Chuyển đổi số doanh nghiệp SMEs: Hướng dẫn chi tiết và chiến lược thành công

1.1. Khái niệm chuyển đổi số

Chuyển đổi số (tiếng Anh: Digital transformation, viết tắt DT) là việc vận dụng tính luôn đổi mới, nhanh chóng của công nghệ kỹ thuật để giải quyết vấn đề (theo wikipedia).

Theo Bộ Thông tin và Truyền thông, chuyển đổi số là quá trình thay đổi tổng thể và toàn diện của cá nhân, tổ chức về cách sống, cách làm việc và phương thức sản xuất dựa trên các công nghệ số.

Theo Tech Republic – Tạp chí trực tuyến, cộng đồng xã hội dành cho các chuyên gia CNTT giải thích chuyển đổi số là “cách sử dụng công nghệ để thực hiện lại quy trình sao cho hiệu quả hoặc hiệu quả hơn.”

Theo Microsoft thì “Chuyển đổi số là việc tư duy lại cách thức các tổ chức tập hợp mọi người, dữ liệu và quy trình để tạo những giá trị mới.”

Tổng quan lại, chuyển đổi số là sự thay đổi, đổi mới phương thức làm việc, sản xuất,… của doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân thông qua các ứng dụng, công cụ và công nghệ mới.

Ở cấp độ doanh nghiệp, chuyển đổi số là việc tích hợp giải pháp số vào các hoạt động cốt lõi. Quá trình này làm thay đổi sâu sắc cách hoạt động của doanh nghiệp, tạo ra các quy trình kinh doanh mới, trải nghiệm khách hàng, văn hóa tổ chức, đồng thời sáng tạo những phương pháp mới để đáp ứng kỳ vọng thay đổi của thị trường.

1.2. Ví dụ về chuyển đổi số

Chuyển đổi số là việc mang tính chiến lược đòi hỏi sự bền bỉ, lâu dài. Đối với mỗi doanh nghiệp, tùy theo định hướng và nguồn lực, doanh nghiệp có thể thực hiện chuyển đổi số lần lượt ở từng phòng ban/bộ phận theo kế hoạch, lộ trình hoặc thực hiện một cách tổng thể trên quy mô toàn bộ doanh nghiệp.

Một số ví dụ cụ thể về chuyển đổi số theo phòng ban chức năng:

Ví dụ về chuyển đổi số theo lĩnh vực:

2.1. Nâng cao hiệu suất làm việc

Từ việc áp dụng các công nghệ chuyển đổi số, người lao động được cắt giảm các công việc thủ công lặp đi lặp lại nhiều lần. Điều này đồng nghĩa với việc họ sẽ có thời gian tập trung hơn vào các công việc chuyên môn từ đó nâng cao năng suất lao động. 

Ngoài ra, từ các con số thực tế trên các báo cáo công việc sẽ đưa ra các phân tích và kết luận về hiệu suất lao động của nhân sự khách quan nhất không còn cảm tính dựa trên đánh giá của riêng quản lý như cách quản lý nhân sự truyền thống.

2.2. Tối ưu chi phí

Từ những dữ liệu được thu thập và đồng bộ về hệ thống, doanh nghiệp có thể:

• Đánh giá các chi phí hợp lý, chi phí lãng phí,… cho từng giai đoạn của quy trình từ đó có chiến lược và kế hoạch hành động tối ưu chi phí hiệu quả.
• Tối ưu chi phí về nhân sự qua việc cắt giảm các bước, các nhân sự không cần thiết trong quy trình vận hành.
• Tối ưu hiệu quả tiếp thị: Chuyển đổi số giúp tối ưu hóa chiến lược tiếp thị và quảng cáo, đảm bảo mục tiêu chính xác và tối ưu hóa ngân sách.
• Tối ưu hóa dịch vụ khách hàng: Các giải pháp số hóa giúp cải thiện dịch vụ khách hàng, giảm thời gian giải quyết vấn đề và tạo lòng tin.
• Công nghệ số hóa giúp quản lý hiệu quả tài nguyên qua việc theo dõi và quản lý tài sản, nguyên vật liệu và nguồn lực, từ đó giảm lãng phí và tối ưu hóa sử dụng.
• Tự động hóa công việc: Các nhiệm vụ lặp đi lặp lại được tự động hóa, giúp tiết kiệm thời gian, nguồn lực và giảm sai sót,…

2.3. Hệ thống vận hành linh hoạt, tăng cường liên kết giữa các phòng ban

Nếu ở các quy trình truyền thống, doanh nghiệp có thể bị ảnh hưởng bởi một cá nhân vận hành, hướng dẫn đào tạo hoặc quản lý dữ liệu thì sau khi các dữ liệu được số hóa, việc luân chuyển nhân sự vận hành sẽ được rút ngắn cả về thời gian chuyển giao dữ liệu lẫn quy trình công việc.

