3PL là gì? Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ 3PL?

Khi quy mô đơn hàng tăng lên, không phải doanh nghiệp nào cũng đủ nguồn lực để tự vận hành toàn bộ hoạt động logistics. Chi phí thuê kho, quản lý nhân sự… có thể trở thành áp lực lớn nếu không được tổ chức bài bản. Đây là lý do nhiều doanh nghiệp quan tâm đến mô hình 3PL như một giải pháp để tối ưu kho vận và chuỗi cung ứng.

Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ 3PL là gì, khi nào nên sử dụng và cách quản lý kho hiệu quả khi làm việc với đơn vị logistics bên thứ ba.

1. 3PL là gì?

3PL là viết tắt của Third-Party Logistics, nghĩa là logistics bên thứ ba. Đây là mô hình trong đó doanh nghiệp thuê một đơn vị bên ngoài thực hiện một phần hoặc toàn bộ hoạt động logistics như lưu kho, xử lý đơn hàng, đóng gói, vận chuyển, giao hàng và xử lý hàng hoàn.

Trong mô hình này, doanh nghiệp vẫn sở hữu hàng hóa và chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh, còn đơn vị 3PL đảm nhận các khâu vận hành logistics theo thỏa thuận dịch vụ.

Tùy theo năng lực của từng nhà cung cấp, dịch vụ 3PL có thể bao gồm một hoặc nhiều hoạt động trong chuỗi logistics. Một số dịch vụ phổ biến gồm:

• Dịch vụ kho bãi: Đơn vị 3PL hỗ trợ lưu trữ hàng hóa, bố trí vị trí lưu kho, bảo quản hàng theo điều kiện phù hợp và quản lý không gian kho.
• Quản lý tồn kho: Theo dõi số lượng hàng nhập, xuất, tồn, hàng chờ xử lý, hàng lỗi, hàng hoàn hoặc hàng cần kiểm soát theo lô, hạn sử dụng.
• Xử lý đơn hàng: Khi phát sinh đơn, 3PL có thể tiếp nhận thông tin đơn hàng, soạn hàng, đóng gói, dán nhãn, chuẩn bị chứng từ và bàn giao cho bộ phận vận chuyển.
• Vận chuyển và giao hàng: 3PL hỗ trợ điều phối giao hàng đến khách hàng, đại lý, cửa hàng, trung tâm phân phối hoặc các điểm nhận theo yêu cầu của doanh nghiệp.
• Xử lý hàng hoàn: Với đơn giao thất bại, hàng trả lại hoặc hàng lỗi, đơn vị 3PL có thể tiếp nhận, kiểm tra tình trạng hàng, phân loại và cập nhật lại tồn kho nếu đủ điều kiện.
• Dịch vụ giá trị gia tăng: Một số 3PL cung cấp thêm dịch vụ như dán tem, đóng gói lại, phân loại hàng, kitting, đóng combo, kiểm đếm, kiểm tra chất lượng hoặc xử lý hàng theo yêu cầu riêng.
• Dịch vụ xuất nhập khẩu, hải quan: Với một số nhà cung cấp logistics chuyên sâu, 3PL có thể hỗ trợ vận tải quốc tế, chứng từ xuất nhập khẩu, khai báo hải quan và các thủ tục liên quan.

Có thể hiểu đơn giản, 3PL giúp doanh nghiệp thuê ngoài các khâu logistics không phải năng lực cốt lõi, từ đó tập trung nhiều hơn vào bán hàng, phát triển sản phẩm và mở rộng thị trường.

2. Lợi ích và hạn chế khi thuê 3PL

Thuê 3PL có thể giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và mở rộng năng lực logistics nhanh hơn. Tuy nhiên, nếu không kiểm soát tốt dữ liệu, quy trình và chất lượng dịch vụ, doanh nghiệp cũng có thể gặp rủi ro về tồn kho, giao hàng và trải nghiệm khách hàng.

