Đối với các công ty trong lĩnh vực thương mại có từ hai kho hàng trở lên, việc quản lý kho gặp rất nhiều khó khăn bởi một loại hàng hóa có nhiều đơn vị tính như hộp, thùng, tấn, cuộn, km, kg…Vậy quản lý hàng hóa nhiều đơn vị tính ở kho như thế nào để tránh thất thoát hàng hóa và đảm bảo hiệu quả công việc?
Ví dụ về sự thay đổi đơn vị tính nhập – xuất hàng hóa của một số doanh nghiệp lĩnh vực thương mại:
– Kinh doanh hóa mỹ phẩm, dược phẩm: Khi doanh nghiệp mua hàng hóa với số lượng lớn, thông thường doanh nghiệp mua theo đơn vị tính là thùng. Khi doanh nghiệp xuất hàng cho cửa hàng, đại lý, trình dược viên theo đơn vị tính là hộp. Các đại lý khi bán trực tiếp cho khách hàng thì đơn vị tính là vỉ, viên (1 hộp = 10 vỉ hoặc 1 vỉ = 12 viên).
– Kinh doanh thiết bị nội thất: Khi mua gỗ lát sàn về để bán thì có thể mua theo mét vuông hoặc theo hộp, khi bán thì cũng có thể bán theo mét vuông hoặc hộp (1 Hộp = 3 m2).
– Kinh doanh nhôm kính: Khi mua kính về để bán thì có thể mua theo hộp hoặc mét vuông, khi bán cũng có thể bán theo mét vuông hoặc theo hộp (1 Hộp = 3 m2).
– Kinh doanh vật liệu xây dựng: Khi mua cát về để bán thì có thể mua theo xe khi bán ra thì có thể theo mét khối. ( ví dụ: 1 xe = 4 m3)
Muốn thuận tiện trong việc quản lý hàng hóa ở kho, người quản lý phải đặt quy chuẩn đơn vị tính cho hàng hóa hoặc chuẩn hóa tỷ lệ chuyển đổi giữa các đơn vị tính.
Dưới đây là một số biện pháp mà các doanh nghiệp có thể ứng dụng ngày vào công tác quản lý kho để đảm bảo hiệu quả, tránh thất thoát hàng hóa.
1. Dán nhãn và sắp xếp tất cả mọi thứ trong kho hàng
Nếu trong kho hàng của bạn vẫn còn có sản phẩm nào không dán nhãn, bạn cần thay đổi ngay! Dán nhãn lên tất cả các sản phẩm sẽ giúp cho việc phân loại và tìm kiếm hàng trong kho một cách dễ dàng, và quản lí được hàng tồn kho chính xác nhất.
Việc dán nhãn lên hàng hóa cộng với sự hỗ trợ của máy quét mã vạch sẽ khiến thủ kho, kế toán kho thực hiện việc xuất – nhập hàng dễ dàng hơn rất nhiều.
Nếu kho hàng không được sắp xếp gọn gàng, phân theo từng khu cụ thể, chi tiết và có dán nhãn rõ ràng thì ngay cả việc nhân viên tìm kiếm hàng hóa theo yêu cầu của khách hàng cũng khó, chứ không nói gì đến chuyện quản lý kho, chỉ số tồn kho, thất thoát.
2. Quản lý kho hàng bằng thẻ kho
Hằng ngày, số lượng hàng hóa nhập vào – xuất ra đều có hóa đơn nên kho hàng lúc nào cũng có sự biến động về số lượng. Về cơ bản, để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình thì người quản lý cần phải lưu ý một số những điều sau:
– Sắp xếp kho hàng theo nguyên tắc nhập trước – xuất trước, nhờ vậy việc quản lý kho hàng sau này sẽ đơn giản và dễ dàng hơn rất nhiều. Đặc biệt đối với lĩnh vực kinh doanh dược phẩm, sách – văn phòng phẩm,bạn cần sắp xếp hàng hóa một cách khoa học hơn.
– Sử dụng thẻ kho. Thẻ kho là một loại sổ tờ rời, dùng để theo dõi số lượng đã nhập vào, xuất ra hay còn tồn của mỗi loại hàng hóa. Thẻ kho nếu được đóng thành quyển sẽ gọi là sổ kho và buộc phải có xác nhận của giám đốc/chủ doanh nghiệp xác nhận mỗi lần nhập – xuất kho. Việc sử dụng thẻ kho sẽ giúp bạn nhanh chóng phát hiện và xử lý sai lầm.
3. Quản lý kho hiệu quả bằng việc kiểm kho thường xuyên
Kiểm kê kho định kỳ được thực hiện 6 tháng một lần nhằm mục đích: xác nhận số lượng (phù hợp với hồ sơ hàng hóa), chất lượng (nhận biết, hư hại, suy giảm chất lượng, bao gói).
Sau mỗi đợt kiểm kho, quản lý kho nên set-up lại định mức cho từng sản phẩm để dễ dàng theo sát. Ví dụ, định mức cho mỗi sản phẩm trong kho mặc định là 10. Nếu sau kiểm kho, sản phẩm A còn 5 chiếc/cái –> nhập thêm 5 chiếc/cái cho đủ định mức. Cứ như thế, chẳng cần kiểm kê, bạn cũng có thể nhẩm tính ngay hoặc kiểm tra bất ngờ một sản phẩm nào đó ở cửa hàng đã bán được bao chiếc và còn tồn bao chiếc?
4. Tận dụng công nghệ nâng cao hiệu quả quản lý kho
Việc quản lý kho không hề đơn giản và ẩn chứa nhiều rủi ro nên nhiều khi bạn sẽ thấy công việc theo dõi hàng hóa ra – vào trong kho thực sự quá tải. Nếu huy động thêm người thì bạn sẽ tốn thêm chi phí và nhiều vấn đề liên quan khác.
Tuy nhiên, khi cả thế giới bước vào cuộc đại cách mạng về công nghệ thì sử dụng các phần mềm hỗ trợ sẽ khiến bạn làm tốt mọi thứ từ giảm thiểu thất thoát kho hàng, thống kê hàng tồn kho,…nâng cao năng suất làm việc.
Một ví dụ về việc sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp AMIS.VN để đơn giản hóa công tác quản lý kho hàng. Đối với mặt hàng bia Hà Nội có đơn vị tính chính là két và đơn vị tính chuyển đổi là chai (1 két = 24 chai).
Với những cách vừa kể trên, việc quản lý kho hàng hóa có nhiều đơn vị tính sẽ không còn gặp bất kỳ trở ngại nào nữa và hiệu quả kinh doanh nhanh chóng được tăng lên.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
