Thủ tục kiểm tra, rà soát chi phí trả trước trên BCTC

Là một khoản mục thường gặp trên BCTC, chi phí trả trước cần được kiểm tra, rà soát một cách chi tiết và cẩn trọng trước khi lập báo cáo để đảm bảo tính trung thực và hợp lý của BCTC, cũng như tránh các rủi ro không đáng có về thuế cho doanh nghiệp. Trong bài viết dưới đây, MISA AMIS chia sẻ một số kinh nghiệm và góc nhìn từ kiểm toán khi kiểm tra, rà soát khoản mục này trước khi lập BCTC.

1. Chi phí trả trước là gì?

Theo quy định tại điều 112 Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, chi phí trả trước được theo dõi thông qua tài khoản 242. Tài khoản 242 dùng để phản ánh các chi phí thực tế đã phát sinh nhưng có liên quan đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh (SXKD) của nhiều kỳ kế toán và việc kết chuyển các khoản chi phí này vào chi phí SXKD của các kỳ kế toán sau. 

Các khoản chi phí trả trước có thể bao gồm: Công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê liên quan đến hoạt động kinh doanh trong nhiều kỳ kế toán, chi phí mua bảo hiểm và các loại lệ phí mà doanh nghiệp mua và trả một lần cho nhiều kì kế toán, chi phí sửa chữa tài sản cố định phát sinh lớn…

Trên Bảng cân đối kế toán, chi phí trả trước được phản ánh trên cả phần tài sản ngắn hạn và dài hạn (nếu có) thông qua chỉ tiêu chi phí trả trước ngắn hạn (mã số 151) và chi phí trả trước dài hạn (mã số 261). 

Đối với những doanh nghiệp mà thường xuyên phát sinh các khoản chi phí trả trước hay phát sinh các khoản chi phí trả trước với giá trị lớn thì nên xây dựng quy trình nội bộ liên quan đến việc tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán và công tác hạch toán, theo dõi đối với tài khoản chi phí trả trước. Trong đó, cần quy định cụ thể các loại chi phí nào sẽ được hạch toán thông qua tài khoản chi phí trả trước, xác định rõ thời khoảng gian phân bổ, phân bổ chi phí vào các tài khoản chi phí nào, bộ phận nào chịu trách nhiệm theo dõi, bộ phận nào chịu trách nhiệm rà soát, đối chiếu… 

Những quy định này giúp doanh nghiệp đảm bảo việc hạch toán chi phí trả trước không chỉ tuân thủ theo các quy định về kế toán, thuế hiện hành mà còn giúp doanh nghiệp đảm bảo tính hợp lý, nhất quán trong theo dõi, hạch toán chi phí trả trước, tránh phát sinh các chi phí bất thường hoặc gây ra những biến động lớn về chi phí, có thể dẫn đến các bất hợp lý trong BCTC; Đây cũng là cơ sở để lên kế hoạch chi phí cho các kỳ kế tiếp.

2. Các thủ tục kiểm tra, rà soát khoản mục chi phí trả trước

2.1. Rà soát chung

Nhằm đảm bảo tính trung thực, hợp lý của số dư cuối kì của khoản mục chi phí trả trước trên BCTC, kế toán cần tiến hành các công việc rà soát chung sau đây:

• So sánh đối chiếu số dư đầu kì trên BCTC năm nay với số dư cuối kì trên Báo cáo tài chính năm trước nhằm mục đích tránh việc phân bổ thừa hoặc thiếu chi phí trong kì do ảnh hưởng của số dư đầu kì chưa chính xác.
• So sánh đối chiếu giữa số dư tài khoản 242 trên sổ cái, sổ chi tiết, bảng cân đối số phát sinh và bảng phân bổ chi phí trả trước nhằm đảm bảo số liệu theo dõi trên tất cả các tài liệu kế toán là chính xác. Khi có chênh lệch, kế toán cần tiến hành tìm hiểu nguyên nhân từ đó có phương án xử lý phù hợp. Các nguyên nhân có thể dẫn đến chênh lệch bao gồm: trong kì đã phát sinh chi phí trả trước nhưng chưa cập nhật trên bảng phân bổ, hạch toán nhầm chi phí phân bổ trong kì…. Công việc đối chiếu so sánh này nên được thực hiện định kỳ (hàng tháng, hàng quý, tùy thuộc vào tần suất phát sinh mới) để đảm bảo nhanh chóng phát hiện ra sai sót cũng như giảm thiểu thời gian tìm nguyên nhân. Đây là các tài liệu sẽ được yêu cầu cung cấp khi có thanh kiểm tra bởi một bên thứ ba như thuế, kiểm toán… Nếu cuối năm mới phát hiện chênh lệch thì đơn vị sẽ mất nhiều thời gian giải trình đồng thời cũng có thể giảm sự tin tưởng của bên thứ ba vào hệ thống kiểm soát cũng như số liệu của đơn vị.

