viên dựa trên vị trí công việc và mức lương hiện tại.
4.2 Về hình thức
- Sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp, tránh sử dụng các thuật ngữ khó hiểu.
- Trình bày quyết định giảm lương dưới dạng văn bản chính thức, có định dạng rõ ràng.
- Ghi rõ số quyết định, ngày ban hành và tên chức vụ của người ký quyết định.
- Gửi thông báo quyết định giảm lương cho tất cả nhân viên liên quan để đảm bảo tính minh bạch.
5. Đề xuất thay đổi mức lương đơn giản với MISA AMIS HRM
Quyết định giảm lương nhân viên là một vấn đề quan trọng đối với quản lý nhân sự. Điều này đòi hỏi sự tôn trọng nhân viên, đồng thời phải cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo tính công bằng và tương xứng với tình hình kinh doanh của công ty.
Một trong những công cụ hữu ích để hỗ trợ quyết định giảm lương là MISA AMIS HRM. Hai phần mềm trong nền tảng này, AMIS Tiền Lương và AMIS Thông Tin Nhân Sự sẽ cung cấp thông tin quan trọng và cần thiết để đưa ra quyết định giảm lương hợp lý.
AMIS Tiền Lương cho phép theo dõi tình hình lương nhân viên, phân tích cơ cấu và chi phí lương của doanh nghiệp. Điều này giúp quản lý có cơ sở để đưa ra các quyết định về chính sách lương hợp lý, bao gồm cả quyết định giảm lương khi cần thiết. Bằng cách xem xét dữ liệu và số liệu, công ty có thể định rõ mức giảm lương phù hợp mà không gây ảnh hưởng quá lớn đến nhân viên.
AMIS Thông Tin Nhân Sự cung cấp mọi thông tin về nhân viên, bao gồm quá trình làm việc, cấp bậc, mức lương và nhiều thông tin khác. Điều này giúp công ty có cái nhìn toàn diện về nhân viên và căn cứ để đưa ra quyết định giảm lương mà không gây bức xúc trong tổ chức. Thông qua việc xem xét mức đóng góp, hiệu suất làm việc và khả năng tài chính, công ty có thể lựa chọn mức giảm lương phù hợp cho từng trường hợp cụ thể.
Trải nghiệm AMIS Thông Tin Nhân Sự đầy đủ tính năng
6. Kết luận
Quyết định giảm lương nhân viên là một vấn đề nhạy cảm và phức tạp trong quản lý nhân sự. Việc này đòi hỏi sự công bằng, cân nhắc kỹ lưỡng. Hy vọng các lưu ý và mẫu quyết định giảm lương nhân viên trên sẽ giúp ích cho HR và quản lý.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
