Phần mềm quản lý suất ăn trong các doanh nghiệp sản xuất

Việc quản lý suất ăn không phải công việc đơn giản, đặc biệt đối với những doanh nghiệp có hàng trăm, hàng nghìn công nhân viên. Để tối ưu hoá quy trình quản lý và đảm bảo việc kiểm soát khẩu phần ăn thuận tiện hơn, các doanh nghiệp đã tích cực số hoá thông qua việc sử dụng phần mềm chấm ăn để tiết kiệm thời gian, chi phí.

Tải miễn phí – Xây dựng hệ thống Lương 3P theo phương pháp Mercer

1. Phần mềm chấm ăn là gì?

Phần mềm chấm ăn hay phần mềm quản lý suất ăn, là hệ thống phần mềm tích hợp với thiết bị điện tử, được dùng để theo dõi và kiểm soát khẩu phần ăn của công nhân trong các doanh nghiệp sản xuất. Bằng cách sử dụng phần mềm chấm cơm, doanh nghiệp sẽ quản lý được chính xác số lượng suất ăn của nhân viên trong từng ca, tránh xảy ra tình trạng thất thoát đồ ăn gây thiệt hại cho tổ chức.

Ngoài ra, với hệ thống phần mềm chấm ăn, nhà ăn có thể chủ động trong việc chuẩn bị nguyên liệu nấu ăn. Nhờ việc dự báo chính xác khẩu phần ăn, nhà ăn có thể tăng lợi nhuận và tránh lãng phí do nấu dư thừa, đồng thời đảm bảo công nhân nào cũng có phần ăn.

>>> Xem thêm: 16 Mẫu bảng chấm công excel mới nhất hiện nay

2. Lợi ích của phần mềm chấm ăn

Thay vì quản lý suất ăn thủ công với nhiều công đoạn phức tạp và dễ xảy ra gian lận, việc ứng dụng hệ thống phần mềm chấm ăn đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp sản xuất. Cụ thể:

• Giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt chi phí: việc áp dụng phần mềm chấm ăn không chỉ giúp giảm thiểu chi phí phát sinh mà còn hạn chế tình trạng gian lận như nhân viên lấy quá suất ăn quy định hay người lạ vào bếp dùng đồ ăn.
• Tạo sự chuyên nghiệp trong khâu quản lý, làm tăng uy tín trong mắt khách hàng. Một trong những lợi ích dễ thấy nhất của việc ứng dụng công nghệ hiện đại trong quy trình quản lý chính là việc làm tăng hình ảnh của công ty với khách hàng.
• Làm tăng sự hài lòng của nhân viên: với sự trợ giúp của phần mềm chấm ăn, doanh nghiệp quản lý phân phát suất ăn nhanh hơn, tiết kiệm được thời gian nghỉ trưa cho công nhân, đồng thời đảm bảo đầy đủ khẩu phần ăn cho nhân viên. Nhờ đó, công nhân có đủ sức khoẻ để hoàn thành công việc.
• Giảm phần lớn khối lượng công việc: ứng dụng phần mềm quản lý suất ăn giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí về nhân lực và vật tư hơn rất nhiều so với khi quản lý thủ công. 

>>> Xem thêm: Top phần mềm quản lý nhân sự HRM tốt nhất cho doanh nghiệp

3. Tính năng của phần mềm quản lý suất ăn

Mỗi phần mềm chấm ăn của các nhà cung cấp sẽ có những tính năng khác nhau. Tuy nhiên, về cơ bản, phần mềm quản lý suất ăn có 3 chức năng chính như sau:

3.1 Sắp xếp chính xác suất ăn

Tại các doanh nghiệp sản xuất hay khu công nghiệp, số lượng người ra vào nhà ăn rất lớn, đôi lúc thậm chí lên tới hàng trăm hàng ngàn người. Qua việc ứng dụng phần mềm chấm cơm, quản lý sẽ nắm được chính xác số liệu nguyên vật liệu cần chuẩn bị, số lượng món ăn phải chế biến, đối tượng phục vụ đồ ăn là ai.

Nhờ đó, doanh nghiệp sẽ tránh tình trạng cung cấp thừa thiếu thức ăn cho công nhân, đồng thời dễ dàng tổng hợp báo cáo và thống kê.

