Chấm công GPS là hình thức cho phép chấm công bằng điện thoại từ nhiều địa điểm một cách linh hoạt, phù hợp với doanh nghiệp có nhân viên làm việc ngoài văn phòng. Chấm công định vị GPS có thể triển khai dễ dàng qua MISA AMIS HRM. Hãy cùng khám phá chi tiết hơn về tính năng này.
1. Chấm công bằng định vị GPS được thực hiện như thế nào?
GPS là viết tắt của cụm từ Global Positioning System – hệ thống định vị toàn cầu. Đây là hệ thống gồm nhiều vệ tinh bay trên quỹ đạo ngoài không gian, giúp xác định vị trí trên trái đất bất kể điều kiện thời gian hay thời tiết. GPS sẽ cho biết chính xác tọa độ của vật thể, miễn là vật thể đó có tích hợp tính năng định vị GPS.
Hiện nay GPS được ứng dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực của đời sống: quân sự, giao thông, vận chuyển, an ninh, y tế, giải trí… Hầu hết các thiết bị di động đời mới đều có sẵn định vị GPS mà không cần cài đặt thêm. GPS cũng được áp dụng trong quản lý nhân sự, cụ thể là chấm công và quản lý giờ làm tại các công ty có nhiều nhân sự là bán hàng, kinh doanh, nghiên cứu thị trường, lái xe, bảo vệ, công nhân làm việc tại nhiều địa điểm khác nhau.
Để thực hiện chấm công bằng định vị GPS, các doanh nghiệp thường triển khai như sau:
- Thiết lập hệ thống chấm công bằng GPS do đơn vị chuyên nghiệp cung cấp.
- Yêu cầu nhân viên cài phần mềm hoặc ứng dụng chấm công GPS vào thiết bị di động.
- Hàng ngày khi đến giờ làm việc, nhân viên mở phần mềm hoặc ứng dụng, bật vị trí của mình lên để chấm công.
- Các nhân viên làm ở văn phòng thì vị trí được công ty chấp nhận là địa chỉ văn phòng. Các nhân viên đi thị trường, làm việc ở nhà hoặc ở địa điểm khác cần khai báo trước, sau đó chấm công đúng địa điểm thì sẽ được ghi nhận, hoặc chấm công khuôn mặt, QR code thay thế.
- Một số doanh nghiệp yêu cầu nhân viên bật GPS trên suốt quãng đường di chuyển đến nơi làm việc ngoài văn phòng để kiểm soát chặt chẽ hơn.
- Toàn bộ dữ liệu chấm công, vị trí, di chuyển của nhân viên được lưu lại trên phần mềm hoặc ứng dụng và tổng hợp vào cuối tháng.
Lưu ý: GPS hoạt động khi có internet và trên smartphone, nhân viên cần có thiết bị và đảm bảo mạng hoạt động tốt khi chấm công.
>>> Xem thêm: Top app chấm công trên điện thoại miễn phí tốt nhất
2. Chấm công bằng định vị GPS – giải pháp chấm công linh hoạt qua smartphone
Bên cạnh các hình thức chấm công quen thuộc như vân tay, khuôn mặt thì GPS ngày càng được các doanh nghiệp ưa chuộng, đặc biệt là các công ty có đặc điểm sau:
- Thuộc lĩnh vực dịch vụ, thương mại, có nhiều nhân viên nghiên cứu thị trường, nhân viên kinh doanh đi gặp khách hàng, đối tác ngoài văn phòng.
- Thuộc lĩnh vực vận tải, logistic, có nhiều nhân viên vận chuyển, tài xế, di chuyển giữa nhiều vị trí.
- Có nhiều cửa hàng, chi nhánh với địa điểm rộng khắp, nhân viên làm việc tại nhiều cơ sở.
- Hoạt động theo hình thức hybrid – có ngày nhân viên làm việc tự do, có ngày đến văn phòng
- Có nhiều nhân viên remote làm việc toàn thời gian tại nhà hoặc ở tỉnh, thành phố, quốc gia khác với văn phòng.