2.1. Lợi ích khi thuê 3PL

• Giảm chi phí đầu tư kho vận ban đầu: Doanh nghiệp không cần tự đầu tư kho bãi, phương tiện, thiết bị, hệ thống vận hành và đội ngũ logistics lớn ngay từ đầu.
• Mở rộng năng lực xử lý đơn nhanh hơn: Khi đơn hàng tăng, 3PL có thể hỗ trợ thêm năng lực lưu kho, soạn hàng, đóng gói và vận chuyển, đặc biệt trong mùa cao điểm.
• Tập trung vào hoạt động cốt lõi: Doanh nghiệp có thể dành nhiều nguồn lực hơn cho bán hàng, marketing, chăm sóc khách hàng, sản xuất hoặc phát triển sản phẩm.
• Tận dụng kinh nghiệm logistics chuyên nghiệp: Đơn vị 3PL thường có quy trình, nhân sự và kinh nghiệm trong lưu kho, xử lý đơn, giao hàng, hoàn hàng và tối ưu vận hành.
• Rút ngắn thời gian giao hàng: Nếu 3PL có mạng lưới kho và vận chuyển phù hợp, doanh nghiệp có thể đưa hàng đến khách nhanh hơn ở nhiều khu vực.

2.2. Hạn chế khi thuê 3PL

• Phụ thuộc vào chất lượng dịch vụ của bên thứ ba: Nếu 3PL xử lý đơn chậm, giao sai, cập nhật trạng thái muộn hoặc phục vụ không tốt, doanh nghiệp vẫn là bên chịu ảnh hưởng với khách hàng.
• Khó kiểm soát tồn kho nếu dữ liệu không đồng bộ: Hàng nằm tại kho 3PL nhưng dữ liệu không cập nhật kịp có thể dẫn đến bán vượt tồn, thiếu hàng, lệch tồn hoặc khó đối chiếu.
• Rủi ro sai sót trong xử lý đơn: Nếu quy trình phối hợp không rõ, có thể xảy ra tình trạng đóng nhầm hàng, thiếu kiện, sai địa chỉ, xử lý hàng hoàn không đúng hoặc thất lạc chứng từ.
• Khó cá nhân hóa trải nghiệm giao hàng: Một số đơn vị 3PL vận hành theo quy trình chuẩn, nên doanh nghiệp có thể bị giới hạn khi muốn tùy chỉnh đóng gói, cách giao hoặc quy trình chăm sóc sau giao.
• Cần thời gian tích hợp hệ thống và quy trình: Nếu dữ liệu bán hàng, kho, vận chuyển và kế toán không liên thông, doanh nghiệp vẫn phải nhập liệu thủ công, tổng hợp file và đối soát nhiều bước.

Xem thêm: Cross Docking là gì? Quy trình triển khai Cross Docking hiệu quả

3. Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ 3PL?

Doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng dịch vụ 3PL khi hoạt động kho vận bắt đầu phát sinh nhiều chi phí hoặc vượt quá năng lực vận hành nội bộ. Một số trường hợp nên sử dụng dịch vụ 3PL gồm:

