Trong thời đại số hóa và cạnh tranh gay gắt hiện nay, thiết lập văn phòng số được coi là cách tiếp cận hữu hiệu giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh. Tuy nhiên, quá trình này không phải chuyện một sớm một chiều, đòi hỏi doanh nghiệp cần có sự suy xét kỹ lưỡng để có chiến lược chuyển đổi phù hợp.
Vậy, trước khi thiết lập văn phòng số, nhà điều hành doanh nghiệp cần cân nhắc những khía cạnh nào? Cùng MISA tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
I. Các câu hỏi doanh nghiệp cần làm rõ để thiết lập văn phòng số hiệu quả
1. Ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viên đã sẵn sàng chuyển đổi hay chưa?
Đứng ở góc độ chiến lược, nhiều nhà lãnh đạo ngày nay vẫn cho rằng thiết lập văn phòng số chỉ đơn thuần là đầu tư vào công nghệ để tối ưu hóa quá trình vận hành doanh nghiệp. Tuy nhiên, trên thực tế, việc này đòi hỏi tư duy, tầm nhìn, định hướng đúng đắn trong dài hạn.
Cụ thể hơn, xuyên suốt tiến trình số hóa, vai trò của người lãnh đạo đóng vai trò cốt yếu trong việc: xác định đúng vấn đề của doanh nghiệp mình và mục tiêu, chiến lược thiết lập văn phòng số; quản trị quá trình chuyển đổi liên tục; thúc đẩy văn hóa học tập và phát triển của cán bộ công nhân viên trong thời đại số hóa.
Khi đó, để tối đa hóa hiệu quả chuyển đổi, trước nhất, bản thân nhà điều hành doanh nghiệp cần có tầm nhìn số, tư duy mở và tinh thần đổi mới liên tục.
Tuy nhiên, tầm nhìn và sự sẵn sàng của ban lãnh đạo là chưa đủ. Quá trình thiết lập văn phòng số sẽ không thể hoàn thiện nếu thiếu sự đồng thuận, hợp tác của cán bộ công nhân viên. Để giúp nhân viên nhận thức đúng, hiểu, tin và ủng hộ tiến trình này, tầm nhìn của ban lãnh đạo cần được truyền đạt một cách thông suốt, hiệu quả, giúp mỗi cá nhân hiểu được tại sao họ cần chuyển đổi và chuyển đổi như thế nào.
2. Nếu chuyển đổi, thì chuyển đổi đến đâu?
Tùy vào loại hình, tính chất, dịch vụ cung cấp, doanh nghiệp có thể lựa chọn các hình thức, mức độ chuyển đổi khác nhau. Để tìm ra giải pháp phù hợp, nhà lãnh đạo cần cân nhắc ba yếu tố chính: quy mô nhân sự, tính chất lao động và tình trạng cơ sở vật chất.
2.1. Quy mô nhân sự là bao nhiêu?
Quy mô nhân sự quyết định mức độ chuyển đổi của doanh nghiệp.
Ở những doanh nghiệp nhỏ, nhân sự dễ dàng trao đổi, đốc thúc công việc trực tiếp, phần mềm chuyển đổi số thường chỉ được dùng cho những nhu cầu cơ bản như phân công, giao việc, quản lý dự án.
Ngược lại, với những tập đoàn, doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn, quá trình phối hợp giữa các cá nhân và giữa các phòng ban là rất phức tạp. Do đó, ứng dụng chuyển đổi số cần đáp ứng nhu cầu về cả quản lý, cộng tác và truyền thông nội bộ.
2.2. Tính chất lao động của nhân sự trong công ty như thế nào?
Nói một cách đơn giản, lãnh đạo doanh nghiệp cần trả lời câu hỏi “nhân sự trong công ty làm việc chủ yếu tại văn phòng hay ngoài văn phòng?”
Với những doanh nghiệp phần lớn nhân làm việc ngoài văn phòng (công nhân, nhân viên bán hàng tại cửa hàng, Showroom, lao công, bảo vệ,…), quá trình chuyển đổi sẽ gặp nhiều rào cản do nguồn nhân lực này thường có trình độ công nghệ thông tin thấp, ít sử dụng các thiết bị công nghệ cho công việc.
