Chi phí phải trả là gì? Hạch toán chi phí phải trả theo thông tư 200

Chi phí phải trả là khoản chi phí khá phổ biến tại các doanh nghiệp. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu chi phí phải trả là gì, hạch toán chi phí phải trả và phân biệt chi phí phải trả với chi phí trả trước trong bài viết dưới đây.

1. Chi phí phải trả là gì?

Chi phí phải trả là khoản chi phí mà doanh nghiệp phải trả cho hàng hoá, dịch vụ đã nhận được từ người bán hoặc đã cung cấp cho người mua trong kỳ báo cáo nhưng thực tế chưa chi trả do một số lý do như:

• Chưa có hóa đơn hoặc
• Chưa đủ hồ sơ, tài liệu kế toán.

Chi phí phải trả được kế toán ghi nhận vào chi phí sản xuất, kinh doanh của kỳ báo cáo. Một số khoản chi phí phải trả trong doanh nghiệp như:

• Trích trước chi phí tiền lương phải trả cho công nhân sản xuất trong thời gian nghỉ phép.
• Chi phí sửa chữa lớn của những TSCĐ đặc thù do việc sửa chữa lớn có tính chu kỳ, doanh nghiệp được phép trích trước chi phí sửa chữa cho năm kế hoạch hoặc một số năm tiếp theo.
• Chi phí trong thời gian doanh nghiệp ngừng sản xuất theo mùa, vụ có thể xây dựng được kế hoạch ngừng sản xuất. Kế toán doanh tiến hành tính trước và hạch toán vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ những chi phí sẽ phải chi trong thời gian ngừng sản xuất, kinh doanh.
• Trích trước chi phí lãi tiền vay phải trả trong trường hợp vay trả lãi sau, lãi trái phiếu trả sau (Khi trái phiếu đáo hạn).

>>> Đọc thêm: Chi tiết cách hạch toán sửa chữa tài sản cố định

2. Sự khác nhau giữa chi phí trả trước và chi phí phải trả

Chi phí trả trước là khoản chi phí thực tế đã phát sinh nhưng có liên quan đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của nhiều kỳ kế toán và không thể tính hết, hạch toán vào chi phí của một kỳ.

>>> Xem thêm: Chi tiết hạch toán tài khoản 242 – Chi phí trả trước theo thông tư 200

Chi phí phải trả là các khoản mà doanh nghiệp phải trả cho hàng hóa, dịch vụ đã nhận được từ người bán hoặc đã cung cấp cho người mua trong kỳ báo cáo nhưng thực tế chưa chi trả vì các lí do nhất định (Xem chi tiết ở phần 1)

Như vậy:

3. Tài khoản chi phí phải trả

Căn cứ theo Điều 54 Thông tư 200/2014/TT-BTC, kế toán doanh nghiệp sử dụng tài khoản 335 để ghi chép, phản ánh các thông tin liên quan đến chi phí phải trả phát sinh tại doanh nghiệp.

Kết cấu của tài khoản 335 như sau:

Bên Nợ:

• Các khoản chi trả thực tế phát sinh đã được tính vào chi phí phải trả;
• Số chênh lệch về chi phí phải trả lớn hơn số chi phí thực tế được ghi giảm chi phí.

Bên Có: Chi phí phải trả dự tính trước và ghi nhận vào chi phí sản xuất, kinh doanh.

Số dư bên Có: Chi phí phải trả đã tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh nhưng thực tế chưa phát sinh.

4. Hạch toán chi phí phải trả trong một số nghiệp vụ thường gặp

4.1 Hạch toán chi phí phải trả khi trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất.

• Trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên:

Nợ TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp

Có TK 335: Chi phí phải trả.

• Trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ:

Nợ TK 631: Giá thành sản xuất

Có TK 335: Chi phí phải trả.

4.2 Hạch toán chi phí phải trả khi tính tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả cho công nhân sản xuất.

• Trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên:

Nợ TK 335: Chi phí phải trả (số đã trích trước)

Nợ TK 622: Lương nghỉ phép lớn hơn số trích trước

Có TK 334: Tổng số tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả

Có TK 622: Lương nghỉ phép nhỏ hơn số trích trước.

• Trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ:

Nợ TK 335: Chi phí phải trả (số đã trích trước)

Nợ TK 631: Lương nghỉ phép lớn hơn số trích trước

Có TK 334: Tổng số tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả

Có TK 631: Lương nghỉ phép nhỏ hơn số trích trước.

4.3 Hạch toán chi phí sửa chữa lớn TSCĐ

Hạch toán chi phí phải trả khi công việc sửa chữa TSCĐ hoàn thành, bàn giao đưa vào sử dụng:

Nợ các TK 241, 623, 627, 641, 642: Chi phí sửa chữa TSCĐ phát sinh phải trả

Có TK 335: Chi phí sửa chữa TSCĐ phát sinh phải trả.

Khi công việc sửa chữa TSCĐ hoàn thành, bàn giao đưa vào sử dụng, nếu số trích trước cao hơn chi phí thực tế phát sinh:

Nợ TK 335: Trị giá số đã trích trước lớn hơn chi phí phát sinh

Có các TK 241, 623, 627, 641, 642: Trị giá số đã trích trước lớn hơn chi phí phát sinh.