• Đơn hàng tăng nhanh, kho nội bộ quá tải: Khi số lượng đơn tăng nhưng đội kho, diện tích lưu trữ hoặc năng lực đóng gói không đáp ứng kịp, 3PL có thể hỗ trợ xử lý đơn, lưu kho và giao hàng hiệu quả hơn.
• Doanh nghiệp chưa muốn đầu tư kho bãi, nhân sự logistics: Với doanh nghiệp mới mở rộng hoặc đang thử nghiệm thị trường, thuê 3PL giúp giảm áp lực đầu tư ban đầu vào kho, thiết bị, nhân sự và phương tiện vận chuyển.
• Bán hàng đa kênh hoặc thương mại điện tử: Khi doanh nghiệp bán qua website, sàn thương mại điện tử, đại lý hoặc mạng xã hội, 3PL giúp gom và xử lý đơn hàng tập trung hơn.
• Cần mở rộng sang khu vực mới: Nếu doanh nghiệp muốn giao hàng nhanh hơn tại các tỉnh/thành hoặc khu vực xa kho chính, có thể tận dụng mạng lưới kho và vận chuyển của đơn vị 3PL.
• Mùa cao điểm khiến năng lực vận hành biến động mạnh: Trong các dịp khuyến mại, lễ Tết hoặc mùa bán hàng cao điểm, 3PL giúp doanh nghiệp bổ sung năng lực xử lý đơn mà không cần tuyển thêm nhân sự ngắn hạn quá nhiều.
• Chi phí tự vận hành logistics đang tăng cao: Nếu chi phí kho bãi, nhân sự, giao hàng, hoàn hàng và đối soát ngày càng lớn, doanh nghiệp nên so sánh với phương án thuê 3PL để tối ưu tổng chi phí logistics.
• Doanh nghiệp thiếu kinh nghiệm quản lý kho vận: Với các hoạt động như phân tuyến, đóng gói, kiểm đếm, xử lý hàng hoàn, theo dõi trạng thái giao hàng, 3PL có thể hỗ trợ bằng quy trình và kinh nghiệm chuyên môn.

4. Phân biệt 1PL, 2PL, 3PL, 4PL và 5PL

Trong logistics, các mô hình 1PL, 2PL, 3PL, 4PL và 5PL thể hiện mức độ doanh nghiệp tự vận hành hoặc thuê ngoài các hoạt động logistics. Càng về sau, vai trò của nhà cung cấp càng mở rộng từ thực hiện một dịch vụ riêng lẻ đến quản lý toàn bộ chuỗi cung ứng bằng công nghệ và dữ liệu.

5. Tiêu chí lựa chọn đơn vị 3PL phù hợp

Để lựa chọn đúng đơn vị 3PL, doanh nghiệp không nên chỉ so sánh chi phí mà cần đánh giá tổng thể. Một số tiêu chí quan trọng gồm:

• Năng lực kho bãi và phạm vi phục vụ: Đơn vị 3PL cần có hệ thống kho, vị trí lưu trữ, khu vực phục vụ và năng lực giao hàng phù hợp với thị trường mục tiêu của doanh nghiệp.
• Kinh nghiệm với ngành hàng tương tự: Nếu doanh nghiệp kinh doanh thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm, hàng dễ vỡ hoặc hàng cần quản lý theo lô/hạn dùng, nên ưu tiên 3PL đã có kinh nghiệm xử lý nhóm hàng này.
• Khả năng xử lý đơn hàng và mùa cao điểm: Cần đánh giá số lượng đơn 3PL có thể xử lý mỗi ngày, năng lực đóng gói, bàn giao vận chuyển và khả năng đáp ứng khi đơn tăng mạnh.
• Hệ thống công nghệ và khả năng cập nhật dữ liệu: Đơn vị 3PL nên có hệ thống theo dõi tồn kho, đơn hàng, trạng thái giao hàng, hàng hoàn và khả năng kết nối dữ liệu với hệ thống của doanh nghiệp.
• Quy trình xử lý hàng hoàn rõ ràng: Hàng hoàn cần được tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, cập nhật tồn kho và xử lý minh bạch để tránh thất thoát hoặc sai lệch số liệu.
• Chi phí dịch vụ minh bạch: Doanh nghiệp cần làm rõ các khoản phí như lưu kho, xử lý đơn, đóng gói, dán tem, giao hàng, hoàn hàng, lưu hàng lâu, kiểm đếm và các chi phí phát sinh khác.
• Cam kết chất lượng dịch vụ: Nên có SLA rõ ràng về thời gian xử lý đơn, tỷ lệ giao đúng, tỷ lệ sai sót, thời gian cập nhật dữ liệu và cơ chế bồi thường khi phát sinh lỗi.
• Khả năng báo cáo và đối soát: Đơn vị 3PL cần cung cấp dữ liệu đầy đủ về tồn kho, đơn đã xử lý, đơn hoàn, chi phí, trạng thái giao hàng để doanh nghiệp dễ kiểm tra và đánh giá hiệu quả hợp tác.

