Các cách phân loại chi phí trong kế toán tài chính, kế toán quản trị

Các thuật ngữ chi phí như chi phí biến đổi, chi phí cố định, chi phí chìm, chi phí cơ hội… đâu đó xuất hiện khá nhiều trong các phân tích, đánh giá hay các báo cáo kế toán. Tuy nhiên, tại sao có những phân tích đề cập nhiều về chi phí biến đổi, những phân tích và báo cáo khác lại quan tâm đặc biệt tới chi phí cơ hội?

Có thể thấy, tùy thuộc vào nhu cầu của nhà quản trị tại từng thời điểm mà chi phí có thể được phân loại bằng các cách khác nhau. Bài viết dưới đây mang tới bạn đọc thông tin chi tiết về các cách phân loại chi phí theo từng mục đích; từ đó, giúp bạn đọc nhận diện, xác định và phân biệt từng loại chi phí trong kế toán, từng cách phân loại chi phí phù hợp với những trường hợp nào.    

Bảng 1: Tổng hợp các cách phân loại chi phí trong kế toán

1. Phân loại chi phí để hạch toán, quy nạp chi phí cho các đối tượng chi phí 

Trong kế toán quản trị, có rất nhiều đối tượng kế toán chi phí (là các đối tượng cần theo dõi, hạch toán chi phí). Đối tượng kế toán tập hợp chi phí là phạm vi và giới hạn để chi phí được hạch toán và tập hợp theo đó, có thể là nơi chịu chi phí hoặc nơi phát sinh chi phí.

Như vậy, đối tượng kế toán chi phí có thể là dòng sản phẩm, khách hàng, đơn hàng, bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp, quy trình sản xuất, từng công đoạn sản xuất sản phẩm… Với mục đích phân bổ chi phí cho các đối tượng chi phí, chi phí được phân loại thành chi phí trực tiếp hoặc chi phí gián tiếp, dựa vào việc có thể xác định một cách dễ dàng và thuận tiện chi phí đó cho một đối tượng chi phí được hay không. 

Cụ thể như sau:

Chi phí trực tiếp là các chi phí liên quan trực tiếp tới một đối tượng chi phí, do đó, có thể xác định dễ dàng, thuận tiện và tập hợp trực tiếp chi phí này cho một đối tượng chi phí cụ thể. Ngược lại, chi phí gián tiếp là chi phí liên quan đến nhiều đối tượng chi phí khác nhau. Do vậy, các chi phí gián tiếp không thể được xác định một cách dễ dàng, thuận tiện và không thể xác định trực tiếp cho một đối tượng chi phí cụ thể; thay vào đó, mỗi chi phí gián tiếp cần được phân bổ bằng một tiêu thức hợp lý cho các đối tượng chi phí. 

Cần lưu ý, việc phân loại chi phí là trực tiếp hay gián tiếp tùy thuộc vào đối tượng hạch toán, theo dõi chi phí đang xem xét, hoặc có thể hiểu, phụ thuộc vào đối tượng kế toán chi phí mà doanh nghiệp lựa chọn theo dõi. Một chi phí có thể là chi phí trực tiếp của đối tượng hạch toán này, nhưng lại là chi phí gián tiếp của đối tượng hạch toán khác. 

Ví dụ: Doanh nghiệp An Hưng sản xuất 3 sản phẩm A, B, C trong cùng xưởng sản phẩm. Trong khi chi phí lương của quản lý xưởng sản xuất là chi phí trực tiếp của xưởng sản xuất nhưng đồng thời chi phí lương này lại là chi phí gián tiếp của sản phẩm A. Bởi lẽ, trong trường hợp thứ nhất, vì đối tượng chi phí là toàn bộ xưởng sản xuất nên toàn bộ chi phí lương quản lý có thể dễ dàng xác định để tập hợp, hạch toán cho đối tượng này.

