Xây dựng quy chế chi tiêu hành chính, văn phòng cho doanh nghiệp

Cùng với Quy chế quản lý Tài chính, Quy chế Tiền lương thì Quy chế quản lý chi tiêu hành chính, văn phòng của doanh nghiệp cũng là một quy chế vô cùng quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ các khoản thu chi, đảm bảo mọi hoạt động chi tiêu đúng mục đích, hiệu quả, từ đó gia tăng lợi nhuận đồng thời giảm được các rủi ro về thuế.

1. Quy chế quản lý chi tiêu hành chính, văn phòng là gì?

Quy chế quản lý chi tiêu hành chính, văn phòng là tập hợp các quy định, định mức về các khoản chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm các chi phí phục vụ cho bộ phận hành chính, bộ phận văn phòng, các bộ phận không trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất ra sản phẩm, dịch vụ:

Các chi phí hành chính, văn phòng thường gặp bao gồm:

• Chi phí mua sắm các công cụ, dụng cụ cho bộ phận văn phòng như: mua sắm trang thiết bị bàn ghế, máy tính, máy in, giấy bút, chè nước tiếp khách…;
• Chi phí điện nước, điện thoại, chuyển phát bưu phẩm…;
• Chi phí tiếp khách đến giao dịch công tác;
• Chi phí công tác phí của lãnh đạo, nhân viên các phòng ban;
• Chi phí ăn, nghỉ khi đi công tác;
• Một số chi phí nhỏ lẻ khác như chi phí vệ sinh, bảo vệ, vv…

2. Sự cần thiết phải xây dựng quy chế quản lý chi tiêu hành chính, văn phòng

Việc xây dựng quy chế quản lý chi tiêu hành chính, văn phòng hỗ trợ doanh nghiệp:

• Quản lý, quản trị các khoản chi phí phát sinh;
• Tiết kiệm, chống lãng phí thất thoát, phục vụ đúng các nhu cầu cần thiết đem lại hiệu quả;
• Đảm bảo các chi phí phát sinh tuân thủ tính hợp lý, hợp lệ của Luật thuế TNDN, luật thuế GTGT và các quy định khác của luật pháp hiện hành;
• Giúp doanh nghiệp có kế hoạch trong quản lý chi tiêu, xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng năm, chủ động trong việc cân đối nguồn tài chính;
• Đảm bảo tính minh bạch, bình đẳng, công bằng giữa các đối tượng, các đơn vị trong doanh nghiệp.

>> Tìm hiểu thêm: Cách xây dựng quy chế quản lý tài chính trong doanh nghiệp

3. Những yêu cầu nguyên tắc cần phải tuân thủ khi xây dựng quy chế chi tiêu hành chính văn phòng

Khi xây dựng quy chế chi tiêu hành chính văn phòng, doanh nghiệp cần bảo đảm các quy định trong quy chế vừa phù hợp với quy định của pháp luật, vừa đáp ứng yêu cầu quản trị tài chính nội bộ. Một quy chế được xây dựng chặt chẽ sẽ giúp kiểm soát chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng ngân sách và hạn chế các rủi ro trong quá trình thanh tra, kiểm tra.

Phù hợp với đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp có quy mô, lĩnh vực hoạt động và cơ cấu tổ chức khác nhau. Vì vậy, quy chế chi tiêu cần được thiết kế phù hợp với thực tế hoạt động, quy định rõ phạm vi áp dụng, đối tượng được hưởng, mức chi và quy trình thực hiện để đảm bảo tính khả thi.

Ví dụ: Đối với doanh nghiệp, thường sẽ phát sinh các chi phí sau:

• • Chi phí văn phòng phẩm: Tiền mua giấy in, mực máy in, mực photo, sổ sách, bút bi, bút ký, cặp tài liệu, kẹp ghim, kẹp tài liệu, giấy đánh dấu, chi phí in các ấn phẩm riêng của công ty như bì đựng tài liệu, lịch bàn, tờ rơi/tài liệu phát cho khách hàng…
  • Chi phí tiếp khách giao dịch: Chi tiếp các đoàn kiểm tra, tiếp khách ngoại giao với các cơ quan chức năng, mua chè nước tiếp khách tại văn phòng…
  • Chi phí điện nước: Gồm các chi phí liên quan đến tiền điện, tiền nước tại văn phòng.
  • Chi phí công tác phí: Gồm các chi phí liên quan đến việc đi công tác của lãnh đạo, các cá nhân được giao nhiệm vụ khác như: chi phí ăn, nghỉ, chi phí đi đường, xăng xe…
  • Mua sắm các công cụ dụng cụ văn phòng khác như: máy in, photo, bàn ghế, ấm chén…
  • Chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ văn phòng, trụ sở như mua dụng cụ vệ sinh, tiền nhân công thuê vệ sinh văn phòng, điện thoại, internet…
  • Chi phí thuê văn phòng (nếu có)

Như vậy trong quy định phải bao trùm tất cả các quy định về phương thức mua sắm, bộ phận mua sắm, bộ phận quyết định, phê duyệt, thời hạn, định mức, hồ sơ thủ tục…đảm bảo đó là các chi phí hợp lý phát sinh thực tế tại doanh nghiệp.