Trong khi đó, doanh nghiệp có nhân sự chủ yếu làm việc trong khối văn phòng – trình độ công nghệ thông tin cao, hay phải sử dụng các thiết bị công nghệ để phục vụ công việc, sẽ dễ dàng hơn trong quá trình xây dựng văn phòng số.
2.3. Tình trạng cơ sở vật chất của công ty như thế nào?
Một trong số các tính năng quan trọng mà các bộ dịch vụ văn phòng số cung cấp là quản lý tài sản doanh nghiệp. Khi đó, nếu doanh nghiệp có nhiều tài sản cần quản lý, thường xuyên có hoạt động cấp phát/ thu hồi/ điều chuyển tài sản, thực hiện khấu hao định kỳ để đưa vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh, các dịch vụ quản lý tài sản sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tối ưu hiệu quả sử dụng tài sản trong dài hạn.
II. Các câu hỏi thường gặp khi triển khai bộ giải pháp MISA AMIS Văn phòng số
1. Tại sao doanh nghiệp nên lựa chọn MISA AMIS Văn phòng số?
Việc chọn ứng dụng, công cụ phù hợp với nhu cầu và mục đích của doanh nghiệp là bước quan trọng để tối đa hóa hiệu quả thiết lập văn phòng số. Các ứng dụng phù hợp được cho là hội tụ đầy đủ 6 yếu tố sau:
- Linh hoạt và di động
- Hỗ trợ khả năng tích hợp
- Tinh gọn, dễ sử dụng
- Truy cập an toàn
- Giúp cộng tác liền mạch
- Hỗ trợ tốt quá trình phân tích, đo lường
MISA AMIS Văn phòng số là một trong những bộ giải pháp toàn diện đáp ứng tất cả các yêu cầu trên. Bộ giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng môi trường làm việc số bao gồm 7 phần mềm tiện ích trên cùng một nền tảng:
- MISA AMIS Công việc: Ứng dụng giao việc, cập nhật tiến độ công việc, dự án tức thời
- MISA AMIS Quy trình: Ứng dụng thiết lập, quản trị và tự động hóa quy trình làm việc liên phòng ban
- MISA AMIS WeSign: Ứng dụng ký tài liệu, hợp đồng nhanh chóng ở bất kỳ đâu ngay cả trên điện thoại
- MISA AMIS Mạng xã hội: Ứng dụng giao tiếp, truyền thông chủ trương, chính sách kịp thời, nhất quán đến toàn bộ tổ chức
- MISA AMIS Ghi chép: Ứng dụng lưu trữ tài liệu khoa học, an toàn nhờ tính năng phân quyền truy cập theo từng đối tượng
- MISA AMIS Phòng họp: Ứng dụng tìm kiếm, đặt trước và quản lý phòng họp thông minh
- MISA AMIS Tài sản: Ứng dụng kiểm kê, kiểm đếm tài sản trong doanh nghiệp tiện lợi, chính xác
2. Doanh nghiệp có bắt buộc phải sử dụng trọn bộ giải pháp?
Tùy vào việc xác định nhu cầu, mục tiêu sử dụng đã đề cập ở hai mục trước, nhà lãnh đạo có thể lựa chọn các phần mềm hỗ trợ phù hợp với đơn vị của mình.
Đối với doanh nghiệp siêu nhỏ, một nhu cầu cơ bản có thể kể đến bao gồm quản lý công việc và dự án, quản lý quy trình, ký tài liệu số.
Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, quy mô từ 100 đến 200 nhân sự, ngoài các gói dịch vụ nêu trên, dịch vụ trò chuyện, lưu trữ dữ liệu, quản lý phòng hợp cũng được coi là cần thiết.
Với những doanh nghiệp lớn hơn, có nhiều tài sản và nghiệp vụ cần quản lý, ứng dụng quản lý tài sản sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tối đa hóa hiệu quả sử dụng tài sản.
Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Văn phòng số, trong đó có Công ty Cổ phần Hữu Nghị Xuân Cương, Đại học Công nghệ Đồng Nai, Công ty Cổ phần Công nghệ Novatek, Cao đẳng Dầu khí,.. và nhiều khách hàng khác.
Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Văn phòng số tại đây:
3. Chi phí triển khai MISA AMIS Văn phòng số?
MISA AMIS Văn phòng số giúp doanh nghiệp loại bỏ mọi giấy tờ và quy trình thủ công, nhằm nâng cao năng suất nhân sự, tiết kiệm chi phí, cải tiến văn hóa làm việc nhanh hơn, gắn kết hơn, từ đó gia tăng hiệu quả vận hành.
Căn cứ vào quy mô nhân sự, tính chất lao động hay tình trạng cơ sở vật chất, doanh nghiệp có thể tùy chọn các gói giải pháp khác nhau theo báo giá MISA AMIS Văn phòng số để đạt hiệu quả cao nhất:
Gói Starter (Miễn phí cho 10.000 doanh nghiệp đầu tiên) và gói Standard – Dành cho doanh nghiệp siêu nhỏ hoặc doanh nghiệp vừa và lớn mong muốn chuyển đổi từng phần
Gói Starter và gói Standard tập trung giải quyết bài toán cơ bản như quản lý công việc, thiết lập hệ thống quy trình liên phòng ban và ký duyệt tài liệu số từ xa nhanh chóng.
Gói Professional (Gói khuyên dùng) – Dành cho doanh nghiệp quy mô vừa và lớn
Doanh nghiệp vừa và lớn thường có quy mô nhân sự trên 100 người, với vị trí làm việc phân tán và có nhiều phòng ban bộ phận, do đó cần kiểm soát chất lượng thực hiện công việc hiệu quả. Ngoài ra, đa số các đơn vị này thường triển khai nhiều hoạt động truyền thông nội bộ cũng như có lượng lớn danh mục tài liệu lưu trữ, liên thông giữa các phòng ban.
Vì vậy, gói Progressional sẽ là giải pháp lý tưởng khi bổ sung các ứng dụng giúp ghi chép và lưu trữ giữ liệu, truyền thông nội bộ thông qua mạng xã hội và quản lý phòng họp.
Gói Enterprise – Dành cho doanh nghiệp lớn
Với tập đoàn, doanh nghiệp lớn có nhiều bộ phận, chi nhánh, nhân sự và đặc biệt có lượng tài sản cơ sở vật chất khổng lồ, ngoài các ứng dụng lý tưởng đã được bao gồm trong gói Professional, ứng dụng quản lý tài sản sẽ là lựa chọn hợp lý, hỗ trợ đầy đủ nghiệp vụ từ kiểm kê, kiểm đếm, đến cấp phát, thu hồi tài sản.
4. Các bước đăng ký tư vấn và trải nghiệm bộ giải pháp như thế nào?
Để nhận được sự hỗ trợ chu đáo từ đội ngũ tư vấn của MISA và tìm ra gói giải pháp chuyến đổi số phù hợp nhất, doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Truy cập Website https://amis.misa.vn/misa-amis-van-phong-so/
- Bước 2: Lựa chọn phương án đăng ký mong muốn:
- Đăng ký nhận gói Starter miễn phí: Hiện nay MISA AMIS Văn phòng số đang dành tặng gói Starter hoàn toàn miễn phí cho 10.000 doanh nghiệp đầu tiên. Với gói quà tặng này, doanh nghiệp được sử dụng miễn phí 3 ứng dụng MISA AMIS Công việc, MISA AMIS Quy trình, MISA AMIS WeSign trong 1 năm với số lượng 5 người dùng và tối đa 30 tài liệu/năm.
- Đăng ký tư vấn: Người đăng ký điền chính xác thông tin vào form để nhân viên tư vấn sẽ liên hệ xác định nhu cầu và đặt lịch demo giải pháp vận hành tối ưu nhất cho doanh nghiệp.
TRẢI NGHIỆM GIẢI PHÁP MISA AMIS VĂN PHÒNG SỐ ĐỂ TỐI ƯU VẬN HÀNH DOANH NGHIỆP NGAY!
0904 885 833
https://www.misa.vn/
