6 tiêu chí chọn phần mềm nhân sự nhà quản trị nên biết 

Hiện nay chỉ cần lên mạng, bạn có thể tìm kiếm được rất nhiều phần mềm nhân sự trong và ngoài nước với hàng loạt các tính năng vượt trội được nhà sản xuất giới thiệu. Vậy đâu sẽ là một sản phẩm tốt phù hợp với công ty bạn? Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu với bạn các tiêu chí chọn phần mềm nhân sự chất lượng.

TẢI MIỄN PHÍ DASBOARD NHÂN SỰ – ĐIỀN SỐ TỰ ĐỘNG NHẢY

1. Các tiêu chí chọn phần mềm nhân sự

1.1 Sử dụng dễ dàng 

Không có ai muốn sử dụng một phần mềm phức tạp, giao diện rối mắt, bởi điều này sẽ khiến cho người sử dụng tốn nhiều thời gian, khó khăn trong thao tác và còn khó chỉnh sửa khi xảy ra lỗi. Bởi vậy tiêu chí đầu tiên để đánh giá phần mềm nhân sự là phải có giao diện dễ nhìn, dễ thao tác, cách sử dụng dễ dàng, không tốn công sức cho người sử dụng. 

Dùng ngay miễn phí

Khi tìm hiểu, nghiên cứu các phần mềm nhân sự hiện nay, bạn cần quan sát giao diện thật kỹ lưỡng. Tốt nhất là nên trải nghiệm các tính năng, để xem cách dùng có đơn giản không, có mất nhiều thời gian để làm quen và thao tác không và phần mềm có đa năng và linh hoạt để đáp ứng được hết nhu cầu sử dụng của mình không,…

Ví dụ, trong một năm sẽ có những thời điểm mà bộ phận HR sẽ rất bận rộn để thiết lập báo cáo nhân sự. Lúc này, phần mềm nhân sự sẽ giúp họ tìm kiếm và xuất dữ liệu khi cần. Nếu như phần mềm nhân sự dễ sử dụng, dễ thay đổi, bổ sung thông tin thì tất cả mọi người trong phòng ban đó có thể thao tác trơn tru, giúp họ hoàn thành công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn.  

Phần mềm đã được sự tin dùng bởi hàng ngàn doanh nghiệp có quy mô lớn và vừa tin dùng. Trong đó có thể kể đến như Trống đồng Palace, Thái Sơn, …

1.2. Ưu tiên bảo mật thông tin, an toàn dữ liệu

Dữ liệu của nhân sự, thông tin người dùng cũng như các tài liệu, hồ sơ công ty là một trong những yếu tố vô cùng quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ. Để hạn chế những nguy hiểm như làm giả thông tin, đánh tráo thông tin, hay làm rò rỉ dữ liệu thì phần mềm nhân sự cần phải có sự bảo mật tuyệt đối.

Chức năng bảo mật thông tin, khả năng giữ an toàn cho dữ liệu nhân sự là tiêu chí tiếp theo và cũng là tiêu chí quan trọng hàng đầu khi lựa chọn phần mềm nhân sự. Nhưng thật khó để doanh nghiệp có thể xác định đâu là phần mềm quản lý nhân sự có tính bảo mật thông tin cao, khi trên thị trường có rất nhiều loại phần mềm đến từ hàng trăm đơn vị cung cấp khác nhau.

Khi chọn phần mềm nhân sự, bạn cần chú ý đến đơn vị cung cấp, sự uy tín của họ sẽ thể hiện qua thời gian hoạt động, bề dày kinh nghiệm, mức độ nổi tiếng trong ngành,… Đồng thời các phần mềm đạt tiêu chuẩn bảo mật cao như ISO 9001, ISO 27001, ISO 27017, CMMI DEV 2.0 Level 3 nên được cân nhắc sử dụng.

1.3. Nhà cung cấp uy tín 

Nhà cung cấp phần mềm quản lý nhân sự tốt ngoài có bề dày kinh nghiệm, thời gian hoạt động và tiếng tăm thì còn phải đáp ứng được các tiêu chí như:

• Hoàn thành phần mềm nhân sự trong thời gian ngắn theo yêu cầu của khách hàng.
• Xây dựng hoặc chỉnh sửa phần mềm theo đúng quy trình và yêu cầu của doanh nghiệp.
• Có khả năng tư vấn quy trình nếu doanh nghiệp chưa có.
• Có khả năng đưa ra quy trình tốt hơn nếu quy trình vốn có của doanh nghiệp cần cải thiện.
• Hỗ trợ bảo trì thường xuyên và bảo hành trọn đời.