Tất cả công việc sẽ không hoàn toàn phụ thuộc vào các nhân sự đảm nhiệm vị trí đó. Việc này giảm thiểu được khá nhiều rủi ro cho doanh nghiệp trong cả khâu quản trị vận hành và quản lý nhân sự. 

Bên cạnh đó, việc áp dụng công nghệ, phòng ban trong doanh nghiệp có thể chia sẻ thông tin, làm việc chung và tương tác một cách hiệu quả hơn.

2.4. Làm chủ và khai thác dữ liệu để đưa ra các quyết định chính xác

Với việc ứng dụng công nghệ vào trong các quy trình, hoạt động, chuyển đổi số cho phép doanh nghiệp thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau bao gồm cả dữ liệu khách hàng, dữ liệu từ quy trình kinh doanh và các nghiệp vụ bên ngoài doanh nghiệp. 

Từ các dữ liệu doanh nghiệp có thể đưa ra các báo cáo, sử dụng các chỉ số đánh giá để biết được các thông tin phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh như:

• Tình hình hoạt động thực tế của doanh nghiệp
• Nắm bắt được hành vi tiêu dùng, sử dụng dịch vụ, thấu hiểu khách hàng
• Cập nhật đánh giá chất lượng doanh nghiệp
• …

Để hệ thống hóa và đồng bộ các dữ liệu từ nhiều bộ phận, phòng ban, … doanh nghiệp cần xây dựng lộ trình chuyển đổi số phù hợp.

Một trong những điểm đặc biệt lưu ý, doanh nghiệp cần tránh sử dụng các phần mềm riêng lẻ cho từng bộ phận, phòng ban nhưng giữa các phần mềm này thiếu sự kết nối và không đồng bộ được dữ liệu.

Nền tảng chuyển đổi số toàn diện như MISA AMIS sẽ là bộ giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp chuyển đổi số toàn diện, đồng bộ hóa và làm chủ dữ liệu.

Bước 1: Xác định thực trạng và mục tiêu chuyển đổi số

• Với mỗi loại hình doanh nghiệp sẽ có đặc thù kinh doanh và cấu trúc riêng. Không có mẫu số chung cho việc xác định mục tiêu cho chuyển đổi số nên doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu chuyển đổi số giải bài toán gì, nỗi đau gì cho doanh nghiệp. Ví dụ như tối ưu hóa nhân sự, tối ưu chi phí, trải nghiệm khách hàng,…
• Đánh giá về mọi mặt như nhân sự, tài chính, công nghệ, văn hóa,… từ đó xác định mức độ sẵn sàng của doanh nghiệp với chuyển đổi số. 

Bước 2: Lên kế hoạch và các chiến lược chuyển đổi số

Từ mục tiêu, nguồn lực, định hướng,… doanh nghiệp xây dựng kế hoạch, chiến lược chuyển đối số và truyền thông đầy đủ các thông tin trong chiến lược để nhân sự các bộ phận có định hướng công việc. Một kế hoạch càng chi tiết, việc chuyển đổi số trong doanh nghiệp càng được thực hiện hiệu quả. 

• Thời gian chuyển đổi
• Các phòng ban áp dụng 
• Quy trình áp dụng
• Công việc nhân sự cần thực hiện
• Chi phí thực hiện

Bước 3: Ứng dụng công nghệ mới, số hóa các data, tài liệu và quy trình

Đây là bước nền tảng nhất trong quy trình chuyển đổi số. Sau khi đã lựa chọn được mục tiêu, lên kế hoạch đầy đủ cho việc chuyển đổi số thì việc số hóa tài liệu và  lựa chọn các ứng dụng từng phần là yếu tố cốt lõi của quá trình. Tùy vào nhu cầu và mục tiêu chuyển đổi số, doanh nghiệp có thể từng bước áp dụng công nghệ để số hóa hoạt động của các bộ phận.

