[Tải miễn phí] Mẫu giấy ủy quyền viết tay mới 2026 và cách viết chi tiết

Trong nhiều giao dịch dân sự, hành chính và kinh doanh, giấy ủy quyền đóng vai trò quan trọng giúp cá nhân hoặc tổ chức ủy quyền cho người khác thực hiện công việc thay mình. Các mẫu giấy ủy quyền viết tay hoàn toàn có giá trị pháp lý nếu được lập đúng cách và đầy đủ thông tin.

Trong bài viết dưới đây, MISA AMIS sẽ cung cấp cho bạn các mẫu giấy ủy quyền viết tay thông dụng đồng thời hướng dẫn cách viết giấy ủy quyền hợp lệ, tránh sai sót có thể dẫn đến tranh chấp sau này.

[Tải miễn phí] Các mẫu giấy ủy quyền viết tay phổ biến

1. Giấy ủy quyền viết tay là gì?

Giấy ủy quyền viết tay có thể hiểu là văn bản do một cá nhân hoặc người có thẩm quyền tự viết bằng tay để ghi nhận việc giao cho người khác thay mình thực hiện một hoặc một số công việc nhất định. Nội dung thường xác định rõ người ủy quyền, người được ủy quyền, phạm vi công việc, thời hạn ủy quyền và trách nhiệm của các bên.

Pháp luật dân sự hiện hành không quy định một khái niệm riêng về “giấy ủy quyền viết tay”. Bộ luật Dân sự 2015 quy định về đại diện theo ủy quyền và hợp đồng ủy quyền. Theo Điều 562, hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa các bên, trong đó bên được ủy quyền thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền.

Vì vậy, việc một giấy ủy quyền được viết tay hay đánh máy không phải là yếu tố duy nhất quyết định giá trị pháp lý. Quan trọng hơn là nội dung, chủ thể, sự tự nguyện và hình thức của giao dịch phải đáp ứng các điều kiện pháp luật áp dụng đối với từng trường hợp cụ thể.

2. Tính hợp pháp của mẫu giấy ủy quyền viết tay

Hiện nay, pháp luật không có quy định cụ thể về mẫu giấy ủy quyền. Tuy nhiên, khi sử dụng giấy ủy quyền để làm phát sinh, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ của hai bên ủy quyền – bên nhận ủy quyền thì đây vẫn là một giao dịch dân sự. 

Cụ thể, căn cứ Điều 116 Bộ luật Dân sự 2015, giao dịch dân sự là hợp đồng, hành vi pháp lý đơn phương làm phát sinh, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự. 

Đồng thời, khoản 1 Điều 119 Bộ luật Dân sự cũng đề cập: giao dịch dân sự được thể hiện dưới hình thức lời nói, văn bản hoặc hành vi cụ thể. 

Dựa trên những cơ sở pháp lý này, các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng mẫu giấy ủy quyền viết tay trong công việc và cuộc sống. Các bên chỉ cần lưu ý điều kiện có hiệu lực của giấy ủy quyền theo Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015 là: 

• Chủ thể ủy quyền phải có năng lực hành vi dân sự, năng luật pháp luật dân sự phù hợp với những nội dung mong muốn ủy quyền. 
• Chủ thể ủy quyền một cách tự nguyện, không bị đe dọa hay ép buộc. 
• Các nội dung ghi trong giấy ủy quyền không được phép vi phạm pháp luật cũng như đạo đức xã hội, thuần phong mỹ tục. 

Tóm lại, giấy ủy quyền viết tay sẽ có tính hợp pháp khi đáp ứng đầy đủ những điều kiện hình thức, giá trị theo quy định pháp luật. 

3. Trường hợp nào có thể sử dụng giấy ủy quyền viết tay?

Giấy ủy quyền viết tay thường phù hợp với những công việc tương đối đơn giản, phạm vi ủy quyền rõ ràng và pháp luật không bắt buộc phải lập hợp đồng, công chứng hoặc chứng thực theo một hình thức riêng.

Một số trường hợp thường gặp như:

• Ủy quyền cho người thân nhận hồ sơ, giấy tờ hoặc tài liệu.
• Ủy quyền nộp hoặc nhận kết quả thủ tục hành chính khi thủ tục đó cho phép.
• Ủy quyền nhận tiền, nhận hàng hoặc tài sản theo thỏa thuận giữa các bên.
• Ủy quyền cho người khác thay mặt làm việc với cá nhân, tổ chức trong một công việc cụ thể.
• Ủy quyền thực hiện một số công việc nội bộ hoặc giao dịch đơn giản mà pháp luật không yêu cầu hình thức đặc biệt.

Tuy nhiên, không nên hiểu rằng mọi giao dịch đều có thể chỉ cần viết một tờ giấy ủy quyền bằng tay. Với những công việc liên quan đến nhà đất, tài sản có giá trị lớn, giao dịch phải công chứng/chứng thực hoặc thủ tục chuyên ngành, doanh nghiệp và cá nhân cần kiểm tra quy định riêng của giao dịch đó trước khi sử dụng.

