Mẫu quy định đi công tác cho doanh nghiệp mới nhất – Tải miễn phí

Cử nhân viên đi công tác là một trong những việc làm quan trọng, đặc biệt với những doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc có nhiều quan hệ hợp tác trải dài trên cả địa bàn trong nước hoặc nước ngoài. Tùy theo mỗi công ty mà mẫu quy định đi công tác sẽ có những nội dung khác nhau, mục tiêu chính là đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

Dưới đây là những mẫu quy định đi công tác mới nhất cho doanh nghiệp năm 2023 mà nhà quản trị nhân sự có thể tham khảo.

1. Mẫu quy định đi công tác là gì?

Mẫu quy định đi công tác là giấy tờ quan trọng của công ty, được dùng khi cử nhân viên đi làm các nhiệm vụ theo yêu cầu của doanh nghiệp. Mẫu quy định này sẽ được biên soạn và trình bày đầy đủ các thông tin về tên người đi công tác, địa điểm công tác, thời gian thực hiện, mục đích chuyến đi, phương tiện sử dụng, kinh phí dự trù…

Sau khi có đầy đủ thông tin thì đơn sẽ được trình lên cho Ban giám đốc xem xét và ký duyệt.

2. Nội dung của mẫu quy định đi công tác

2.1 Mẫu quy định về chế độ công tác và công tác phí

Đầu tiên, mẫu cần nêu rõ được mục đích, phạm vi thực hiện, tùy mỗi doanh nghiệp mà sẽ có những quy định, phạm vi khác nhau. Biên bản cần có rõ phần giải thích các khoản chi phí, thường sẽ là các khoản sau:

• Chi phí đi lại như chi vé tàu xe, máy bay, tiền thuê taxi…
• Chi phí lưu trú như tiền phòng ngủ (khách sạn).
• Phụ cấp công tác phí giúp nhân sự đi công tác có thể chi tiêu trong thời gian làm nhiệm vụ.
• Chi phí khác như chi phí mời đối tác, chi phí in ấn tài liệu….

Quy trình làm đơn đi công tác cần có tối thiểu 4 bước sau:

• Bước 1: Người đi công tác làm giấy đề nghị theo mẫu.
• Bước 2: Bộ phận có thẩm quyền sẽ xét duyệt, tùy công ty mà người có thẩm quyền xét duyệt sẽ khác nhau.
• Bước 3: Quy định về công tác, nhân viên phải đảm bảo thực hiện đúng nhiệm vụ, không dùng thời gian làm việc để làm việc cá nhân…
• Bước 4: Kết thúc công tác cần có báo cáo về kết quả, thời gian thực hiện để tính công tác phí.

Về chế độ công tác phí, phần này sẽ phụ thuộc vào từng quy định của công ty cho từng chuyến đi công tác khác nhau. Trong đó, thủ tục tạm ứng và thanh toán phí công tác bao gồm:

• Nhân viên lập giấy đề nghị thanh toán theo quy định, người có thẩm quyền sẽ duyệt và kế toán trưởng có nhiệm vụ thanh toán.
• Việc thanh toán công tác phí sẽ cần được thực hiện từ 7-10 ngày kể từ ngày lập biên bản hoặc tùy theo từng doanh nghiệp để đảm bảo có đủ thời gian xem xét, phê duyệt.

2.2 Mẫu quyết định cử đi công tác

Nhà quản trị nhân sự cần lưu ý khi xây dựng mẫu quyết định cử đi công tác cần có những nội dung sau:

• Mẫu nên rõ quyết định cử đi công tác là của ai.
• Nêu đủ thông tin của người được cử đi, thuộc đơn vị nào, chức vụ là gì.
• Thông tin về thời gian đi công tác, địa chỉ công tác và phương tiện di chuyển là gì.
• Nêu rõ về quy định liên quan đến công tác phí cũng như các khoản hỗ trợ nếu có.

Ngoài ra, mẫu quyết định cử đi công tác cũng cần phải có chữ ký của ban lãnh đạo hoặc người cử nhân viên đi công tác.

3. Tải miễn phí mẫu quy định đi công tác mới nhất

Để giúp nhà quản trị nhân sự có thể dễ dàng tạo được những mẫu quy định đi công tác phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp, phần mềm MISA AMIS HRM gửi tặng bạn một số mẫu như sau, doanh nghiệp có thể tải về và sử dụng miễn phí: 

(1) Mẫu quy định chế độ công tác, công tác phí của công ty:

(2) Mẫu giấy quyết định cử nhân viên, cán bộ đi công tác:

(3) Mẫu giấy đi đường:

(4) Mẫu giấy đề nghị tạm ứng công tác phí:

(5) Giấy đề nghị thanh toán công tác phí:

4. Ứng dụng MISA AMIS HRM trong theo dõi và thanh toán công tác phí cho nhân viên

Hiện nay đa số doanh nghiệp đều làm đơn đi công tác và quản lý thủ tục thanh toán theo  phương pháp thủ công, dùng giấy tờ và xin chữ ký của cấp quản lý cao hơn. Quy trình này được nhận xét là tốn thời gian và mang lại nhiều hậu quả như:

• Tốn kém chi phí giấy tờ cho các bộ phận, phòng ban liên quan.
• Khiến thông tin, giấy tờ dễ bị thất lạc
• Ảnh hưởng nhiều đến việc tính toán lương thưởng cũng như thanh toán chi phí cho nhân sự đi công tác. Gây khó chịu cho cả người lao động và kế toán viên. 

