Trong quá trình vận hành, doanh nghiệp nhỏ thường phát sinh nhiều nghiệp vụ cần phê duyệt như đề nghị thanh toán, tạm ứng, hoàn ứng, mua sắm nội bộ hoặc các khoản chi phí phục vụ hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp vẫn đang xử lý các đề nghị này qua giấy tờ, email, Zalo hoặc bảng tính Excel rời rạc.
Cách làm thủ công khiến kế toán mất nhiều thời gian tổng hợp thông tin, nhắc duyệt, kiểm tra chứng từ và theo dõi trạng thái hồ sơ. Lãnh đạo cũng khó nắm được đề nghị nào đang chờ xử lý, hồ sơ nào đã được duyệt, khoản chi nào cần kiểm soát trước khi thực hiện thanh toán.
Nhằm giúp doanh nghiệp nhỏ vận hành tinh gọn hơn, AMIS Kế toán đã cập nhật tính năng quy trình phê duyệt ngay trên phần mềm. Theo đó, doanh nghiệp có thể số hóa các nghiệp vụ cần phê duyệt, chuẩn hóa biểu mẫu đề nghị, chuyển hồ sơ đến đúng người phụ trách và theo dõi trạng thái xử lý trong cùng một hệ thống kế toán.
1. Vì sao doanh nghiệp nên tự động hóa các quy trình liên quan đến kế toán?
Tại doanh nghiệp nhỏ, quy trình phê duyệt thường chưa quá phức tạp nhưng lại dễ phát sinh nhiều điểm nghẽn. Một khoản thanh toán có thể cần nhân viên lập đề nghị, quản lý bộ phận kiểm tra, kế toán rà soát chứng từ và lãnh đạo phê duyệt.
Nếu các bước này được thực hiện qua nhiều kênh khác nhau, việc kiểm soát sẽ mất nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót. Một số khó khăn phổ biến có thể kể đến như:
- Hồ sơ phê duyệt phân tán ở nhiều nơi như email, tin nhắn, giấy tờ, file Excel.
- Kế toán phải nhắc duyệt thủ công, dễ bỏ sót hoặc mất thời gian theo dõi từng người.
- Khó biết đề nghị đang chờ ai xử lý, đã được duyệt hay cần bổ sung chứng từ.
- Chứng từ dễ thiếu hoặc thất lạc, gây khó khăn khi kiểm tra lại.
- Dữ liệu sau phê duyệt phải tổng hợp lại, làm tăng thao tác nhập liệu và đối chiếu.
- Lãnh đạo khó phê duyệt kịp thời khi đi công tác hoặc không có mặt tại văn phòng.
Với doanh nghiệp nhỏ, mỗi thao tác thủ công tuy không lớn nhưng khi lặp lại thường xuyên sẽ tạo ra áp lực đáng kể cho bộ phận kế toán. Vì vậy, tự động hóa quy trình phê duyệt là một bước quan trọng để doanh nghiệp kiểm soát chi phí tốt hơn và giảm phụ thuộc vào giấy tờ và nâng cao hiệu quả phối hợp giữa các bộ phận.
2. AMIS Kế toán cập nhật tính năng quy trình phê duyệt ngay trên phần mềm
Trước đây, để số hóa các luồng phê duyệt, doanh nghiệp thường phải sử dụng thêm công cụ hoặc module quản lý quy trình riêng. Điều này có thể phù hợp với những đơn vị đã có hệ thống vận hành tương đối đầy đủ. Tuy nhiên, với doanh nghiệp nhỏ việc triển khai thêm nhiều phần mềm đôi khi tạo cảm giác phức tạp, khó duy trì và khó đồng bộ dữ liệu.
AMIS Kế toán đã cập nhật tính năng quy trình phê duyệt doanh nghiệp có thể xử lý các nghiệp vụ cần duyệt ngay trong phần mềm kế toán đang sử dụng. Điều này giúp kế toán, nhân viên và lãnh đạo phối hợp thuận tiện hơn trên cùng một hệ thống.