Tuân thủ quy định của pháp luật

Quy chế chi tiêu cần được xây dựng trên cơ sở các quy định của pháp luật về kế toán, thuế, tài chính và lao động (nếu có liên quan). Các khoản chi phải có căn cứ pháp lý rõ ràng, không trái với quy định hiện hành và đáp ứng đầy đủ điều kiện về hồ sơ, chứng từ để được hạch toán và xác định chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Căn cứ khoản 1 Điều 9 Luật thuế Thu nhập doanh nghiệp 2025 và Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định về các khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN đó là:

• Các khoản chi phải liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
• Các khoản chi phải có hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Các khoản chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên.
• Các khoản chi khác kông thuộc các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế theo quy định tại Điều 10 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 và Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP

Quy định rõ định mức và điều kiện chi

Đối với từng khoản chi hành chính văn phòng như văn phòng phẩm, điện, nước, điện thoại, công tác phí, tiếp khách, hội nghị hoặc chi phí mua sắm tài sản phục vụ hoạt động, doanh nghiệp nên quy định cụ thể:

• Đối tượng được áp dụng.
• Mức chi hoặc hạn mức chi.
• Điều kiện được thanh toán.
• Hồ sơ, chứng từ cần cung cấp.
• Thẩm quyền phê duyệt.

Việc quy định rõ ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế phát sinh tranh chấp và tránh tình trạng chi vượt định mức.

Bảo đảm tính công khai, minh bạch

Quy chế cần được ban hành bằng văn bản, phổ biến đến các phòng ban và người lao động có liên quan để thống nhất trong quá trình thực hiện. Đồng thời, các tiêu chí xét duyệt và thanh toán chi phí cần được quy định rõ ràng nhằm bảo đảm tính minh bạch và công bằng.

Xây dựng quy trình kiểm soát và phê duyệt chi tiêu

Doanh nghiệp nên quy định cụ thể quy trình từ đề nghị chi, xét duyệt, thanh toán đến lưu trữ chứng từ. Đồng thời, cần xác định rõ trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận trong từng khâu nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ và hạn chế các khoản chi không đúng mục đích.

Đảm bảo tiết kiệm và sử dụng ngân sách hiệu quả

Một trong những nguyên tắc quan trọng khi xây dựng quy chế chi tiêu hành chính văn phòng là bảo đảm tiết kiệm, hợp lý và hiệu quả. Mọi khoản chi cần phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc công tác quản lý của doanh nghiệp, tránh lãng phí và tối ưu hóa nguồn lực tài chính.

4. Các bước xây dựng quy chế quản lý chi tiêu hành chính văn phòng

Để quy chế quản lý chi tiêu hành chính văn phòng phát huy hiệu quả trong thực tế, doanh nghiệp cần xây dựng theo một quy trình bài bản, phù hợp với quy mô và đặc thù hoạt động. Dưới đây là các bước cơ bản mà doanh nghiệp nên thực hiện.

5. Mẫu quy chế hành chính văn phòng thường có

MISA AMIS gửi tặng bạn đọc mẫu quy chế chi tiêu hành chính văn phòng tham khảo. Các doanh nghiệp tùy theo tình hình sản xuất kinh doanh để xây dựng quy chế riêng phù hợp với tình hình thực tế tại doanh nghiệp mình. Tham khảo tại đây

Bên cạnh tổng hợp các kiến thức hữu ích về kế toán để giúp kế toán doanh nghiệp dễ dàng tìm hiểu trong quá trình công tác, MISA đồng thời phát triển phần mềm kế toán mang đến giải pháp quản trị tài chính kế toán tổng thể vừa đơn giản, thông minh vừa an toàn chính xác. Anh/Chị kế toán doanh nghiệp hãy đăng ký phần mềm kế toán online MISA AMIS để thực tế trải nghiệm một giải pháp với nhiều tính năng, tiện ích như:

• Hệ sinh thái kết nối:
  • Hoá đơn điện tử – cho phép xuất hoá đơn ngay trên phần mềm
  • Ngân hàng điện tử – cho phép lấy sổ phụ, đối chiếu và chuyển tiền ngay trên phần mềm
  • Cơ quan Thuế – cổng mTax cho phép nộp tờ khai, nộp thuế ngay trên phần mềm
  • Hệ thống quản trị bán hàng, nhân sự…
• Đầy đủ các nghiệp vụ kế toán: Đầy đủ các nghiệp vụ kế toán theo TT133 & TT99, từ Quỹ, Ngân hàng, Mua hàng, Bán hàng, Kho, Hóa đơn, Thuế, Giá thành,…
• Tự động nhập liệu: Tự động nhập liệu từ hóa đơn điện tử, nhập khẩu dữ liệu từ Excel giúp rút ngắn thời gian nhập chứng từ, tránh sai sót.
• Tự động tổng hợp số liệu và kết xuất báo cáo tài chính với hàng trăm biểu mẫu có sẵn giúp kế toán đáp ứng kịp thời yêu cầu của lãnh đạo
• ….

Tham khảo ngay bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS dùng thử miễn phí 15 ngày để quản lý công tác kế toán hiệu quả hơn.