Những doanh nghiệp trên có điểm chung là địa điểm làm việc rất đa dạng, khó kiểm soát được nhân viên có thực sự đang làm việc hay không, dễ gian lận và không đảm bảo thời gian lao động. Với các nhân viên được hưởng phụ cấp khi làm việc ở ngoài thì khó kiểm tra vị trí thực để cuối tháng tính lương. Chấm công GPS có thể giải quyết được toàn bộ các vấn đề này, chính xác đến tọa độ.
Vì không cần có mặt tại văn phòng nên chấm công bằng GPS còn phù hợp với hình thức hybrid working (vừa làm ở nhà, vừa làm tại văn phòng tùy ngày) và remote working (làm việc từ xa). Đây là các xu thế làm việc đang dần trở nên phổ biến hơn, nhất là sau khi đại dịch Covid-19 tác động mạnh mẽ đến cách thức lao động.
Một ưu điểm nữa của chấm công GPS là không cần lắp đặt thiết bị chấm công tại cửa, tiết giảm chi phí cho doanh nghiệp. Chỉ cần nhân viên có smartphone và bật định vị đúng địa điểm là hệ thống chấm công sẽ ghi nhận chính xác.
3. Tính năng chấm công GPS của MISA AMIS HRM
AMIS Chấm Công được phát triển bởi MISA – thương hiệu uy tín trên thị trường Việt Nam hiện nay. Với lợi thế gần 30 năm trong ngành công nghệ thông tin, cung cấp giải pháp cho hàng chục ngàn doanh nghiệp, MISA thấu hiểu những khó khăn của khách hàng và mang đến những giải pháp lý tưởng.
AMIS Chấm Công thuộc bộ giải pháp quản trị nguồn nhân lực MISA AMIS HRM, là công cụ giúp HR thực hiện nghiệp vụ chấm công từ A đến Z. Phần mềm tương thích với nhiều hình thức chấm công như vân tay, faceID, wifi, GPS và tự động hóa việc lập bảng công. Hãy cùng khám phá chi tiết hơn về tính năng chấm công GPS ngay dưới đây.
3.1 HR thiết lập địa điểm và đối tượng chấm công GPS
Yếu tố quan trọng nhất của định vị là địa điểm, vì thế việc đầu tiên HR cần làm là thiết lập địa điểm chấm công GPS. Trên giao diện AMIS Chấm Công, bạn vào Thiết lập -> Quy định chấm công -> Chấm công trên ứng dụng -> Định vị GPS, nhấn vào Danh mục địa điểm, nhấn nút Thêm. Bạn nhập tên địa điểm, kinh độ, vĩ độ là hoàn thành.
Khi thiết lập địa điểm sử dụng cố định, bạn cần gán luôn địa điểm đó sẽ áp dụng cho đối tượng nào. Ví dụ: địa điểm trụ sở công ty cho khối văn phòng, địa điểm cửa hàng cho khối kinh doanh, địa điểm siêu thị cho nhân viên đi thị trường…
Nếu chưa biết lấy kinh độ, vĩ độ ở đâu, bạn hãy vào Google Maps, gõ chính xác địa điểm và nhấn chuột phải vào ghim đỏ trên bản đồ, tọa độ sẽ hiện ra ngay. Ngoài ra HR có thể thiết lập phạm vi chấm công cho phép (nên đặt 300 – 500m hoặc hẹp hơn), khi nhân viên ở trong bán kính này vẫn chấm công được.
3.2 Xác minh bằng cả GPS và hình ảnh real-time cho nhân viên
Trong trường hợp nhân viên ở một địa điểm lạ không cố định (quán cafe, khách sạn, nhà hàng…), chấm công sẽ được ghi nhận tại nơi đó. Tuy nhiên quản lý có thể yêu cầu nhân viên chụp ảnh khuôn mặt, hoặc gửi thêm xác nhận từ khách hàng để có thêm căn cứ, tránh gian lận. AMIS Chấm Công tích hợp sẵn tính năng nhận diện khuôn mặt và upload tài liệu, vì thế việc xác nhận này diễn ra rất nhanh chóng và tiện lợi.
