Kế toán cho giám đốc Kế toán quản trị Cách xây dựng quy chế quản lý tài chính trong doanh nghiệp

Cách xây dựng quy chế quản lý tài chính trong doanh nghiệp

Quy chế quản lý tài chính trong doanh nghiệp là một trong những quy chế vô cùng quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, giúp doanh nghiệp xác định rõ các nguyên tắc quản lý về vốn, quản lý tài chính, kế toán, các vấn đề thu chi của doanh nghiệp; từ đó, giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định của pháp luật về chế độ kế toán, luật thuế, luật lao động, luật BHXH…, đồng thời sử dụng tối ưu nguồn lực tài chính. 

1. Khái niệm về Quy chế quản lý tài chính trong doanh nghiệp 

Trên thực tế không có một khái niệm cụ thể nào về Quy chế quản lý tài chính của doanh nghiệp (Quy tế tài chính). 

Về cơ bản, quy chế tài chính là tập hợp các quy định về tài chính, kế toán của doanh nghiệp nhằm kiểm soát, quản lý các hoạt động liên quan đến tài chính, kế toán, quản lý tài sản, vật tư, tiền vốn của doanh nghiệp.

2. Các tiêu chí cần đạt của Quy chế tài chính:

Hình 1 Các tiêu chí cần đạt của Quy chế tài chính

Một là: Phải tuân thủ pháp luật về Luật doanh nghiệp, Luật kế toán, các chuẩn mực kế toán, Luật thuế (thuế GTGT, thuế TNDN, thuế TNCN…và các loại thuế khác), và các Nghị định, Thông tư và các quy định pháp luật liên quan khác.

Hai là: Đảm bảo tính logic: Việc xây dựng Quy chế tài chính phải đảm bảo tính logic giữa các bộ phận, các nội dung công việc liên quan trong doanh nghiệp, đảm bảo việc xây dựng các nội dung không bị chồng chéo giữa các phòng ban, bộ phận.

Ba là: Đảm bảo tính hợp lý: Các quy định của Quy chế phải đảm bảo hợp lý giữa các nội dung phần hành công việc, đảm bảo hỗ trợ tối đa cho các bộ phận chuyên môn nói riêng, và cho tổ chức doanh nghiệp nói chung và tránh sự mất công bằng giữa các bộ phận thi hành.

Bốn là: Đảm bảo tính tuân thủ: Quy chế phải có đầy đủ cơ chế áp dụng, điều khoản thi hành, phải nêu rõ các chế độ áp dụng cho các bộ phận và cách thức xử lý vi phạm nếu không tuân thủ các điều khoản trong quy chế.

3. Căn cứ xây dựng Quy chế tài chính của doanh nghiệp

Hình 2 Căn cứ xây dựng Quy chế tài chính của doanh nghiệp

3.1 Căn cứ vào các pháp luật, các quy định hiện hành tại thời điểm xây dựng Quy chếcụ thể là:

Luật doanh nghiệp số 59/2020/QH14: Khi xây dựng Quy chế tài chính, doanh nghiệp cần căn cứ vào Luật doanh nghiệp bởi lẽ chúng ta phải trả lời câu hỏi: Quy chế này áp dụng cho mô hình doanh nghiệp nào? Quy mô tổ chức của doanh nghiệp ra sao? (Là mô hình công ty TNHH hay mô hình công ty cổ phần? Hay doanh nghiệp tư nhân, doanh nghiệp nhà nước hay doanh nghiệp vốn đầu tư nước ngoài…).

Quy mô về vốn của doanh nghiệp ra sao? Mỗi doanh nghiệp có những đặc điểm về quy mô, loại hình, đặc điểm về vốn, về hoạt động khác nhau. Doanh nghiệp cần xem xét cẩn trọng các đặc điểm này, đối với với quy định về luật doanh nghiệp mới có thể xây dựng các điều khoản quy định phù hợp.

