Hợp đồng lao động điện tử là gì? Quy định về HĐLĐ điện tử từ 01/07/2026

Hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng lao động dưới dạng thông điệp dữ liệu, được tạo lập, ký kết qua nền tảng eContract (hệ thống hợp đồng điện tử đáp ứng điều kiện pháp luật về giao dịch điện tử, an toàn thông tin, bảo vệ dữ liệu cá nhân, lưu trữ…).

Bài viết dưới đây AMIS WeSign sẽ làm rõ khái niệm hợp đồng lao động điện tử và điều kiện pháp lý để triển khai từ 01/7/2026.

1. Hợp đồng lao động điện tử có bắt buộc không?

Không, hợp đồng lao động điện tử không bắt buộc tại Việt Nam. Cụ thể Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định như sau:

• Việc sử dụng hợp đồng lao động điện tử chỉ mang tính khuyến khích, thay thế cho hợp đồng bằng văn bản giấy trong quản trị nhân sự và giải quyết thủ tục hành chính liên quan đến lao động.
• Pháp luật không bắt buộc mọi quan hệ lao động phải sử dụng hình thức điện tử.
• Hợp đồng lao động bằng giấy vẫn được công nhận đầy đủ giá trị pháp lý, không bị cấm hay bãi bỏ.
• Nghị định chỉ quy định cơ chế, điều kiện kỹ thuật (như chữ ký số, định danh điện tử, kết nối nền tảng quốc gia do Bộ Nội vụ quản lý) để khi các bên tự nguyện chọn hình thức điện tử thì phải tuân thủ nghiêm ngặt.

Một số nguồn nhầm lẫn vì từ 1/7/2026 nền tảng phải vận hành và hợp đồng điện tử (nếu ký) phải kết nối nền tảng, nhưng điều này không đồng nghĩa với bắt buộc ký điện tử cho tất cả hợp đồng.

Tóm lại các bên (người lao động và người sử dụng lao động) tự do lựa chọn hình thức giấy hay điện tử, miễn tuân thủ Bộ luật Lao động. Hợp đồng điện tử là lựa chọn tiện lợi, hỗ trợ chuyển đổi số, nhưng không bắt buộc.

Giá trị pháp lý rõ ràng – tiết kiệm 100% chi phí in ấn & chuyển phát! Trải nghiệm miễn phí AMIS WeSign ngay để tự động hóa toàn bộ quy trình ký hợp đồng lao động điện tử theo đúng Nghị định 337/2025/NĐ-CP.

2. Quy định về hợp đồng lao động điện tử từ 01/01/2026

Từ 01/01/2026 Nghị định 337/2025/NĐ-CP có hiệu lực quy định chi tiết về hợp đồng lao động điện tử như sau:

Về giá trị pháp lý

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 điều 3 Nghị định 337/2025/NĐ-CP hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.

1. Hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng lao động được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và pháp luật về giao dịch điện tử, có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.

Về điều kiện áp dụng

Để sử dụng hợp đồng lao động điện tử thì các bên cần đáp ứng các điều kiện được quy định tại điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP như sau:

• Điều kiện về hệ thống giao kết (eContract – nền tảng ký hợp đồng điện tử) (Căn cứ theo khoản 1):
  • Sử dụng phần mềm chữ ký số, kiểm tra chữ ký số hợp pháp.
  • Có biện pháp bảo mật thông tin, dữ liệu; phương án khắc phục sự cố.
  • Lưu trữ an toàn, giữ nguyên vẹn dữ liệu, cho phép tra cứu hợp đồng.
  • Định danh và xác thực đúng danh tính người lao động + người sử dụng lao động.
  • Xác nhận người ký đã được định danh và đồng ý nội dung.
  • Chứng thực hợp đồng trước khi chuyển về Nền tảng quốc gia để gắn mã định danh (ID).
  • Hỗ trợ chuyển đổi giữa điện tử và giấy.
  • Cung cấp tài khoản giao dịch điện tử theo luật.
  • Hỗ trợ báo cáo sử dụng lao động theo định dạng Bộ Nội vụ quy định.
  • Có chức năng thống kê, báo cáo quản lý.
  • Kết nối API tiêu chuẩn với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.
  • Đáp ứng yêu cầu an toàn thông tin mạng.
• Điều kiện đối với các bên ký kết (Căn cứ theo khoản 2):
  • Người lao động (cá nhân): Phải có giấy tờ định danh hợp lệ như:
    • Thẻ căn cước công dân/căn cước điện tử/giấy chứng nhận căn cước.
    • Tài khoản định danh điện tử mức 2.
    • Hộ chiếu còn hạn.
    • Người nước ngoài: thêm thị thực hoặc giấy miễn thị thực.
  • Người sử dụng lao động (doanh nghiệp/tổ chức): Có giấy tờ pháp lý như:
    • Quyết định thành lập, giấy đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đầu tư, đăng ký hộ kinh doanh…
    • Giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật (tương tự cá nhân).
  • Điều kiện chung: Có chữ ký số hợp lệ và sử dụng dịch vụ dấu thời gian theo luật giao dịch điện tử.
• Điều kiện đối với nhà cung cấp dịch vụ eContract (Căn cứ theo khoản 3):
  • eContract phải đáp ứng đầy đủ điều kiện ở khoản 1.
  • Có giải pháp công nghệ thu thập, kiểm tra, đối chiếu thông tin định danh (bao gồm sinh trắc học) để đảm bảo khớp đúng với giấy tờ tùy thân, xác thực danh tính theo luật định danh điện tử.
  • Có giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy (cụ thể: cung cấp dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu) theo luật giao dịch điện tử.