3.2 Quản lý hồ sơ công nhân viên

Với các doanh nghiệp sản xuất lớn, việc theo dõi và kiểm soát công nhân nhận đồ ăn rất quan trọng. Phần mềm chấm ăn sẽ tính toán được chính xác số khẩu phần ăn tương ứng với số lượng nhân viên đi làm ngày đó. Chính vì vậy, quản lý sẽ không phải tốn thời gian thống kê hay phát phiếu ăn cho công nhân. 

3.3 Tích hợp thanh toán dễ dàng

Phần mềm chấm ăn có chức năng thanh toán đa phương thức. Công nhân có thể trả tiền cơm bằng thẻ tín dụng, ví điện tử. Hình thức thanh toán tiện lợi thanh thế cho cơ chế phát phiếu cơm, mua phiếu cơm gây khó khăn trong quản lý.

Bên cạnh đó, tính năng thanh toán điện tử cũng giúp nhà ăn loại bỏ tình trạng tính toán tốn thời gian, thống kê khẩu phần ăn thiếu chính xác, nợ tiền ăn,…

4. Tiêu chí chọn phần mềm quản lý suất ăn 

Khi lựa chọn phần mềm chấm ăn cho doanh nghiệp, nhà quản lý hãy lưu ý chọn lựa theo những tiêu chí sau đây:

• Tính dễ sử dụng: Giao diện thân thiện, dễ nhìn sẽ giúp bạn làm quen nhanh chóng, dễ sử dụng và tiết kiệm được nhiều thời gian.
• Phù hợp với quy mô: Có nhiều phần mềm chấm ăn trên thị trường, mỗi giải pháp sẽ phù hợp cho nhiều quy mô doanh nghiệp khác nhau, bạn cũng nên căn cứ theo tiêu chí này để lựa chọn.
• Nhà cung cấp hỗ trợ nhiệt tình: Khi dùng phần mềm, đôi khi sẽ bị lỗi hoặc khó dùng, bạn hãy ưu tiên những nhà cung cấp có thể hỗ trợ 24/7, tránh làm gián đoạn quá trình quản lý.

5. Top 5 phần mềm quản lý suất ăn tốt nhất

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm chấm ăn chuyên nghiệp dành cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, sự đa dạng của sản phẩm gây nhiều bối rối và băn khoăn khi lựa chọn. Hãy tham khảo Top 5 phần mềm chấm ăn hiệu quả nhất hiện nay và lựa chọn giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp của mình.

5.1 Phần mềm VNTS.VN

Phần mềm chấm ăn có tính năng hiện đại nhất hiện nay là VNTS.VN. VNTS.VN có thể dùng trên các thiết bị thông minh có kết nối mạng internet giúp quản lý dễ dàng kiểm soát, theo dõi nguyên vật liệu chế biến, tính phí mỗi suất ăn dễ dàng. Bên cạnh đó, phần mềm cũng thống kê các thông tin theo tháng, năm, giúp mọi người có cái nhìn tổng quát về tình hình của bếp ăn công ty.

Tính năng và đặc điểm:

• Phần mềm có thể dùng online, khả dụng trên nhiều thiết bị cá nhân hoặc doanh nghiệp.
• Giúp quản lý nguyên vật liệu dễ dàng, quản lý hàng tồn kho, nhập kho, nguyên liếu sắp hết,… Các tính năng này giống như một phần mềm quản lý kho.
• Giúp quản lý cung cấp hàng hóa, thực phẩm chi tiết về ngày giờ, báo cáo công nợ cho nhà cung cấp.
• Quản lý được định lượng nguyên liệu cho từng suất ăn của nhân viên trong công ty một cách khoa học, chi tiết.
• Định lượng được suất ăn, giá bán của mỗi suất ăn và ước tính chi phí cho từng đơn hàng chính xác.

5.2 Phần mềm quản lý suất ăn Digiplus.vn

Phần mềm quản lý suất ăn Digiplus.vn cũng là một trong những phần mềm được sử dụng phổ biến trên thị trường. Phần mềm Digiplus.vn được thiết kế với giao diện thân thiện, dễ sử dụng.