Tuân thủ pháp luật về kế toán, thống kê: Quy chế được doanh nghiệp xây dựng phải tuân thủ các quy định về luật kế toán, chuẩn mực kế toán, các văn bản pháp luật hướng dẫn kèm theo. Vì vậy, quy chế cần xây dựng dựa trên căn cứ chế độ kế toán hiện hành để quy định rõ ràng cách thức hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và cách thức lập, trình bày BCTC; đảm bảo kế toán phản ánh một cách trung thực, hợp lý bức tranh tài chính của doanh nghiệp. 

Các thông tư, nghị định, pháp luật về thuế bao gồm: thuế TNDN, thuế GTGT, thuế TNCN… Việc căn cứ vào các luật thuế hiện hành là để xây dựng các định chế tài chính để đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ đầy đủ các pháp luật về thuế.

Ví dụ: Khi xây dựng các điều khoản quy định về mua sắm tài sản phải tuân thủ theo Thông tư 45/2013/TT-BTC, Thông tư số 28/2017/TT-BTC, và Thông tư 147/2016/TT-BTC về các điều kiện ghi nhận tài sản của doanh nghiệp. Khi mua sắm ô tô phải tuân thủ Nghị định 04/2019/NĐ-CP về đối tượng sử dụng, mức giá trị được ghi nhận để được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN… Hay phổ biến nhất là tuân thủ pháp luật về hóa đơn chứng từ để đảm bảo chi phí hợp lý hợp lệ theo luật thuế TNDN.

Tuân thủ điều lệ hoạt động của doanh nghiệp: Điều lệ doanh nghiệp được coi là hiến pháp của mỗi doanh nghiệp, là căn cứ đầu tiên và quan trọng nhất khi có tranh chấp xảy ra. Các nội dung của điều lệ đều tuân thủ pháp luật chính vì vậy khi xây dựng quy chế phải tham chiếu các điều khoản trong điều lệ hoạt động.

>> Xem thêm: Xây dựng quy định, quy trình, quy chế quản trị doanh nghiệp

3.2 Căn cứ vào quy mô của doanh nghiệp, tổ chức bộ máy quản lý, quy mô về nguồn vốn:

– Khi xây dựng Quy chế tài chính, doanh nghiệp phải căn cứ vào tổ chức bộ máy của doanh nghiệp gồm có các bộ phận phòng ban nào, có bao nhiêu chi nhánh hay đơn vị trực thuộc, có cấp trên trực thuộc hay doanh nghiệp độc lập…; có như vậy mới xây dựng được hệ thống tài chính kế toán là hạch toán phụ thuộc hay độc lập, kê khai thuế tại địa phương hay tập trung…. 

Hệ thống quản trị doanh nghiệp, quản trị theo mô hình doanh nghiệp Nhà nước hay công ty cổ phần, công ty TNHH cũng là những vấn đề cần xem xét… 

Bên cạnh đó, căn cứ vào quy mô về vốn và tài sản sẽ xây dựng theo phân cấp quản lý về vốn và tài sản của doanh nghiệp cho phù hợp.

Ví dụ: Nếu doanh nghiệp là công ty cổ phần, vốn do các cổ đông sáng lập và các cổ đông khác góp vốn, thì phải xây dựng quy chế quản lý về vốn. Trong đó phải nêu rõ thẩm quyền được phép huy động vốn, mở rộng quy mô về vốn. Thời điểm nào thì được tăng vốn, cấp nào được phê duyệt. Quyền và nghĩa vụ của các cổ đông trong việc tăng, hoặc giảm vốn, trách nhiệm khi làm thất thoát vốn… Nếu là doanh nghiệp Nhà nước thì phải tuân thủ quy định giám sát tài chính về vốn của Nhà nước trong doanh nghiệp (Nghị định 87/2015/NĐ-CP, ngày 06/10/2015)