Các công nghệ cơ bản mà doanh nghiệp cần có trong chuyển đổi số bao gồm:

– Hệ thống báo cáo tất cả các phòng ban

• Báo cáo chỉ số kinh doanh 
• Chỉ số vận hành
• MIS – Management Information System

– E-Office: Quản lý chứng từ online

– ERP: Hệ thống quản trị tập trung

– HRM: Human Resource Management

– eKPI: KPI được số hóa

Bước 4: Chuẩn bị và lên kế hoạch phát triển nhân lực

Nhân sự là một trong ba yếu tố cấu thành của chuyển đổi số. Trong đó, không phải tất cả các nhân sự thuộc doanh nghiệp có đủ khả năng và trình độ chuyên môn để đáp ứng nhu cầu. Vậy doanh nghiệp cần có các kế hoạch rõ ràng để có được nguồn nhân sự phù hợp trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp như:

• Bổ sung thêm nhân sự phát triển 
• Có kế hoạch đào tạo các nhân sự hiện tại của doanh nghiệp

Bước 5: Đánh giá và cải thiện lại quy trình

Doanh nghiệp cần triển khai cẩn thận, đầy đủ, lựa chọn những gì phù hợp và hiệu quả nhất cho doanh nghiệp

Dựa trên kết quả đánh giá, doanh nghiệp có thể tìm ra các ưu nhược điểm của từng yếu tố, đánh giá, điều chỉnh lại quy trình áp dụng chuyển đổi số để nâng cao hiệu quả quá trình này. 

Doanh nghiệp có thể thực hiện bằng cách liên tục đặt và trả lời các câu hỏi:

• Liệu sự chuyển đổi đang diễn ra có dẫn đến thay đổi tích cực cả trong nội bộ và với khách hàng không?
• Kết quả có đạt được như kế hoạch hay không? Cần thay đổi, cải thiện điều gì để chuyển đổi số hiệu quả hơn?
• …

5.1. Bán lẻ

Bán lẻ là ngành chịu tác động lớn nhất của chuyển đổi số. Phụ thuộc lớn và thói quen và sức mua của người tiêu dùng, doanh nghiệp Bán lẻ đang chịu những biến đổi liên tục do thói quen của khách hàng thay đổi.

Khách hàng hiện đại ngày càng có nhiều lựa chọn, các trải nghiệm công nghệ mới cũng khiến họ phát sinh những nhu cầu mới và yêu cầu cao hơn về trải nghiệm khách hàng. Chính vì vậy, doanh nghiệp đem lại cho khách hàng trải nghiệm mua sắm tốt hơn, sử dụng chi phí vận hành hiệu quả hơn mới là người chiến thắng. 

Với sự cạnh tranh khốc liệt, bất kể quy mô là gì, tốc độ chuyển đổi số cũng đều đóng vai trò quyết định đối với sự tồn tại của doanh nghiệp Bán lẻ trong tương lai.

5.1.1. Tổng quan thị trường ngành

• Quy mô thị trường Bán lẻ là 142 tỷ USD
• Đóng góp 59% cho GDP quốc gia

(Theo trung tâm nghiên cứu CSI)

5.1.2. Loại hình doanh nghiệp Bán lẻ

• Thời trang (14%)
•  Mỹ phẩm (14%)
• Điện máy, đồ gia dụng (20%)
• Thiết bị công nghệ (8%)
• Thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm (9%)
• Thực phẩm (31%)

5.1.3. Khái quát đặc thù ngành

• Doanh nghiệp Bán lẻ thường có một mạng lưới cửa hàng offline với nhiều vị trí khác nhau. Đồng thời, các doanh nghiệp cũng kinh doanh trên môi trường trực tuyến như website, sàn e-Commerce,…
• Với nhiều sản phẩm (SKU) khác nhau, doanh nghiệp có đội ngũ quản lý kho, mua hàng để đảm bảo hàng hóa đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
• Trải nghiệm khách hàng là yếu tố quan trọng để thu hút và giữ chân khách hàng.
• Ngành Bán lẻ thường phải xử lý và bảo mật lượng lớn dữ liệu khách hàng. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý thông tin khách hàng chính xác và tuân thủ các quy định bảo mật dữ liệu.

5.1.4. Hướng dẫn chuyển đổi số cho doanh nghiệp Bán lẻ

Dưới đây là giải pháp chuyển đổi số cho doanh nghiệp Bán lẻ ở từng bộ phận theo quy mô.

5.2. Dược phẩm

Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đã tác động lớn đến mọi ngành, nghề, trong đó có cả ngành Dược. Không còn giới hạn ở những kênh bán hàng truyền thống, ngành Dược xuất hiện thêm nhiều điểm chạm trên nền tảng công nghệ số. Chính vì vậy, chuyển đổi số sẽ là một quá trình đầy hứa hẹn, nó không chỉ giúp các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, kiểm soát được các rủi ro, tối ưu nguồn lực, tăng hiệu quả kinh doanh mà còn tiếp cận khách hàng dễ dàng hơn, rộng rãi hơn và nhanh chóng hơn bao giờ hết.

