Bút toán là gì? Tổng hợp các vấn đề liên quan đến bút toán

Bút toán là gì và tại sao nó đóng vai trò then chốt trong công tác kế toán doanh nghiệp? Đây là câu hỏi quen thuộc với những người mới làm kế toán cũng như các nhà quản lý muốn hiểu sâu về hệ thống ghi nhận nghiệp vụ tài chính.Bài viết dưới đây MISA AMIS sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm bút toán, phân loại các bút toán phổ biến như bút toán điều chỉnh, bút toán kết chuyển, bút toán khóa sổ; đồng thời hướng dẫn cách định khoản chính xác và xử lý khi phát hiện sai só

Mục lục Hiện

1. Khái niệm bút toán là gì?

Bút toán là việc ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh vào sổ sách kế toán bằng cách xác định chính xác tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có theo nguyên tắc kế toán.

Mỗi bút toán phản ánh một giao dịch cụ thể của doanh nghiệp, chẳng hạn như mua bán hàng hóa, thu chi tiền mặt, trả lương, trích khấu hao tài sản hay điều chỉnh số liệu cuối kỳ. Bút toán luôn gắn liền với chứng từ hợp lệ như hóa đơn, phiếu thu/chi, hợp đồng,… và phải đảm bảo tổng số tiền ghi Nợ luôn bằng tổng số tiền ghi Có để duy trì cân đối kế toán.

>> Đọc thêm: Định khoản kế toán là gì? Tổng hợp các bút toán định khoản cơ bản

2. Các yếu tố cơ bản cấu thành một bút toán

Một bút toán kế toán đầy đủ cần bao gồm các yếu tố thông tin cơ bản nhằm đảm bảo tính hợp lệ, rõ ràng và dễ kiểm soát khi ghi sổ kế toán hoặc kiểm tra, đối chiếu số liệu. Cụ thể, mỗi bút toán thường được cấu thành từ các thành phần sau:

Ngày hạch toán: là ngày ghi nhận nghiệp vụ vào sổ kế toán, thường trùng hoặc sau ngày chứng từ gốc.
Tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có: thể hiện mối quan hệ tài chính giữa các đối tượng kế toán. Mỗi bút toán luôn có ít nhất một tài khoản Nợ và một tài khoản Có.
Số tiền: là giá trị của nghiệp vụ kinh tế được ghi nhận. Có thể là tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, hoặc giá trị tài sản, công nợ, v.v.
Diễn giải: mô tả ngắn gọn, rõ ràng nội dung của nghiệp vụ để người kiểm tra dễ hiểu và đối chiếu

3. Phân loại các bút toán thường gặp

Có 3 loại bút toán cơ bản thường sử dụng trong kế toán, bao gồm: bút toán điều chỉnh, bút toán kết chuyển, bút toán khóa sổ.

3.1. Bút toán điều chỉnh

Bút toán điều chỉnh là quá trình thực hiện những điều chỉnh các số liệu thống kê kế toán vào mỗi cuối kỳ kế toán nhằm đảm bảo kết quả đo lường chính xác về tình hình doanh thu cũng như khoản chi phí doanh nghiệp đã bỏ ra để phục vụ các hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Bút toán điều chỉnh bao gồm 5 loại sau:

Bút toán điều chỉnh sai sót: Được sử dụng khi phát hiện kế toán ghi nhận sai tài khoản, sai số tiền, sai kỳ hoặc sai bản chất nghiệp vụ. Bút toán điều chỉnh sai sót bao gồm:
- Ghi bút toán đảo: đảo ngược bút toán sai đã ghi.
- Ghi bút toán đúng: hạch toán lại nghiệp vụ chính xác.
- Kèm theo biên bản điều chỉnh và lưu trữ hồ sơ đầy đủ.
Bút toán điều chỉnh doanh thu: Dùng để điều chỉnh doanh thu ghi sai kỳ, ghi thiếu, hoặc các trường hợp phát sinh trả lại hàng, chiết khấu thương mại, doanh thu chưa thực hiện,… đảm bảo doanh thu phản ánh đúng kỳ phát sinh.
Bút toán điều chỉnh chi phí: Áp dụng khi doanh nghiệp cần ghi bổ sung chi phí bị bỏ sót, trích trước chi phí chưa phát sinh hóa đơn, hoặc phân bổ chi phí trả trước theo thời gian sử dụng thực tế.
Bút toán điều chỉnh dự phòng: Ghi nhận hoặc điều chỉnh các khoản dự phòng như dự phòng nợ phải thu khó đòi, dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng đầu tư tài chính,… theo nguyên tắc thận trọng kế toán vào cuối kỳ.