Trong trường hợp còn lại, đối tượng chi phí đang xem xét là sản phẩm A (ngoài ra xưởng còn sản xuất sản phẩm B, C) nên chi phí lương của quản lý xưởng sản xuất không thể được xác định một cách dễ dàng, trực tiếp cho cho đối tượng là riêng sản phẩm A.

>> Có thể bạn quan tâm: Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp – tài khoản 621

2. Phân loại chi phí trong các công ty sản xuất để hạch toán chi phí theo chế độ kế toán và tính giá thành sản phẩm

Chi phí trong các công ty sản xuất thường được phân loại thành 2 nhóm lớn: chi phí sản xuất và chi phí ngoài sản xuất. 

Chi phí sản xuất là tập hợp toàn bộ các chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất sản phẩm, bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí lao động trực tiếp và chi phí sản xuất chung. 

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là toàn bộ chi phí nguyên vật liệu được sử dụng để sản xuất ra sản phẩm, là bộ phận không thể tách rời của thành phẩm và chi phí nguyên vật liệu này có thể được xác định dễ dàng cho thành phẩm. Ví dụ: nguyên vật liệu trực tiếp để sản xuất máy tính HP chính là các linh kiện điện tử mà HP sử dụng để lắp ráp laptop. Hay vật liệu trực tiếp để Canifa sản xuất các sản phẩm may mặc chính là vải, sợi, cúc áo. 

Chi phí lao động trực tiếp bao gồm các chi phí lao động, tiền lương, tiền công hạch toán cho các đối tượng lao động trực tiếp tạo ra sản phẩm. Chi phí nhân công trực tiếp có thể dễ dàng theo dõi, hạch toán cho từng đơn vị sản phẩm. Ví dụ như chi phí lương của công nhân xưởng lắp ráp ô tô là chi phí lao động trực tiếp trong công ty lắp ráp ô tô Toyota. 

Chi phí sản xuất chung là tất cả các chi phí sản xuất còn lại không phải là vật liệu trực tiếp và lao động trực tiếp, là các chi phí phát sinh trong phạm vi phân xưởng sản xuất phục vụ cho hoạt động sản xuất. 

Trong một số trường hợp, những chi phí nguyên vật liệu phát sinh có tỷ trọng nhỏ, khó xác định định mức để tính trực tiếp cho từng sản phẩm thì doanh nghiệp có thể hạch toán vào khoản mục chi phí sản xuất chung. Ví dụ, chi phí sản xuất chung bao gồm các trị giá nguyên vật liệu gián tiếp như thiếc được sử dụng để kết nối các linh kiện điện tử trong máy tính HP, hay chỉ may được sử dụng để may áo, đính cúc áo. Dễ thấy, các chi phí vật liệu này không dễ dàng theo dõi, xác định để hạch toán cho từng loại sản phẩm như từng model laptop, hay từng mặt hàng quần áo. 

Chi phí sản xuất chung còn bao gồm chi phí lao động gián tiếp, là các nhân viên điều hành một cơ sở, một phân xưởng sản xuất với nhiều sản phẩm khác nhau nên chi phí lương của các nhân sự này khó có thể theo dõi cho từng loại sản phẩm cụ thể, vì thế, được tính vào chi phí sản xuất chung. 

Chi phí sản xuất chung cũng bao gồm các chi phí gián tiếp khác có liên quan tới vận hành nhà máy mà không thể dễ dàng hạch toán cho từng loại thành phẩm như khấu hao tài sản, máy móc, thiết bị sản xuất; chi phí nhiên liệu, chi phí tiện ích (dịch vụ mua ngoài); thuế TNDN. 

Cần lưu ý, bên cạnh các chi phí sản xuất chung này, doanh nghiệp còn cần phải chịu chi phí khấu hao, chi phí tiện ích để duy trì các hoạt động quản lý, bán hàng (hoạt động phi sản xuất) nhưng các hoạt động này không liên quan tới vận hành dây chuyền sản xuất nên không được coi là chi phí chung nằm trong chi phí sản xuất. 