Về quy trình ký kết

Giao kết hợp đồng lao động điện tử được thực hiện theo quy trình sau:

• Tạo lập hợp đồng → xác thực định danh → ký số (có dấu thời gian) → chứng thực thông điệp dữ liệu.
• Trong vòng 24 giờ kể từ khi bên sau cùng ký, nhà cung cấp eContract phải gửi về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn ID (theo quy định Bộ Nội vụ).
• Hiệu lực thường từ thời điểm bên sau cùng ký số + dấu thời gian + chứng thực (trừ khi các bên thỏa thuận khác).

Một số quy định khác

Bên cạnh các quy định trên, Nghị định 337/2025/NĐ-CP cũng quy định một số vấn đề sau:

• Gửi và thông báo: eContract phải gửi hợp đồng dưới dạng thông điệp dữ liệu qua phương tiện điện tử đã thỏa thuận cho cả người lao động và người sử dụng lao động.
• Lưu trữ và tra cứu: eContract phải đảm bảo lưu trữ toàn vẹn, cho phép tra cứu, liên kết với Nền tảng để quản lý.
• Chuyển đổi giữa điện tử và giấy (khoản 1 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử):
  • Từ giấy sang điện tử: Phải ký số xác nhận tính chính xác bởi người có thẩm quyền (theo Điều 12 Luật Giao dịch điện tử).
  • Từ điện tử sang giấy: Tương tự, đảm bảo giá trị như bản gốc khi đáp ứng điều kiện. Hợp đồng sau chuyển đổi vẫn giữ nguyên giá trị pháp lý.

Khám phá và dùng thử miễn phí AMIS WeSign ngay hôm nay để chuẩn bị sẵn sàng cho quy định HĐLĐ điện tử từ 01/07/2026. Đăng ký dùng thử ngay tại đây.

Dùng ngay miễn phí

3. Mẫu hợp đồng lao động điện tử mới nhất hiện nay

Pháp luật Việt Nam không ban hành mẫu hợp đồng lao động điện tử cố định, bắt buộc. Doanh nghiệp và người lao động có thể tự soạn thảo hoặc tham khảo các mẫu tham khảo mới nhất (thường dựa trên Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản hướng dẫn như Thông tư cũ), miễn là đảm bảo đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định.

Dưới đây là mẫu hợp đồng lao động điện tử bạn có thể tham khảo và tải về sử dụng TẠI ĐÂY

4. Hướng dẫn ký hợp đồng lao động điện tử trên AMIS WeSign

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách ký hợp đồng lao động điện tử trên AMIS WeSign đáp ứng đầy đủ yêu cầu của Nghị định 337/2025/NĐ-CP.

Bước 1: Chuẩn bị

• Doanh nghiệp (người sử dụng lao động):
  • Có tài khoản AMIS WeSign (thường là tài khoản quản trị hoặc HR).
  • Có chữ ký số hợp lệ của người đại diện theo pháp luật (thường là Giám đốc).
  • Đã thiết lập mẫu hợp đồng lao động trên WeSign (có thể dùng mẫu chuẩn Bộ LĐ-TB&XH hoặc tự tạo).
• Người lao động:
  • Có email và số điện thoại chính xác.
  • Chữ ký số cá nhân.

Bước 2: Tải hợp đồng lao động lên hệ thống eContract điện tử

• Đăng nhập vào phần mềm AMIS WeSign → Chọn Thêm tài liệu

• Tải hợp đồng lao động lên hệ thống qua:
  • Máy tính
  • Google Drive
  • OneDrive
  • Dropbox
• Tích chọn: Đồng bộ dữ liệu với Bộ Nội vụ
• Chọn loại tài liệu: Hợp đồng lao động để dễ dàng tra cứu và phân loại với các loại hợp đồng khác
• Tích chọn chứng thực hợp đồng điện tử
• Chọn loại hợp đồng chứng thức: Hợp đồng B2C (Hợp đồng ký kết giữa doanh nghiệp/tổ chức và cá nhân)
• Chọn “Tiếp theo“

Khai báo thông tin liên quan đến hợp đồng và người lao động để đẩy dang nền tảng của Bộ Nội vụ

Bước 3: Khai báo người nhận

• Thiết lập luồng ký (thứ tự các bên):
  • Thông thường: Người lao động → Người sử dụng lao động (Giám đốc hoặc người được ủy quyền)
  • Có thể thêm: Phòng nhân sự xem trước, Trưởng bộ phận phê duyệt…
• Nhập thông tin người ký:
  • Họ tên
  • Email
  • Số điện thoại
  • Vai trò (Người ký/Người điều phối/Người phê duyệt/Người phê duyệt & ký/Người đóng dấu)
• (Khuyến nghị) Bật xác thực định danh (đối chiếu CCCD, định danh điện tử mức 2) để đáp ứng khoản 4 Điều 6 Nghị định 337.
• Chọn “Tiếp theo”