5.2.1. Tổng quan thị trường ngành

Theo báo cáo của Tổng cục Thống kê, số dân Việt Nam có độ tuổi từ 65 trở lên dự kiến đạt 7,4 triệu người vào cuối năm nay, tăng gần 7,9% trong tổng số dân cả nước và thậm chí đến năm 2050 ước đạt 18,1%. Ðiều này có nghĩa là, khi tốc độ già hóa gia tăng, nhu cầu chăm sóc sức khỏe cũng sẽ tăng theo, dẫn đến tỷ lệ sử dụng bảo hiểm y tế tăng lên. Do đó, ngành Dược có nhiều cơ hội phát triển hơn.

Chi tiêu bình quân đầu người dành cho thuốc và các thực phẩm chức năng tại Việt Nam đã tăng từ 37,97 USD/ người vào năm 2015 lên 56USD/ người vào cuối năm 2017. Nếu tính chung chi phí y tế, tỷ lệ chi tiêu cho thuốc tại Việt Nam đang chiếm 33%, trong khi con số này ở Trung Quốc là 39 %, Thái Lan 34%, còn Australia là 16%.

5.2.2. Loại hình doanh nghiệp Dược phẩm

Phân theo đặc thù hoạt động kinh doanh, các doanh nghiệp dược phẩm được chia theo các nhóm như sau:

• Nhóm chuyên sản xuất (40%)
• Nhóm doanh nghiệp chuyên phân phối (60%)

5.2.3. Khái quát đặc thù ngành

• Doanh nghiệp nhập khẩu/phân phối Dược phẩm có nhiều đại lý (phòng khám, bệnh viện), nhà thuốc phân phối ở các địa bàn (tỉnh/thành phố) khác nhau.
• Doanh nghiệp có nhiều công ty (chi nhánh) trên toàn quốc.
• Doanh nghiệp có đội ngũ trình dược viên tác nghiệp ở nhiều vùng, miền.

5.2.4. Hướng dẫn chuyển đổi số cho doanh nghiệp Dược phẩm

Dưới đây là giải pháp chuyển đổi số cho doanh nghiệp Dược phẩm ở từng bộ phận theo quy mô.

5.3. Giáo dục

Với sự phát triển không ngừng của khoa học và công nghệ, chuyển đổi số chính là xu hướng của xã hội nói chung và lĩnh vực giáo dục nói riêng. Việc áp dụng công nghệ vào giáo dục có vai trò vô cùng to lớn, tạo nên nhiều bước ngoặt phát triển, mở ra nhiều phương thức giáo dục mới thông minh, hiệu quả hơn và đồng thời tiết kiệm chi phí cho người học. 

5.3.1. Tổng quan thị trường ngành 

Ngành Đào tạo và Giáo dục đóng một vai trò quan trọng trong việc phát triển các kỹ năng và năng lực của lực lượng lao động Việt Nam để thích nghi, phát triển trong một thị trường việc làm liên tục thay đổi.

Với quy mô khoảng 61.319 doanh nghiệp, ngành Giáo dục đang đóng góp 4.03% GDP cả nước với doanh thu 252.32 nghìn tỷ.

5.3.2. Loại hình doanh nghiệp Giáo dục

Phân theo đặc thù hoạt động kinh doanh, các doanh nghiệp Dược phẩm được chia theo các nhóm như sau:

• Cơ sở Giáo dục tư nhân
• Cơ sở Giáo dục công
• Cơ sở Giáo dục đào tạo nghề sau Trung học cơ sở
• Đào tạo sau đại học
• Các tổ chức tư vấn đào tạo cho doanh nghiệp
• Các hình thức đào tạo khác của Chính phủ và các cơ quan chuyên nghiệp

5.3.3. Khái quát đặc thù ngành

• Doanh nghiệp sau khi được cấp phép thành lập theo tiêu chuẩn của Bộ giáo dục và đào tạo sẽ thực hiện tuyển/thuê giáo viên, mua văn phòng phẩm và các dụng cụ phục vụ quá trình giảng dạy, thực hành.
• Cung cấp các dịch vụ giáo dục mầm non, tiểu học, trung học cơ sở, phổ thông trung học, mở các lớp đào tạo, dạy thêm, gia sư cho học sinh có nhu cầu theo các môn học cụ thể.
• Hàng hóa là các dịch vụ đào tạo, dịch vụ dạy nghề, tư vấn,…
• Quản lý nhập – xuất kho văn phòng phẩm phục vụ cho công tác giảng dạy.
• Tuyển sinh, thu trước học phí.