Trong trường hợp chấm công bằng định vị không thành công do mạng lỗi, hoặc lý do khách quan khác, nhân viên có thể chấm công thay thế bằng khuôn mặt hoặc QR Code. Để kích hoạt tính năng này, HR cần vào Thiết lập > Sửa đơn vị áp dụng > chọn đơn vị cụ thể và nhấn vào “Cho phép chấm công bằng hình thức thay thế”.
Toàn bộ các hình thức chấm công bằng GPS, wifi và QR code đều cần nhân viên thực hiện trên điện thoại, qua ứng dụng MISA AMIS (không áp dụng trên máy tính). Vì thế HR nên phổ biến cách sử dụng rõ ràng với nhân viên trước khi triển khai.
3.3 Hỗ trợ HR phân loại công, tự động tổng hợp công
Tính năng chấm công GPS không chỉ có tính năng xác nhận công mà còn tự động phân loại, tổng hợp công, giúp HR giảm đáng kể thời gian thao tác. Một số nhân sự được hưởng thêm phụ cấp như: làm việc bên ngoài tính 120%, 150% lương, có ngày nghỉ bù, tính thêm công nếu làm việc ngoài giờ, cuối tuần… AMIS Chấm Công sẽ tự động tổng hợp và cộng vào công cuối tháng, miễn là HR thiết lập cơ chế ban đầu.
Cuối tháng khi cần tổng hợp bảng công của toàn bộ nhân viên, HR chỉ cần vài thao tác đơn giản như sau: vào mục Chấm công > Bảng chấm công tổng hợp > Thêm. Bạn nhập các thông tin, đặt tên bảng và nhấn nút lưu.
3.4 Cảnh báo và hỗ trợ giải trình công
Một ưu điểm nổi bật của AMIS Chấm Công là có tính tương tác hai chiều giữa nhân viên với hệ thống. Toàn bộ các công việc như chấm công, xem bảng công, xác nhận công, xin nghỉ phép, xin đi muộn đều được thực hiện trên app MISA AMIS. Nhờ đó tăng tính chủ động cho nhân viên và rút ngắn thời gian trao đổi giữa các phòng ban.
Hàng tháng khi đã có bảng công tổng hợp, hệ thống sẽ gửi thông báo yêu cầu từng nhân viên xem bảng công và xác nhận. Nếu có sai sót, nhân viên chỉ cần gửi yêu cầu xét duyệt lại hoặc trao đổi ngay trên app.
Khi toàn bộ nhân viên xác nhận xong, bảng công chuẩn đã sẵn sàng để chuyển sang tính lương. Nếu doanh nghiệp có dùng thêm AMIS Tính Lương thì toàn bộ dữ liệu sẽ được đồng bộ nhanh chóng, thuận tiện cho cả kế toán và HR. Nếu không AMIS Chấm Công vẫn hỗ trợ kết nối qua cổng API với các phần mềm tính lương và kế toán khác.
3.5 Báo cáo công chi tiết
Báo cáo công là một văn bản không thể thiếu để cấp quản lý đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên. Đồng thời đây cũng là tài liệu để ban lãnh đạo có cái nhìn tổng thể, nhằm đưa ra các quyết định về thời gian làm việc, lương thưởng, đãi ngộ, thúc đẩy hiệu suất.
AMIS Chấm Công cung cấp danh sách báo cáo, biểu đồ rất đa dạng theo nhiều tiêu chí. Chỉ cần ấn chọn bộ lọc và ấn nút xuất là bạn đã có ngay các thông số hiển thị trực quan.
4. Đánh giá của khách hàng về tính năng chấm công GPS
Công ty Cổ phần Hữu Nghị Xuân Cương là một doanh nghiệp lớn trong lĩnh vực logistic, hoạt động tại Lạng Sơn – nơi có cửa khẩu đường bộ nhộn nhịp nhất tại miền Bắc. Số lượng nhân viên của công ty lên tới 1000 người chia thành khối văn phòng, khối sản xuất, với nhiều ca kíp, hệ số lương riêng biệt. Nhiều nhân viên phải làm thêm ngoài giờ theo nhu cầu vận chuyển hàng hóa giữa Việt Nam – Trung Quốc.