Bước 4: Thiết lập vị trí ký trên hợp đồng

• Chọn người ký → Chọn ký số → Kéo thả kiểu chữ ký vào vị trí ký mong muốn trên hợp đồng.
• Chọn “Tiếp theo”

Bước 5: Gửi ký

• Soạn mail gửi cùng lúc hoặc gửi tin nhắn riêng
• Thiết lập trước khi gửi (nếu cần)
• Nhấn “Gửi”

• Hệ thống tự động gửi:
  • Email + SMS đến người lao động (chứa link ký).
  • Thông báo đến người sử dụng lao động.

Bước 6: Thực hiện ký số hợp đồng lao động điện tử

Người lao động ký

• Người lao động mở email/SMS → click vào link ký.

• Xác thực định danh (nếu yêu cầu): chụp CCCD hoặc đăng nhập định danh điện tử mức 2.
• Xem trước nội dung hợp đồng.

• Chọn “Tiếp tục” để thực hiện ký

• Đọc kỹ nội dung tài liệu cần ký và kiểm tra chất lượng tài liệu → Nhấn “Bắt đầu ký”

• Ứng dụng sẽ chuyển người dùng đến vị trí ký định sẵn.
• Người dùng nhấn vào vùng xanh để ký, có thể điều chỉnh kích thước chữ ký cho phù hợp trên tài liệu.
• Sau khi ký xong, nhấn Hoàn thành để kết thúc.

• Hệ thống tự động gắn dấu thời gian (timestamp).

Người sử dụng lao động (Giám đốc/đại diện) ký

Thực hiện ký tương tự như người lao động ký

• Nhận thông báo từ WeSign (email/SMS/thông báo trên phần mềm).
• Đăng nhập WeSign → vào mục Tài liệu chờ ký.
• Ký bằng chữ ký số (bắt buộc để đáp ứng Nghị định 337).
• Nhấn Hoàn tất ký.

Ngoài cách ký hợp đồng điện tử qua mail người lao động và người sử dụng lao động có thể thực hiện:

• Ký hợp đồng trực tiếp trên phần mềm
• Ký hàng loạt trên phần mềm

Bước 6: Hoàn tất & lưu trữ

• Khi bên sau cùng ký xong → hợp đồng điện tử có hiệu lực.
• Hệ thống tự động:
  • Gắn dấu thời gian + chứng thực thông điệp dữ liệu.
  • Lưu trữ tập trung trên WeSign (lưu tối thiểu 10 năm).
  • Hệ thống tự động gửi về Nền tảng quốc gia để gắn mã ID.

• Cả hai bên nhận file PDF hợp đồng đã ký hoàn chỉnh (có dấu chữ ký số, dấu thời gian, dấu chứng thực).

Xem video dưới đây để hình dung rõ hơn về các bước thực hiện

5. AMIS WeSign – Sẵn sàng đáp ứng Nghị định 337/2025/NĐ-CP

Ngay từ khi Chính phủ ban hành Nghị định 337/2025/NĐ-CP (ngày 24/12/2025, hiệu lực từ 01/01/2026 và chính thức vận hành nền tảng từ 01/7/2026), AMIS WeSign đã chuẩn bị kỹ lưỡng để hỗ trợ doanh nghiệp triển khai hợp đồng lao động điện tử một cách hợp pháp, an toàn và hiệu quả nhất.

Nền tảng được tích hợp chặt chẽ với Trục hợp đồng điện tử của Bộ Công Thương, đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu, bảo mật thông tin, chống chối bỏ và giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy theo quy định tại Nghị định. Đặc biệt, AMIS WeSign đáp ứng các yêu cầu nghiêm ngặt về xác thực định danh chủ thể, chữ ký số, dấu thời gian và chứng thực thông điệp dữ liệu – những yếu tố cốt lõi mà Nghị định 337 nhấn mạnh.

Lợi ích vượt trội khi sử dụng AMIS WeSign:

• Ký kết mọi lúc, mọi nơi chỉ qua email/SMS, trên điện thoại hoặc máy tính – không cần gặp mặt, in ấn.
• Tiết kiệm đến 85% thời gian và chi phí quản lý hợp đồng lao động.
• Đảm bảo tuân thủ 100% quy định pháp luật mới nhất, giảm rủi ro phạt hành chính.
• Hỗ trợ quy trình trình ký linh hoạt, lưu trữ an toàn, tra cứu dễ dàng.

Doanh nghiệp nào muốn chuyển đổi số mạnh mẽ trong quản trị nhân sự, sẵn sàng cho kỷ nguyên hợp đồng lao động điện tử từ 01/7/2026? Hãy chọn AMIS WeSign – giải pháp đáng tin cậy, đã được hàng ngàn doanh nghiệp Việt Nam tin dùng! Liên hệ ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí và trải nghiệm dùng thử!

Dùng ngay miễn phí