5.3.4. Hướng dẫn chuyển đổi số cho doanh nghiệp Giáo dục

Dưới đây là giải pháp chuyển đổi số cho doanh nghiệp Giáo dục ở từng bộ phận theo quy mô.

5.4. Logistics

Do ảnh hưởng của Covid-19 cùng những bất ổn về kinh tế, chính trị, những năm gần đây, chuỗi cung ứng toàn cầu bị đứt gãy và đảo lộn. Các hoạt động logistics vốn được coi là “xương sống” của chuỗi cung ứng cũng bị ảnh hưởng mạnh mẽ.

Thực tế đó đã đặt ra yêu cầu cho các doanh nghiệp dịch vụ logistics Việt Nam cần đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số để vừa khắc phục được những vấn đề nảy sinh vừa có thể tận dụng được lợi thế của Cách mạng công nghiệp 4.0.

5.4.1. Tổng quan thị trường ngành Logistics

• Số lượng doanh nghiệp thuộc ngành/lĩnh vực trên toàn quốc: 29,694 doanh nghiệp (Số liệu năm 2018, Báo cáo Logistics Việt Nam 2020, Bộ Công Thương)
• Ngoài ra, các công ty sản xuất, kinh doanh và dịch vụ cũng có hoạt động vận hành logistics của riêng mình với một tỷ lệ thuê ngoài đang ở mức 10-25% (*)
• Tỷ lệ (%) tăng trưởng hàng năm của ngành: 14-16%
• Đóng góp cho GDP quốc gia: 5-6%
• Quy mô thị trường: ~ 40 tỷ USD

5.4.2. Loại hình doanh nghiệp Logistics

Các loại hình doanh nghiệp nhánh thuộc ngành/lĩnh vực là đối tượng phù hợp với hướng dẫn chuyển đổi số này.

• Doanh nghiệp vận tải đường sắt và đường bộ chiếm: 59.02%
• Doanh nghiệp kho bãi và các hoạt động hỗ trợ vận tải: 33.26%
• Doanh nghiệp bưu chính chuyển phát: 2.34%

5.4.3. Khái quát đặc thù ngành

Doanh nghiệp Logistics là tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, được thành lập hoặc đăng ký thành lập theo quy định của pháp luật nhằm mục đích kinh doanh nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, các thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu, giao hàng hoặc các dịch vụ khác có liên quan tới hàng hóa theo thỏa thuận với khách hàng để hưởng thù lao.

Ngành logistics (hoặc vận tải và logistics) là một phần quan trọng của kinh tế toàn cầu, đảm bảo việc vận chuyển và phân phối hàng hóa từ nơi sản xuất đến điểm tiêu dùng. Dưới đây là một khái quát về đặc thù của ngành logistics:

• Thời gian rất quan trọng trong logistics. Việc giao hàng muộn hoặc thất lạc có thể gây ra rất nhiều sự cố và chi phí không cần thiết.
• Logistics bao gồm nhiều hình thức vận chuyển khác nhau như đường bộ, đường sắt, hàng không, biển, và vận tải đa phương tiện..
• Lưu trữ và quản lý kho là một phần quan trọng của ngành logistics. Quản lý kho hàng hóa một cách hiệu quả có thể giảm thiểu chi phí lưu trữ và đảm bảo sự sẵn sàng của hàng hóa.
• Logistics thường liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa qua biên giới quốc gia. Quản lý các thủ tục hải quan và tuân thủ quy định quốc tế là một phần quan trọng của công việc.

5.4.4. Hướng dẫn chuyển đổi số cho doanh nghiệp Logistics

Dưới đây là giải pháp chuyển đổi số cho doanh nghiệp Logistics ở từng bộ phận theo quy mô.

Tùy vào đặc thù quản trị và thực trạng ứng dụng công nghệ, mỗi doanh nghiệp sẽ có những yêu cầu và lộ trình chuyển đổi số khác nhau. Để chuyển đổi số thực sự mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp, bạn có thể đăng ký tư vấn để đội ngũ chuyên gia MISA AMIS hỗ trợ 1 – 1, giúp doanh nghiệp thiết lập định hướng và thực hiện chuyển đổi số đúng đắn và tối ưu nhất.

