Việc xác định sai chi phí không được trừ là chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN là nỗi lo của rất nhiều doanh nghiệp và kế toán khi thanh kiểm tra quyết toán thuế. Để hiểu rõ hơn về chi phí không được trừ, qua bài viết MISA AMIS tổng hợp một số ví dụ chi phí không được trừ thường gặp ở các doanh nghiệp giúp các bạn kế toán dễ dàng tra cứu, áp dụng với trường hợp cụ thể tại doanh nghiệp mình.
1. Quy định của pháp luật về chi phí không được trừ
1.1 Quy định pháp luật cần nắm vững
Liên quan đến chi phí được trừ và không được trừ kế toán cần nắm vững và cập nhật các quy định trong các Thông tư về thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) sau đây:
|
THÔNG TƯ THUẾ TNDN CẦN NẮM VỮNG |
||
| 1 | Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 | Các thông tư này được hợp nhất bằng Văn bản hợp nhất số 66/VBHN-BTC ngày 19/12/2019.
(Gọi tắt là “VBHN số 66”) |
| 2 | Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014 | |
| 3 | Thông tư số 151/2014/TT-BTC ngày 10/10/2014 | |
| 4 | Thông tư 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015 | |
| 5 | Thông tư số 25/2018/TT-BTC ngày 16/3/2018 | |
1.2 Một số thông tin về chi phí được trừ
Khoản 5, Điều 1 của Luật số 32/2013/QH13 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật thuế TNDN số 14/2008/QH12, quy định về chi phí được trừ như sau:
Doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
Lưu ý: Chi tiết hướng dẫn liên quan đến chứng thanh toán không dùng tiền mặt, kế toán tham khảo quy định tại khoản 10 Điều 1 Thông tư 26/2015/TT-BTC (Sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 219/2013/TT-BTC) và Điều 1 của Thông tư 173/2016/TT-BTC.
Đọc thêm: Tổng hợp các chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN mới nhất
1.3 Có phải tất cả các chi phí kế toán đều là chi phí được trừ không?
Không phải tất cả các chi phí ghi nhận trên sổ sách kế toán đều là chi phí được trừ vì:
- Chi phí ghi nhận trên sổ sách kế toán tuân thủ theo quy định của Luật Kế toán, Chuẩn mực kế toán Việt Nam và Chế độ kế toán hiện hành.
- Chi phí được trừ hay chi phí không được trừ khi xác định thuế TNDN tuân thủ theo hướng dẫn của pháp luật về thuế (Luật thuế, Nghị định và các Thông tư thuế hướng dẫn liên quan).
Do vậy: CHI PHÍ KHÔNG ĐƯỢC TRỪ là các chi phí kế toán không đủ điều kiện là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN theo quy định của Pháp luật thuế. Đọc thêm quy định về chi phí không được trừ tại đây.
Như vậy: Với các chi phí không được trừ, kế toán cần chú ý:
- Các trường hợp đã chắc chắn là chi phí không được trừ (như chi phí không phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, các khoản chi không đáp ứng điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt…) kế toán cần chủ động loại ra và kê khai vào chỉ tiêu B4-Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế trên tờ khai Quyết toán thuế TNDN.
- Trường hợp doanh nghiệp chưa tập hợp điền vào chỉ tiêu B4, khi cơ quan thuế kiểm tra sẽ là chi phí bị loại sau quyết toán thuế, có thể dẫn đến doanh nghiệp phải chịu các khoản phạt thuế TNDN và phạt chậm nộp (nếu có).
Lưu ý: Trên thực tế, nhiều kế toán do không nắm rõ bản chất và sự khác nhau giữa chi phí ghi nhận theo nguyên tắc kế toán và chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN theo quy định của pháp luật thuế nên có thể “để ngoài” sổ sách kế toán các khoản chi phí thực tế của doanh nghiệp nhưng không phải là chi phí được trừ. Việc này khiến số liệu Báo cáo tài chính của doanh nghiệp bị sai về bản chất kế toán và dần dẫn đến những rủi ro trong quản trị công tác kế toán và các rủi ro khác của doanh nghiệp.