Bên cạnh đó, phần mềm còn tích hợp với máy chấm công đặt ở nhà ăn để tính toán số lượng công nhân viên đi làm. Qua đó giúp cho quản lý bếp chuẩn bị chính xác các suất ăn đúng số lượng. Ngoài ra, phần mềm còn có còi thông báo khi nhân viên lấy nhầm ca hoặc nhầm suất ăn. 

Tính năng và đặc điểm:

• Nhân viên nhà ăn sẽ đưa những món ăn dự định chuẩn bị lên phần mềm.
• Nhân viên sẽ chấm công vào đầu ca, đăng ký món ăn trên máy POS theo danh sách mà mà bếp đã đưa lên.
• Dựa vào số lượng đăng ký trên máy POS, nhân viên nhà ăn sẽ lên thực đơn và chuẩn bị.
• Đến bữa ăn, công nhân chấm vân tay hoặc quẹt thẻ, hệ thống hiển thị món ăn mà công nhân đăng ký, suất ăn sẽ được phát khi chấm vân tay đúng, hợp lệ.
• Với mỗi lần chấm công lấy cơm thành công, phần mềm sẽ tự động tải dữ liệu và lưu lại trên phần mềm, lấy đó làm cơ sở để quản lý biết được ai đi làm ngày hôm đó, tổng hợp suất ăn chính xác.
• Nếu có khách đến ăn, quản lý sẽ lấy vân tay, quẹt nhiều lần và đưa phiếu cho người đi cùng, rất tiện lợi mà không tốn công sức.
• Chức năng in phiếu ăn, giúp nhân viên nhà bếp kiểm tra suất ăn đúng với từng nhân viên. 

5.3 Phần mềm quản lý suất ăn nhân viên Yousoft

Yousoft là phần mềm quản lý thực đơn, suất ăn cho doanh nghiệp sản xuất được nhiều người tin dùng hiện nay. Phần mềm có thể tích hợp được với hệ thống quản lý nhân sự để kiểm soát suất ăn trong tháng cũng như theo dõi ngày công của nhân viên. Yousoft cũng sẽ lưu trữ thông tin về suất ăn để tự động tăng giảm tiền lương.

Tính năng và đặc điểm: 

• Phần mềm kết hợp cùng hệ thống quản lý nhân sự, dễ dàng tính toán được lương cho nhân viên chính xác, quản lý thông tin nhân sự dễ dàng.
• Khi nhân viên quẹt thẻ để lấy suất ăn, hệ thống sẽ báo thẻ hợp lệ, trùng thẻ hoặc thẻ không hợp lệ bằng những âm thanh khác nhau.
• Yousoft sẽ tự động lưu trữ các thông tin về cơ sở dữ liệu liên quan đến suất ăn mà người lao động đã dùng để thống kê và báo cáo.
• Quản lý dễ dàng truy cập và xem các báo cáo liên quan, thống kê suất ăn của công nhân viên theo từng thời gian cụ thể.

5.4 Phần mềm Vietnamsmart.com

Vietnamsmart.com là phần mềm quản lý suất ăn vô cùng nổi tiếng và được rất nhiều doanh nghiệp sản xuất ưa chuộng. Phần mềm có tích hợp nhiều tiện ích, hỗ trợ quản lý nhân viên, suất ăn, quản lý thiết bị dễ dàng.

Đây chính là giải pháp tuyệt vời cho những doanh nghiệp trong việc theo dõi thực đơn ăn uống mỗi ngày, đảm bảo số lượng, chất lượng cùng vấn đề vệ sinh an toàn thực phẩm.

Tính năng và đặc điểm:

• Mỗi ngày, mỗi tuần, các phòng ban sẽ đăng ký suất ăn cho nhân viên mình quản lý thông qua phần mềm hoặc gửi cho bộ phận quản lý suất ăn.
• Khi đi ăn, nhân viên sẽ quẹt thẻ, vân tay để xác nhận suất ăn của mình, tránh nhầm lẫn hoặc sai sót.
• Có thể trích xuất dữ liệu suất ăn theo từng ngày, tháng, tuần để báo cáo với các cấp trên, chỉ lãnh đạo mới có quyền xem và chỉnh sửa.
• Phần mềm có tính năng phân quyền rõ ràng, tránh tình trạng thay đổi dữ liệu và có gian lận.
• Giải pháp dùng được trên nhiều thiết bị khác nhau và có thể theo dõi, điều chỉnh thông tin suất ăn từ xa.