3.2. Bút toán kết chuyển

Bút toán kết chuyển là việc chuyển những tài khoản kế toán loại 5, loại 6, loại 7, loại 8 và các tài khoản kế toán loại 9 để xác định rõ ràng kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Bút toán kết chuyển thường được thực hiện vào thời điểm cuối kỳ kế toán với các định mức thời gian như kết chuyển theo tháng, kết chuyển theo quý hoặc kết chuyển theo năm.

Một số bút toán cần thực hiện trong bút toán kết chuyển cuối kỳ, bao gồm:

Chuyển các khoản giảm trừ doanh thu vào tài khoản doanh thu, kết chuyển từ bên “Có” các tài khoản doanh thu thuộc các loại tài khoản 511, tài khoản 512, tài khoản 515 hay một số các khoản thu nhập khác (ký hiệu là tài khoản 711) vào bên trong tài khoản “Nợ” để giúp doanh nghiệp xác định được hiệu quả của quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh với tài khoản 911.
Kết chuyển từ bên “Nợ” của các tài khoản chi phí như tài khoản 632, tài khoản 635, tài khoản 641, tài khoản 642, tài khoản 811, tài khoản 821 đưa vào trong tài khoản định khoản “Có” nhằm xác định kết quả kinh doanh tài khoản 911.
Thực hiện loại bỏ các khoản chi phí không hợp lý và cộng vào trong mục thu nhập tính thuế để xác định số thế thu nhập doanh nghiệp mà doanh nghiệp cần phải nộp.

Có thể bạn quan tâm: Các bút toán kết chuyển cuối kỳ kế toán cần ghi nhớ

3.3. Bút toán khóa sổ

Bút toán khóa sổ là những loại bút toán đảm nhiệm việc ghi lại những thông tin số liệu thống kê kế toán đầy đủ và chính xác. Loại bút này thường được thực hiện vào cuối kỳ kế toán để làm căn cứ cho bản báo cáo tình hình tài chính doanh nghiệp.

Các bút toán khóa sổ bao gồm:

Thực hiện việc phân bổ các khoản chi dài hạn, các khoản chi ngắn hạn và trích khấu hao tài sản cố định
Tập hợp các khoản chi phí phát sinh của doanh nghiệp và tính giá thành cho từng sản phẩm.
Thực hiện kiểm kê số lượng và tình hình chất lượng các loại tài sản cố định, số lượng hàng tồn kho, quỹ tiền mặt hiện có trong doanh nghiệp và đối chiếu các số liệu này với sổ phụ ngân hàng để đưa ra phương án xử lý chênh lệch thiếu hoặc thừa
Liệt kê các chi phí được trích trước trong quá trình phát sinh ở trong năm của doanh nghiệp nhưng chưa có các hóa đơn chứng từ đầy đủ.
Đối chiếu sự chênh lệch với các khoản công nợ, trường hợp nếu phát sinh sự chênh lệch thì cần có biện pháp điều chỉnh kịp thời và khấu trừ khoản công nợ đó.
Lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, dự phòng đầu tư tài chính – hoàn nhập dự phòng, dự phòng hàng tồn kho.

Sau khi thực hiện bút toán khóa sổ, các số liệu thống kê trong bản kế toán này sẽ được sử dụng làm căn cứ để doanh nghiệp bắt đầu quá trình lập báo cáo tài chính

4. Cách ghi chép bút toán đúng quy định

Để việc ghi bút toán kế toán chính xác và phù hợp với các quy định hiện hành, kế toán doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc và yêu cầu cụ thể sau:

Ghi bút toán trên cơ sở chứng từ hợp lệ, hợp pháp: Mỗi bút toán chỉ được ghi nhận khi có chứng từ gốc đi kèm như hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu thu/chi, phiếu nhập/xuất kho, hợp đồng, bảng lương,… Những chứng từ này phải được lập đúng quy trình, có chữ ký đầy đủ, đúng mẫu biểu theo quy định tại Thông tư 133 hoặc Thông tư 200 của Bộ Tài chính.
Tuân thủ nguyên tắc ghi sổ kép: Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải được ghi nhận vào tối thiểu hai tài khoản kế toán – một tài khoản ghi Nợ và một tài khoản ghi Có. Tổng số tiền ghi Nợ phải luôn bằng tổng số tiền ghi Có để đảm bảo cân đối sổ sách. Đây là nguyên tắc nền tảng của kế toán tài chính.
Lựa chọn tài khoản phù hợp với bản chất nghiệp vụ: Việc định khoản không nên dựa vào tên gọi giao dịch mà phải phân tích kỹ bản chất kinh tế của nghiệp vụ. Sai lầm trong lựa chọn tài khoản sẽ dẫn đến sai lệch báo cáo tài chính.
Ghi chép đúng kỳ kế toán: Nghiệp vụ phát sinh trong kỳ nào phải được ghi nhận trong kỳ đó, kể cả khi chưa phát sinh dòng tiền (ví dụ: mua chịu, chi phí trả trước, trích trước chi phí). Việc ghi sai kỳ sẽ khiến báo cáo tài chính bị sai lệch, ảnh hưởng đến phân tích hiệu quả và quyết toán thuế.
Diễn giải bút toán rõ ràng, đầy đủ: Mỗi bút toán cần có nội dung diễn giải ngắn gọn nhưng phản ánh đúng bản chất nghiệp vụ. Ví dụ: “Chi tiền mua văn phòng phẩm tháng 7/2025 theo phiếu chi số 015”. Diễn giải rõ ràng giúp người kiểm tra, kiểm toán, hoặc quản lý dễ hiểu và đối chiếu.
Kiểm soát nội bộ trước khi ghi sổ: Doanh nghiệp nên có quy trình kiểm tra – phê duyệt bút toán trước khi ghi chính thức. Điều này giúp hạn chế sai sót, gian lận, và tăng độ tin cậy cho số liệu kế toán.
Xử lý bút toán sai bằng điều chỉnh minh bạch: Nếu phát hiện bút toán đã ghi bị sai (sai tài khoản, sai số tiền, sai kỳ,…), kế toán cần lập bút toán điều chỉnh rõ ràng kèm theo diễn giải nguyên nhân, chứng từ đối chiếu, và lưu trữ hồ sơ xử lý. Tránh tẩy xóa, sửa trực tiếp trên sổ kế toán.

5. Ví dụ minh họa về các bút toán kế toán

Ví dụ: Công ty XYZ bán hàng hóa cho khách hàng với tổng giá trị là 15.000.000 VND. Khách hàng thanh toán trước 5.000.000 VND, còn lại ghi nhận công nợ.

1. Ghi chép giao dịch bán hàng:

Nợ TK 111: 5.000.000 VND

Nợ TK 131: 10.000.000 VND

Có TK 511: 15.000.000 VND

2. Ghi chép giá vốn hàng bán (giả sử giá vốn là 9.000.000 VND):

Nợ TK 632: 9.000.000 VND

Có TK 156 – Hàng tồn kho: 9.000.000 VND

Tóm tắt các bút toán:

Tài khoản Tiền mặt (111): Tăng 5.000.000 VND
Tài khoản Phải thu khách hàng (131): Tăng 10.000.000 VND
Tài khoản Doanh thu bán hàng (511): Tăng 15.000.000 VND
Tài khoản Giá vốn hàng bán (632): Tăng 9.000.000 VND
Tài khoản Hàng tồn kho (156): Giảm 9.000.000 VND

6. Giải đáp một số câu hỏi về bút toán

Làm sao để biết khi nào ghi Nợ, khi nào ghi Có?

Việc xác định bên Nợ và bên Có trong một bút toán kế toán dựa trên bản chất kinh tế của tài khoản và mối quan hệ tài chính của nghiệp vụ phát sinh. Nguyên tắc chung như sau:

Tài khoản loại 1, 2 – Tài sản: Phản ánh các tài sản thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Phát sinh tăng ghi bên Nợ, phát sinh giảm ghi bên Có. Số dư cuối kỳ nằm ở bên Nợ.
Tài khoản loại 3, 4 – Nguồn vốn: Ghi nhận các khoản nợ phải trả và vốn chủ sở hữu. Phát sinh tăng ghi bên Có, phát sinh giảm ghi bên Nợ. Số dư cuối kỳ nằm ở bên Có.
Tài khoản loại 5, 7 – Doanh thu và thu nhập khác: Phản ánh doanh thu từ hoạt động kinh doanh và các khoản thu nhập khác. Phát sinh tăng ghi bên Có, phát sinh giảm ghi bên Nợ. Cuối kỳ được kết chuyển sang tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh.
Tài khoản loại 6, 8 – Chi phí và chi phí khác: Ghi nhận các chi phí phát sinh trong kỳ như giá vốn, chi phí bán hàng, chi phí quản lý,… Phát sinh tăng ghi bên Nợ, phát sinh giảm ghi bên Có. Cuối kỳ kết chuyển vào tài khoản 911.
Tài khoản loại 9 – Kết quả hoạt động kinh doanh: Đây là tài khoản trung gian phục vụ cho việc kết chuyển chi phí thể hiện bên Nợ và nguồn doanh thu, thu nhập thể hiện bên Có.