>> Đọc thêm: Phân bổ chi phí trả trước tại doanh nghiệp và những điều cần biết

2.2. Thủ tục kiểm tra chi tiết

Số dư chi phí trả trước trong kì cũng như chi phí phát sinh do việc phân bổ chi phí trả trước cần được phản ánh đầy đủ và phân loại phù hợp. 

Để đảm bảo các yêu cầu trên, kế toán cần thực hiện các công việc kiểm tra chi tiết như sau:

• Chi phí trả trước là một khoản mục thuộc phần tài sản. Do đó, số dư của tài khoản này phải nằm bên nợ, tuyệt đối không được có số dư âm.
• So sánh chi phí được phân bổ từ chi phí trả trước kì này với chi phí được phân bổ từ chi phí trả trước kì trước từ đó phát hiện các khoản chi phí phát sinh bất thường trong kì, từ đó, khoanh vùng rủi ro, định hướng cho việc kiểm tra chi tiết một cách phù hợp. 
• Rà soát bản chất của các khoản mục được ghi nhận vào khoản mục chi phí trả trước để kiểm tra tính hợp lý của hoạt động phân bổ. Thông thường các doanh nghiệp hay gặp sai sót trong việc ghi nhận một khoản chi phí là chi phí trả trước, chi phí sản xuất kinh doanh trong kì hay tài sản cố định. Đối với các chi phí có giá trị lớn phát sinh, kế toán thường có xu hướng treo lại trên tài khoản chi phí trả trước để tránh phát sinh chi phí đột biến cho một kì. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần cẩn trọng cân nhắc xem khoản chi phí này có chắc chắn mang lại lợi ích kinh tế trong tương lai hay không, nếu không chắc chắn mang lại lợi ích kinh tế trong tương lai và không thỏa mãn điều kiện ghi nhận tài sản cố định, doanh nghiệp cần ghi nhận ngay vào chi phí hoạt động kinh doanh trong kì (theo định nghĩa về tài sản tại chuẩn mực kế toán số 01).
• Kiểm tra tính đúng đắn của việc phân bổ chi phí vào các tài khoản có liên quan: doanh nghiệp tiến hành rà soát chi tiết các chi phí được phân bổ từ tài khoản chi phí trả trước. Chi phí được phân bổ theo mục đích sử dụng của khoản chi phí này:
  • Các khoản chi phí phục vụ cho mục đích quảng cáo được phân bổ vào chi phí bán hàng;
  • Các khoản chi phí phục vụ cho mục đích sản xuất được phân bổ vào chi phí sản xuất chung;
  • Đối với những khoản chi phí dùng cho nhiều mục đích khác nhau, doanh nghiệp cần phân bổ cho các tài khoản chi phí dựa trên các tiêu thức phân bổ phù hợp. 
    • Ví dụ, trong kì đơn vị phát sinh chi phí thuê nhà, đây là khoản chi phí được dùng bởi nhiều bộ phận như sản xuất, quản lý, bán hàng, do đó doanh nghiệp nên phân bổ chi phí này cho các tài khoản chi phí khác nhau dựa trên tiêu thức như diện tích sử dụng hay số lượng nhân viên của từng bộ phận (tùy theo tiêu thức phân bổ nào phù hợp hơn).
    • Việc phân bổ chi phí vào các tài khoản chi phí phù hợp là rất quan trọng. Việc phân bổ chi phí có việc ảnh hưởng trực tiếp đến các chỉ số phân tích tài chính của đơn vị (tỷ suất lợi nhuận gộp, vòng quay hàng tồn kho…), từ đó ảnh hưởng trực tiếp đến việc phân tích tình hình tài chính, quyết định đầu tư của doanh nghiệp cũng như người sử dụng BCTC. Ngoài ra, việc phân bổ chi phí cũng có ảnh hưởng đến kết quả tính thuế thu nhập doanh nghiệp của đơn vị. Ví dụ khi doanh nghiệp phân bổ toàn bộ tiền thuê văn phòng vào chi phí quản lý doanh nghiệp, toàn bộ phần chi phí này sẽ chạy vào báo cáo kết quả hoạt động trong kì. Nhưng nếu doanh nghiệp tiến hành phân bổ cho cả chi phí sản xuất chung và chi phí quản lý doanh nghiệp, thì phần chi phí sản xuất chung sẽ được tính vào giá thành hàng tồn kho, nếu cuối kì phần hàng tồn kho này vẫn chưa được bán ra thì phần chi phí này vẫn còn nằm trên Bảng cân đối kế toán mà chưa tính sang Báo cáo kết quả kinh doanh. Chênh lệch về thuế phải nộp trong hai trường hợp là điểm doanh nghiệp cần hết sức lưu tâm để xác định được cách thức, tiêu thức phân bổ chi phí phù hợp.