1.4. Khả năng đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp 

Nhân sự ở mỗi doanh nghiệp đều sẽ có sự biến động và biến động khác nhau, dẫn tới yêu cầu về phần mềm nhân sự của họ sẽ khác nhau. Nhiệm vụ của phần mềm và nhà cung cấp phần mềm là đáp ứng các yêu cầu về nghiệp vụ nhân sự của doanh nghiệp đó, theo các giai đoạn nhất đinh.

Việc đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp của phần mềm sẽ được thể hiện ở sự đa năng, tính linh hoạt và khả năng tuỳ chỉnh của phần mềm, cho phép người dùng có thể thực hiện những thay đổi về chức năng và phương pháp quản lý cho phù hợp từng chính sách doanh nghiệp và có thể dễ dàng tích hợp với các phần mềm khác ví dụ như: phần mềm ERP, phần mềm kế toán,…

1.5. Khả năng lưu trữ dữ liệu lớn 

Đối với bất kì doanh nghiệp nào, việc quản lý, lưu trữ khối lượng dữ liệu khổng lồ là một bài toán khá nan giải. Bên cạnh những yêu cầu bắt buộc về độ bảo mật thì khả năng lưu trữ dữ liệu lớn cũng là một trong những yếu tố hàng đầu trong việc lựa chọn các phần mềm nhân sự chất lượng. Trữ lượng lớn sẽ có khả năng lưu trữ đầy đủ các số liệu thống kê quan trọng, chẳng hạn như: 

• Các dữ liệu chi tiết về tình hình nhân sự: thông tin cá nhân của nhân sự, số lượng nhân viên trong từng phòng ban, số lượng nhân viên đi làm hay vắng mặt,… Từ dữ liệu nhân sự đó, công ty sẽ có các kế hoạch cụ thể hơn về điều chỉnh nhân sự, và liên hệ với các trưởng phòng, quản lý của phòng ban đó để có thể tuyển thêm nhân sự trong trường hợp cần thiết.
• Dữ liệu về tiến độ nhiệm vụ và dự án trong công ty: Kho dữ liệu lớn sẽ chứa đựng được thông tin chi tiết về các dự án đã, đang và sẽ thực hiện trong từng giai đoạn. Điều này sẽ thuận lợi hơn cho công ty trong việc quản lý và giám sát tiến độ công việc. Khi cần ban giao cho các nhân sự khác nhau, công ty cũng không mất thời gian upload hay gửi file.

Có thể thấy một phần mềm với trữ lượng lớn sẽ giúp cho các nhà quản lý yên tâm và có thể theo dõi một cách tốt hơn về nguồn dữ liệu khổng lồ của mình. Từ đó, các công ty, doanh nghiệp sẽ có thể xây dựng, chuẩn bị các các kế hoạch sao cho phù hợp nhất với tình hình công ty ở hiện tại và cả trong tương lai. 

1.6. Giá cả hợp lý 

Trên thị trường hiện này, phần mềm quản trị nhân sự có rất nhiều loại, kèm với đó là nhiều mức giá khác nhau. Quy mô doanh nghiệp, lĩnh vực quản lý sẽ quyết định độ phức tạp của phần mềm, từ đó mà chi phí của từng loại phần mềm nhân sự sẽ khác nhau. Điều quan trọng là doanh nghiệp cần phải xác định nhu cầu sử dụng của mình để quyết định sẽ chi bao nhiêu tiền vào phần mềm. 

Bạn cần nên nghiên cứu thị trường, tìm hiểu về các loại phần mềm và các nhà cung cấp chúng. Từ đó, so sánh giá của từng nhà cung cấp để tìm ra mức giá hợp lý nhất với ngân sách công ty.

Giá cả đúng là một vấn đề quan trọng. Tuy nhiên, bạn cũng đừng ham rẻ mà chọn phần mềm nhân sự có quá ít tính năng hoặc giao diện kém linh hoạt. Cũng đừng nghĩ rằng sản phẩm đắt nhất là tốt nhất mà “bấm bụng” bỏ ra số tiền quá lớn, trong khi ngân sách của công ty đang eo hẹp.

2. Kết luận 

Dựa vào những tiêu chí chọn phần mềm nhân sự trên, doanh nghiệp cũng như các tổ chức sẽ có thể đánh giá phần mềm nhân sự một cách chính xác, giúp công việc của bộ phận nhân sự ra quyết định rõ ràng và giữ chân được nhiều nhân sự có năng lực hơn cho Doanh nghiệp.