4. Cách viết giấy ủy quyền viết tay chi tiết theo đúng quy định

Một mẫu giấy ủy quyền viết tay tiêu chuẩn cần có những nội dung cơ bản sau: 

• Quốc hiệu, tiêu ngữ. 
• Tiêu đề, mục đích lập giấy ủy quyền. Ví dụ: Giấy ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân. 
• Thông tin người ủy quyền: họ và tên đầy đủ, năm sinh, số chứng minh nhân dân/căn cước công dân, địa chỉ theo hộ khẩu/địa chỉ hiện tại,…
• Phạm vi ủy quyền: Nêu rõ các công việc cần ủy quyền và giới hạn phạm vi thực hiện cho người nhận ủy quyền. Ví dụ: Chủ thể mong muốn ủy quyền để người được ủy quyền tiến hành thủ tục, nhận lương, nhận trợ cấp hay thanh toán khoản nào… 
• Đặt ra thời hạn cụ thể: Nêu rõ ngày/tháng/năm bắt đầu và kết thúc công việc ủy quyền. Nếu không thể xác định chính xác thời điểm kết thúc, người ủy quyền có thể ghi “giấy ủy quyền có thời hạn đến khi hoàn thành xong công việc”. Trong trường hợp mẫu giấy ủy quyền viết tay thiếu thông tin, thời hạn này sẽ mặc định kéo dài 1 năm kể từ khi lập đơn. 
• Thù lao cho người nhận ủy quyền: Pháp luật không quy định mức chi phí ủy quyền cụ thể nên đây không phải nội dung bắt buộc. Hai bên liên quan tự thỏa thuận khoản thù lao và ghi rõ trong giấy ủy quyền nếu có.

[MISA tặng bạn] Mẫu giấy ủy quyền giải quyết công việc chuẩn

5. Tải miễn phí các mẫu giấy ủy quyền viết tay phổ biến

Mẫu giấy ủy quyền là văn bản ghi lại việc người ủy quyền cử một cá nhân, tổ chức khác thay mặt mình thực hiện một hoặc nhiều nhiệm vụ trong phạm vi ủy quyền. Giấy ủy quyền không có thẩm quyền ràng buộc bên nhận ủy quyền phải thực hiện đúng những nội dung trong giấy.

Vì vậy, các công việc dùng giấy ủy quyền viết tay chỉ nên mang tính chất đơn giản. Với những công việc phức tạp, cần chắc chắn hoàn thiện thì chủ thể ủy quyền nên chuyển sang hợp đồng ủy quyền.

TẢI NGAY BẢN ĐẦY ĐỦ CỦA CÁC MẪU GIẤY ỦY QUYỀN VIẾT TAY

5.1 Mẫu giấy ủy quyền sử dụng xe ô tô

Ủy quyền sử dụng xe ô tô là thỏa thuận trong việc tổ chức, cá nhân giao xe cho tổ chức, cá nhân khác thực hiện khai thác, sử dụng xe vào mục đích di chuyển hoặc kinh doanh. Do giá trị tài sản lớn và dễ phát sinh hao mòn nên hai bên cần có giấy ủy quyền tổng hợp quyền, nghĩa vụ liên quan. 

5.2 Mẫu giấy ủy quyền nhận lương hưu

Mẫu giấy ủy quyền nhận lương hưu được sử dụng khi chủ thể vì lý do sức khỏe, điều kiện di chuyển mà cần một người đại diện nhận lương hưu thay. Thỏa thuận này phải có dấu xác thực tại Ủy ban nhân dân xã, phường hoặc văn phòng công chứng. Nội dung giấy viết tay cũng phải có chi tiết mức lương, thời gian cùng chữ ký người ủy quyền. 

5.3 Giấy ủy quyền quản lý tài sản 

Ủy quyền quản lý tài sản bao gồm việc cho đại diện sử dụng xe, nhà ở hay tài sản giá trị khác. Quan hệ ủy quyền này không thuộc quyền nhân thân nên không cần dấu công chứng. Nếu hai bên lập hợp đồng ủy quyền thì mới cần thông qua cơ quan công chứng. 

5.4 Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục hành chính

Các cá nhân, tổ chức được phép sử dụng giấy ủy quyền để tìm người thay mình đến hoàn thành thủ tục tại cơ quan nhà nước như thủ tục xin cấp sổ đỏ, xin giấy chứng nhận, nhận chứng chỉ, nộp hồ sơ…

6. Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi lập và quản lý giấy ủy quyền?

Với doanh nghiệp, rủi ro của ủy quyền không chỉ nằm ở việc một văn bản được soạn đúng hay sai, mà còn ở khả năng kiểm soát xuyên suốt: ai đang được ủy quyền, được quyền làm gì, giới hạn đến đâu và quyền đó còn hiệu lực hay không. Khi số lượng phòng ban, cấp quản lý và giao dịch tăng lên, doanh nghiệp càng cần xây dựng cơ chế quản lý ủy quyền thống nhất.