2. Các ví dụ về chi phí không được trừ thường gặp ở các doanh nghiệp
2.1 Chi phí khấu hao tài sản cố định
Ví dụ 1: Khấu hao ô tô vượt trên mức nguyên giá 1.6 tỷ đồng
Ngày 01/07/2022, Công ty TNHH NTN đưa vào bàn giao và sử dụng ô tô 7 chỗ thương hiệu Z tại bộ phận văn phòng của công ty. Nguyên giá ô tô là: 2,4 tỷ đồng, trích khấu hao: 10 năm, mức khấu hao mỗi năm là: 240 triệu đồng, khấu hao năm 2022 là: 120 triệu đồng. Công ty có đầy đủ các hồ sơ chứng từ liên quan của ô tô.
Quy định pháp luật về thuế liên quan đến VD1: Theo điểm e, mục 2.2, Điều 6 của VBHN số 66 thì:
| “Không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế: Phần trích khấu hao tương ứng với nguyên giá vượt trên 1,6 tỷ đồng/xe đối với ô tô chở người từ 9 chỗ ngồi trở xuống (trừ: ô tô dùng cho kinh doanh vận tải hành khách, kinh doanh du lịch, khách sạn; ô tô dùng để làm mẫu và lái thử cho kinh doanh ô tô); phần trích khấu hao đối với tài sản cố định là tàu bay dân dụng, du thuyền không sử dụng kinh doanh vận chuyển hàng hóa, hành khách, kinh doanh du lịch, khách sạn”. |
⇒ Kết luận của VD1:
Doanh nghiệp chỉ được tính vào chi phí được trừ phần khấu hao ứng với nguyên giá 1,6 tỷ, tương đương với 160 triệu đồng/năm và 80 triệu/6 tháng.
Chi phí khấu hao bị loại ra khỏi chi phí được trừ năm 2022 là: 120 – 80 = 40 triệu.
Đọc ngay: Khấu hao xe ô tô trên 1.6 tỷ và những điều kế toán cần chú ý
2.2 Chi phí lương thưởng và các khoản khác cho người lao động
Ví dụ 2: Chi thưởng nhưng không có văn bản, quy chế quy định điều kiện hưởng, mức hưởng
Năm 2022, công ty XYZ thực hiện chi thưởng cho nhân viên nhân dịp Quốc khánh 2-9, mỗi nhân viên 2 triệu đồng tiền mặt, tổng số nhân viên là: 15 người. Tổng số tiền đã chi ra là: 30 triệu đồng, nhân viên đã ký nhận đầy đủ. Tuy nhiên, qua rà soát hồ sơ chứng từ thì khoản thưởng này không được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại bất kì tài liệu nào của công ty gồm Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động tập thể và Quy chế tài chính.
Quy định pháp luật về thuế liên quan đến VD2: Theo hướng dẫn về chi phí không được trừ tại Điều 6 của VBHN số 66, mục 2.6 gồm:
| “Các Khoản tiền lương, tiền thưởng cho người lao động không được ghi cụ thể Điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thoả ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty”. |
⇒ Kết luận của VD2:
– Như vậy, khoản chi 30 triệu đồng tiền thưởng của công ty XYZ sẽ là chi phí không được trừ của năm 2022 của Công ty XYZ.
– Trong trường hợp của Công ty XYZ, để các khoản thưởng như thưởng lễ tết đủ điều kiện là chi phí được trừ, công ty XYZ cần xây dựng Quy chế tài chính, Thỏa ước lao động tập thể… và trong các văn bản này cần đưa ra các quy định cụ thể về điều kiện được hưởng và mức hưởng của các khoản tiền thưởng cho người lao động vào ngày lễ tết.
Ví dụ: Các khoản thưởng lễ tết được doanh nghiệp chỉ rõ trong Hợp đồng lao động đã ký kết là một căn cứ đủ điều kiện là chi phí được trừ cho Công ty XYZ.