6.1. Tỷ lệ nhân viên sử dụng phần mềm 

Đây là tỷ lệ nhân viên trong công ty sử dụng phần mềm trên tổng số nhân viên. Tỷ lệ này càng cao thì quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp càng dễ thành công bởi càng sử dụng, mức độ hiểu biết và thông thạo của nhân viên với phần mềm càng cao và có khả năng hứng thú với công nghệ, ứng dụng công nghệ để tối ưu công việc của mình. 

Mỗi doanh nghiệp sẽ có mức độ ứng dụng công nghệ và đặc thù quản lý riêng nên đội ngũ quản lý cần xác định tỷ lệ phù hợp. Khi tỷ lệ này quá thấp, quá trình chuyển đổi số có nguy cơ thất bại, doanh nghiệp cần đưa ra các điều chỉnh kịp thời.

6.2. Mức độ hài lòng của nhân viên đối với công nghệ mới

Doanh nghiệp có thể tiến hành đo lường bằng cách thu thập, khảo sát ý kiến từ nhân viên để đánh giá được họ có hài lòng về công nghệ hay không hoặc có những đánh giá như thế nào. 

Mức độ hài lòng càng cao chứng tỏ nhân viên ủng hộ về việc chuyển đổi số, thích ứng được với quá trình này. Ngược lại, công nghệ mới không nhận được sự đón nhận và đem lại hữu ích cho nhân viên. 

Do đó, để chuyển đổi số thực sự đem đến hiệu quả, công nghệ phải đáp ứng được nhu cầu công việc, giải quyết được khó khăn gặp phải và thao tác dễ sử dụng. Những giải pháp chuyển đổi số toàn diện như MISA AMIS với khả năng đáp ứng mọi nhu cầu của doanh nghiệp, giao diện thân thiện, dễ sử dụng sẽ là một lựa chọn mà doanh nghiệp có thể cân nhắc, tìm hiểu. 

6.3. Năng suất nhân viên 

Một trong những mục tiêu quan trọng nhất của chuyển đổi số đó là gia tăng năng suất cho nhân viên. Để đánh giá được chỉ số này, doanh nghiệp cần đo lường thời gian để nhân sự hoàn thành công việc, các chỉ số cụ thể liên quan đến công việc của nhân viên, so sánh trước và sau chuyển đổi số để xác định sự cải thiện hiệu quả.

Năng suất làm việc số này cao chứng tỏ công nghệ có hiệu quả, giúp tăng năng suất nhân viên. Chỉ số này thấp cảnh báo công nghệ không phù hợp với quy trình vận hành hoặc quá phức tạp khiến nhân viên phải tiêu tốn nhiều thời gian hơn.

Để cải thiện được năng suất nhân viên, doanh nghiệp sẽ cần xác định và thu thập hết những vấn đề đội ngũ đang gặp phải và sử dụng công nghệ phù hợp. Khi đó, nhân viên mới có thể giải quyết được những công việc thủ công, phức tạp một cách nhanh chóng. 

6.4. Mức độ thích nghi của nhân viên

Đây là chỉ số phản ánh mức độ cởi mở đón nhận cái mới của nhân viên trước hoặc trong khi chuyển đổi số. Đội ngũ quản lý có thể đo lường chỉ số này bằng cách quan sát hoặc sử dụng các bảng câu hỏi để khảo sát. 

Nếu chỉ số này thấp, doanh nghiệp sẽ cần động viên, khích lệ đội ngũ và tổ chức các buổi họp để trao đổi, giải đáp, phổ biến kiến thức về công nghệ, cũng như lợi ích chuyển đổi số có thể đem lại cho doanh nghiệp.

6.5. Tối ưu chi phí và tăng lợi nhuận

Đánh giá chỉ số tối ưu chi phí và lợi nhuận sau khi doanh nghiệp triển khai chuyển đổi số là một phần quan trọng trong việc đảm bảo rằng chuyển đổi đã mang lại giá trị thực sự và đáp ứng được mục tiêu kinh doanh. 

Để đánh giá được chỉ số này, doanh nghiệp sẽ cần xác định ROI, tỷ suất lợi nhuận trên đầu tư, doanh thu, chi phí hoạt động,… và so sánh với trước khi chuyển đổi số. Đây là một 

Để đánh giá chỉ số tối ưu chi phí và lợi nhuận sau khi triển khai chuyển đổi số, doanh nghiệp cần thu thập dữ liệu chính xác và đối chiếu với kế hoạch ban đầu, từ đó xác định liệu chuyển đổi đã đáp ứng được mục tiêu kinh doanh và tạo ra giá trị thực sự.