Khi xây dựng Quy chế cũng cần nêu rõ cách thức quản lý tài sản của doanh nghiệp: Tài sản của doanh nghiệp gồm những gì, hình thành từ đâu, cấp nào quản lý. Tài sản thừa, thiếu ai là người chịu trách nhiệm…

3.3 Căn cứ vào mô hình hoạt động của doanh nghiệp: 

Mô hình hoạt động của doanh nghiệp (doanh nghiệp hoạt động độc lập hay hoạt động theo mô hình Tập đoàn, công ty mẹ, công ty con…) quyết định hình thức hạch toán, thống kê, hình thức quản lý vốn, tài sản, chi phí, hình thức phân phối lợi nhuận. 

3.4 Căn cứ vào đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp

Khi xây dựng Quy chế, doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động của mình: Hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực nào? Ngành nghề kinh doanh mặt hàng gì? Doanh nghiệp sản xuất hay kinh doanh thương mại, dịch vụ? Căn cứ vào lĩnh vực hoạt động, doanh nghiệp mới có thể đưa ra các quy định đúng đắn về quản lý doanh thu, quản lý chi phí, quản lý giá bán, cách thức phân phối lợi nhuận, cách thức sử dụng luân chuyển dòng tiền…

Ví dụ: Nếu là doanh nghiệp thương mại: Trong quy chế cần nêu rõ nguồn doanh thu từ các hoạt động nào, chi phí cho các hoạt động ra sao, lợi nhuận được tính toán phân bổ thế nào, các quỹ trong doanh nghiệp được trích lập và phân bổ ra sao…?

Nếu là doanh nghiệp sản xuất thì quy định rõ chức năng của từng bộ phận trong khâu tính giá thành sản phẩm, phân bổ các chi phí, phương pháp tính giá thành…

>> Xem thêm: Tổ chức bộ máy kế toán – Mô hình nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn?

4. Các bước xây dựng:

Hình 3: Các bước xây dựng

Bước 1: Xác định bộ phận chịu trách nhiệm soạn thảo Quy chế tài chính: 

Việc soạn thảo Quy chế tài chính liên quan nhiều đến công tác chuyên môn, nghiệp vụ của phòng Tài chính – Kế toán, chính vì vậy trong doanh nghiệp việc phân công cho bộ phận Tài chính – Kế toán soạn thảo là phù hợp nhất. Ngoài ra tùy theo quy mô, cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp nếu có bộ phận chuyên môn riêng liên quan đến lĩnh vực Tài chính – Kế toán thì sẽ phân công soạn thảo, hoặc thành lập Ban soạn thảo gồm có các cán bộ có chuyên môn trong lĩnh vực Tài chính – Kế toán để phát huy được trí tuệ tập thể.

Bước 2: Tìm hiểu các văn bản pháp luật liên quan:

Ban soạn thảo tìm hiểu các luật, thông tư, nghị định, hướng dẫn có liên quan đến lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh, phù hợp với mô hình hoạt động, cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp để lập dàn ý các chương, mục, tiểu mục cho phù hợp.

Bước 3: Lập dàn ý và soạn thảo: 

Bước thực hiện tiếp theo là lập dàn ý từ sơ bộ đến chi tiết các chương, điều, mục…; tiếp đó, có thể phân công cho những người trong Ban soạn thảo, nhóm soạn thảo phụ trách từng mục để soạn thảo chi tiết, đối chiếu với các quy định hiện hành. Nếu doanh nghiệp thuộc mô hình Tập đoàn – công ty mẹ – công ty con, Quy chế tài chính cần thống nhất với Quy chế tài chính của công ty mẹ, Tập đoàn.

Bước 4: Lấy ý kiến đóng góp từ các bộ phận liên quan

Sau khi hoàn thiện, doanh nghiệp cần phải lấy ý kiến đóng góp của các bộ phận có liên quan, các cấp lãnh đạo. Nếu cần có thể tư vấn của công ty luật hoặc các chuyên gia.