Ví dụ 3: Tiền lương tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ Công ty TNHH Một thành viên
Năm 2022: Công ty TNHH DYH do ông Nguyễn Văn H- Tổng Giám đốc (Công ty TNHH một thành viên do 1 cá nhân làm chủ) thực hiện chi trả tiền lương cho ông H mỗi tháng là 25 triệu đồng, tổng chi phí tiền lương năm 2022 của ông H là: 300 triệu đồng.
Quy định pháp luật về thuế liên quan đến VD3: Theo hướng dẫn các khoản chi phí không được trừ tại Điều 6 của VBHN số 66, mục 2.6 gồm:
| “Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên (do một cá nhân làm chủ); thù lao trả cho các sáng lập viên, thành viên của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị mà những người này không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh”. |
⇒ Kết luận của VD3: Toàn bộ chi phí tiền lương của ông Nguyễn Văn H chủ công ty DYH: 300 triệu đồng là chi phí không được trừ năm 2022.
Ví dụ 4: Chi trang phục bằng tiền vượt quá 5 triệu đồng/người/năm
Năm 2022, Công ty ABC chi bằng tiền cho mỗi nhân viên: 6.000.000 đồng tiền trang phục, công ty có 20 nhân viên. Tổng số tiền công ty đã thanh toán cho người lao động là: 20 x 6.000.000 = 120.000.000 đồng. Kế toán có đầy đủ chứng từ liên quan đến khoản chi trang phục này.
Quy định pháp luật về thuế liên quan đến VD4: Theo hướng dẫn các khoản chi phí không được trừ tại Điều 6 của VBHN số 66, mục 2.7 gồm:
|
“Phần chi trang phục bằng tiền cho người lao động vượt quá 05 (năm) triệu đồng/người/năm. Trường hợp doanh nghiệp có chi trang phục cả bằng tiền và hiện vật cho người lao động để được tính vào chi phí được trừ thì mức chi tối đa đối với chi bằng tiền không vượt quá 05 (năm) triệu đồng/người/năm, bằng hiện vật phải có hóa đơn, chứng từ.” |
⇒ Kết luật của VD4:
Phần chi trang phục bằng tiền vượt quá khống chế chi phí được trừ là: (6.000.000-5.000.0000) x 20=20.000.000 đồng là chi phí không được trừ năm 2022 của ABC.
2.3 Chi phí lãi vay
Ví dụ 5: Chi phí lãi vay tương ứng với phần vốn điều lệ còn góp thiếu
Công ty NHK đăng ký vốn điều lệ theo đăng ký kinh doanh là 5 tỷ đồng. Công ty đã góp được 4 tỷ đồng, vốn điều lệ còn thiếu là là 1 tỷ đồng. Ngày 01/01/2022, công ty thực hiện vay 2 khoản vốn kinh doanh, với tổng tiền vay là 2 tỷ với thông tin chi tiết như sau:
– Khoản 1: 1.5 tỷ đồng với lãi suất là 10%/năm, tổng lãi vay đã trả năm 2022 là: 1 tỷ x10%=150 triệu.
– Khoản 2: 500 triệu với lãi suất 11.5%/năm, tổng lãi vay đã trả năm 2022 là: 500 triệu x 11.5%=57.5 triệu.
Quy định pháp luật về thuế liên quan đến VD5: Theo hướng dẫn các khoản chi phí không được trừ tại Điều 6 của VBHN số 66, mục 2.18 gồm:
| “Chi trả lãi tiền vay tương ứng với phần vốn điều lệ (đối với doanh nghiệp tư nhân là vốn đầu tư) đã đăng ký còn thiếu theo tiến độ góp vốn ghi trong điều lệ của doanh nghiệp kể cả trường hợp doanh nghiệp đã đi vào sản xuất kinh doanh.” |
⇒ Kết luận của VD5:
Tổng lãi vay hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2022 là: 150+57.5=207.5 triệu
Chi phí lãi vay không được trừ năm 2022 của NHK là: 1 tỷ /2 tỷ x 207.5=103.75 triệu đồng.