6. Quản lý kho và đơn hàng khi thuê 3PL với AMIS Kho hàng

Khi thuê 3PL, doanh nghiệp có thể giảm áp lực vận hành kho bãi và giao hàng, nhưng vẫn cần kiểm soát chặt dữ liệu về hàng hóa, tồn kho, nhập xuất, điều chuyển, đơn hàng và hàng đang lưu thông. Nếu chỉ phụ thuộc vào báo cáo rời rạc từ đối tác 3PL, doanh nghiệp dễ gặp tình trạng lệch tồn, bán vượt tồn, khó đối chiếu hàng hoàn hoặc không nắm rõ hàng đang ở đâu.

AMIS Kho hàng hỗ trợ doanh nghiệp quản lý dữ liệu kho tập trung, giúp việc phối hợp với đơn vị 3PL minh bạch và chủ động hơn. Phần mềm giúp doanh nghiệp theo dõi hàng hóa, tồn kho, nghiệp vụ nhập xuất và báo cáo kho trên cùng một hệ thống.

Dùng thử miễn phí ngay

Cụ thể, AMIS Kho hàng hỗ trợ:

• Quản lý hàng hóa theo nhiều tiêu chí: Doanh nghiệp có thể theo dõi hàng theo mã hàng, đơn vị tính, quy cách đóng gói, mã vạch/QR Code, số lô, hạn sử dụng, kích thước và vị trí lưu kho, giúp dữ liệu hàng hóa rõ ràng khi làm việc với 3PL.

• Theo dõi tồn kho thực tế và hàng đang vận chuyển: Hệ thống hỗ trợ cập nhật số lượng hàng hóa trong kho, đồng thời giám sát hàng đang vận chuyển để doanh nghiệp nắm được vị trí và tình trạng hàng trong quá trình lưu thông.

• Quản lý nhập, xuất, điều chuyển tập trung: Các nghiệp vụ kho được ghi nhận trên một hệ thống, giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng nhập vào, hàng xuất đi, hàng điều chuyển giữa kho nội bộ và kho/điểm xử lý của đối tác.
• Cảnh báo rủi ro tồn kho: AMIS Kho hàng hỗ trợ nhắc nhở hàng dưới mức tối thiểu, vượt mức tối đa, chậm luân chuyển, sắp hết hạn hoặc đã quá hạn, giúp doanh nghiệp chủ động xử lý trước khi phát sinh thiếu hàng hoặc tồn dư.

• Báo cáo kho trực quan: Phần mềm cung cấp báo cáo nhập, xuất, tồn, tồn kho theo lô, hạn dùng, vị trí lưu kho và kiểm kê, giúp nhà quản lý có dữ liệu để đối chiếu với đối tác 3PL và ra quyết định kịp thời.
• Liên thông dữ liệu với các bộ phận liên quan: Dữ liệu kho có thể kết nối với mua hàng, bán hàng, sản xuất, kế toán trong hệ sinh thái MISA AMIS, giúp các bộ phận cùng làm việc trên một nguồn dữ liệu thống nhất.

Nhận BÁO GIÁ & DEMO miễn phí

Hơn 400.000+ doanh nghiệp & hộ kinh doanh đã tin chọn MISA AMIS, trong đó có các công ty đã sử dụng AMIS Kho hàng như Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu KingFish, Công ty cổ phần XNK May Hải Anh, Công ty cổ phần TICO Việt Nam, Công ty TNHH Mira Tav… và nhiều doanh nghiệp khác.

7. Kết luận

Để hợp tác với 3PL hiệu quả, doanh nghiệp cần kiểm soát tốt dữ liệu hàng hóa, tồn kho, đơn hàng, chi phí và đối soát. Khi có hệ thống quản lý kho phù hợp, doanh nghiệp có thể phối hợp minh bạch hơn với đối tác 3PL, giảm sai lệch và nâng cao hiệu quả vận hành chuỗi cung ứng.