Một số nguyên tắc cần lưu ý gồm:

• Xác định đúng người có thẩm quyền ủy quyền: Đảm bảo người ủy quyền có đủ thẩm quyền đối với công việc được giao.
• Quy định rõ phạm vi và hạn mức: Nêu cụ thể người được ủy quyền được làm gì, ký loại văn bản nào và giới hạn giá trị giao dịch nếu có.
• Kiểm soát thời hạn ủy quyền: Theo dõi ngày hiệu lực, ngày hết hạn và kịp thời gia hạn hoặc thu hồi quyền.
• Kiểm soát quyền ký: Xác định rõ ai được đề xuất, phê duyệt và ký đối với từng loại nghiệp vụ.
• Lưu trữ tập trung: Hạn chế tình trạng giấy ủy quyền nằm rải rác ở nhiều phòng ban, email hoặc máy tính cá nhân.
• Thiết lập luồng phê duyệt: Những giao dịch quan trọng hoặc vượt hạn mức cần được chuyển đến đúng cấp có thẩm quyền trước khi thực hiện.

Khi số lượng nhân sự, phòng ban và nghiệp vụ tăng lên, việc kiểm soát những yếu tố trên bằng giấy tờ hoặc trao đổi thủ công sẽ ngày càng khó khăn. Đây cũng là lúc doanh nghiệp cần số hóa quy trình phân quyền và phê duyệt thay vì chỉ quản lý từng giấy ủy quyền riêng lẻ.

Để kiểm soát tốt hơn, doanh nghiệp có thể ứng dụng AMIS Văn phòng số để chuẩn hóa toàn bộ quá trình lập, trình duyệt, ký, lưu trữ và tra cứu giấy ủy quyền trên một nền tảng tập trung.

Thay vì quản lý rời rạc qua giấy tờ, email hoặc file cá nhân, doanh nghiệp có thể thiết lập luồng xử lý rõ ràng, phân quyền theo vai trò và lưu lại toàn bộ lịch sử phê duyệt để dễ kiểm tra khi cần.

Dùng thử miễn phí ngay

Cụ thể, AMIS Văn phòng số hỗ trợ doanh nghiệp:

• Số hóa hồ sơ giấy ủy quyền tập trung: Doanh nghiệp có thể quản lý mẫu giấy ủy quyền, tài liệu đính kèm, phạm vi ủy quyền, thời hạn hiệu lực và trạng thái xử lý trên cùng một nền tảng, hạn chế tình trạng hồ sơ nằm rải rác ở email, máy tính cá nhân.
• Thiết lập luồng trình duyệt và phê duyệt rõ ràng: Với các giấy ủy quyền liên quan đến ký kết hợp đồng hoặc xử lý nghiệp vụ quan trọng, doanh nghiệp có thể thiết lập quy trình chuyển hồ sơ đến đúng quản lý, pháp chế, kế toán, hành chính hoặc ban lãnh đạo theo thẩm quyền.

• Kiểm soát quyền hạn, thời hạn và trách nhiệm: Hệ thống giúp doanh nghiệp theo dõi ai là người đề xuất, ai phê duyệt, ai ký, giấy ủy quyền đang ở bước nào và còn hiệu lực hay không, từ đó hạn chế rủi ro sử dụng văn bản sai thẩm quyền, vượt phạm vi hoặc đã hết hạn.
• Phê duyệt và ký số thuận tiện: Người có thẩm quyền có thể xem xét, phản hồi, phê duyệt và ký tài liệu ngay trên mobile, máy tính, rút ngắn thời gian xử lý, giảm phụ thuộc vào bản giấy, in ấn hoặc chuyển phát nội bộ.

• Lưu trữ và truy xuất hồ sơ dễ dàng: Toàn bộ giấy ủy quyền, phiên bản tài liệu, ý kiến phê duyệt và lịch sử xử lý được lưu lại tập trung, giúp doanh nghiệp dễ tra cứu khi cần kiểm tra nội bộ, đối chiếu giao dịch hoặc chứng minh thẩm quyền làm việc với đối tác.
• Kết nối xử lý liên phòng ban: Các bộ phận như hành chính, nhân sự, kế toán, pháp chế, kinh doanh và ban lãnh đạo có thể phối hợp trên cùng một nền tảng, giúp quá trình quản lý giấy ủy quyền minh bạch hơn.

7. Tạm kết

Như vậy, các mẫu giấy ủy quyền viết tay đều phải đảm bảo chính xác về thông tin cá nhân, thời gian, phạm vi ủy quyền. Song bố cục trình bày hoặc nội dung chi tiết có thể khác nhau tùy vào mục đích ủy quyền. Vì vậy, bất kỳ ai cũng cần phải tìm hiểu cách viết giấy ủy quyền chuẩn xác, đầy đủ dữ liệu để có giá trị hợp pháp, đúng quy định pháp luật.