2.4 Các khoản phạt vi phạm hành chính
Ví dụ 6: Phạt vi phạm hành chính về giao thông
Công ty TNHH DNH chuyên kinh doanh vận chuyển hàng hóa từ Hà Nội về TP Hồ Chí Minh.
Tháng 03/2023: Công ty có 5 xe ô tô chở hàng bị phạt vi phạm luật giao thông đường bộ, tổng số tiền phạt là: 12.000.000 đồng. Công ty đã nộp phạt vào ngân sách nhà nước.
Ví dụ 7: Phạt vi phạm hành chính về thuế
Ngày 14/05/2023, Cơ quan thuế thực hiện kiểm tra thuế tại Công ty TNHH AAA năm 2022, theo biên bản phạt thì công ty bị phạt xuất hóa đơn GTGT năm 2022 sai thời điểm là: 6.000.000 đồng, phạt chậm nộp thuế TNDN năm 2022 là 4.250.000 đồng.
Quy định pháp luật về thuế liên quan đến VD6 và VD7: Theo hướng dẫn các khoản chi phí không được trừ Điều 6 của VBHN số 66, mục 2.36 gồm:
| “Các khoản tiền phạt về vi phạm hành chính bao gồm: vi phạm luật giao thông, vi phạm chế độ đăng ký kinh doanh, vi phạm chế độ kế toán thống kê, vi phạm pháp luật về thuế bao gồm cả tiền chậm nộp thuế theo quy định của Luật Quản lý thuế và các khoản phạt về vi phạm hành chính khác theo quy định của pháp luật”. |
⇒ Kết luận của VD 6 và VD7:
Tiền phạt vi phạm luật giao thông của DNH: 12.000.000 đồng là chi phí không được trừ năm 2023.
Tiền phạt vi phạm hành chính về thuế: 10.250.000 đồng là chi phí không được trừ năm 2023.
>>> Có thể bạn quan tâm: Tổng hợp các quy định và mức phạt vi phạm hành chính về kê khai và nộp thuế
2.5 Khoản chi không có chứng từ thanh toán qua ngân hàng
Ví dụ 8: Các hóa đơn cùng ngày và cùng nhà cung cấp tổng trên 20 triệu nhưng không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Công ty TNHH GTT thực hiện mua văn phòng phẩm của Công ty TNHH PPH. Ngày 14/03/2023: Công ty nhận được 2 hóa đơn của công ty PPH như sau:
– Hóa đơn số 058 ngày 14/03/2023 mua giấy in A4 số tiền đã bao gồm VAT là: 10.900.000 đồng.
– Hóa đơn số 062 ngày 14/03/2023 mua bút bi, file và một số văn phòng khác với số tiền đã bao gồm VAT là: 11.000.000 đồng
Cả 2 hóa đơn 058 và 062 đều thanh toán bằng tiền mặt cho công ty PPH theo phiếu chi đã thực chi.
Quy định pháp luật về thuế liên quan đến VD6 và VD8: Căn cứ Điều 15 của Thông tư số 219/2013/TT-BTC quy định như sau:
| “Trường hợp mua hàng hoá, dịch vụ của một nhà cung cấp có giá trị dưới hai mươi triệu đồng nhưng mua nhiều lần trong cùng một ngày có tổng giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên thì chỉ được khấu trừ thuế đối với trường hợp có chứng từ thanh toán qua ngân hàng. Nhà cung cấp là người nộp thuế có mã số thuế, trực tiếp khai và nộp thuế GTGT”. |
Căn cứ khoản 1, Điều 6 của VBHN số 66 quy định như sau:
|
Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau: a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật. c) Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng. |
Căn cứ vào 2 văn bản nêu trên thì với trường hợp mua hàng cùng ngày, cùng nhà cung cấp, tổng các hóa đơn cộng vào trên 20 triệu mà không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ và chi phí tương ứng không được trừ khi tính thuế TNDN.