Thông qua tính năng này, doanh nghiệp có thể:
- Thiết lập biểu mẫu đề nghị theo từng nghiệp vụ phát sinh.
- Tạo luồng phê duyệt phù hợp với cơ cấu quản lý của doanh nghiệp.
- Gửi đề nghị đến đúng người phụ trách thay vì trao đổi thủ công qua nhiều kênh.
- Đính kèm chứng từ liên quan để người duyệt có đủ căn cứ xem xét.
- Theo dõi trạng thái xử lý của từng hồ sơ.
- Lưu lại lịch sử phê duyệt, hỗ trợ tra cứu và kiểm soát sau này.
- Giúp kế toán tiếp nhận thông tin đã được duyệt để thực hiện các bước nghiệp vụ tiếp theo.
Điểm đáng chú ý là doanh nghiệp không cần thay đổi toàn bộ cách vận hành ngay từ đầu. Thay vào đó, có thể bắt đầu với những quy trình đơn giản, phát sinh thường xuyên và có ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền như đề nghị thanh toán, tạm ứng, hoàn ứng.
3. Những quy trình kế toán nên ưu tiên phê duyệt tự động
Không phải mọi quy trình đều cần tự động hóa ngay. Doanh nghiệp nên ưu tiên những nghiệp vụ phát sinh thường xuyên, liên quan đến nhiều phòng ban, có nhiều bước phê duyệt hoặc ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền.
3.1 Quy trình đề nghị thanh toán và phê duyệt chi
Đề nghị thanh toán là một trong những nghiệp vụ phổ biến nhất trong doanh nghiệp. Nhân viên có thể cần thanh toán chi phí mua hàng, thuê dịch vụ, công tác phí, chi phí marketing, văn phòng phẩm hoặc các khoản phục vụ hoạt động kinh doanh.
Nếu xử lý thủ công, hồ sơ thanh toán thường phải gửi qua email, tin nhắn hoặc bản giấy. Kế toán phải kiểm tra từng chứng từ, hỏi lại người đề nghị nếu thiếu thông tin. Sau đó tiếp tục nhắc quản lý hoặc lãnh đạo phê duyệt.
Khi thực hiện phê duyệt đề nghị thanh toán trên AMIS Kế toán, doanh nghiệp có thể chuẩn hóa quy trình này ngay từ bước lập đề nghị. Người đề nghị nhập thông tin theo biểu mẫu, đính kèm chứng từ liên quan và gửi đến đúng người phê duyệt.
Lợi ích khi tự động hóa quy trình thanh toán:
- Chuẩn hóa hồ sơ thanh toán theo mẫu thống nhất.
- Giảm tình trạng thiếu thông tin, thiếu chứng từ.
- Theo dõi được trạng thái duyệt của từng đề nghị.
- Hạn chế việc kế toán phải nhắc duyệt thủ công.
- Kiểm soát khoản chi trước khi thanh toán.
- Dễ tra cứu lại lịch sử xử lý khi cần kiểm tra hoặc đối chiếu.
Với doanh nghiệp nhỏ, việc số hóa đề nghị thanh toán giúp giảm đáng kể thời gian xử lý các khoản chi phát sinh hằng ngày, đồng thời tăng tính minh bạch trong kiểm soát tài chính.
3.2 Quy trình tạm ứng
Tạm ứng thường phát sinh khi nhân viên cần nhận trước một khoản tiền để đi công tác, mua hàng, tổ chức sự kiện hoặc thực hiện các hoạt động phục vụ kinh doanh. Nếu không được quản lý chặt chẽ, doanh nghiệp dễ gặp tình trạng khó theo dõi ai đang tạm ứng, số tiền bao nhiêu, đã đến hạn hoàn ứng hay chưa.