Đọc thêm: Cách ghi nợ có chi tiết trong kế toán doanh nghiệp

Bút toán ghi sổ và bút toán điều chỉnh khác nhau như thế nào?

Bút toán ghi sổ là bút toán được kế toán ghi nhận ngay khi nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh, dựa trên chứng từ hợp lệ như hóa đơn, phiếu thu, hợp đồng,… Bút toán này phản ánh các giao dịch thường nhật như mua bán, thu chi, trả lương, thanh toán công nợ,…

Bút toán điều chỉnh là bút toán được thực hiện vào cuối kỳ hoặc khi rà soát số liệu, nhằm điều chỉnh lại thông tin cho phù hợp với thực tế kế toán. Thường dùng trong các trường hợp như trích khấu hao, phân bổ chi phí trả trước, điều chỉnh chênh lệch tỷ giá, hoặc sửa sai nghiệp vụ đã ghi nhận sai trước đó.

Nếu định khoản sai bút toán thì phải làm gì?

Trong thực tế, sai sót khi định khoản là điều khó tránh, đặc biệt với các nghiệp vụ phức tạp hoặc trong doanh nghiệp có khối lượng giao dịch lớn. Khi phát hiện sai sót, kế toán cần xử lý theo quy trình sau:

Xác định bản chất sai sót: Kiểm tra lỗi sai thuộc về sai tài khoản, sai số tiền, sai kỳ kế toán hay sai đối tượng hạch toán (khách hàng, nhà cung cấp, phòng ban,…).
Lập bút toán điều chỉnh: Không sửa trực tiếp bút toán sai. Thay vào đó, kế toán cần lập một bút toán đảo (ngược lại bút toán sai) và một bút toán đúng, đi kèm diễn giải chi tiết nguyên nhân và căn cứ sửa chữa.
Tuân thủ quy trình kiểm soát nội bộ: Việc điều chỉnh cần có phê duyệt hoặc xác nhận từ người có thẩm quyền, nhất là khi liên quan đến báo cáo đã nộp cơ quan thuế hoặc báo cáo kiểm toán.
Ghi chú và lưu hồ sơ điều chỉnh: Kế toán cần lưu biên bản điều chỉnh, chứng từ đối chiếu và ghi chú cụ thể để phục vụ kiểm tra sau này.

7. Tự động hóa bút toán với AMIS Kế toán

Trong kỷ nguyên chuyển đổi số, tự động hóa bút toán không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu sai sót. Phần mềm kế toán online MISA AMIS là một trong các phần mềm kế toán tiêu biểu hỗ trợ tính năng tự động ghi bút toán theo các nghiệp vụ mẫu, giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn.

Tự động hóa bút toán: Phần mềm tự động tạo bút toán từ các nghiệp vụ phát sinh như mua hàng, bán hàng, thu chi, lương, khấu hao tài sản cố định, v.v. giúp giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công.
Kết nối dữ liệu liên thông: Dữ liệu từ các bộ phận như bán hàng, nhân sự, kho, ngân hàng được tự động đồng bộ vào phần mềm kế toán, giúp hạch toán nhanh chóng và chính xác.
Kiểm soát chứng từ hợp lệ: Gợi ý thông tin khách hàng và đối tác dựa trên mã số thuế và cảnh báo nhà cung cấp tạm ngưng hoạt động để tránh rủi ro về hóa đơn.
Tự động tính toán và phân bổ: Tự động phân bổ chi phí, tính giá thành sản phẩm, khấu hao tài sản cố định, và các nghiệp vụ phức tạp khác.
Báo cáo tài chính tức thời: Sau khi hạch toán, phần mềm tự động tổng hợp và lập các báo cáo tài chính, báo cáo thuế, báo cáo quản trị theo yêu cầu.

Tham khảo ngay phần mềm kế toán online MISA AMIS để quản lý công tác kế toán hiệu quả hơn.

Dùng thử miễn phí

Đánh giá bài viết

[Tổng số: 1 Trung bình: 5]