2.3. Một số lưu ý khi rà soát khoản mục chi phí trả trước 

Phân loại chi phí trả trước là giá trị quyền sử dụng đất:

Theo quy định tại Thông tư 45/2013/TT-BTC hướng dẫn chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định:

• TSCĐ vô hình là quyền sử dụng đất bao gồm:
  • Quyền sử dụng đất được nhà nước giao có thu tiền sử dụng đất hoặc nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất hợp pháp (bao gồm quyền sử dụng đất có thời hạn, quyền sử dụng đất không thời hạn).
  • Quyền sử dụng đất thuê trước ngày có hiệu lực của Luật Đất đai năm 2003 mà đã trả tiền thuê đất cho cả thời gian thuê hoặc đã trả trước tiền thuê đất cho nhiều năm mà thời hạn thuê đất đã được trả tiền còn lại ít nhất là năm năm và được cơ quan có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
• Quyền sử dụng đất không ghi nhận là TSCĐ vô hình gồm:
  • Quyền sử dụng đất được Nhà nước giao không thu tiền sử dụng đất.
  • Thuê đất trả tiền thuê một lần cho cả thời gian thuê (thời gian thuê đất sau ngày có hiệu lực thi hành của Luật đất đai năm 2003, không được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất) thì tiền thuê đất được phân bổ dần vào chi phí kinh doanh theo số năm thuê đất.
  • Thuê đất trả tiền thuê hàng năm thì tiền thuê đất được hạch toán vào chi phí kinh doanh trong kỳ tương ứng số tiền thuê đất trả hàng năm.

Phân loại công cụ dụng cụ và tài sản cố định:

• Tài sản cố định cần thỏa mãn các tiêu chuẩn ghi nhận quy định tại VAS 03, 04.  
• Chỉ các chi phí nâng cấp tài sản cố định mới được ghi tăng vào nguyên giá. Đối với các chi phí sửa chữa TSCĐ phát sinh một lần có giá trị lớn doanh nghiệp không thực hiện trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ thì hạch toán vào chi phí trả trước và phân bổ trong thời gian tối đa không quá 3 năm.
• Trong trường hợp nhiều bộ phận tài sản riêng lẻ (các bộ phận tài sản riêng lẻ có thể có nguyên giá dưới 30 triệu VND) liên kết với nhau thành một hệ thống để cùng thực hiện một hay một số chức năng nhất định, nếu thiếu bất kỳ một bộ phận nào trong đó thì cả hệ thống không thể hoạt động được và hệ thống đó thoả mãn tiêu chí ghi nhận là TSCĐ thì cả hệ thống này sẽ được ghi nhận là TSCĐ.