4.4 Hạch toán chi phí phải trả khi phát sinh chi phí thực tế liên quan đến các khoản chi phí trích trước.

Khi phát sinh chi phí thực tế liên quan đến các khoản chi phí trích trước:

Nợ các TK 241, 623, 627, 641, 642 (nếu số phát sinh lớn hơn số trích trước)

Nợ TK 335: Chi phí phải trả (số đã trích trước)

Nợ TK 133: Tiền thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có các TK 111, 112, 152, 153, 331, 334: Trị giá chi phí phát sinh phải trả

Có các TK 241, 623, 627, 641, 642: (nếu số phát sinh nhỏ hơn số trích trước).

4.5 Hạch toán chi phí phải trả trường hợp lãi vay trả sau.

Cuối kỳ, kế toán tính lãi tiền vay phải trả trong kỳ, hạch toán:

Nợ TK 635: Chi phí tài chính (lãi tiền vay vốn sản xuất, kinh doanh)

Nợ các TK 627, 241: (lãi vay được vốn hóa)

Có TK 335: Chi phí phải trả.

5. Bài tập ví dụ

Tại Doanh nghiệp sản xuất X trong tháng 3/2022 có tình hình về TSCĐ như sau:

Số dư đầu tháng:

• TK 335:   80.000.000đ  (trích CP sửa chữa lớn TSCĐ X ở phân xưởng SX)
• TK 2413: 20.000.000đ  (CP sửa chữa lớn TSCĐ A)

Trong tháng 3/2022 có các nghiệp vụ phát sinh:

1. Xuất công cụ (loại phân bổ 1 lần) để sửa chữa nhỏ TSCĐ ở phân xưởng sản xuất 800.000đ
2. Sửa chữa lớn TSCĐ A, chi phí sửa chữa bao gồm:

• Xuất phụ tùng thay thế:   28.000.000đ
• Tiền mặt:   400.000đ
• Tiền công thuê ngoài phải trả (chưa bao gồm thuế): 30.000.000đ (thuế GTGT 10%) 

TSCĐ A đã sửa chữa xong, bàn giao và đưa vào sử dụng. 

3. Sửa chữa đột xuất 1 TSCĐ B đang sử dụng ở bộ phận bán hàng, chi phí sửa chữa bao gồm:

• Mua ngoài chưa thanh toán một số chi tiết để thay thế giá chưa thuế 16.000.000đ, thuế GTGT 10%.
• Tiền công thuê ngoài phải trả chưa thuế 3.200.000đ, thuế GTGT 10%.

Công việc sửa chữa đã hoàn thành, bàn giao và đưa vào sử dụng, chi phí sửa chữa được phân bổ làm 4 tháng, bắt đầu từ tháng 4.

4. Ngày 31/3, kiểm kê phát hiện thiếu một tài sản cố  định hữu hình, nguyên giá 36.000.000đ, đã hao mòn 6.000.000đ, chưa rõ nguyên nhân.

Yêu cầu:

Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên.

Hướng dẫn thực hiện hạch toán các nghiệp vụ

1. Ghi nhận xuất công cụ (loại phân bổ 1 lần) để sửa chữa nhỏ TSCĐ ở phân xưởng sản xuất 

Nợ TK 627:   800.000

Có TK 153:   800.000

2. Ghi nhận chi phí sửa chữa lớn TSCĐ A:

Nợ TK 2413:   28.000.000

Có TK 152:     28.000.000

Nợ TK 2413:       400.000

Có TK 111:          400.000

Nợ TK 2413:  30.000.000

Nợ TK 133:      3.000.000

Có TK 331:    33.000.000

Nợ TK 335:    78.400.000

Có TK 2413:  39.200.000 (= 28.000.000 + 400.000 + 30.000.000 + 20.000.000)

Nợ TK 335:        40.800.000  (= 80.000.000 – 39.200.000)

Có TK 627:         40.8800.000

3. Ghi nhận sửa chữa TSCĐ B:

Nợ TK 2413:   16.000.000

Nợ TK 133:        1.600.000

Có TK 331:      17.600.000

Nợ TK 2413:   3.200.000

Nợ TK 133:        320.000

Có TK 331:     3.520.000

Nợ TK 242:    19.200.000

Có TK 2413:   19.200.000   (= 16.000.000 + 3.200.000)

Nợ TK 641:     4.800.000

Có TK 142:     4.800.000   = (19.200.000 : 4)

4. Ghi nhận kiểm kê phát hiện sót 1 TSCĐ:

Nợ TK 1381: 30.000.000

Nợ TK 214:     6.000.000

Có TK 211:    36.000.000

Hiện nay việc ứng dụng các công cụ quản lý tài chính – tự động đã góp phần không nhỏ giúp kế toán các doanh nghiệp nâng cao năng suất, tiết kiệm thời gian và công sức hiệu quả. Các công cụ quản lý tự động như phần mềm kế toán online MISA AMIS với nhiều tính năng ưu việt, trở thành “trợ thủ đắc lực” cho kế toán thao tác, xử lý các nghiệp vụ nhanh chóng, chính xác hơn.

Phần mềm kế toán MISA AMIS hỗ trợ doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh do sửa chữa, nâng cấp tài sản cố định, cụ thể:

•  Quản lý tự động các yêu cầu, đề xuất sửa chữa TSCĐ ngay trên phần mềm
• Tự động hạch toán chứng từ, sổ sách đối với các tài sản cần đánh giá lại do sửa chữa, nâng cấp
• Dễ dàng xem, in các sổ hay báo cáo chứng từ hạch toán chi phí sửa chữa tài sản cố định

Tham khảo ngay phần mềm kế toán online MISA AMIS để quản lý công tác kế toán hiệu quả hơn.