6.6. Trải nghiệm khách hàng

Chuyển đổi số hướng đến việc cải thiện trải nghiệm khách hàng nhằm gia tăng tỷ lệ chuyển đổi, gia tăng mức độ hài lòng của khách hàng. Để đánh giá được liệu chuyển đổi số có cải thiện trải nghiệm khách hàng hay không, doanh nghiệp có thể đo lường các chỉ số như: 

• Tỷ lệ tương tác khách hàng trực tuyến
• Tỷ lệ phản hồi tích cực từ khách hàng
• Tỷ lệ sử dụng các kênh tiếp cận trực tuyến

Đồng thời, doanh nghiệp có thể thu thập phản hồi từ khách hàng qua các khảo sát trực tuyến, email hoặc các hệ thống phản hồi khách hàng. Dựa trên phản hồi từ khách hàng, doanh nghiệp có thể xác định được các vấn đề để điều chỉnh và tối ưu. Điều này giúp đảm bảo rằng chuyển đổi đã mang lại giá trị thực sự và tạo sự hài lòng từ phía khách hàng.

7.1. IVY moda

Là thương hiệu Bán lẻ thời trang được thành lập từ tháng 10/2005, trải qua 18 năm phát triển, IVY moda đã trở thành một trong những cái tên dẫn đầu về thời trang xu hướng tại Việt Nam với 84 showroom tại 42 tỉnh thành, 4000 nhân viên và 1,8 triệu khách hàng. 

Khi quy mô mở rộng, đội ngũ nhân sự tăng, đội ngũ quản lý của IVY moda phải đối mặt với không ít thách thức như:

• Về tuyển dụng: Tuyển dụng thường xuyên, quy trình tuyển dụng nhiều thủ tục rườm rà, CV ứng viên phân mảnh được quản lý bởi nhiều HR.
• Về quản lý hồ sơ – thông tin nhân sự: Quản lý hồ sơ nhân sự thông qua tài liệu giấy và các file excel, đội ngũ HR dễ nhầm lẫn, thất lạc thông tin nhân sự. 
• Về chấm công – tính lương:

• • Khó kiểm soát tình hình khi quản lý chấm công ở nhiều cửa hàng cùng lúc.
  • Mùa cao điểm, nhân viên phải luân chuyển đến nhiều cửa hàng và làm đơn đề nghị cập nhật thủ công, có chữ ký xác nhận của cửa hàng trưởng, dẫn đến mất nhiều thời gian. 
  • Khó kiểm soát được các ca làm việc, đặc biệt là dễ xảy ra những nhầm lẫn trong việc phân ca cho nhân viên.

Trước những khó khăn – thách thức đặt ra, IVY moda đã có định hướng vô cùng đúng đắn: chuyển đổi số doanh nghiệp và bước đi đầu tiên chính là “số hóa” quy trình quản lý nhân sự.

Sau khi tìm hiểu kỹ lưỡng các giải pháp trên thị trường, ban lãnh đạo quyết định chọn MISA AMIS HRM để ứng dụng công nghệ cho những hoạt động quản lý nhân sự của mình. Đây là 1 trong 4 phân hệ của nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS. Với phần mềm này, IVY moda có thể tối ưu, nâng cao hiệu quả hoạt động quản trị nhân sự.

• Đăng tin tuyển dụng trên nhiều kênh, tập trung dữ liệu ứng viên cùng nhiều mẫu báo cáo khoa học, giúp đánh giá hiệu quả cho từng chiến dịch tuyển dụng.
• Lưu trữ hồ sơ của hàng ngàn nhân viên, lãnh đạo theo dõi tình hình biến động nhân sự trong từng giai đoạn để có những điều chỉnh phù hợp nhất.
• Nhân viên có thể chấm công bằng nhiều hình thức như Face ID, GPS, mã QR,…. HR tổng hợp dữ liệu công từ nhiều chi nhánh khác nhau, tiết kiệm thời gian và công sức.
• HR tính lương theo nhiều vị trí, hệ số khác nhau, lãnh đạo xem báo cáo quỹ lương tức thì,… từ đó có những điều chỉnh phù hợp nhất.

Với doanh nghiệp có quy mô từ 100 nhân sự như IVY moda, chuyển đổi số hoạt động quản trị nhân sự được coi là quá trình cần thiết. Điều này không chỉ hỗ trợ đội ngũ HR tiết kiệm được thời gian, công sức; nâng cao trải nghiệm nhân viên mà lãnh đạo có thể theo dõi được tình hình nhân sự để đưa ra các quyết định.