⇒ Kết luận của VD 8:
2 hóa đơn 058 và 062 với tổng số tiền là 21.900.000 đồng, chi phí 19.909.091 là chi phí không được trừ, thuế GTGT đầu vào: 1.990.909 không được khấu trừ.
2.6 Chi phí không phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh
Ví dụ 9: Chi phí chơi gôn của Giám đốc
Công ty TNHH BHN, có phát sinh hóa đơn GTGT tiền chi phí chơi gôn của Giám đốc vào ngày 25/05/2023, số tiền chưa thuế VAT là: 15.000.000 đồng, VAT là: 1.500.000 đồng, tổng tiền đã thanh toán là: 16.500.000 đồng.
Quy định của phát luật về thuế liên quan đến VD9: Theo hướng dẫn các khoản chi không được trừ tại Điều 6 của VBHN số 66, mục 2.28 gồm:
| “Các khoản chi được bù đắp bằng nguồn kinh phí khác; Các khoản chi đã được chi từ quỹ phát triển khoa học và công nghệ của doanh nghiệp; Chi phí mua thẻ hội viên sân gôn, chi phí chơi gôn”. |
⇒ Kết luận của VD9:
Chi phí chơi gôn của Giám đốc: 15.000.000 là chi phí không được trừ của năm 2022, thuế GTGT tương ứng 1.500.000 đồng cũng không được khấu trừ đầu do đây là hóa đơn không phục vụ sản xuất kinh doanh.
Kết luận
Trên đây chỉ là một số ví dụ thường gặp trong thực tế, chi tiết các quy định về thuế liên quan đến chi phí được trừ và không được trừ kế toán cần cập nhật trong các thông tư hướng dẫn liên quan đến thuế TNDN đã được đề cập ở đầu bài.
Ngoài ra: Khi xuất hiện các khoản chi có giá trị lớn, khoản chi bất thường, khoản chi rất ít khi xuất hiện… thì để tránh sơ xuất dẫn đến hậu quả đáng tiếc kế toán cần tìm hiểu kỹ, hướng dẫn các bộ phận rõ các quy định để tuân thủ từ khi lên dự toán đến khi thực hiện chi, bên cạnh đó, cần thường xuyên đối chiếu với các quy định của pháp luật về thuế để lưu ý chuẩn bị hồ sơ đầy đủ. Các trường hợp đã chắc chắn là chi phí không được trừ, kế toán cần chủ động loại ra và kê khai vào chỉ tiêu B4 (Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế) trên tờ khai Quyết toán thuế TNDN.
Để có hệ thống quản trị tài chính kế toán minh bạch và làm chuẩn chỉnh ngay từ đầu, các doanh nghiệp có thể đầu tư các phần mềm đáng tin cậy đồng thời luôn giữ nguyên tắc minh bạch trong hoạt động kế toán. Hiện nay phần mềm như phần mềm kế toán online MISA AMIS – giải pháp tài chính thông minh hỗ trợ nhiều cho kế toán doanh nghiệp nói riêng và chủ doanh nghiệp nói chung. Phần mềm AMIS Kế Toán hỗ trợ tự động hóa việc lập báo cáo:
- Tự động tổng hợp số liệu lên báo cáo thuế, báo cáo tài chính và các sổ sách giúp doanh nghiệp nộp báo cáo kịp thời, chính xác.
- Đầy đủ báo cáo quản trị: Hàng trăm báo cáo quản trị theo mẫu hoặc tự thiết kế chỉnh sửa, đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp thuộc mọi ngành nghề.
- Giám đốc có thể xem báo cáo trên mọi thiết bị, bao gồm điện thoại, máy tính, máy tính bảng.
- Cảnh báo thông minh: Tự động cảnh báo khi phát hiện có sai sót.
- …..
Tham khảo ngay phần mềm kế toán online MISA AMIS để gấp đôi hiệu quả công tác kế toán-tài chính trong doanh nghiệp và đáp ứng các xu hướng làm việc mới!
Tổng hợp: Nguyễn Huyền Trang
0904 885 833
https://www.misa.vn/