Kiểm tra thời gian phân bổ theo thuế: 

Kế toán cần so sánh thời gian phân bổ theo kế toán và thời gian phân bổ theo quy định của thuế (ví dụ: công cụ dụng cụ có thời gian phân bổ tối đa không quá 3 năm). Nếu có chênh lệch giữa kế toán và thuế, kế toán cần tiến hành theo dõi để điều chỉnh chi phí khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp cũng như theo dõi để ghi nhận chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại/tài sản thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại (nếu có). 

Ngoài ra, khi xác định thời gian phân bổ cho một khoản chi phí trả trước mới phát sinh trong kì, doanh nghiệp cần đảm bảo tính nhất quán giữa các kì. Trong trường hợp có sự thay đổi trong ước tính kế toán này (thời gian phân bổ), doanh nghiệp cần chuẩn bị các tài liệu giải trình hợp lý cho các bên thứ ba khi có thanh, kiểm tra (kiểm toán, thuế…)

Kiểm tra việc phân loại ngắn hạn, dài hạn: 

Chi phí trả trước được trình bày trên cả phần tài sản ngắn hạn và tài sản dài hạn của Bảng cân đối kế toán. Theo hướng dẫn tại công văn 12568/BTC-CĐKT của Bộ Tài chính: Đối với khoản mục chi phí trả trước thì việc phân loại ngắn hạn và dài hạn căn cứ vào kỳ hạn gốc của từng khoản chi phí trả trước mà không căn cứ vào kỳ hạn còn lại (không tái phân loại chi phí trả trước dài hạn thành ngắn hạn). Lưu ý: việc phân loại ngắn hạn và dài hạn đối với chi phí trả trước khác với việc phân loại lại của các tài sản và nợ phải trả khác (dựa trên thời hạn còn lại). 

Trên đây là các thủ tục cũng như một số lưu ý quan trọng khi rà soát khoản mục chi phí trả trước trên BCTC của doanh nghiệp. MISA AMIS hi vọng những chia sẻ trong bài viết này sẽ giúp bạn đọc vận dụng trực tiếp vào rà soát BCTC tại doanh nghiệp mình. 

Bên cạnh tổng hợp các kiến thức hữu ích về kế toán để giúp kế toán doanh nghiệp dễ dàng tìm hiểu trong quá trình công tác, MISA đồng thời phát triển phần mềm kế toán mang đến giải pháp quản trị tài chính kế toán tổng thể vừa đơn giản, thông minh vừa an toàn chính xác. Anh/Chị kế toán doanh nghiệp hãy đăng ký phần mềm kế toán online MISA AMIS để thực tế trải nghiệm một giải pháp với nhiều tính năng, tiện ích như:

• Hệ sinh thái kết nối:
  • Hoá đơn điện tử – cho phép xuất hoá đơn ngay trên phần mềm
  • Ngân hàng điện tử – cho phép lấy sổ phụ, đối chiếu và chuyển tiền ngay trên phần mềm
  • Cơ quan Thuế – cổng mTax cho phép nộp tờ khai, nộp thuế ngay trên phần mềm
  • Hệ thống quản trị bán hàng, nhân sự…
• Đầy đủ các nghiệp vụ kế toán: Đầy đủ 20 nghiệp vụ kế toán theo TT133 & TT200, từ Quỹ, Ngân hàng, Mua hàng, Bán hàng, Kho, Hóa đơn, Thuế, Giá thành,…
• Tự động nhập liệu: Tự động nhập liệu từ hóa đơn điện tử, nhập khẩu dữ liệu từ Excel giúp rút ngắn thời gian nhập chứng từ, tránh sai sót.
• Tự động tổng hợp số liệu và kết xuất báo cáo tài chính với hàng trăm biểu mẫu có sẵn giúp kế toán đáp ứng kịp thời yêu cầu của lãnh đạo
• ….

Tham khảo ngay bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS dùng thử miễn phí 15 ngày để quản lý công tác kế toán hiệu quả hơn.

Dùng ngay miễn phí

Tổng hợp: Nguyễn Tuấn Anh