7.2. Công ty CP  Hữu Nghị Xuân Cương

Xuân Cương là một trong những doanh nghiệp logistics hàng đầu trong việc đầu tư bến bãi, vận chuyển hàng hóa và cung cấp nhiều dịch vụ vận tải đa dạng tại Lạng Sơn.

Với quy mô hơn 700 nhân sự cùng đặc thù nghiệp vụ phức tạp, ban lãnh đạo công ty thường xuyên gặp phải những khó khăn trong công tác điều hành, tổ chức công việc.

• Thiếu kênh quản lý tập trung khiến cho ban lãnh đạo không thể bao quát, liên thông nhiều nghiệp vụ để tạo nên bức tranh quản trị chung.
• Thực hiện toàn bộ thủ tục về thuế TNCN, báo tăng giảm BHXH,… thủ công, ảnh hưởng đến công việc chung.
• HR thực hiện tuyển dụng thủ công, lưu trữ thông tin, dữ liệu ứng viên bị rời rạc, không đồng bộ. 
• Sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên với tính tính năng hạn chế, dữ liệu không được đồng bộ, HR và nhân viên không thể tự thay đổi thông tin. 
• Chấm công thủ công với bộ phận sản xuất làm việc theo ca, tính lương mất rất nhiều thời gian, công sức bởi mỗi phòng ban có hệ số lương khác nhau.

Sau khi tìm hiểu các đơn vị trên thị trường, Công ty Cổ phần Hữu Nghị Xuân Cương quyết định chọn MISA AMIS để chuyển đổi số toàn bộ hoạt động quản trị và vận hành doanh nghiệp.

Với việc ứng dụng giải pháp chuyển đổi số toàn diện MISA AMIS, Xuân Cương đã tối ưu được nghiệp vụ vận hành và loại bỏ những khó khăn trong công tác điều hành, tổ chức doanh nghiệp. 

• AMIS Kế toán: Tự động lập chứng từ, hạch toán doanh thu và báo cáo thuế, xuất hóa đơn điện tử ngay trên cùng một nền tảng quản trị, giúp tiết kiệm hơn 80% thời gian nhập liệu.
• AMIS HRM: Lưu trữ hồ sơ hàng nghìn nhân viên, chấm công linh hoạt theo nhiều hình thức, tự động tính lương theo nhiều vị trí/hệ số khác nhau, tự động hóa quy trình tuyển dụng, điều chỉnh BHXH ngay trên phần mềm,…
• MISA AMIS Văn phòng số: Quản lý công việc, quản lý tài sản, xây dựng quy trình phối hợp liên phòng ban, giao tiếp nội bộ và xây dựng môi trường làm việc số toàn diện.

Nếu không có lộ trình chuyển đổi số rõ ràng, các doanh nghiệp thường ứng dụng các phần mềm riêng lẻ, thiếu kết nối dẫn đến dữ liệu phân tán, công việc chồng chéo. Với khả năng liên kết chặt chẽ các phần mềm trong hệ sinh thái cùng hơn 100 đối tác bên ngoài, MISA AMIS hỗ trợ doanh nghiệp hội tụ dữ liệu và chuyển đổi số toàn diện với một nền tảng duy nhất. 

Với định hướng chuyển đổi số toàn diện, trong tương lai, Xuân Cương sẽ tiếp tục ứng dụng bộ giải pháp Marketing – Bán hàng của MISA AMIS vào trong hoạt động.

Trên đây là 2 trong hàng nghìn câu chuyện chuyển đổi số thành công của các doanh nghiệp. Chuyển đối số là một quá trình dài, doanh nghiệp hoàn toàn có thể từng bước số hóa và tối ưu các hoạt động. Điều quan trọng nhất, đội ngũ cần cam kết và kiên trì với hành hình để đạt được mục tiêu cuối cùng.

Nếu doanh nghiệp của bạn cũng đang tìm kiếm một giải pháp để tối ưu vận hành cũng như chuyển đổi số toàn diện, hãy liên hệ với MISA qua hotline 090 488 58 33 hoặc đăng ký nhận tư vấn miễn phí.

Xem thêm:

• Tất cả những điều cần biết về chuyển đổi số trong doanh nghiệp
• Cách xây dựng văn hóa doanh nghiệp trong chuyển đổi số
• Chuyển đổi số cho doanh nghiệp vừa và nhỏ: Lộ trình chi tiết
• Tìm hiểu giải pháp chuyển đổi số toàn diện MISA AMIS