>> Xem thêm: 5 cách tính giá thành sản phẩm chi tiết, đầy đủ – có bài tập ví dụ

Chi phí ngoài sản xuất là các chi phí không phát sinh trong quá trình sản xuất sản phẩm, thường được chia thành hai nhóm chính là chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. 

Chi phí bán hàng bao gồm tất cả các chi phí phát sinh để phục vụ cho hoạt động bán hàng, tiêu thụ sản phẩm. Ví dụ chi phí bán hàng bao gồm các chi phí trong quá trình tiếp nhận đơn hàng, giao sản phẩm cho khách hàng như:

• Chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo sản phẩm
• Chi phí hoa hồng bán hàng trả cho đại lý, trả cho nhân viên bán hàng
• Tiền lương nhân viên bán hàng
• Chi phí bảo hành
• Chi phí bảo quản
• Chi phí đóng gói
• Chi phí vận chuyển… 

Chi phí quản lý doanh nghiệp là các chi phí liên quan đến việc quản lý chung của một doanh nghiệp gồm:

• Các chi phí lương nhân viên các bộ phận quản lý doanh nghiệp như ban giám đốc, phòng kế toán, phòng nhân sự, phòng hành chính 

Các chi phí lương bao gồm tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp, các khoản bảo hiểm theo lương…

• Chi phí vật liệu văn phòng
• Chi phí công cụ lao động
• Chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý doanh nghiệp
• Tiền thuê đất, thuế môn bài
• Khoản lập dự phòng phải thu khó đòi
• Chi phí các dịch vụ mua ngoài liên quan tới điện, nước, điện thoại, fax, bảo hiểm tài sản, cháy nổ…
• Chi phí tiếp khách
• Chi phí hội nghị khách hàng…

3. Phân loại chi phí trong mối quan hệ với các khoản mục, tính toán các chỉ tiêu trên Báo cáo tài chính  

Khi lập và phân tích Báo cáo tài chính, chi phí thường được nhà quản trị phân loại thành chi phí sản phẩm và chi phí thời kỳ. Việc hạch toán và trình bày thông tin chi phí sản phẩm, chi phí thời kỳ trong mối liên hệ với doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ trong kỳ đều đảm bảo tuân thủ nguyên tắc phù hợp trên cơ sở dồn tích trong kế toán tài chính. 

Chi phí sản phẩm bao gồm tất cả các chi phí liên quan tới việc mua hoặc sản xuất ra sản phẩm, gắn liền với một đơn vị sản phẩm từ khi là nguyên vật liệu, qua quá trình sản xuất được tập hợp chi phí trên tài khoản chi phí sản xuất dở dang tới khi là thành phẩm sẵn sàng để bán (tại thời điểm này, giá trị sản phẩm vẫn được tính là tài sản trên Bảng cân đối kế toán). 

Khi thành phẩm được bán ra ngoài, chi phí của chúng được giải phóng khỏi hàng tồn kho dưới dạng chi phí giá vốn hàng bán.

Đối với công ty sản xuất, chi phí sản phẩm bao gồm chi phí vật liệu trực tiếp, chi phí lao động trực tiếp và chi phí sản xuất chung (nội dung chi phí được đề cập theo cách phân loại ở mục 2). Khi nguyên vật liệu trực tiếp được sử dụng đưa vào dây chuyền sản xuất, giá trị của chúng được chuyển sang chi phí sản xuất dở dang. Chi phí lao động trực tiếp và chi phí sản xuất chung được thêm vào chi phí sản xuất dở dang để chế biến nguyên vật liệu trực tiếp thành thành phẩm. Sau khi hoàn thành việc chế biến, chi phí đó được chuyển từ chi phí sản phẩm dở dang sang thành phẩm.

Như vậy, đối với các chi phí sản phẩm, từ thời điểm bắt đầu đưa nguyên vật liệu vào sản phẩm tới khi hoàn thành sản xuất tạo ra thành phẩm, các chi phí nguyên vật liệu, cùng với chi phí lao động trực tiếp và chi phí sản xuất chung được tập hợp, theo dõi trên các tài khoản thuộc nhóm tài khoản hàng tồn kho của Bảng cân đối kế toán theo từng giai đoạn tương ứng của quá trình sản xuất. Khi thành phẩm được bán ra ngoài, giá trị thành phẩm được chuyển thành giá vốn hàng bán trên Báo cáo kết quả kinh doanh. 