Khi sử dụng quy trình phê duyệt trên AMIS Kế toán, hồ sơ tạm ứng có thể được lập và chuyển duyệt theo quy trình thống nhất. Người đề nghị nhập rõ mục đích tạm ứng, số tiền, thời gian sử dụng và chứng từ liên quan nếu có. Người quản lý hoặc lãnh đạo có thể xem xét trước khi phê duyệt.
Lợi ích khi tự động hóa quy trình tạm ứng – hoàn ứng:
- Theo dõi đầy đủ người tạm ứng, số tiền và trạng thái xử lý.
- Kiểm soát khoản chi ngay từ bước đề nghị.
- Giảm thời gian chuyển hồ sơ và nhắc phê duyệt.
- Hạn chế tình trạng tạm ứng kéo dài hoặc hoàn ứng chậm.
- Tập trung thông tin, chứng từ trên cùng một hệ thống.
Với các doanh nghiệp có nhiều nhân sự đi công tác, mua hàng hoặc phát sinh chi phí thường xuyên, việc phê duyệt tạm ứng ngay trên phần mềm kế toán giúp kế toán kiểm soát tốt hơn các khoản tiền đã chi ra nhưng chưa được quyết toán.
3.3 Quy trình hoàn ứng và quyết toán tạm ứng
Sau khi sử dụng khoản tạm ứng, nhân viên cần hoàn ứng hoặc quyết toán lại số tiền đã chi. Đây là bước dễ phát sinh sai lệch nếu chứng từ không đầy đủ hoặc thông tin không được tổng hợp kịp thời.
Nếu làm thủ công, nhân viên có thể gửi hóa đơn, chứng từ qua nhiều kênh khác nhau. Kế toán phải tự tổng hợp, đối chiếu với khoản tạm ứng ban đầu, kiểm tra phần chi vượt hoặc phần tiền cần hoàn lại. Quá trình này vừa mất thời gian, vừa dễ bỏ sót chứng từ.
Với tính năng quy trình phê duyệt trên AMIS Kế toán, doanh nghiệp có thể đưa bước hoàn ứng, quyết toán tạm ứng vào luồng xử lý rõ ràng hơn. Hồ sơ được lập theo mẫu, có thông tin về khoản tạm ứng liên quan, số tiền thực chi, chứng từ đính kèm và trạng thái phê duyệt.
Khi quy trình hoàn ứng được số hóa, doanh nghiệp có thể kiểm soát vòng đời của khoản tạm ứng đầy đủ hơn, từ lúc đề nghị, phê duyệt, sử dụng tiền đến khi quyết toán.
4. Lợi ích khi phê duyệt quy trình ngay trên phần mềm AMIS Kế toán
Việc đưa quy trình phê duyệt vào ngay trong phần mềm kế toán giúp doanh nghiệp nhỏ giảm bớt sự rời rạc giữa các bước vận hành. Thay vì nhân viên gửi đề nghị ở một nơi, lãnh đạo duyệt ở một nơi và kế toán tổng hợp lại ở một nơi khác, toàn bộ quá trình có thể được quản lý tập trung hơn.
| Trước đây | Khi phê duyệt trên AMIS Kế toán |
|---|---|
| Hồ sơ gửi qua giấy tờ, email, Zalo, Excel | Đề nghị, chứng từ và trạng thái được quản lý tập trung |
| Kế toán phải nhắc duyệt thủ công | Hệ thống hỗ trợ chuyển luồng và cập nhật trạng thái xử lý |
| Khó biết hồ sơ đang chờ ai | Theo dõi được từng bước trong quy trình phê duyệt |
| Dễ thiếu chứng từ hoặc thất lạc thông tin | Có thể lập hồ sơ theo biểu mẫu và đính kèm tài liệu liên quan |
| Dữ liệu rời rạc, phải tổng hợp lại | Kế toán dễ tiếp nhận thông tin đã duyệt để xử lý nghiệp vụ |
| Lãnh đạo khó duyệt khi vắng mặt | Có thể xử lý phê duyệt trực tuyến, linh hoạt hơn |
| Khó tra cứu lịch sử xử lý | Lưu lại lịch sử phê duyệt phục vụ kiểm tra, đối chiếu |
Nhờ đó, doanh nghiệp có thể cải thiện hiệu quả vận hành ở cả ba nhóm đối tượng:
- Với nhân viên: dễ lập đề nghị, biết hồ sơ đang ở trạng thái nào.