5.5 Phần mềm quản lý suất ăn TAS ERP

Giải pháp quản lý chấm ăn dựa trên dữ liệu phân ca của TAS ERP, ra đời giúp giải quyết được những khó khăn trong việc quản lý suất ăn thủ công. Thông qua TAS ERP, nhà quản lý có thể giải quyết được bài toán chống thất thoát, quản lý nhân lực tốt hơn. Bên cạnh đó, giải pháp giúp mỗi nhân viên có đủ suất ăn, không bị thiếu hoặc thừa.

Tính năng và đặc điểm:

• Mỗi ngày, mỗi tuần, các phòng ban sẽ đăng ký suất ăn cho nhân viên mình quản lý thông qua phần mềm hoặc gửi cho bộ phận quản lý suất ăn.
• Khi đi ăn, nhân viên sẽ quẹt thẻ, vân tay để xác nhận suất ăn của mình, tránh nhầm lẫn hoặc sai sót.
• Có thể trích xuất dữ liệu suất ăn theo từng ngày, tháng, tuần để báo cáo với cấp trên, chỉ lãnh đạo mới có quyền xem và chỉnh sửa.
• Phần mềm có tính năng phân quyền rõ ràng, tránh tình trạng thay đổi dữ liệu và có gian lận.
• Giải pháp dùng được trên nhiều thiết bị khác nhau và có thể theo dõi, điều chỉnh thông tin suất ăn từ xa.

6. Có nên dùng phần mềm quản lý suất ăn miễn phí?

Đối với những doanh nghiệp nhỏ, không có nguồn vốn dồi dào nhưng vẫn muốn số hóa hoạt động quản lý khẩu phần ăn của công nhân, thì các sản phẩm phần mềm chấm cơm miễn phí đem lại rất nhiều ưu thế, đặc biệt là về giá.

Tuy nhiên, giá cả thường đi liền với chất lượng, bên cạnh những ưu điểm nổi trội, các chuyên gia cũng cảnh báo các giải pháp miễn phí còn tồn tại nhiều hạn chế, ảnh hưởng đến hoạt động quản lý chấm ăn.

Để quyết định có nên dùng phần mềm quản lý chấm cơm miễn phí hay không, nhà quản lý cần cân nhắc đến cả mặt lợi lẫn mặt hại: 

(1) Về ưu điểm:

• Lợi ích lớn nhất của phần mềm quản lý suất ăn miễn phí chính là các doanh nghiệp không phải trả phí khi sử dụng nhưng vẫn có thể trải nghiệm những tính năng cơ bản của một phần mềm chăm ăn thông thường.
• Giao diện của các phần mềm chấm cơm miễn phí đa phần đều khá đơn giản, thân thiện với người sử dụng. Chỉ cần làm theo hướng dẫn, người dùng có thể tải về và dễ dàng cài đặt

(2) Về hạn chế:

• Các phần mềm chấm ăn miễn phí thường sẽ yêu cầu trả phí sau một khoảng thời gian nhất định. Điều này sẽ gây cản trở tới hoạt động quản lý.
• Hầu hết những phần mềm này có độ bảo mật thấp, có thể khiến thông tin liên quan đến doanh nghiệp bị rò rỉ.
• Khi xảy ra lỗi trong quá trình cài đặt và sử dụng phần mềm, người dùng sẽ không nhận được dịch vụ tư vấn, hỗ trợ sửa lỗi từ nhà cung cấp

7. Kết luận 

Trên đây là tổng hợp thông tin về phần mềm chấm ăn giúp cho nhà quản lý hiểu rõ được tính năng, ưu điểm của phần mềm chấm ăn đồng thời có căn cứ để lựa chọn phần mềm phù hợp với doanh nghiệp. Nếu nhà quản lý đang phải đối mặt với nhiều khó khăn khi quản lý thủ công, thì top 5 phần mềm được đề cập trên là các giải pháp hiệu quả giúp tối ưu nhân sự cũng như chi phí.