Các chi phí không phải chi phí sản phẩm được phân loại là chi phí thời kỳ. Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp (chi phí ngoài sản xuất đề cập trong mục 2) được coi là chi phí thời kỳ. Khác với chi phí sản phẩm, các chi phí thời kỳ không đi qua các tài khoản hàng tồn kho trên Bảng cân đối kế toán, không bao gồm trong giá vốn hàng bán trên Báo cáo kết quả kinh doanh, thay vào đó, các chi phí thời kỳ được ghi nhận thẳng vào Báo cáo kết quả kinh doanh của kỳ phát sinh chi phí. 

4. Phân loại chi phí theo nội dung, bản chất kinh tế của chi phí 

Với mục tiêu trình bày thông tin chi phí theo quy định tại chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán hiện hành (Thông tư 200/2014/TT-BTC) và mục tiêu quản trị chi phí theo yếu tố, hỗ trợ cho việc lập dự toán chi phí, dự toán dòng tiền, chi phí có thể được phân loại theo yếu tố với 5 yếu tố cơ bản như sau:

Việc phân loại chi phí theo yếu tố được thực hiện dựa vào nguyên tắc chung đó là căn cứ vào số phát sinh bên có của các tài khoản phản ánh yếu tố chi phí đối ứng với bên nợ các tài khoản tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh đã được hạch toán trên sổ kế toán và các tài liệu có liên quan để tổng hợp theo từng yếu tố chi phí. 

Cách thức phân loại theo nội dung, bản chất kinh tế của chi phí là cách phân loại thường gặp cả trong kế toán tài chính và kế toán quản trị. Đây cũng là một yêu cầu thuyết minh báo cáo tài chính theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. 

Như vậy, phần I của bài viết đã trình bày tới bạn đọc 4 cách thức phân loại chi phí: phân loại theo khả năng quy nạp chi phí vào các đối tượng kế toán chi phí; phân loại theo mục đích, công dụng của chi phí; phân loại theo mối quan hệ của chi phí với các khoản mục trên Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và phân loại theo yếu tố chi phí (nội dung, bản chất kinh tế của chi phí). 

Mời bạn đọc tiếp tục theo dõi phần II của bài viết để tìm hiểu về 4 cách thức phân loại chi phí còn lại tại đây

Phần mềm kế toán online MISA AMIS mang đến giải pháp quản trị tài chính kế toán tổng thể vừa đơn giản, thông minh vừa an toàn chính xác. Phần mềm cho phép kế toán doanh nghiệp:

• Hệ sinh thái kết nối: ngân hàng điện tử; Cơ quan Thuế; hệ thống quản trị bán hàng, nhân sự: giúp doanh nghiệp dễ dàng trong các nghĩa vụ thuế, hoạt động trơn tru, vận hành nhanh chóng
• Đầy đủ các nghiệp vụ kế toán: Đầy đủ 20 nghiệp vụ kế toán theo TT133 & TT200, từ Quỹ, Ngân hàng, Mua hàng, Bán hàng, Kho, Hóa đơn, Thuế, Giá thành,…
• Tự động nhập liệu: Tự động nhập liệu từ hóa đơn điện tử, nhập khẩu dữ liệu từ Excel giúp rút ngắn thời gian nhập chứng từ, tránh sai sót.
• Làm việc mọi lúc mọi nơi qua internet: giúp kế toán viên nói riêng và ban lãnh đạo doanh nghiệp nói chung có thể kịp thời đưa ra quyết định về vấn đề tài chính của doanh nghiệp.
• ….

Tham khảo ngay bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS dùng thử miễn phí 15 ngày  để quản lý công tác kế toán hiệu quả hơn.

Tổng hợp: Nguyễn Tuấn Dũng