Để giải quyết triệt để vấn đề trên, nhiều doanh nghiệp có quy mô trên 100 nhân sự quyết định lựa chọn ứng dụng công nghệ vào hoạt động quản lý nguồn nhân lực và đã đạt nhiều thành công nhất định. Phần mềm MISA AMIS HRM là giải pháp công nghệ hiếm hoi hiện nay giải quyết được toàn diện những nỗi đau cốt lõi nhất của Phòng nhân sự và ban lãnh đọa.

Phần mềm MISA AMIS HRM hỗ trợ người dùng tối ưu hóa hoạt động theo dõi nhân viên đi công tác nhờ những chức năng: 

Dùng ngay miễn phí

• Dễ dàng soạn thảo đơn cử nhân viên đi công tác, đơn đề nghị đi công tác ngay trên phần mềm. Nhà quản trị có thể lên kế hoạch cho chuyến công tác và lựa chọn những người liên quan để tất cả cùng nắm rõ.
• Chấm công đơn giản hơn với tính năng chấm công bằng GPS, chấm công bằng mã QR, không cần lo bị thiếu công hoặc mất công.
• Phòng nhân sự nhận thông tin từ nhân viên đi công tác để tiến hành làm lương nhanh chóng, không cần nộp đơn từ tốn thời gian.
• Phần mềm kết nối AMIS Kế toán giúp người dùng có thể nhanh chóng được thanh toán các khoản chi phí liên quan trong chuyến công tác.
• Thông tin về chuyến công tác cũng được lưu lại tại AMIS Thông tin nhân sự, làm căn cứ để xét duyệt những vấn đề có liên quan.

Nhìn chung, phần mềm AMIS HRM có thể giúp doanh nghiệp tối ưu toàn bộ mọi thủ tục, hạn chế giấy tờ thủ công hoặc excel thủ công, từ đó tăng cường được sự chính xác, giảm thiểu sai sót, nâng cao hiệu quả làm việc.

Lý do nên dùng phần mềm MISA AMIS HRM

• Phần mềm được sản xuất bởi MISA – Công ty 29 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ thông tin, nhận nhiều giải thưởng danh giá.
• Đội ngũ MISA hỗ trợ bạn 24/7, sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc mà doanh nghiệp gặp phải trong quá trình sử dụng sản phẩm.
• Phần mềm tối ưu với nhiều lĩnh vực hoạt động khác nhau, nhiều tính năng ưu việt với giao diện thân thiện, dễ dùng.
• Đại học Hoa Sen, Trống Đồng Palace, Ivy Moda,… cùng rất nhiều doanh nghiệp lớn tại Việt Nam đã tin tưởng sử dụng AMIS HRM trong quản trị nhân sự.

Chị Trần Thị Thu – Trưởng phòng nhân sự Trống đồng Palace chia sẻ: 

5. Lưu ý khi làm mẫu quy định đi công tác cho nhân viên

Khi soạn thảo mẫu giấy quy định đi công tác, Phòng nhân sự cần lưu ý một số vấn đề dưới đây:

• Mẫu có các nội dung sau đây: Tên doanh nghiệp, ngày tháng lập mẫu, tên người được cử đi công tác, phương tiện sử dụng, kinh phí dự trù…
• Nội dung trình bày đầy đủ, rõ ràng và ngắn gọn nhất có thể.
• Ngôn ngữ nên dễ hiểu, tránh lan man và quá bay bổng, sử dụng nhiều phép ẩn dụ, hoán dụ.
• Cần có chữ ký của cá nhân hoặc phòng ban liên quan.
• Lưu trữ mẫu giấy lại để làm căn cứ về tính lương hoặc thanh toán…

6. Kết luận

Có thể thấy mẫu quy định đi công tác rất quan trọng và doanh nghiệp nào cũng cần xây dựng mẫu phù hợp cho mình. Hy vọng qua những nội dung từ MISA AMIS HRM nhà quản trị sẽ biết cách lập mẫu, qua đó có thể tạo ra văn bản chuyên nghiệp nhất, nâng cao hiệu quả trong công tác quản trị đội ngũ nhân sự trong tổ chức.