- Với kế toán: giảm thời gian nhắc duyệt, tổng hợp hồ sơ và kiểm tra chứng từ.
- Với lãnh đạo: nắm được thông tin trước khi duyệt, kiểm soát chi phí minh bạch hơn.
5. AMIS Kế toán giúp doanh nghiệp nhỏ vận hành tinh gọn hơn như thế nào?
Với việc cập nhật tính năng quy trình phê duyệt, AMIS Kế toán không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp xử lý nghiệp vụ kế toán mà còn giúp kết nối tốt hơn giữa nhân viên, kế toán và lãnh đạo trong quá trình kiểm soát hồ sơ tài chính.
Thay vì sử dụng nhiều công cụ rời rạc, doanh nghiệp có thể quản lý các đề nghị cần duyệt ngay trong hệ thống kế toán. Điều này đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp nhỏ – nơi bộ phận kế toán thường phải kiêm nhiệm nhiều đầu việc và cần một công cụ đủ gọn để triển khai nhanh.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể mở rộng kết nối với các giải pháp khác trong hệ sinh thái MISA AMIS như hóa đơn điện tử, thuế điện tử, ngân hàng điện tử, mua hàng, bán hàng và quản trị nhân sự. Nhờ vậy, dữ liệu có thể được liên thông theo từng nghiệp vụ, giảm thao tác thủ công giữa các phòng ban.
6. Kết luận
Tự động hóa quy trình phê duyệt là bước quan trọng giúp doanh nghiệp nhỏ giảm phụ thuộc vào giấy tờ, hạn chế sai sót và kiểm soát chi phí minh bạch hơn. Đặc biệt với các nghiệp vụ kế toán thường xuyên như đề nghị thanh toán, tạm ứng, hoàn ứng hay chi phí nội bộ, việc số hóa quy trình sẽ giúp kế toán tiết kiệm thời gian và lãnh đạo phê duyệt linh hoạt hơn.
Với tính năng quy trình phê duyệt được cập nhật ngay trên AMIS Kế toán, doanh nghiệp nhỏ có thể quản lý các đề nghị, chứng từ và trạng thái xử lý trong cùng một hệ thống. Từ đó, quá trình phối hợp giữa nhân viên, kế toán và lãnh đạo trở nên gọn hơn, rõ ràng hơn và dễ kiểm soát hơn.
Đăng ký trải nghiệm AMIS Kế toán để thiết lập quy trình phê duyệt, giảm tải cho kế toán và vận hành doanh nghiệp tinh gọn hơn.
Lưu ý: Nội dung bài viết được biên soạn dựa trên quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm đăng tải, nhằm mục đích cung cấp thông tin tham khảo, không thay thế hoàn toàn tư vấn pháp lý, thuế hoặc kế toán chuyên biệt cho từng trường hợp cụ thể. Do quy định pháp luật có thể thay đổi hoặc áp dụng khác nhau tùy tình huống thực tế, MISA khuyến nghị người đọc đối chiếu văn bản pháp luật gốc (MISA có đính kèm căn cứ pháp lý gốc ở trên bài viết) hoặc liên hệ cơ quan thuế/chuyên gia tư vấn trước khi áp dụng. MISA không chịu trách nhiệm đối với thiệt hại phát sinh từ việc áp dụng thông tin trong bài viết mà không có sự xác minh phù hợp.