Quy mô nhân sự lớn, nghiệp vụ phức tạp nhưng vẫn chấm công – tính lương qua Excel khiến đội ngũ HR quá tải, đặt ra bài toán cho doanh nghiệp là phải chuyển đổi số để nâng cao hiệu suất. Ban lãnh đạo Xuân Cương đã lựa chọn MISA AMIS HRM nhằm đẩy mạnh số hóa, trở thành đơn vị logistic chuyên nghiệp hơn nữa.
AMIS Chấm Công thuộc bộ giải pháp MISA AMIS HRM đã giúp Xuân Cương giải quyết ngay vấn đề thời gian làm việc:
- Tích hợp chấm công nhiều hình thức, trong đó có cả định vị GPS để phù hợp với mọi nhân sự trong công ty, kể cả các nhân sự phụ trách vận chuyển, làm việc với đối tác không có mặt tại văn phòng.
- Chia ca làm việc dễ dàng, tự động áp dụng và thông báo cho nhân viên liên quan, quản lý chỉ cần thiết lập ban đầu, không cần chia ca thủ công về sau.
- Số hóa toàn bộ dữ liệu chấm công để chuyển tính lương cuối tháng, giảm tải cho HR đáng kể.
Bên cạnh AMIS Chấm Công, Công ty Cổ phần Hữu Nghị Xuân Cương cũng sử dụng AMIS Thông Tin Nhân Sự để số hóa hồ sơ nhân viên, AMIS Tuyển Dụng để thu hút nhân tài, AMIS BHXH và AMIS Thuế TNCN để thực hiện các thủ tục theo pháp luật.
Ông Phạm Hải Duy – phó ban chuyển đổi số tại Công ty Cổ phần Hữu Nghị Xuân Cương đánh giá cao hiệu quả mà các phần mềm MISA AMIS HRM mang lại.
Bên cạnh Xuân Cương, IVY moda, Hệ thống giáo dục Hoa Sen, hàng ngàn thương hiệu Việt đã ứng dụng MISA AMIS HRM trong nghiệp vụ chấm công nói riêng và toàn bộ quy trình quản lý nhận sự nói chung. Bạn có thể đăng ký dùng thử 14 ngày cho công ty mình và cảm nhận sự khác biệt.
Sau khi tham khảo review các tính năng, chắc hẳn báo giá AMIS Chấm Công cũng là điều độc giả đang quan tâm. Bạn hãy tham khảo các gói giá mới nhất năm 2023 của phần mềm này:
AMIS Chấm Công không chỉ cung cấp chấm công định vị GPS mà còn tương thích với hầu hết các máy chấm công vân tay, khuôn mặt trên thị trường hiện nay và cung cấp nhiều tính năng vượt trội khác. Phần mềm có sự đồng bộ giữa phiên bản máy tính và app trên thiết bị di động, giúp gia tăng trải nghiệm nhân viên và nâng cao sự chuyên nghiệp cho công ty.
ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ DÙNG THỬ TẠI ĐÂY
Khi thiết lập cho doanh nghiệp, đội ngũ từ MISA AMIS HRM sẽ hỗ trợ tận tình để doanh nghiệp hiểu rõ cách triển khai, vì vậy bạn không cần lo lắng khi tiếp cận phương thức mới. Ngoài ra AMIS Chấm Công hiện đang có chương trình dùng thử miễn phí 2 tuần, đầy đủ tính năng, doanh nghiệp không nên bỏ lỡ trước khi ra quyết định. Ngoài ra, nhà quản trị có thể tham khảo thêm giá phần mềm nhân sự để triển khai cho doanh nghiệp mình.
5. Kết luận
Với những nội dung trên chắc hẳn bạn đọc đã hiểu rõ hơn về tính năng chấm công GPS trên MISA AMIS HRM. Đây là một hình thức hiện đại và linh hoạt, phù hợp với mọi doanh nghiệp. Hy vọng công ty của bạn sẽ ứng dụng chấm công định vị trên AMIS Chấm Công để nâng cao trải nghiệm cho nhân viên.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