Bước 5: Hiệu chỉnh và ban hành

Khi hiệu chỉnh và ban hành quyết định, doanh nghiệp cần ghi rõ thời hạn áp dụng, các bộ phận thực hiện, chế tài khi vi phạm quy định để đảm bảo tính tuân thủ của Quy chế.

Một số lưu ý khi xây dựng Quy chế tài chính:

  • Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, quy mô kiểu công ty mẹ, công ty con cần thêm các điều khoản quy định điều hành tài chính giữa công ty mẹ công ty con, thẩm quyền phân cấp cho công ty con…
  • Trong quá trình xây dựng Quy chế tài chính, các doanh nghiệp thường tham khảo Quy chế tài chính của các doanh nghiệp cùng quy mô, cùng đặc điểm hoạt động và đang quản lý tài chính hiệu quả. Ban soạn thảo có thể tham khảo kinh nghiệm thực tế của các doanh nghiệp về một số vướng mắc đã từng tồn tại trong quá trình thực hiện quy chế tài chính cũ, cách thức điều chỉnh tương ứng; nhờ đó, ban soạn thảo có thể lường trước những vấn đề phát sinh trong thực tế để xây dựng quy chế tài chính toàn diện, hiệu quả cho doanh nghiệp mình.  

5. Mẫu Quy chế tài chính thường dùng

Mời bạn đọc tham khảo mẫu Quy chế thường dùng dưới đây:

  1. Mẫu quyết định ban hành Quy chế
  2. Biểu mẫu Quy chế tài chính

Bài viết đã trình bày tới bạn đọc chi tiết cách thức xây dựng quy chế quản lý tài chính trong doanh nghiệp. Hy vọng bài viết có thể là tài liệu tham khảo hữu ích giúp bạn đọc xây dựng quy chế quản lý tài chính phù hợp cho doanh nghiệp mình. Bài viết đã giới thiệu tới bạn đọc cách xây dựng quy chế quản lý tài chính trong doanh nghiệp. Phần mềm kế toán online MISA AMIS đem đến cho nhà quản trị góc nhìn tổng quát về tình hình tài chính của doanh nghiệp qua các tính năng ưu việt:

  • Xem báo cáo điều hành mọi lúc mọi nơi: Giám đốc, kế toán trưởng có thể theo dõi tình hình tài chính ngay trên di động, kịp thời ra quyết định điều hành doanh nghiệp.
  • Đầy đủ báo cáo quản trị: Hàng trăm báo cáo quản trị theo mẫu hoặc tự thiết kế chỉnh sửa, đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp thuộc mọi ngành nghề.
  • Tự động hóa việc lập báo cáo: Tự động tổng hợp số liệu lên báo cáo thuế, báo cáo tài chính và các sổ sách giúp doanh nghiệp nộp báo cáo kịp thời, chính xác.

Đặc biệt, AMIS Kế toán còn đưa ra hệ thống các chỉ số phân tích tài chính – công cụ đắc lực cho doanh nghiệp trong công cuộc tính toán và hoạch định tài chính tại đơn vị. Phần mềm AMIS Kế toán được thiết lập sẵn công thức tính cho các hệ số phân tích tài chính. Căn cứ vào số liệu kế toán được nhập vào, phần mềm sẽ tự động tổng hợp và tính toán ra các hệ số này. Dựa vào đó nhà quản lý có thể nhanh chóng đưa ra những đánh giá tổng quát về tình hình tài chính của doanh nghiệp tại bất cứ thời điểm nào, từ đó đưa ra những quyết định điều hành hợp lý.

Mời anh/chị đăng ký đăng ký dùng thử miễn phí 15 ngày bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS để trải nghiệm công cụ tài chính tối ưu nhất!

>> DÙNG THỬ MIỄN PHÍ – PHẦN MỀM KẾ TOÁN ONLINE MISA AMIS

Tổng hợp: Trần Thị Kim Tuyến

 466 

Đánh giá bài viết
[Tổng số: 0 Trung bình: 0]